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Cómo administrar un museo: Manual práctico
Gestión de las colecciones
documentarlos debidamente para que tanto la persona
que presta como el que toma prestado capten todas las
modalidades.
Es preciso asimismo dejar constancia por escrito de esta
operación para poder terminarla cuando el objeto esté de
regreso: esta formalidad se lleva a cabo por medio de un
documento de préstamo normalizado. Todos los contratos
y títulos de cesión deben llevar un número de
identificación. En el caso de un préstamo de objeto
entrante, este número puede ser asignado y tratado como
si fuera el número de inventario que tenía el objeto cuando
estaba en el museo. Todos los expedientes de préstamo de
objetos entrantes y salientes de una colección deben ser
archivados. En el caso de préstamos salientes, se
conservarán permanentemente o al menos por un período
de diez años, incluso para siempre en el caso de préstamos
entrantes.
Informe de estado de la obra
El informe de estado de la obra es una descripción en la
que aparece la apariencia externa de la obra, su estado de
conservación y los defectos que pueden haber aparecido
en un momento determinado de su historia. El informe de
estado inicial debe tener lugar en caso de adquisición o de
préstamo al museo y se actualizará cada vez que el objeto
constituya el tema de una exposición, una presentación o
antes y después de su salida de una colección. Esta
formalidad permite detectar de inmediato los posibles
daños. Es conveniente asimismo modificar el informe de
estado en caso de deterioro accidental y antes de tratar el
objeto dañado.
El formato más adecuado para el informe de estado de la
obra responde a un proceso de normalización que permite
a los especialistas recopilar los datos indispensables para
establecer el diagnóstico. Consultar un glosario reviste
gran utilidad así como describir los fenómenos según la
terminología apropiada.
Recuadro 5: Préstamo – políticas y procedimientos
Principios generales en materia de préstamo
1 Un objeto es prestado con un fin de investigación, educación, exposición,
conservación o inspección
2 El préstamo es concedido por un plazo determinado, pero puede ser renovado o
prorrogado por mutuo consentimiento
3 El contrato debe mencionar las modalidades del préstamo
4 El préstamo saliente solo es concedido a instituciones reconocidas
5 El préstamo entrante puede ser obtenido ante instituciones o particulares
6 La responsabilidad del seguro (o indemnización) en el caso de un préstamo entrante
o saliente debe figurar en el contrato
7 El préstamo de objetos provenientes de colecciones ajenas al museo no está
autorizado
8 Un préstamo no debe tener fines mercantiles
Sugerencias sobre el procedimiento de préstamo
1 La decisión de prestar o de solicitar el préstamo depende de la política de gestión de
las colecciones que se aplica en el museo
2 Para estar completo, el expediente de préstamo debe incluir:
a un número de identificación
b la fecha de inicio del préstamo
c la fecha de terminación del préstamo
d el objetivo del préstamo
e el inventario detallado de los objetos prestados
f el valor del préstamo para el seguro
g la forma de expedición acordada
h el acuerdo de préstamo dado por la(s) persona(s) autorizada(s) o los organismos
competentes (por ejemplo: dirección, Consejo de administración, organismo
encargado de las licencias de exportación)
i
todas las condiciones requeridas para la exposición y las instrucciones relativas a la
manipulación o al embalaje de los objetos
3 En caso de ser necesario, las fechas de préstamo son registradas, prorrogadas,
recordadas o restablecidas al finalizar el préstamo.
Examine el objeto en un local limpio y bien iluminado
con ayuda de una linterna y de una lupa para poder
observar los más mínimos detalles. No trate de abrirlo o de
desplegarlo si no se presta para ello. Inscriba sus
observaciones en una ficha. Tome fotografías o señale las
anomalías y los signos de deterioro, no olvide señalar el
número de registro o de inventario, la composición y la
naturaleza del objeto, la localización y el alcance de los
daños, los trabajos anteriores, su nombre y la fecha de la
certificación.
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