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Cómo administrar un museo: Manual práctico
Inventarios y documentación
los bienes por orden de entrada en las colecciones servirá
de guía.Si un museo tiene varias especialidades, podría
serle útil concebir un tipo de ficha por esfera. De esta
forma, una ficha de arqueología brindará precisiones sobre
el acopio, mientras que una de arte destacará el lugar y el
tipo de creación y de ejecución.
Si cuenta con los medios necesarios, el museo debe hacer
una copia de estas fichas y depositarlas en otro
establecimiento, por ejemplo en un museo en el extranjero
(véase el capítulo Tráfico ilícito). También debe elaborar
un índice de las apartados más útiles y consultados con
mayor frecuencia (Localización, Nombre del objeto,
Creador, Período/Fecha de creación, Lugar de acopio).
El sistema de catalogación informatizado es mucho más
flexible que un sistema manual (Holm, 1998; Holm,
2002; Consejo Internacional de Museos, 1996). Debe
incluir una base de datos, pantallas de búsqueda y de
introducción de información, el equipo necesario para la
edición de informes y la migración de datos hacia nuevos
sistemas así como modalidades para guardar la base de
datos. Debe contribuir a hacer eficiente la catalogación y
facilitar la investigación documental, al mismo tiempo
que le permita al museo conservar una copia de seguridad
de sus archivos en otro establecimiento.
Puede optarse por la sustitución del inventario
tradicional en papel por uno informatizado en el cual las
informaciones sean registradas directamente en la base de
datos. Otra opción es la de combinar ambos sistemas para
introducir las informaciones en la base de datos.
Además del trabajo de catalogación, las capacidades
informáticas pueden extenderse a las funciones de gestión
de las colecciones, ya sea la adición de un objeto, la
preparación de exposiciones, el control de los
movimientos de obras o la gestión de la conservación. El
museo puede así permitir el acceso del público y de los
investigadores a estos datos en el interior de la institución
o por vía electrónica.
La fase clave de la informatización de la catalogación
debe pasar por el análisis funcional de las necesidades del
museo. Puede basarse en la historia y en las esferas que
cubren las colecciones, analizando los sistemas de
información y los proyectos de desarrollo previstos por el
museo en ese sentido. Debe señalar el volumen previsible
de documentos e informaciones que deben ser integrados
al sistema, la cantidad de imágenes, la carga de trabajo
prevista, la prioridad de la catalogación, la gestión de las
colecciones, la recepción del público y la cantidad de
posibles usuarios (personal, público e investigadores).
Estas informaciones le brindan a la dirección del museo
elementos que justifican las decisiones a adoptar en
materia de informatización.
Después de llevar a cabo el análisis funcional, el museo
puede decidir utilizar una nueva aplicación informática
recurriendo a sus propios técnicos o a una empresa de
servicios para adaptar un sistema de gestión polivalente.
Otra solución es la de aplicar las normas fijadas por
organismos externos, seguidas por cierto número de
museos, como es el caso de las de la MDA, de la MCN y de
otros organismos consultivos (véase Recursos). Las
aplicaciones museográficas más interesantes incluyen
módulos que facilitan la catalogación, la gestión de las
colecciones y el acceso del público. Si el museo decide
informatizarse puede utilizar el análisis funcional para
apoyar su demanda de propuestas. Este documento será
presentado a los posibles vendedores para que los ayuden a
estructurar sus propuestas y a hacer la evaluación.
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