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Cómo administrar un museo: Manual práctico
Inventarios y documentación
Este método le evita al museo tener que numerar y marcar
de nuevo cada objeto y facilita la introducción de datos
para el inventario. Se descarta esta posibilidad cuando los
vestigios exhumados son conservados por el autor del
descubrimiento o cuando son confiados a otros museos, lo
que obliga a mencionar dos secuencias numéricas.
Además de las fichas de inventario, el museo deberá
llevar un registro en soporte papel donde serán registradas
todas sus adquisiciones. Lo ideal es contar con un
cuaderno que sirva como archivo, con cubierta de cartón,
en cuyas columnas se anotará el número de inventario, la
fecha, la fuente, la forma de adquisición, una breve
descripción del grupo, la cantidad de elementos que reúne
y el nombre o las iniciales del conservador. Este
documento deberá ser conservado en un lugar seguro, por
ejemplo en una caja fuerte ignífuga. De ser posible,
conserve una copia en otro sitio.
En el caso de un préstamo a largo plazo, el museo debe
también señalar el motivo del acto y la duración del
contrato. Teniendo en cuenta las exigencias relacionadas
con la conservación de las obras, muchos museos vacilan
en aceptar préstamos de larga duración, salvo en el caso de
que formen parte de una exposición o de profundos
trabajos de investigación. Si están de acuerdo, el préstamo
deberá ser detallado en un documento que se adjuntará al
expediente y que será registrado con un número que se
añadirá a una secuencia numérica diferente.
Ejercicio: Tome como ejemplo otras normas de
catalogación para elaborar un impreso de entrada, una
ficha de depósito o de transferencia y un libro de
inventario.
Control de inventario y catalogación
El segundo componente del sistema de documentación
está relacionado con el desarrollo y el empleo de la
información sobre los objetos de la colección. Se le
recomienda al museo establecer fichas individuales que
completará después de haber examinado y utilizado el
objeto. Estas fichas sirven para documentar la
investigación, informar al público y nutrir las
exposiciones, los programas educativos, el desarrollo, la
gestión y la seguridad de las colecciones.
Para poder satisfacer estos múltiples usos, las fichas de
inventario deben tener una estructura lógica por categoría
o por campo al cual se vinculan datos específicos. El
cuadro 1 ofrece una lista de campos cuyos elementos
aparecen detallados en el apéndice. Se le recomienda a los
museos basarse en los principios enunciados en el presente
capítulo para crear su propio manual de catalogación y
control de inventario, según los campos que hayan
definido.
Los campos de inventario y catalogación del cuadro 1
descansan en conceptos desarrollados en cinco proyectos
que han aplicado muchos museos del mundo entero. El
enfoque global se apoya en el Manual de normas
AFRICOM, concebido por el ICOM y el Comité de
Coordinación de AFRICOM para uso de los museos
africanos. El conjunto representa cerca de cincuenta
campos distribuidos en cuatro grandes esferas (gestión,
descripción, historia y documentación del objeto)
(columna 3 del cuadro). El Manual, publicado en inglés,
árabe y francés (Consejo Internacional de Museos, 1996 y
1997), sirve como referencia para la producción de
material didáctico.
La norma AFRICOM remite precisamente a un
conjunto de líneas directrices más generales elaboradas
por el Comité Internacional del ICOM para la
Documentación (CIDOC, Consejo Internacional de
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