2004 - Paper Audit & Conseil

RAPPORT DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
7. Les intervenants du Contrôle Interne
Les intervenants de la chaîne de Contrôle Interne du Groupe, dont les principes ont
été exposés dans le présent rapport, peuvent être classés conformément aux
dispositions suivantes :
• l’élaboration, le suivi et la mise à jour des sécurités amont sont de la compétence
des services centraux et de la Direction Générale des branches;
• l’exploitation des systèmes d’alerte est assurée par :
– les Responsables Administratifs Régionaux pour ce qui concerne leur région;
– les Contrôleurs de Gestion, au niveau de la branche, qui traitent les informations
en provenance des régions et des filiales, effectuent les contrôles de
cohérence, informent leur Direction Générale et les Responsables Administratifs
Régionaux de l’évolution défavorable de certains paramètres et interviennent
ponctuellement en liaison avec les services centraux du Siège (comptabilité –
trésorerie) auprès des Directions Régionales ;
– les Services Centraux de Trésorerie (branches et EIFFAGE) pour le suivi de la
trésorerie;
• les missions d’Audit sont diligentées par la Direction Générale et réalisées par la
Direction de l’Audit Interne selon un programme défini pour chaque année. Ce
programme est présenté au Comité des Comptes qui fait ses recommandations;
il est complété par des missions ponctuelles décidées en cours d’année;
• les moyens spécifiques sont mis en oeuvre lors de l’intégration de nouvelles
sociétés issues de la croissance externe, en particulier lorsqu’il s’agit de sociétés
qui ne rejoignent pas immédiatement un dispositif régional existant.
8. Inventaire des procédures et cartographie des risques
La recherche d’une meilleure maîtrise des risques au sein d’un groupe fortement
décentralisé et dont le périmètre s’accroît régulièrement par acquisition ou création
de nouvelles filiales en France et en Europe suppose une adaptation périodique
des procédures effectivement en application. À cet effet, la Direction de l’Audit
Interne a effectué, au printemps 2004, auprès des différentes branches du Groupe,
un recensement des notes, instructions et procédures relatives au Contrôle Interne.
Cette analyse a permis de mettre à jour la base documentaire existante sur les procédures
de Contrôle Interne du Groupe et d’identifier, notamment, par comparaison
entre branches, les améliorations à apporter au processus de formalisation du
Contrôle Interne.
Dans le même temps, un groupe de travail piloté par cette même Direction, a été
constitué pour cartographier les principaux risques auxquels est confronté EIFFAGE
dans l’exercice de ses activités. Ce groupe, constitué de directeurs opérationnels de
chaque branche, ainsi que des responsables administratifs et financiers, s’est réuni
régulièrement en 2004 et a produit un rapport classifiant une quarantaine de risques
principaux communs aux différentes branches, selon leur nature, leur gravité, leur
fréquence. Il a mis en exergue, parmi eux, une dizaine de risques jugés majeurs.
9. Grilles de Contrôle Interne
Le recensement de la base documentaire existante et l’identification des principaux
risques communs aux différentes branches du Groupe a mené à l’élaboration
d’une première grille qui formalise le processus de Contrôle Interne du Groupe. Cette
grille a été validée par la Direction Générale d’EIFFAGE avant d’être présentée aux
différents échelons hiérarchiques concernés à l’occasion des réunions périodiques
des Directeurs Régionaux de branches et des rassemblements annuels des responsables
de filiales.
Cette grille regroupe 90 points de Contrôle Interne classés par nature de processus,
en précise la périodicité et les affecte aux différents niveaux hiérarchiques
(chantier, filiale, région, branche, groupe).
Les règles de comportement, ont été simultanément mises à jour et diffusées aux
principaux responsables afin de rappeler les principes de fonctionnement et normes
éthiques du Groupe EIFFAGE au moment où les différents responsables sont
sollicités pour formaliser leur contrôle sur les processus dont ils ont la charge.
10. Autoévaluation du Contrôle Interne
À partir du recensement des procédures, de la cartographie des risques et de
l’élaboration de la grille de Contrôle Interne, le Groupe a engagé un processus
d’autoévaluation sur la base de questionnaires, communs aux différentes
branches, très détaillés afin de prendre en compte l’ensemble des risques
identifiés et des procédures de contrôle propres à les maîtriser. Ces questionnaires,
préparés par la Direction de l’Audit Interne et validés par un groupe constitué,
d’une part, de directeurs de filiales et de régions et, d’autre part, de responsables
administratifs et financiers, sont décomposés en processus, sous-processus
et facteurs de risques, et affectés aux différents niveaux hiérarchiques concernés
par ces facteurs de risques (filiale, région, branche, Groupe), afin de cerner au
mieux la pratique du Contrôle Interne dans le Groupe au plus près de sa mise
en œuvre.
Ils sont structurés dans une base de données accessible à tous les responsables
de telle manière que chacun puisse se comparer avec ses homologues et que
chaque niveau hiérarchique, jusqu’à la Direction Générale du Groupe, ait une vue
d’ensemble de la pratique déclarée par ses collaborateurs en charge du Contrôle
Interne.
La campagne d’autoévaluation a été lancée en novembre dans toutes les entités du
Groupe en France et en Europe. Le taux de participation a été de 83%, satisfaisant
pour un premier exercice de cette nature et de cette ampleur.
L’évaluation a porté sur 453 questions (couvrant les principaux risques identifiés)
réparties en 7 questionnaires, regroupant 7 processus et 102 sous-processus.
Un entretien a été mené avec 94 % des responsables d’unités opérationnelles
ayant participé à l’autoévaluation afin de valider leurs réponses au questionnaire
et de les former à l’utilisation de l’outil de pilotage du Contrôle Interne mis à leur
disposition. L’analyse et la validation de ces réponses avaient aussi pour objectif
de sensibiliser le management à la gestion des risques et à la formalisation du
Contrôle Interne.
Par ailleurs, les différences d’appréciation sur le niveau de contrôle de certains
processus entre les directions des branches et les unités opérationnelles constituent
des indicateurs qui seront pris en compte dans la hiérarchisation des risques
cartographiés.
Ce travail sera renouvelé en 2005 afin d’apprécier l’amélioration de la maîtrise des
risques, en particulier sur les sujets sur lesquels des divergences de vues existaient
entre échelons hiérarchiques.
Un outil de pilotage du Contrôle Interne a été mis en place à cette occasion.
Il est accessible à toutes les unités opérationnelles du Groupe en France.
Les filiales étrangères y seront reliées en 2005.
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