Pech met je promotor - Univers

16. Onderwijs & ict
tekst Puck van Tilburg en Tim Staps illustratie Toon van Esch
Univers
7 februari 2013
Tien miljoen voor een wankel
inschrijfsysteem
Onderwijs en ICT gaan maar moeizaam samen, zo duurde het jaren voordat de
universiteit een nieuwe mailserver had en werkt Windows 7 nog steeds niet.
Ook de aanschaf van een nieuw Studenteninformatie Systeem (SiS) verloopt
bepaald niet vlekkeloos. Tilburg betaalde naar schatting tien miljoen voor de
installatie van een softwarepakket dat maar voor de helft wordt gebruikt. Pas in
mei dit jaar wordt waarschijnlijk het hele systeem gebruikt. Ondertussen werd
er op de UvT op grote schaal ‘bezuinigd’.
De Universiteit van Tilburg kwam in 2005 tot de conclusie
dat haar oude studenteninformatiesysteem
niet meer voldeed. Een nieuw systeem kost echter
veel geld en daarom werd gezocht naar andere onderwijsinstellingen
die ook een nieuw systeem wilde
aanschaffen. Op die manier konden de kosten van de aanschaf
en het beheer gedeeld worden. Er werd een project gestart met
de Hogeschool van Amsterdam (HvA) en de universiteiten van
Nijmegen, Amsterdam en Leiden. Dit project kreeg de naam
Samenwerking Nieuw Studenteninformatiesysteem (SaNS) en
de UvT bombardeerde zichzelf tot initiatiefnemer. Hein van Oorschot,
toenmalig Collegevoorzitter, werd de kartrekker.
Vreemde keuze
Hoewel de UvT de voorkeur had voor een systeem van SAP,
moest het project Europees worden aanbesteed omdat het
om aanzienlijke bedragen ging. Op basis van 500 objectieve
selectiecriteria rolde Campus Solutions van Oracle uit de bus.
Een vreemde keuze aangezien dit systeem gebaseerd is op
Amerikaanse onderwijsinstellingen. De wet- en regelgeving is
daar heel anders. Bovendien stelden de in totaal 56 Nederlandse
faculteiten andere eisen aan het systeem, waardoor behoorlijk
wat maatwerk nodig was om het systeem hier te kunnen gebrui-
ken. Een extra investering bovenop het bedrag voor de aanschaf
en het beheer van de systemen.
Blanco cheque
Bij een Europese aanbesteding concurreren partijen om een
bepaald project te mogen uitvoeren. Als instelling ben je afhankelijk
van de ramingen die worden aangeleverd door de deelnemende
partijen. Niet zelden schatten deelnemers hun kosten
te laag om zo het project binnen te halen. Met als gevolg dat
de beraamde kosten later hoger uitvallen. SaNS hield hier geen
rekening mee. Bovendien stelden de onderwijsinstellingen geen
businesscase op, waardoor ze zich overleverden aan Oracle. In
feite gaven ze een blanco cheque aan de leverancier van Campus
Solutions.
Allerlei problemen
Als ze voor die blanco cheque een werkend systeem hadden
gekregen, had die tenminste nog wat opgeleverd. Maar toen My
SiS op de proef werd gesteld, viel het erg tegen. Toen in 2009 de
eerste module werd ingevoerd in Tilburg en op de HvA, ontstonden
er allerlei problemen. Studenten kregen geen mail wanneer
ze zich hadden ingeschreven voor hun opleiding en moesten
er bij het inschrijven van tentamens achter komen of ze über-