Voortgangsrapportage - Binnenlands Bestuur

2.4 Investeringsprogramma 'Moderniseren processen en
informatievoorzieningen'
Ambitie in Via B
Het "Investeringsprogramma modernisering van processen en informatievoorzieningen" is een bundeling van
projecten en activiteiten. De focus ligt op het moderniseren van processen- en informatievoorziening met als
planningshorizon 2011-2014. Daarbij is het Stadskantoor een erg belangrijke mijlpaal.
Wat is er gerealiseerd?
Programma totaal
Om onze doelen te bereiken is een scala aan projecten gestart die inmiddels van vooronderzoek en aanbesteding zijn
overgegaan in de fase van uitvoering. De aanbestedingen zijn goed verlopen en hebben zonder juridische procedures
tot gunning kunnen komen. Ook in de ondersteuning van onze nieuwe werkprocessen maken we stappen. Zo zijn
we inmiddels klaar voor het zaakgericht werken doordat de nieuwe release van de mid-office suite met succes in
productie is genomen.
Als we kijken naar de complexiteit en samenhang in de totale projecten portefeuille valt echter ook te constateren dat
de voortgang op onderdelen achterblijft en er te weinig pro actief op samenhang en risico’s wordt gestuurd. Om hier
beter grip op te krijgen is het programma in het vierde kwartaal van 2012 doorgelicht. Uit deze doorlichting zijn een
aantal maatregelen naar voren gekomen waarvan de implementatie op dit moment loopt. Inmiddels beginnen deze
maatregelen hun vruchten af te werpen en komt er meer eenduidigheid in sturing en meer zicht op samenhang en
risico’s. De impact van de operatie die we met elkaar onderhanden hebben is niet te onderschatten, maar al met al
zijn we flink op stoom en liggen we op koers.
Digitalisering & Leanen Publieksdienstverlening
Klik om naar paragraaf 2.8 te gaan.
Participatie en Open Data
√ Twee nieuwe tools voor e-participatie zijn in gebruik genomen, een derde is in ontwikkeling.
√ Utrecht was de (mede)organisator van de regionale conferentie over open data met partners in de regio:
'Utrecht open(t) data'.
Digitaal kanaal
√ De redactiemodule is vervangen. Implementatie en conversie van de site vindt plaats in afstemming met het
project "digitaal kanaal".
√ De startpagina en publicatieomgeving voor intranet zijn in productie.
√ De gemeentebrede content van Interne Bedrijven is overgezet naar de nieuwe publicatieomgeving voor intranet.
√ Vanaf april 2013 publiceert Utrecht als eerste gemeente de wettelijk verplichte mededelingen op de
Gemeenschappelijke Voorziening Officiële Publicaties (GVOP) van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.
Digitaal werken
√ De infrastructuur voor Digiplaza (digitale samenwerkingsomgeving) is geschikt gemaakt voor grotere
hoeveelheden data.
√ Digiplaza is in een eerste ronde technisch getest.
Papierarm en zaakgericht
√ Het digitaal loket is uitgebreid met een producten en diensten catalogus, gekoppeld aan de formulieren.
√ Van het zaaksysteem (software om zaakgericht te kunnen werken) is een nieuwe versie in gebruik genomen,
waarvan de infrastructuur is vernieuwd en toekomstvast is gemaakt voor de overstap naar het Stadskantoor.
De infrastructuur is geschikt gemaakt voor grotere hoeveelheden data (oplevering was begin 2013).
√ De aanbesteding is afgerond voor de externe opslag van de bestaande archieven en van de diensten voor
backscanning en scanning on demand. Er is inmiddels gestart met het daadwerkelijk uitplaatsen van het
bestaande archief.
√ De infrastructuur voor het digitaal archief is geschikt gemaakt voor grotere hoeveelheden data.
15