Voortgangsrapportage - Binnenlands Bestuur

30
3.4 Staf & Bedrijfsvoering
Ambitie via B
In het kader van de Organisatievernieuwing streeft de gemeente naar een excellente bedrijfsvoering die effectief en
efficiënt is en optimaal het primair proces ondersteunt. In de organisatie is deze opgave belegd bij de Bestuurs- en
Concernstaf (kaderstelling) en de Interne Bedrijven (uitvoering).
Wat is het afgelopen jaar gerealiseerd?
In 2012 is de bedrijfvoering flink gereorganiseerd met het oog op het terugbrengen van de overhead. Er zijn plannen
gemaakt om processen en systemen te moderniseren. Er is gekeken naar een efficiënte en effectieve inzet van
mensen, wat heeft geresulteerd in een omvangrijk plaatsingsproces en een besparing op personeel. De opgave om de
dienstverlening verder te professionaliseren, zodat een betere dienstverlening met minder capaciteit mogelijk wordt,
vereist in het komende jaar extra inspanningen. Daarom heeft het College besloten de daling in fte voor het komende
jaar iets af te vlakken. In 2017 zal de hele bezuinigingsopdracht gerealiseerd zijn.
Bestuurs- en Concernstaf
Op 1 januari 2013 is de Bestuurs- en Concernstaf (BCS) gestart. De BCS heeft drie kerntaken: strategische
bedrijfsvoering, bestuursondersteuning en strategie. Drie concernmanagers stellen de kaders voor de bedrijfsvoering:
Financiën en Control, Informatie- en Procesmanagement en HRM.
Deze concernafdelingen sturen op bedrijfsvoering vanuit de ambities van Via B: excellent en kosteneffectief. Er zijn
hiervoor twee programma’s binnen de BCS:
- Investeringsprogramma moderniseren van processen en informatievoorzieningen
- Programma Bedrijfsvoering (hieronder verder toegelicht)
Interne Bedrijven
Op 1 januari 2013 is ook Interne Bedrijven (IB) van start gegaan. De interne bedrijven zijn verantwoordelijk
voor de uitvoering van de bedrijfsvoering en bestaan uit 10 onderdelen: Automatisering, Communicatiebureau,
Concerninkoop, Facilitair en Huisvesting, Financiën, Human Resource Management, Informatievoorzieningen,
Juridische zaken, Onderzoek en het Projectmanagementbureau.
Interne Bedrijven heeft haar dienstverlening volgens afspraak kunnen uitvoeren, ondanks de extra inspanningen van
de reorganisatie in 2012. Tegelijkertijd heeft Interne Bedrijven een samenwerkingsagenda opgesteld en uitgewerkt.
Primair was deze samenwerkingsagenda gericht op het creëren van binding tussen de 10 interne bedrijven op punten
waar samenwerking meerwaarde biedt. In dat kader zijn resultaten geboekt op het terrein van synchroniseren van
processen en afstemming bij de adviesdiensten.
Programma Bedrijfsvoering
Alle projecten gericht op het verbeteren van de bedrijfsvoering, zijn gebundeld in het Programma Bedrijfsvoering.
Het programma bewaakt de samenhang en de voortgang. Het gaat in totaal om 59 projecten. Binnen dit programma
wordt met prioriteiten gewerkt. Voorbeelden van projecten met de hoogste prioriteit zijn: het moderniseren van de
arbeidsvoorwaarden, het uniformeren van interne tarieven en het verbeteren het inkoopproces. Grotendeels alle
projecten met de hoogste prioriteit draaien inmiddels en een deel is al afgerond.
Voortgangsrapportage 2013