Verkort Jaarverslag 2009 - KPN

Risicobeheersing
KPN bespreekt en update zijn Bedrijfscode en onder liggende
compliance voor schrif ten voortdurend, gebaseerd
op nieuwe en bijgewerkte regelgeving, met gebruik van
onder andere (e-)learning.
Interne auditfunctie
De interne auditfunctie (KPN Audit) biedt zowel de Raad
van Bestuur als het Audit Committee van KPN zekerheid
dat het bedrijf, de verschillende segmenten, entiteiten
en processen ‘in controle’ zijn. De Chief Auditor rapporteert
aan de voorzitter van de Raad van Bestuur en heeft
volledige toegang tot de Raad van Bestuur en het Audit
Committee. De activiteiten van KPN Audit zijn op risico
gebaseerd en in samenwerking met de externe accountant
worden de bedrijfsrisico’s voortdurend geëvalueerd.
Accountants hebben onbeperkt toegang tot activiteiten,
documenten en dossiers, gebouwen en medewerkers.
KPN Audit speelt een belangrijke rol bij de beoordeling van
de kwaliteit en effectiviteit van het interne risico beheersings-
en controlesysteem van KPN. De interne auditfunctie
voert systematisch en op ad-hocbasis financiële, IT- en
operationele audits uit en verricht bijzonder onderzoek.
Daarnaast maakt KPN Audit een periodieke beoordeling
van de kwaliteit van GRIP. GRIP wordt verderop in dit
hoofdstuk in meer detail beschreven. De uitkomsten van
de audits worden besproken met het verantwoordelijke
management, inclusief de verant woor delijke Raad van
Bestuursleden en elk kwartaal worden de belangrijkste
bevindingen gerapporteerd aan en besproken met de
Raad van Bestuur en het Audit Committee.
Planning- en controlcycli
Om de strategie van KPN te kunnen uitvoeren,
bespreken de Raad van Bestuur en het management
van de ver schillen de segmenten de doelstellingen. Deze
doelstellingen worden uitgewerkt in een bedrijfsplan dat
een periode van drie jaar beslaat. Dit plan vormt de basis
voor de operationele plannen per segment. Elke maand
bespreekt het management van elk segment de prestaties
met het verantwoordelijke lid van de Raad van Bestuur
evenals met de CEO en de CFO. De voortgang en prestaties
ten opzichte van het bedrijfsplan worden besproken.
Daarnaast verstrekt het management van elk segment de
Raad van Bestuur een letter of representation waarin de
betrouwbaarheid van de rapportage en de naleving van
het voorgeschreven beleid staan beschreven.
Business Control Framework
Het Business Control Framework (BCF) beschrijft het
bedrijfsbeleid en de richtlijnen waar alle KPN-onderdelen
aan moeten voldoen. Het BCF vormt de hoeksteen van de
corporate governance van KPN. Het BCF draagt bij aan de
besturing en beheersing van KPN Groep, niet alleen wat
betreft betrouwbare financiële rapportage, maar ook wat
betreft naleving van wet- en regelgeving en de realisatie
van de doelstellingen van KPN. In 2009 is het Business
Control Framework herzien en opnieuw gepubliceerd.
In 2010 blijft KPN erop toezien dat wordt voldaan aan de
Bedrijfscode en het Business Control Framework.
Financieel risicobeheer
De financiële risico’s verbonden aan het gebruik van
finan ciële instrumenten worden beheerd door de
Treasury-afdeling van KPN, op basis van een door de
Raad van Bestuur goedgekeurd beleid (tevens onderdeel
van het BCF). De financiële risico’s waarmee KPN wordt
geconfronteerd, worden aan de hand van dit beleid
bepaald en geanalyseerd. Er worden passende risicobeperkende
en controlemaatregelen ingesteld en er
wordt toegezien op naleving daarvan. In nauw overleg
met de bedrijfseenheden van de Groep, identificeert
en evalueert Treasury de financiële risico’s en zorgt
voor voldoende afdekking. De Raad van Bestuur stelt
schriftelijke beleidsrichtlijnen op voor onder andere
valuta-, rente-, krediet- en liquiditeitsrisico’s.
In 2009 is het liquiditeitsbeleid herzien en vastgesteld
door het management. Door het economisch klimaat
werd KPN ertoe gedwongen om in 2009 het ‘counterparty’
risico nauwlettend in de gaten te houden. Zie voor meer
informatie over financieel risicobeheer noot 29 bij de
Financial Statements in het Engelstalige jaarverslag.
GRIP
In 2008 heeft het management van KPN GRIP geïntroduceerd,
wat staat voor Governance & compliance,
Risicobeheer, Interne controle en Processen. GRIP
steunt op vier pijlers:
• Interne controle op de financiële rapportage;
• Compliancerisicoraamwerk;
• Bedrijfsrisicobeheer; en
• Beveiligingsfunctie.
Elk kwartaal beoordeelt de CFO van KPN de compliance
van de verschillende segmenten met de GRIP-vereisten
en bespreekt hieruit voortvloeiende problemen en hun
tijdige oplossing. In 2009 is de GRIP-functie verder versterkt
en is begonnen met de integratie van de methodes en
rapportagestructuren van de vier pijlers.
Interne controle op de financiële verslaggeving
Nu de notering van KPN aan de New York Stock Exchange
(NYSE) in 2008 is beëindigd, zijn de bepalingen in de
Sarbanes-Oxley Act 404 (SOx) niet langer van toepassing.
Doordat de Raad van Bestuur veel waarde hecht aan
adequate interne controle op de financiële verslaggeving,
heeft KPN de ‘scoping’, ‘design’ en ‘effectiveness testing’
van het SOx-programma gecontinueerd binnen het GRIP
raamwerk. Deze controlemaatregelen worden door
speciaal daarvoor aangewezen medewerkers het hele
jaar door getoetst en beoordeeld op hun effectiviteit. Elk
kwartaal, vóór publicatie van de kwartaalcijfers, beoordeelt
KPN de effectiviteit van het GRIP-raamwerk.
Compliancerisicoraamwerk
KPN beschikt over een geïntegreerd Compliance Risk
Assessment-raamwerk (CRA). Het raamwerk ziet toe op de
risico’s die voortvloeien uit de Telecommunicatiewet, het
mededingingsrecht en de privacyrichtlijnen. De hiervoor
vereiste processen en maatregelen zijn geïmplementeerd
en worden voortdurend bewaakt. Dit betekent dat het
raamwerk door speciaal daarvoor aangewezen medewerkers
het gehele jaar wordt getoetst en op effectiviteit
beoordeeld. Ieder kwartaal evalueert KPN de algehele
effectiviteit van het raamwerk.
Sinds 2009 rapporteert KPN de OPTA proactief over mogelijke
incidenten en interpretatiekwesties. Zoals overeen -
gekomen in het Handvest met OPTA, heeft KPN in juni 2009
de OPTA een rapport verstrekt over de prestatie-indicatoren.
Beheersing bedrijfsrisico
Risicobeoordeling vormt onderdeel van het planningsproces,
waarbij de belangrijkste risico’s en bijbehorende
maatregelen worden vastgesteld. De beoordelings-
36 KPN Verkort Jaarverslag 2009
Risicobeheersing