Anders werken Anders werken - ProFacility.be

[ Case study]
schoteld en wanneer het tijd was om
vragen te stellen. Het leek oneerlijk om
al te veel potentiële leveranciers te laten
deelnemen aan het RFP-proces. Daarom
werden er maximum vier à vijf kandidaten
toegelaten.
Contractuele details
Zodra de leveranciers geselecteerd
waren, verschoof de focus naar de operationele
procedures. Wat het financiële
plaatje betreft, werd er overeengekomen
gezamenlijke incentives te bepalen
voor de leverancier en Microsoft. Er
moest een boetebeding worden ingevoerd
voor het niet-bereiken van vooropgestelde
doelstellingen, zolang die
doelstellingen haalbaar waren. "We mikten
op 95% van het target, wat goed is
want 100% is onmogelijk in FM," aldus
Mike Liddle. Zowel de cliënt als de
leverancier vult achteraf een scorekaart
in om de geleverde prestaties te beoordelen.
Als de scorekaarten nagenoeg
identiek zijn aan het einde van een
bepaalde periode, kunnen we spreken
van een ideale samenwerking.
Het gekozen financiële model werd in
vier grote delen opgesplitst: directe
arbeidskosten en algemene kosten, en
kosten van uitbestedingen; allebei vaste
kosten. De laatste twee hoofddelen
waren de bijkomende kosten voor aanvullende
opdrachten bij het contract,
en de marge. De marge bevatte een risicoloos
en een risicovol gedeelte, en
werd beoordeeld via de scorekaarten.
Relatie
Het was van dag één al duidelijk dat de
relatie tussen Corporate FM Alliance
en Microsoft van doorslaggevend belang
zou zijn voor het welslagen van de
samenwerking. "We moesten ons inleven
in de cultuur van Microsoft en we
werden als een van hen behandeld,"
legt Mike Liddle uit. "Ze waren op zoek
naar een partner, niet naar zomaar een
leverancier van facility management.
Ze wilden met plezier kunnen samenwerken.
'Draag je steentje bij' was het
motto, en wij antwoordden met een gretige
'can do'-houding. Gaandeweg groeide
er tijdens de samenwerking wederzijds
respect tussen de beide partijen en
de dochterondernemingen, en werden
er heel wat ervaringen uitgewisseld".
Elke partij had zijn eigen, vakkundige
inbreng in de partnership. De Corporate
FM Alliance droeg haar internationale
ervaring en netwerkknow-how bij, en de
superieure Microsoft in-house softwaretools
werden in het proces geïntegreerd.
Zij hadden al buitengewoon performante
monitoring tools voorzien.
Verscheidenheid in
de eenheid, en eenheid
in de verscheidenheid
"Toen al snel werd ingezien dat 'one
size fits all' absoluut onmogelijk was
in een reusachtige onderneming als
deze, wisten we dat harmonisatie prioritair
was over standaardisatie. Lokale
managers die de teugels in handen hebben
in elk land zijn van cruciaal belang,
net als meertalig personeel op de juiste
plaatsen. Tot slot is het ook uiterst
belangrijk te beseffen dat iedereen
anders is. Deze verscheidenheid moest
door alle partijen worden gerespecteerd
en gekoesterd, zodat eenheid in de
samenwerking extra werd versterkt."
Tim HARRUP ■
14 Profacility Magazine maart 2009