Anders werken Anders werken - ProFacility.be

Dossier Werkomgeving
Ergonomie ondersteunt
rendement
De gemiddelde kostprijs van een
werkplek steeg in 2007 met 2% en
bedroeg dan 12.285 euro per jaar.
Een slechte ergonomische indeling
drukt op het rendement van de
gebruiker en leidt tot een verhoogd
absenteïsme. Omdat werkplekken in
de hedendaagse kantoorinrichting
gestandaardiseerd worden en ergonomie
een heel individueel gegeven is,
integreert het Belgische TDS Office
Design een geautomatiseerde
ergonomische instelling van de
werkplek als onderdeel van haar
smartOffice ® immotica-oplossing.
Voor elke medewerker wordt een ideaal
ergonomisch profiel geprogrammeerd
in het immotica-systeem. Wanneer
hij of zij plaatsneemt aan een werkplek
en via de PC inlogt, wordt de werkplek
perfect ingesteld volgens het profiel.
De automatisering kan bovendien
rekening houden met invallend licht,
temperatuur, enz.
De FOD Econonomie hanteert een
beslissingstabel die toelaat de meest
functionele indeling van de ruimte te bepalen.
sluitingen en stroomtoevoer geïntegreerd.
Centraal en uniform
Vóór de invoering van facility management
bij de FOD Economie regelde elke
directeur generaal zelf de inrichting
van de kantoren en de aankoop van
meubilair. Ze plaatsten niet zelf de
bestelling maar stelden een volledig
‘gunningsdossier’ op, zodat alleen nog
de bestelbon moest getekend worden
en de factuur betaald. Iedere algemene
directie had zijn gewoonten bij de
beslissingname: de ene directeur generaal
kocht alles bij een ‘vertrouwde’
leverancier, de andere selecteerde volgens
zijn persoonlijke smaak uit de
mooiste brochures. Met de invoering
van een overkoepelend facility management
werden een aantal basisprincipes
goedgekeurd door het directiecomité.
Deze basisprincipes werden vertaald
in een aantal praktische regels en standaarden.
Rudy Liekens, verantwoordelijke
facilitaire dienst FOD Econonomie:
“Zo werd ook een standaard ontwikkeld
voor kantoormeubilair, waarin één
bureaumodel, één stoelmodel en twee
modellen voor de kasten zijn opgenomen.
Daarnaast werd een beslissingstabel
opgemaakt die toelaat om op basis
van drie parameters - aard van het werk,
communicatie, mobiliteit - de meest
functionele indeling van de ruimte te
bepalen”.
36 Profacility Magazine maart 2009
De nieuwe regels worden geïmplementeerd
in het geval van verhuizing, maar
worden niet retro-actief toegepast. Het
vastleggen van deze specifieke normen
voor een werkplek en de inventarisatie
van het ruimtegebruik, maakt dat in de
toekomst optimaal kan omgesprongen
worden met de beschikbare ruimte.
Op termijn zal dat een vermindering
van het aantal werkposten met 5% opleveren,
goed voor een besparing van
1,7 miljoen euro / jaar.
Anders werken
als totaalconcept
Bij de Vlaamse Overheid staat ‘Anders
Werken’ centraal, een totaalconcept,
dat zowel invloed heeft op de eigenlijke
werkplek als de locatie van de gebouwen
t.o.v. openbaar vervoer en waarin
ook thuiswerken zijn plaats heeft.
Voor alle nieuwe projecten is een ‘open
space’-indeling vanzelfsprekend. Er is
een mix van werk- en vergaderplekken
met ‘teamcockpits’, individuele cockpits,
‘lounge’-werkplekken en ‘benches’.
De combinatie resulteert in een aangenaam
kader om in te werken. In de
Ellipse Building, waar een maximale
concentratie van diensten is gehuisvest,
beschikt elke werknemer over
23m² bruto oppervlakte en rekent men
met 80% bezetting.
“Er is absoluut geen sprake van
eenheidsworst” verzekert Gert
Potoms, Algemeen directeur van het
Beleidsdomein Bestuurszaken,
Agentschap voor Facilitair Management
van de Vlaamse Overheid. “Het is ook
niet mogelijk om overal hetzelfde te
doen voor wat de inrichting betreft.
We houden ons wel aan een uniforme
aanpak en zoeken naar consistentie binnen
een gebouw. Door uit te gaan van
een standaard verdeling van de werkplekken,
kan 80% van de behoeften
worden ingevuld. Voor de resterende
invulling zoeken we naar individuele
aanpassingen. Een generiek concept
vergemakkelijkt tevens een eventuele
verhuis”.
Met de verschillende leveranciers voor
kasten, stoelen en ander kantoormeubilair
werden raamcontracten opgesteld.
Het is niet de bedoeling om altijd en
overal over hetzelfde meubilair te
beschikken, maar gezien het hoofdzakelijk
om bijbestellen gaat, krijgt men
wel stilaan een stroomlijning van de
inventaris.
Telewerken is al een tijd ingevoerd en
krijgt een toenemend belang. Het komt
er vooral op aan dat de leiding leert om
het personeel aan te sturen. Door een
resultaatgericht management blijft de
controle ook bij telewerken perfect
mogelijk. Het integreren van telewerken
bij de leidinggevende functies ligt
nog moeilijk, maar zal zich ook daar
stelselmatig doorzetten.
Eduard CODDÉ ■