APÊNDICE A

APÊNDICE A
EXERCÍCIO DE ELABORAÇÃO DE ROTINA

Márcia Paulino
Estudo baseado na Escola do Exército de Salvador
Professor Heber Fidaldo
Exercício de elaboração de rotina
O analista Paulo foi encarregado de levantar rotinas na área de compras. Dirigiu-
se, então ao chefe de compras para verificar como se iniciava o processo.
Paulo — Como é que o senhor inicia a rotina de compra?
C. Compras — Inicio analisando se o valor da compra está no meu limite permitido
de compra.
Paulo — Que valor é este?
C. Compras — O valor da SC.
Paulo — Que é SC?
C. Compras — É o formulário de Solicitação de Compras.
Paulo — De onde aparece esta SC?
C. Compras — Ela vem da Unidade Solicitante.
Paulo — Quem é a Unidade Solicitante?
C. Compras — Qualquer unidade administrativa da empresa.
Paulo — Neste caso, é melhor eu perguntar antes a uma destas unidades
administrativas como é que começa o trabalho.
Procurou, então a unidade solicitante mais próximas e consultou o respectivo
chefe sobre o procedimento em questão.
Paulo — Como o senhor inicia uma compra?
Chefe — Emito uma solicitação de compras com os materiais que necessito.
Paulo — Como o senhor sabe as suas necessidades de material?
Chefe — Fazendo uma pesquisa junto aos meus funcionários, além das minhas
próprias necessidades. Às vezes pode ser o próprio funcionário que solicita um
material necessário.
Paulo — A partir daí é que o senhor emite a Solicitação de Compras?
Chefe — Exatamente.
Paulo — Em quantas vias?
Chefe — Em três vias.

Paulo — Em quantas vias o Sr. encaminha à seção de compras?
Chefe — As três vias.
Paulo — Volta alguma das vias?
Chefe — Sim.
Paulo — Qual das vias?
Chefe — Varia, dependendo do caso.
Paulo — O que é que faz variar o número de vias?
Chefe — Não sei lhe dizer exatamente, fica a critério do chefe de compras.
Voltou Paulo ao chefe de compras, para verificar que caminhos tomaram as 3
vias encaminhadas pelo chefe da unidade.
Paulo — O Sr. me disse que quando chegam aqui as 3 vias da SC, o Sr. verifica o
limite do valor da compra. É isto?
C. Compras — Verifico o valor total da CS, pra ver se está dentro do limite de
aprovação.
Paulo — Por que isto?
C. Compras — Porque se tiver além do meu limite, tenho que obter autorização do
gerente de material.
Paulo — Qual a situação mais comum?
C. Compras — Dentro do meu limite.
Paulo — Então, diga-me o que acontece após o Sr. verifica que está dentro do seu
limite de aprovação?
C. Compras — Estando dentro do meu limite, eu posso aprovar ou não. Quando eu
não aprovo, carimbo nas 3 vias “indeferindo” e devolvo a segundo e a terceira vias.
Acabou o assunto.
Paulo — E a primeira via?
C. Compras — Esta eu arquivo. Só quando a SC é indeferida. Se for deferida, a
primeira via vai seguir o processo de compra.
Paulo — E no caso do Sr. aprovar?
C. Compras — Neste caso, eu tenho de obter autorização do gerente de material.
Paulo — Igual como no caso de estar acima do seu limita?
C. Compras — Certo.
Paulo — Pode acontecer de ele não autorizar?

C. Compras — Pode. Aí o procedimento é igual a quando eu não aprovo.
Paulo — Quando a SC corre normalmente, ou seja, quando é aprovada e
autorizada, o que acontece depois?
C. Compras — Eu encaminho a primeira via SC para que seja feita a aquisição.
Paulo — É a aquisição não é a compra?
C. Compras — De certa forma, sim. É que nós tratamos separadamente, porque ela
tem uns procedimentos bem específicos.
Paulo — Acaba aí?
C. Compras — Não. Eu envio as outras duas vias e aguardo chegar o material que
foi ser comprado. Chegando o material, eu o entrego, juntamente com o terceira via
da SC e arquivo a segunda via. Fim de conversa.
Coloque-se no lugar de Paulo e redija a rotina na forma apropriada.
Rotina
Solicitação de Compra
Passo – Executor/Descrição
Chefe da Unidade Solicitante
01 Identifica necessidades de material na Unidade.
02 Emite “Solicitação de Compra” – SC, em três vias.
03 Encaminha as três vias da SC ao Setor de Compras.
Chefe do Setor de Compras
04 Recebe as três vias da Sc.
05 Verifica o valor total da Compra.
06 Caso esteja além do seu limite de compra, segue o passo 12.
07 Caso esteja no seu limite de compras, analisa a solicitação para aprovação e
segue passo 08.
08 Caso aprove, segue passo 12.
09 Caso não aprove, carimba nas três vias: indeferido.
10 Devolve a segunda e a terceira via da SC ao Solicitante.
11 Arquiva a primeira via da SC e encerra.
12 Solicita autorização do Gerente de Material.
13 Se for autorizada, segue passo 15.
14 Se não for autorizada, retorna ao passo 09.

15 Providencia a aquisição em rotina própria, através da primeira via da SC.
16 Arquiva temporariamente as duas vias da SC.
17 Aguarda a chegada do material.
18 Entrega o material ao solicitante, juntamente com a três via da SC.
19 Arquiva a segunda via
FIM