Ver/Abrir - Biblioteca Digital do IPG - Instituto Politécnico da Guarda

Relatório de Estágio – Gabinete de Mobilidade e Cooperação 2011Este último cronograma referente ao mês de Janeiro termina no dia 20, ou seja,um pouco mais tarde que a data prevista para a conclusão do estágio. Esta finalizaçãotardia deve-se à compensação dos dias e das horas de ausência ao serviço, por motivossempre justificados ao gabinete.2.3. Descrição das Tarefas e das Actividades Desenvolvidas2.3.1. Tarefas DiáriasApós os primeiros dias de estágio, apercebi-me da existência de uma série detarefas, que acabavam por se tornar numa rotina, daí classificar este primeiro pontocomo tarefas diárias.Essas tarefas faziam parte da comunicação interna e externa do gabinete parajunto dos públicos, para ambos eram utilizados como meios: o e-mail, o correio, fax etelefone.Ao chegar ao gabinete, a primeira tarefa consistia em verificar a caixa de correioelectrónica no Outlook, e classificar os e-mails pelo grau de importância. Após essatarefa, era-me dada a oportunidade de responder a alguns e-mails em inglês (Anexo IV)ou em Português (Anexo V), estes só eram enviados após a Dr.ª Susana ou a Dr.ªAnabela verificarem o seu conteúdo.Pelo meio da manhã, era-nos chegado a correspondência via correio. Muitas dasvezes eram cartas dirigidas aos próprios alunos Erasmus que frequentavam a nossaInstituição, aos quais nós tínhamos o cuidado de avisá-los por e-mail (Anexo VI).Relativamente à necessidade de envio de correspondência via CTT,dispúnhamos do serviço de expediente, onde deixávamos as cartas já com os impressosde registo e de aviso de recepção devidamente preenchidos.Após a verificação do correio, começava então a desenvolver outras tarefas queme eram atribuídas pela minha orientadora na instituição, as quais irei abordar nospontos seguintes.Ao longo do dia, sempre que necessário, prestava também apoio no atendimentotelefónico, o que para mim inicialmente foi difícil pelas razões que passo a explicar. Ogabinete dispõe de uma linha para chamadas internas, o chamado voip, e uma para aschamadas externas. Para cada uma delas existia um toque ligeiramente diferente, o quepara mim se tornava confuso e reconheço ter tido alguma dificuldade em distingui-los.21