Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsens ... - Mjölby kommun

Dokumenthanteringsplan 

för 

Kommunstyrelsens förvaltning 

Antagen av Kommunstyrelsen, 2012-12-12, § 269 

Dokumentansvarig: Kommunchef

Innehållsförteckning 

Arkivbeskrivning sid 3 

Kommunfullmäktige, Kommunstyrelsen, 

KS förvaltning, kommunledning och kansli sid 4 - 15 

Centralarkiv sid 16 - 17 

Ekonomiavdelningen sid 18 - 26 

Föreningsarkiv sid 27 - 28 

Hållbar utveckling sid 29 - 30 

IT-avdelningen sid 31 - 33 

Kvalitetsutveckling sid 34 - 35 

Personalavdelningen sid 36 - 40 

2 

Post- och repro sid 41 - 42 

Samhällsvägledning sid 43 - 49 

Tillväxtkontoret 

- Arbetsmarknad och vägledning sid 50 - 56 

- EU-samordning sid 57 - 58 

- Leasingbilar sid 59 - 61 

- Näringsliv, marknadsföring, turism och landsbygd sid 62 - 63 

Webb sid 64 - 65 

Växeln sid 66 - 67

Arkivbeskrivning 

Kommunstyrelsens förvaltning 

(exklusive Tekniskt kontor) 

Verksamhet och organisation 

Kommunstyrelsens förvaltning ansvarar för kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Exempel på verksamhetsområden är kanslifunktion för 

kommunfullmäktige, kommunstyrelse och valnämnd, samt personal-, ekonomi- och IT-verksamhet, näringslivs- och arbetsmarknadsfrågor, 

marknadsföring och turism, information, webb och telefoni, internservice och medborgarservice. 

Historik 

Kommunstyrelsens förvaltning bildades 1971 och har omorganiserats flera gånger sedan dess. Sedan augusti 2012 hanteras åter 

arbetsmarknadsfrågorna på förvaltningen, inom tillväxtkontoret. 

Viktiga handlingstyper 

Protokoll, diarieförda handlingar, bokslut och delårsbokslut är exempel på några viktiga handlingstyper inom förvaltningen. 

Förvaring och sökvägar 

Handlingar förvaras i närarkiv eller i centralarkivet. Av dokumenthanteringsplanen framgår när handlingar skall överlämnas till centralarkiv. Exempel 

på vanliga sökvägar är kommunens diarie- och ärendehanteringssystem, register till Kommunfullmäktiges protokoll eller arkivförteckningar. 

Arkivansvar 

Arkivansvarig för hela verksamheten inom Kommunstyrelsens förvaltning är kommunchef. Varje enhetschef är ansvarig för enhetens arkivvård. 

3

Dokumenthanteringsplan för 

Kommunfullmäktige, Kommunstyrelsen, 

Kommunstyrelsens förvaltning, Kommunledning och Kansli 

Handling Medium Sortering Bevaras 

eller 

gallras? 

Till 

Central- 

arkivet 

efter 

4 

Kommentarer Arkiv- 

signum 

Affischer, Papper Kronologisk Gallras vid Nej - 

inkommande 

inaktualitet 

Anbudshandlingar Papper/ Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs 

E 1 

digitalt 

Se ”Upphandlingspolicy och tillhörande 

riktlinjer för kommunerna i 

Inköpssamverkan” 

Antagen av Kommunfullmäktige 

§ 20, 2012 

Anteckningar Digitalt/ Kronologisk Gallras vid Nej - 

arbetsplatsträffar papper 

inaktualitet 

Annonsunderlag Digitalt/ Kronologisk Gallras vid Nej - 

papper 

inaktualitet 

Attesteringsbevis Papper Per Gallras 10 Nej Förvaras i pärm - 

kostnads- år efter att 

ställe attesträtten 

upphört


eller 

gallras? 

Avtal / kontrakt Papper/ 

digitalt 

Beslutsunderlag för Digitalt/ 

förändrad papper 

organisation 

Beslutsunderlag för Digitalt/ 

förändrad papper 

verksamhet 

Brott – handlingar Papper/ 

rörande 

digitalt 

Delegationsbeslut Papper/ 

digitalt 

Diarieförda Digitalt/ 

handlingar papper 

Diariet 

Digitalt/ 

Ärendelista papper 

Till 

Central- 

arkivet 

efter 

5 


signum 

Diarieplan Bevaras 3 år T ex samarbetsavtal, upplåtelseavtal 

service- och hyresavtal 

E 1 

Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs E 1 

Kronologisk Bevaras 1 år Bilaga till Samverkansgruppens protokoll, 

KS förvaltning 

Bevaras 3 år Diarieförs 

Dokumentation från polisanmälan till dom. 

Sekretess kan föreligga. 

E 1 

Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs 

Förvaras ihop med ärendet 

E 1 

Diarieplan Bevaras 3 år Utskrift på papper E 1 

Diarienummer/ 

Bevaras 3 år Lista över ärenden i diarienummer-/ 

kronologisk ordning. Förvaras ihop med 

respektive års omgång av de diarieförda 

handlingarna. 

Se E 1 

Se E 1


eller 

gallras? 

Diariet 

Ärendelista 

Diariet 

Diarieplan med 

kodklartexter 

Digitalt/ 

papper 

Digitalt/ 

papper 

Enkäter Digitalt/ 

papper 

Enkätsvar Digitalt/ 

papper 

Enkäter egen Digitalt/ 

sammanställning 

och 1 ex 

enkätutskick 

papper 

Fax – 

Papper Kronologisk Gallras 

aktivitetsrapport 

2 år 

Fullmakter Papper Alfabetisk Gallras vid 

inaktualitet 

Till 

Central- 

arkivet 

efter 

6 


signum 

Diarieplan Bevaras 3 år Lista över ärenden ordnade efter 

diarieplansbeteckning. Förvaras ihop med 

respektive års omgång av de diarieförda 

handlingarna. 

Se E 1 

Diarieplan Bevaras 3 år Kommungemensam. Förvaras ihop med 

respektive årsomgång av de diarieförda 

handlingarna 

Se E 1 

Gallras 

2 år 

Nej Både egna och andras - 

Gallras 

2 år 

Nej Både egna och andras - 

Diarieplan Bevaras 3 år E 1 

Nej Inkommande fax behandlas 

som pappershandlingar 

- 

Nej T.ex.postöppning -


eller 

gallras? 

Till 

Central- 

arkivet 

efter 

7 


signum 

Föreskrifter och Papper/ 

Gallras vid Nej När de har upphört att vara relevanta för den - 

råd, andras digitalt 

inaktualitet 

egna verksamheten 

Förteckningar över Digitalt/ Kronologisk Gallras Nej När ny version tagits fram - 

dokument/ansvariga 

papper 

Förtroendemanna- Digitalt/ 

Bevaras 4 år Troman, IT-verktyg 

D 1 

register 

papper 

Uttag på papper efter varje mandatperiod 

Garantisedlar Papper Kronologiskt Gallras vid Nej 

garantitidens 

utgång 

- 

Handböcker, Papper/ 

Gallras vid Nej - 

instruktioner, 

bruksanvisningar 

digitalt 

inaktualitet 

Informations- Papper/ Kronologisk Gallras vid Nej Broschyrer, kataloger, cirkulär - 

material, andras digitalt 

inaktualitet 

Inkommande Digitalt/ Diarieplan/ Bevaras 3 år Diarieförs 

E 1 

utgående skrivelser papper kronologisk 

Gäller även e-post, SMS och MMS. 

av betydelse 

E-post-information av värde skrivs ut på 

papper.


eller 

gallras? 

Inkommande/ 

utgående skrivelser 

av mindre vikt 

Interna 

meddelanden, 

intern information 

och intern 

korrespondens 

Digitalt/ 

papper 

Papper/ 

digitalt 

Interna riktlinjer Digitalt/ 

papper 

Internkontrollplan Digitalt/ 

papper 

Intresseansökningar Digitalt/ 

om arbete i Mjölby papper 

kommun 

Kallelser, Papper/ 

inbjudningar digitalt 

Kallelser till Papper/ 

sammanträden med digitalt 

handlingar/ 

Utskicket 

Kronologisk Gallras 

2 år 

Gallras vid 

inaktualitet 

Till 

Central- 

arkivet 

efter 

8 


signum 

Nej Gäller även e-post, SMS och MMS. - 

Nej Tillkommit för att underlätta förvaltningens 

arbete och har inget egenvärde. 

Kronologisk Gallras Nej När ny version tagits fram - 



2 år 


2 år 


2 år 

Nej Uppgifter publiceras på intranätet Mjölnet i 

3 månader 

Nej Både egna och andras 

Förvaras i pärm 

- 

Nej Originalhandlingar bevaras i ärendeakt - 

- 

-


eller 

gallras? 

Kommunfullmäktigemiddag 

Deltagarlista 

Kommunfullmäktigemiddag 

Program/inbjudan 

Kommunfullmäktiges 

sammanträden, 

filmning av 

Klagomål och 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

synpunkter digitalt 

Klagomål och Papper/ 

synpunkter digitalt 

sammanställningar, 

Krisledning Papper/ 

Kontakt/telefonlista digitalt 

Medborgarförslag Papper/ 

digitalt 

Till 

Central- 

arkivet 

efter 

9 


signum 


Årlig middag för pensionärer, anställda i 

25 år och förtroendevalda 


Årlig middag för pensionärer, anställda i 

Digitalt Kronologisk Bevaras Redi- 

gering 

25 år och förtroendevalda 

Uttag på CD/DVD efter varje sammanträde, 

sköts av IT-enheten. Publiceras på hemsidan. 

Diarieplan/ 

Kronologisk 

Bevaras 3 år Diarieförs E 1 


Rapporter/statistik över klagomål 

E 1 

Gallras vid Nej 

inaktualitet 

Larmlista, förvaras i pärm - 


E 1 

E 1 

F 2


eller 

gallras? 

Medborgarförslag, 

sammanställningar, 

rapporter/ statistik 

över 

Papper/ 

digitalt 

Till 

Central- 

arkivet 

efter 

10 


signum 


Motioner Papper/ 

digitalt 


Policys och Digitalt/ Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs Kommungemensamma, E 1 

riktlinjer 

papper 

Politiskt beslutade 

Pressmeddelanden, 

egna 

Digitalt Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs E 1 

Pressmeddelanden, Digitalt Gallras vid Nej - 

andras 

inaktualitet 

Projekt- 

Papper/ Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs 

E 1 

dokumentation digitalt 

Uppdragsbeskrivning, projektplan och 

projektrapport 

Protokoll och Papper/ Kronologisk Bevaras 3 år Binds in tillsammans med registret A 1 

bilagor, original, 

Kommunfullmäktige 

digitalt 

Arkivbeständigt papper


eller 

gallras? 

Protokoll, 


Register till 

Protokoll och 

bilagor, original 

Kommunstyrelsen 

Protokoll och 


Kommunstyrelsens 

arbetsutskott 

Protokoll och 


Budgetberedningen 

Protokoll och 


Personalutskottet 

Protokoll och 


Tillväxtutskottet 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

Till 

Central- 

arkivet 

efter 

11 


signum 

Kronologisk Bevaras 3 år Binds in tillsammans med protokollen och 

bilagorna 

Arkivbeständigt papper 

Kronologisk Bevaras 3 år Binds in 


Kronologisk Bevaras 3 år Arkivbeständigt papper A 4 


Kronologisk Bevaras Efter 3 år Arkivbeständigt papper A 5 

Kronologisk Bevaras Efter 3 år Arkivbeständigt papper 

Tidigare Arbetsmarknads- och 

näringslivsutskottet 

Se A 1 

A 1 

A 6


eller 

gallras? 

Protokoll och 


KomBrå 

Protokoll och 


KRF 

Protokoll och 


Samverkansgruppen, 

centrala 

Protokoll och 


Samverkansgruppen 

Kommunstyrelsens 

förvaltning 

Protokoll, kopior 

egna och andras 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

Till 

Central- 

arkivet 

efter 

12 


signum 

Kronologisk Bevaras 3 år Kommunens brottsförebyggande råd 


Kronologisk Bevaras Efter 3 år Kommunens råd i frågor om 

funktionsnedsättning 


A 8 



Kronologisk Gallras vid 

inaktualitet 

Nej - 

A 7


eller 

gallras? 

PuL-administration 

Registerutdrag, 

begäran om samt 

svar 


Register- 

förteckningar 


Samtyckesblanketter 

för 

behandling av 

personuppgifter 


Samtycke till utlägg 

på webbplats 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

Remisser - egna Papper/ 

digitalt 

Remisser Papper/ 

Remissvar digitalt 

Till 

Central- 

arkivet 

efter 

13 


signum 

Gallras 1år Nej Personuppgiftslagen - 


Personuppgiftsombudets förteckning över 

Gallras 

2 år 

personregister 

Nej Personuppgiftslagen 

efter att personuppgiftsbehandling hos 

förvaltningen har upphört 

Gallras 2 

år efter att 

publicering 

har upphört 

Nej Personuppgiftslagen - 



E 1 

-


eller 

gallras? 

Revisionsrapporter Papper/ 

kommunrevisionen digitalt 

Riktlinjer Digitalt/ 

papper 

Rutinbeskrivningar Digitalt/ 

och instruktioner papper 

Statistik; 

Papper/ 

egen och andras digitalt 

Tilldelningsbeslut 

- ramavtal 

Tjänsteanteckningar 

Uppföljning av mål 

och budget 

Upphandlingshandlingar 

Digitalt/ 

papper 

Papper/ 

digitalt 

Digitalt/ 

papper 

Papper/ 

digitalt 

Till 

Central- 

arkivet 

efter 

14 


signum 


Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs Kommungemensamma, 

politiskt beslutade 

E 1 

Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs Kommungemensamma, 

ej politiskt beslutade 

E 1 

Kronologisk Gallras Nej Egenproducerad gallras om sammanställning - 

2 år 

av historiskt värde finns bevarad i andra 

dokument. 


Bevaras/ 

Gallras vid 

inaktualitet 

3 år Anteckningar som tillför sakuppgift bevaras 

i ärendeakt. De som inte tillför sakuppgift, är 

av tillfällig eller ringa betydelse gallras. 


Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs Se ”Upphandlingspolicy och 

tillhörande riktlinjer för kommunerna i 



§ 20, 2012 

E 1/- 

E 1


eller 

gallras? 

Utbildningar/kurser Papper/ 

anmälningar digitalt 


planeringsunderlag digitalt 


program, digitalt 

deltagarlista och 

studiematerial 

Utredningar, egna Papper/ 

digitalt 

Verksamhetsplan Digitalt/ 

papper 

Vänortsbesök, Digitalt/ 

handlingar papper 

angående 

Årsberättelse Digitalt/ 

papper 

Överklagande av Digitalt/ 

beslut 

papper 

Gallras vid 

inaktualitet 

Gallras vid 

inaktualitet 

Gallras vid 

inaktualitet 

Till 

Central- 

arkivet 

efter 

15 


signum 

Nej Anordnade av förvaltningen - 



Diarieplan Bevaras Diarieförs E 1 


Diarieplan Bevaras 3 år Korrespondens, deltagarlistor E 1 


Diarieplan Bevaras Efter 3 år Diarieförs 

Förvaras ihop med ärendet 

E 1


KS förvaltning Centralarkiv 


eller 

gallras? 

Anbudshandlingar Papper/ 

digitalt 

Arkivförteckningar 

alla 

nämnder/styrelser 

Papper/ 

digitalt 

Till 

Central- 

arkivet 

efter 

16 


signum 


Se ”Upphandlingspolicy och tillhörande 

riktlinjer för kommunerna i Inköpssamverkan” 


Allmänna arkivschemat 

§ 20, 2012 

Bevaras Revidering Förvaras i pärmar D 2 

Besöksliggare Inbunden Kronologisk Bevaras När den är fulltecknad D 1 

Delegationsbeslut Papper/ 

digitalt 


Dokumenthanterings- Papper/ Alfabetisk Bevaras Revidering Kopior. Original förvaras hos respektive - 

planer 

digitalt 

nämnd/styrelse 

Frågeblankett Papper/ Kronologisk Gallras - Underlag för statistik 

- 

digitalt 

10 år 

Särskilda rutiner för frågor angående 

skolhälsovårdsjournal och socialtjänstakt 

Projekt- 

Papper/ Kronologisk Bevaras 3 år Uppdragsbeskrivning, projektplan och rapport F 3 


E 1


eller 

gallras? 

Till 

Central- 

arkivet 

efter 

17 


signum 

Reversaler Papper Kronologisk Bevaras 1 år Leveranskvitton - underlag för statistik F 1 

Statistik Papper Kronologisk Bevaras 1 år Uppgifterna ingår delvis i Verksamhetsplanen F 2 

Upphandlings- Papper/ Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs Se ”Upphandlingspolicy och E 1 

handlingar digitalt 

tillhörande riktlinjer för kommunerna i 



§ 20, 2012


KS förvaltning Ekonomiavdelningen 


eller 

gallras? 


digitalt 

18 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 


Se ”Upphandlingspolicy 

och tillhörande riktlinjer 

för kommunerna i 


Antagen av 


§ 20, 2012 

Anläggningsregister Papper Bevaras 3 år Förvaras tillsammans med 

Bokslut, kapitalkostnader 

Attesteringsbevis Papper Kronologisk Gallras 

10 år efter 

attesträtten 

Autogiro – avslutade 

medgivanden 

upphört 

Papper Alfabetiskt Gallras 

10 år 

Uttag på papper varje år. 

Original för fd ADM, 

Administrativa Servicekontoret. 

Ny rutin år 2011 

för KS förvaltning. 

- 

3 år Avtal - 

E 1 

D 2


eller 

gallras? 

19 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Autogiro, 

Papper/ Kronologisk Gallras 1 år Ingår i Kassaverifikationer - 

fakturafiler Digitalt 

10 år 

Avtal Papper Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs Anläggningsregister, 

Bank, Inkasso 

Direkt , Raindance, Utskrift 

av fakturor, Skanning 

E 1 

Betalningar/ rättelser Papper Gallras 1 år Raindance leverantörs- - 

manuella 

10 år 

reskontran 

Betalnings- Papper Kronologisk Gallras Nej Raindance kundreskontran - 

påminnelser 

2 år 

Bokföringshänsyn/ Papper Ver.nummer Gallras 1 år Raindance - 

BOKSLU 

10 år 

Bokföringsorder Digitalt Ver.nummer Gallras 

10 år 

Raindance - 

Bokslut/delårsbokslut Papper Enligt slaglista Gallras 3 år - 

avstämningar 

10 år 

Bokslut/delårsbokslut Papper Bevaras/ 3 år Sammanställt i resultat- E 1/kapitalkostnader 

Gallras 

och balansräkningen i 

10 år 

årsredovisningen, vilken 

diarieförs. Ekonomiavdelningens 

underlag 

gallras.


eller 

gallras? 

Bokslut/ 

delårsrapport 

Bokslut/ 

årsredovisning 

Bokslutsprognos och 

budgetuppföljning 

Papper Bevaras/ 

Gallras 

10 år 


Gallras 

10 år 


Gallras 

5 år 

Fasta fördelningar Papper Ver.nummer Gallras 

10 år 

20 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

3 år Per 0831 varje år. Diarie- 

förs. Ingår i budgetuppföljning/bokslutsprognos 

och förvaras ihop 

med dem. Ekonomiavdelningens 

underlag 

gallras. 

3 år Diarieförs 

Ekonomiavdelningens 

underlag gallras. 

E 1/- 

E 1/- 

3 år/Nej Diarieförs. Förvaras 

tillsammans med 

delårsrapport. 



E 1/- 

1 år Raindance -


eller 

gallras? 

Huvudbok/ 

årsjournal/ 

21 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Digitalt Bevaras 3 år Transaktioner per kontoklass. 

Uttag på papper har 

skett t o m år 2000. 

G 3 a 

Papper Kronologisk Bevaras 3 år Resultat- och 

balansräkning. 

G 1 c 

Nej Raindance kundreskontran - 

2 år 

1 år Raindance - 

10 år 

1 år - 

10 år 

Huvudbokssammandrag 

Inkassokrav Papper Kronologisk Gallras 

Internräkningar Digitalt Ver.nummer Gallras 

Kassaverifikationer Papper Kronologisk Gallras 

Kodplan/kontoplan Papper Bevaras 3 år Med slaglista D 1 

Kontoutdrag Papper Kronologisk Gallras 

10 år 

1 år Från bank/skattemyndighet 

Kravärenden, Papper Alfabetisk Gallras Nej Inkasso Direkt, KFM-, LB- - 

avslutade 

2 år 

och Regressärenden. 

Kundfakturor Papper Procapita, Gallras Nej Raindance kundreskontra - 

inläsning 

Repabw, 

MiljöReda, 

ByggReda 

FRI, Arkiv 

2 år


eller 

gallras? 

Kundfakturor - Papper Ver.nummer Gallras 

underlag 

10 år 

Kundfordringar Papper Kronologisk Gallras 

avstämningar 

2 år 

Kundinbetalningar Papper Kronologisk Gallras 

manuella/OCR/AG 

10 år 

Kundinbetalningar/ Papper Kronologisk Gallras 

rättelser, fordran till 

KFM, manuella 

10 år 

Kundreskontran Papper Ver. nummer Gallras 

restlängd 

10 år 

Leverantörsfakturor Papper/ Ver.nummer Gallras 

Digitalt 

10 år 

Leverantörsfakturor Papper Leverantörs- Gallras 

bortstrukna 

nummer 10 år 

Leverantörs Papper Ver.nummer Gallras 

fakturor, utländska 

10 år 

Leverantörsregister Papper Alfabetisk och Gallras 

leverantörsnr 10 år 

22 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

1 år Raindance kundreskontran - 

Nej - 

1 år Ingår i Kassaverifikationer - 

1 år Raindance kundreskontran 

KFM 

Kronofogdemyndigheten 

- 

1 år Raindance kundreskontran - 

1 år Raindance. Från okt 2006 

skanning. 

- 

Raindance 

Uttag på papper har skett 

t o m år 2007. 

- 

1 år - 

Uttag på papper har skett 

t o m år 2007. 

-


eller 

gallras? 

23 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Leverantörs- Papper Gallras 1 år Raindance och försystem - 

reskontran, restlängd 

10 år 

Loggning Papper Kronologisk Gallras 

10 år 

1 år Raindance - 

MOMS – särskilt Papper Kronologisk Gallras 3 år - 

statsbidrag 

10 år 

Projekt- 

Bevaras 3 år Uppdragsbeskrivning, F 2 

dokumentation 

projektplan och rapport. 

Redovisning, Papper Bevaras/ 3 år Bokslut för hela Mjölby E 1/sammanställd 

Gallras 

kommun samt de 

10 år 

kommunala bolagen - 

koncernen. Diarieförs och 

ingår i årsredovisningen. 



Räntefakturor Papper Kronologisk Gallras 

2 år 

Nej Raindance kundreskontran - 

Skuldbrev/reverser Papper Kronologisk Gallras Nej För lösta lån - 

makulerade 

2 år


eller 

gallras? 

24 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Skuldsanerings- Papper Alfabetisk Gallras Nej Inkasso Direkt 

- 

ärenden, avslutade 

5 år 

Förvaras i närarkiv. 

System- 

Papper Bevaras Vid ny Beskriver Raindance F 1 

dokumentation 

version 

Utbetalningsjournaler Papper Kronologisk Gallras 

10 år 

1 år Leverantörer, bankgiro - 

Verifikationer Papper Gallras 3 år Månadsvis dokumentation - 

Bergen Energi 

10 år 

på fördelning via fil från 

Bergen. Bearbetas på Ek 

och Tk. 

Upphandlings- Papper/ Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs Se 

E 1 

handlingar 

digitalt 

”Upphandlingspolicy och 

tillhörande riktlinjer för 

kommunerna i 


Antagen av 


§ 20, 2012

Stiftelse-/Donations- 

förvaltningen 


eller 

gallras? 

25 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Anmälan till Papper Kronologisk Bevaras Levereras till arkivet Se F 1 

Stiftelseregistret 

löpande. 

Donationsfonder, Papper Kronologisk Gallras Nej Förvaras i närarkivet - 

ansökningar till 

10 år 

Donationshandlingar Papper Alfabetisk Bevaras Testamenten och 

urkunder 

F 1 

Huvudbok Papper Kronologisk Bevaras 3 år Resultat- och 

G 1/ 

balansräkning per fond 

Inbunden t o m 1996. 

Se A 1 

Huvudboks- Papper Kronologisk Bevaras 3 år Gemensam resultat- och Se A 1 

sammandrag, 

balansräkning. 

gemensamt 

Ingår i årsbokslutet. 

Kodplan Papper Kronologisk Bevaras 3 år Se A 1 

Protokoll Papper Kronologisk Bevaras 3 år A 1 

Protokoll, 

handlingar till 

Papper Kronologisk Bevaras 3 år Äldre handlingar A 2

Stiftelse-/Donations- 

förvaltningen 


eller 

gallras? 

26 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Protokollsbilagor Papper Kronologisk Bevaras 3 år Förteckning över vilka 

som får ta del av medlen 

från donationsfonder. 

Förvaras ihop med 

protokollen. 

Se A1 

Revisionsberättelser Papper Kronologisk Bevaras 3 år Ingår i årsbokslutet Se G 1 

Verifikationer Papper Donations- Gallras 3 år Inklusive kontoutdrag G 2 

ordning, sedan 10 år 

från bank och 

kronologisk 

deklarationer mm från 

skattemyndighet. 

Årsbokslut Papper Kronologisk Bevaras 3 år Motsvarar huvudbok. 

För stiftelser med en 

förmögenhet under 1,5 

miljoner. 

Tidigare årsredovisning. 

G 1 

Övriga ämnesordnade Papper 

handlingar 

Kronologisk Bevaras 3 år Om permutationer F 2


KS förvaltning Föreningsarkiv 


eller 

gallras? 

27 

Till 

Föreningsarkivet 

efter 


signum 

Accessionsliggare Papper Kronologisk Bevaras Fulltecknad Uppgifter om typ av arkiv, 

datum och inlämnare 

D 6 

Anbudshandlingar Papper/ Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs 

E 1 

digitalt 





Antagen av Kommunfullmäktige, 

§ 20, 2012 

Arkivförteckningar Papper/ Efter huvud- Bevaras Efter Kopia till inlämnare efter F 2 

alla arkivbildare digitalt grupp 01 – 19 

revidering revidering 

Besöksliggare Papper Kronologisk Bevaras När den är fulltecknad D 5 

Frågeblanketter Papper Kronologisk Gallras 

10 år 

Nej - 

Inkommande Papper/ Kronologisk Bevaras 3 år E 1 

skrivelser 

digitalt 

Kundreskontra- Papper/ Kronologisk Bevaras 3 år Förvaras med listor för Se D 2 

rapport 

digitalt 

årlig avgift


eller 

gallras? 

28 

Till 

Föreningsarkivet 

efter 


signum 

Leveransreversaler Papper Kronologisk Bevaras 3 år Original till inlämnare B 3 

Listor på årlig avgift/ Papper/ Kronologisk Bevaras 3 år Faktureringsunderlag. Med D 2 

depositionsavgift digitalt 

adressregister till kunder 

Listor över nya/ Papper/ Kronologisk Bevaras 3 år Till ÖLFA, Östergötlands D 4 

kompletterade arkiv digitalt 

Arkivförbunds databas 

Lånekvitton Papper Kronologisk Bevaras 3 år Eller efter återlämning B 4 

Projekt- 

Papper/ 



projektplan och rapport 

Upphandlings- Papper/ Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs Se 

E 1 

handlingar 

digitalt 

”Upphandlingspolicy och 





§ 20, 2012 

Utgående skrivelser Papper/ Kronologisk Bevaras 3 år Följebrev och årlig B 2 

digitalt 

rapportering till ÖLFA 

Verksamhets- Papper/ Kronologisk Bevaras 3 år Till chefen efter avslutat B 1 

berättelser 

digitalt 

verksamhetsår 

Årlig rapportering till Papper/ Kronologisk Bevaras 3 år Ingår i utgående skrivelser Se B 2 

ÖLFA 

digitalt


KS förvaltning Hållbar utveckling 


eller 

gallras? 


digitalt 

Minnesanteckningar Digitalt/ 

papper 

Motioner Papper/ 

digitalt 

Policy Papper/ 

digitalt 

Projekt- 

Papper/ 


Rapporter Papper/ 

digitalt 

29 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 






Antagen av 


§ 20, 2012 

E 1 

Kronologisk Gallras, vid 

inaktualitet 

Nej - 



T ex kostpolicy/VA-policy 

Bevaras 3 år Uppdragsbeskrivning, 

projektplan och rapport. 

Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs T ex energiplan, 

klimatstrategi, energieffektiviseringsstrategi 

E 1 

F 2 

E 1


eller 

gallras? 

Upphandlings- 

handlingar 

Papper/ 

digitalt 

30 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 






Antagen av 


§ 20, 2012 

E 1


KS förvaltning IT-avdelningen 


eller 

gallras? 


digitalt 

31 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 






Antagen av 


§ 20, 2012 

Avtal, externa Papper Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs E 1 

Avtal, interna Papper Förvaltnings- Gallras 3 år Nej Angående support på - 

vis 

efter avtals- 

servrar 

tidens slut 

Förvaras inlåsta i arkivskåp 

Back-up system Band Gallras Nej Back-up veckovis förvaras - 

vid 

i bankfack. Månadsvis och 

inaktualitet 

årsvis i kassaskåp. Byts ut 

kontinuerligt. 

Debiteringsunderlag Papper Gallras Nej Service och support - 

internräkning 

2 år 

E 1


eller 

gallras? 

Hjälpregister för 

inkomna ärenden 

Digitalt/ 

papper 

Gallras 

efter 10 år 

32 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Nej Nilex Uppgifter om 

felanmälan, handläggare 

och åtgärder. Internt 

arbetsmaterial, för statistik. 

- 

Nej Lathundar för användare - 

Instruktioner Digitalt Gallras när 

de förnyats 

Inventarieregister Digitalt/ Kronologisk Bevaras 1 år Nilex Förteckning över alla D 1 

papper 

datorer, skärmar och 

skrivare med uppgifter om 

serienummer. Uttag på 

papper varje år i januari. 

Licenser och Papper/ Företagsvis, Gallras 3 år Nej Förvaras inlåsta i arkivskåp - 

certifikat 

Digitalt kronologisk efter giltighetstidens 

utgång 

Projekt- 

Papper/ 


dokumentation Digitalt 


System- 

Digitalt Gallras Nej När ett system skrotas: hela - 

dokumentation 

KS förvaltnings system


eller 

gallras? 

Upphandlings- 

handlingar 

Papper/ 

digitalt 

33 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 






Antagen av 


§ 20, 2012 

E 1


KS förvaltning Kvalitetsutveckling 


eller 

gallras? 


digitalt 

Bokslut 

Papper/ 

kvalitetsarbete digitalt 

Internkontrollplaner Papper/ 

digitalt 

Minnesanteckningar Papper/ 

digitalt 

Medborgar- Papper/ 

undersökningar digitalt 

34 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 






Antagen av 


§ 20, 2012 

E 1 

Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs i 

bokslutshandlingar 

E 1 


Kronologisk Gallras vid 

inaktualitet 

Nej KS Framtid - 

Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs E 1


eller 

gallras? 

Planer Papper/ 

digitalt 

Policy Papper/ 

digitalt 

Projekt- 

Papper/ 


Rapporter Papper/ 

digitalt 

Riktlinjer Papper/ 

digitalt 

Upphandlings- Papper/ 

handlingar 

digitalt 

Vision 2025 Papper/ 

digitalt 

35 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 


Handlingsplan kvalitetsarbetet 

E 1 




F 2 








Antagen av 


§ 20, 2012 

E 1 



KS förvaltning Personalavdelningen 


eller 

gallras? 


digitalt 

Annonser Papper/ 

digitalt 

36 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 


Se ”Upphandlingspolicy och 




Antagen av 


Systematisk Gallras 

3 år 

AMF – försäkringar Papper Alfabetisk Gallras när 

ärendet är 

Arbetsskada, 

anmälan om 

avslutat 

§ 20, 2012 

Nej Internt/externt 

utannonserade tjänster. 

Förvaras ihop med 

ansökningshandlingarna 

Nej Kopior. Original hos 

AFA. 

Papper Personnummer Bevaras Kopior. Förvaras i 

personalakten. Original till 

Försäkringskassan. 

E 1 

- 

- 

F 1


eller 

gallras? 

Anställningsbevis Papper/ 

digitalt 

Ansökningshandlingar Papper/ 

digitalt 

Systematisk Bevaras/ 

gallras 3 år 

efter att 

tjänsten 

tillsatts 

Arbetsgivaravgift, Digitalt Personnummer Gallras 

underlag till 

10 år 

Arbetsgivarintyg, Digitalt Personnummer Gallras vid 

underlag till 

inaktualitet 

Bokförings- och Digitalt Kronologisk Gallras 

avstämningslistor - 

månad 

2 år 

Bokföringslistor - år Digitalt Kronologisk Gallras 

2 år 

37 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Bevaras 1 exemplar till personalakten 

1 kopia förvaras med 

ansökningshandlingarna. 

Den gallras 3 år efter att 

tjänsten tillsatts. 

F 1 

Ja/ nej Förvaras systematiskt, årsvis F1/och 

förvaltningsvis. 

Ansökningshandlingar och 

eventuella betyg för den som 

fått tjänsten bevaras i 

personalakten. Ansökningshandlingar 

för övriga gallras 

1 år Lönesystemet - 

Nej Lönesystemet - 

Nej Till Ekonomiavdelningen - 

Nej Till Ekonomiavdelningen -


eller 

gallras? 

Debiteringsunderlag - 

leasingbilar, privat 

Debiteringsunderlag - 

profilmaterial, privat 

Papper Förvaltning, 

db, personnr 

Papper Förvaltning, 

db, personnr 

Gallras 

2 år 

Gallras 

2 år 

Fotografier 

Digitalt Alfabetisk Gallras 

nyanställda 

1 år 

Friskanmälan Papper/ Alfabetisk Gallras 

digitalt 

2 år 

Företagshälsovård Digitalt/ 

Gallras 

papper 

3 år 

Förteckning över Papper/ Systematisk Gallras 

sökande till tjänst digitalt 

3 år 

Inkomstuppgifter Papper/ 

digitalt 

Inkomstuppgifter - Papper/ 

slutlig taxering digitalt 

Personnummer Gallras 

2 år 

Personnummer Gallras 

10 år 

Intresseavdrag Papper Gallras 

10 år 

38 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

1 år Förvaras tillsammans med 

tjänstgörings- 

rapporterna 

1 år Förvaras tillsammans med 

tjänstgöringsrapporterna 

- 

Nej I stadshuset - 

1 år Förvaras ihop med 

sjukanmälan 

- 

Nej Sammanställning av 

åtgärder 

Nej Förvaras med ansökningshandlingarna 

och gallras 3 år 

efter att tjänsten tillsatts 

- 

Nej Lönesystemet - 

1 år Lönesystemet. Sammanställning 

av taxeringsuppgifter 

– lista 

1 år Lönesystemet 

- 

- 

-


eller 

gallras? 

39 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Kostavdrag Papper Kronologisk Gallras 1 år - 

digitalt 

2 år 

Lönelistor Digitalt Förvaltning 

db, personnr 

Bevaras 1 år Lönesystemet G 2 

Personalbokslut Digitalt/ 

papper 


Personalakter Papper Personnummer Bevaras Avgång, Innehåller t ex ansöknings- F 1 

pension eller handlingar, anställningsdödsfall 

bevis, personkort/ matriklar, 

uppgift om löneförändringar, 

rehabiliteringsutredningar, 

kopior av anmälan om 

arbetsskada, pensionsbrev 

och andra beslut som rör de 

anställda 

Projektdokumentation Papper/ 


digitalt 


Rehabiliteringsutredningar 

Papper Personnummer Bevaras 1 år Förvaras i personalakt F 1 

Reseräkningar Papper/ Handläggarvis, Gallras 1 år Papper när det bifogas - 

digitalt kronologisk 10 år 

kvitton eller gäller utlandet


eller 

gallras? 

40 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Sjukanmälan och Papper/ Alfabetisk Gallras 1 år Förvaras ihop med - 

läkarintyg 

digitalt 

2 år 

friskanmälan 

Självservice Digitalt Gallras Nej Lönesystemet 

- 

2 år 

Tjänstgörings- och 

frånvarorapportering 

Skattejämkningar Papper/ Alfabetisk Gallras Nej - 

digitalt 

2 år 

Sökregister Digitalt/ Personnummer Bevaras Personsammanställningar. F 3 

papper 

Uttag varje år på 

arkivbeständigt medium 

Tjänstgöringsrapporter Papper/ Förvaltning, Gallras 1 år - 

- anställda 

digitalt db, månad, pnr 2 år 

Tjänstgöringsrapporter Papper Nämndvis Gallras 1 år - 

- förtroendevalda 

2 år 

Upphandlings- Papper/ Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs 

E 1 

handlingar 

digitalt 





Antagen av KF, § 20, 2012 

Övertidsjournaler Digitalt Kronologisk Gallras 

3 år 

Nej Lönesystemet -


KS förvaltning Post och Repro 


eller 

gallras? 


digitalt 

41 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 






Antagen av 


§ 20, 2012 

Avtal; 

Papper Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs 

E 1 

kopieringsmaskiner 

Förvaras inlåsta i arkivskåp 

Debiteringsunderlag – Papper Kronologisk Gallras Nej Underlag till internräkning - 

kopiering och 

förbrukningsmaterial 

2 år 

Debiteringsunderlag – Papper Förvaltn vis, Gallras Nej Underlag till internräkning - 

profilmaterial, i tjänsten 

kronologisk 2 år 

Följe-/Fraktsedlar Papper Kronologisk Gallras 

2 år 

Nej - 

Kvittenslistor Papper Kronologisk Gallras 1 år Från Posten – för att lösa ut - 

10 år 

paket och värdehandlingar 

E 1


eller 

gallras? 

42 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Ordersedlar/ 

Papper Kronologisk Gallras Nej - 

erkännanden 

2 år 

Projekt-dokumentation Papper/ 


Digitalt 

projektplan och projektrapport 

Värdeböcker Papper Kronologisk Gallras 1 år, då Inbundna För värdehand- - 

10 år boken är slut lingar till Mjölby kommun 


E 1 

handlingar 

digitalt 





Antagen av 


§ 20, 2012


KS förvaltning Samhällsvägledning 


eller 

gallras? 

Bokningar 

Bokning 

Digitalt Gallras 

hörslinga 

1 år 

Bokning 


ljudanläggningar 

2 år 

Bokningsbekräftelse Digitalt Gallras 

ljudanläggning 

1 år 

Debiteringsunderlag Papper/ Månadsvis Gallras 

digitalt 

2 år 

Debiteringsunderlag Papper Gallras 

2 år 

Nyckelkvittenser Papper/ 

Gallras vid 

digitalt 

återlämning 

Stombokningar Papper/ 

Gallras 

lokaler 

digitalt 

1 år 

Övriga 


lokalbokningar 

1 år 

43 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Nej Bokas via intranätet 

Mjölnet 

- 

Nej Från föreningar via telefon/ - 

e-post 

Nej Till kunden - 

Nej Till ekonomikontoret 

För lokalbokning och 

ljudanläggning 

- 

Nej Till ekonomikontoret 

För hörslinga 

- 

Nej För lokalbokning - 

Nej Från större föreningar och 

företag för varje år 

Nej Från privatpersoner/mindre 

föreningar; telefon/ e-post 

- 

-


eller 

gallras? 

44 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Borgerlig vigsel 

Följebrev 

Papper Nej Skickas till Länsstyrelsen 

Borgerliga vigslar 

vid årsskiftet 

Hindersprövnings- Papper Nej Skickas till Länsstyrelsen 

intyg 

vid årsskiftet 

Vigselintyg Papper Nej Skickas till Skatteverket 

efter vigseln 

Vigselprotokoll Papper Nej Till Länsstyrelsen vid 

Budget- och skuld- 

rådgivning 

Verksamhets- 

berättelser 

Ärenden om 

budgetrådgivning 

Ärenden om 

skuldrådgivning, ej 

prövade enligt 

skuldsaneringslagen 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

årsskiftet 

Kronologisk Bevaras 3 år Diarieförs. Budget- skuldoch 

konsumentrådgivning 

Alfabetisk Gallras 

5 år 


5 år 

med statistik 

Avslut Ärendeblad, minnesanteckningar,skuldöversikter, 

kalkyler, förslag 

till hushållsbudget 

Avslut Ärendeblad, minnesanteckningar, 

skuldöversikter, 

kalkyler, underlag långivare, 

korrespondens och 

överenskommelser med 

fordringsägare 

- 

- 

- 

- 

E 1 

- 

-


eller 

Ärenden om 

skuldrådgivning, 

prövade enligt 

skuldsaneringslagen 

Papper/ 

digitalt 

gallras? 


5 år 

Donationsfonder 

Ansökningar till Papper Kronologisk Gallras 

donationsfonder 

10 år 

Förslag till beslut Papper/ Kronologisk Gallras 

fondutdelning digitalt 

3 år 

Korrespondens Papper/ Kronologisk Gallras 

digitalt 

1 år 

45 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Avslut Ärendeblad, minnesanteckningar,skuldöversikter 

och kalkyler, 

underlag från långivare, 

kopior av korrespondens 

och överenskommelser 

med fordringsägare, 

kopior av ansökan till och 

beslut från kronofogdemyndighet 

samt tingsrättsbeslut 

Nej Förvaras på ekonomikontoret 

- 

Nej Kopia 

Original på ekonomi 

- 

Nej Brev till sökande - 

-


eller 

gallras? 

46 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Färdtjänst/ 

riksfärdtjänst 

Ansökan färdtjänst/ Papper/ Alfabetisk Gallras Avslut Diarieförs Eventuellt med - 

riksfärdtjänst digitalt 

5 år 

läkarutlåtande 

Brev om bekräftelse 

på riksfärdtjänst 

Papper Nej Skickas till den sökande - 

Brev om bifall till 

färdtjänst 

Papper Nej Skickas till den sökande - 

Faktura- 

Papper/ Månadsvis Gallras Nej För färdtjänst - 

specifikationer digitalt 

10 år 

Faktura- 

Digitalt Kvartalsvis Gallras Nej För riksfärdtjänst - 

specifikationer 

10 år 

Fakturor Digitalt Gallras Nej Raindance 

- 

10 år 

För färdtjänst/riksfärdtjänst 

Statistik färdtjänst/ Digitalt Gallras Nej Från Länstrafiken och - 


Utredning och beslut 

om färdtjänst/ 


Papper/ 

digitalt 

10 år 


5 år 

Tösab 

Avslut Diarieförs. Vid avslag får 

den sökande en kopia av 

utredningen och beslut 

-


eller 

Lotteritillstånd 

Ansökan 

lotteritillstånd 

gallras? 

Papper Gallras 

5 år efter 

giltighets- 

tidens slut 

Beslut lotteritillstånd Papper Gallras 

2 år 

efter 

giltighets- 

Förordnande 

lotterikontrollant 

tidens slut 

Papper Gallras 

5 år efter 

giltighetstidens 

slut 

Lotteriredovisning Papper Gallras 

2 år 

Lotteriredovisning Digitalt Gallras 

2 år 

47 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Nej Med föreningens stadgar, 

verksamhetsberättelse och 

protokoll från styrelsemöte 

Gäller oftast i 3 års tid 

Originalet till föreningen 

Kopia, samhällsvägledning 

Nej Skickas till föreningen och 

lotterikontrollanten 

Kopia, samhällsvägledning 

Nej Från lotterikontrollanten - 

Nej Från och till Lotteriinspektionen 

efter avslutat 

år 

- 

- 

- 

-


eller 

Parkeringstillstånd 

Ansökan parkeringstillstånd 

rörelsehindrade 

Papper/ 

digitalt 

gallras? 


1 år efter 


utgång 

Debiteringsunderlag Digitalt Gallras 

2 år 

Parkeringstillstånd Papper/ 

digitalt 

Utredning parkerings- Papper/ 

tillstånd 

digitalt 

rörelsehindrade 

Torghandel 

Kvittens 

torghandel 

Redovisningslista 

torghandel 


1 år efter 


utgång 

Papper Månadsvis Gallras 

2 år 


2 år 

48 

Till Central- 

arkivet efter 

Nej Diarieförs 

Med foto och 

läkarutlåtande 


signum 

Nej Förvaras på 

Ekonomikontoret, 10 år 

För fakturor som skickas 

till andra kommuner för 

parkeringstillstånd 

- 

Nej Lämnas till den sökande - 

Nej Diarieförs. Vid avslag får 

den sökande en kopia av 

utredningen och beslut 

Nej Från Ekonomikontoret 

Kopia på Ekonomi, 10 år 

Nej Från torgfogden över 

tillfälliga torghandlare 

- 

- 

- 

-


eller 

Övrigt 

Anbudshandlingar 

ProjektdokumentationUpphandlingshandlingar 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

gallras? 

49 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 






Antagen av 


§ 20, 2012 








Antagen av 


§ 20, 2012 

E 1 

F 1 

E 1


KS förvaltning Tillväxtkontoret Arbetsmarknad och vägledning 


eller 

gallras? 


digitalt 

Anvisning, remiss 

från arbetsförmedling 

/socialtjänst 

Avtal 

Samordningsförbund 

Avtal mellan 

Integrationsverket 

och Mjölby kommun 

50 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 






Antagen av Kommun- 


2 år 

Nej 

fullmäktige, § 20, 2012 

Efter avslutad åtgärd - 

Papper Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs 

Vägledningscentrum–VLC 

Lundby arbetscentrum - 

Digitalt/ 

papper 

LAC 


Om mottagande av 

flyktingar 

E 1 

E 1 

E 1


eller 

gallras? 

51 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Besiktningsprotokoll Papper Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs 

E 1 

- biltvätten 

LAC 

Beslut från Papper Månadsvis Gallras Nej Efter avslutad åtgärd - 

arbetsförmedling/ 

socialtjänst 

2 år 

Beslut tillstånd, Papper Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs 

E 1 

Räddningstjänsten 

LAC 

Beslutsmeddelande Digitalt/ Kronologisk Gallras 2 år - 

lönebidrag 

Papper 

10 år 

Daganteckningar Digitalt Bevaras I Pamp/Procapita 

Ärendeblad/journalblad, 

utredningar, handlingsplan 

och uppföljning 

F 3 

Hyresavtal Papper Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs E 1 

Inspektioner Papper Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs 

E 1 

Miljökontoret 

LAC 

Internfakturor Papper/ 

Gallras 2 år - 

Digitalt 

10 år 

Internkontrollplaner Papper Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs E 1 

Kassaredovisningar Papper Kronologisk Gallras 

10 år 

2 år -


eller 

gallras? 

52 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Kundfakturor Papper/ Ver nummer Gallras 2 år - 

Digitalt 

10 år 

Körjournaler med Papper Kronologisk Gallras 2 år För Lundby 

- 

bensinkvitton 

10 år 

Arbetscentrums egna bilar 

Leverantörsfakturor Digitalt/ Alfabetiskt Gallras 2 år - 

Papper 

10 år 

Matersättningar Papper/ Ver nummer Gallras 2 år VLC - 

PRAO 

digitalt 

10 år 

Projekt- 

Papper/ 




LIF-akt 

Papper Per familj/ Bevaras Akterna Lagen om 

F 2 

Beslut från 

mammans 

förvaras på introduktionsersättning för 

Migrationsverket 

personnummer 

Väglednings- flyktingar och vissa andra 

centrum 

tillsvidare. 

utlänningar, LIF. 

LIF-akt 

Papper Per familj/ Gallras vid Nej Från Centrala 

- 

Beslut om 

mammans inaktualitet 

studiestödsnämnden 

hemutrustningslån 

personnummer 

LIF-akt 

Papper Per familj/ Bevaras För introduktionsersättning F 2 

Förbindelse att följa 

mammans 

reglerna 

personnummer


eller 

gallras? 

LIF-akt 

Introduktionsplan 

LIF-akt 

Korrespondens av 

betydelse i ärendet 

LIF-akt 

Korrespondens av 

tillfällig/rutinmässig 

karaktär 

LIF-akt 

Praktikplatsformulär 

LIF-akt 

Underlag till ansökan 

om introduktionsersättning 

Papper Per familj/ 

mammans 

personnummer 


mammans 

Digitalt/ 

Papper 

personnummer 

Per familj/ 

mammans 

personnummer 


mammans 

personnummer 


mammans 

personnummer 

53 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Bevaras F 2 

Bevaras F 2 

Gallras vid 

inaktualitet 

Nej - 

Bevaras F 2 

Gallras vid 

inaktualitet 

Nej T ex närvarorapporter över 

svenskundervisning och 

praktik, kvitton, 

ersättningsbesked om 

föräldrapenning, intyg från 

skola om lexikonbehov, 

kostnadsförslag för 

tandvård, glasögon m m 

-


eller 

gallras? 

LIF-akt 

Yttrande till åklagare 

och allmän domstol 

LIF-akt 

Överklaganden med 

bilagor 

Lista över 

schablonersättningar 

LMA-akt 

Beslut från 

Migrationsverket 

LMA-akt 

Bosättningsanvisning 

från Migrationsverket 

LMA-akt 

Handlingar av 

betydelse i ärendet 


mammans 

personnummer 

54 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Bevaras F 2 


mammans 

personnummer 

Bevaras F 2 

Papper Månadsvis Gallras 2 år - 


mammans 

personnummer 


mammans 

personnummer 


mammans 

personnummer 

10 år 

Bevaras Akterna 

förvaras på 

Vägledningscentrum 

tillsvidare 

Lagen om mottagande av 

asylsökande m fl , LMA 

T ex uppehållstillstånd 

F 2 

Bevaras F 2 

Bevaras F 2


eller 

gallras? 

LMA-akt 

Underlag till ansökan 

om dagbidrag/ 

dagersättning 

LMA-akt 

Överenskommelser 


mammans 

personnummer 

Gallras vid 

inaktualitet 

55 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Nej T ex kopior av pass, 

vigselbevis, remissutlåtanden 

från läkare m m 


mammans 

personnummer 

Bevaras F 2 

Digitalt Bevaras I Pamp/Procapita D 1 

Register över 

flyktingar 

Riskanalysrapport, 

Säkerhetsgruppen 

Papper Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs E 1 

Tillbudsrapport Papper Gallras vid Nej Skickas till förvaltningen, - 

inaktualitet 

till Samverkansgruppen 

Tillsynsprotokoll Papper Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs 

E 1 

Räddningstjänsten 

LAC 

-


eller 

gallras? 

Upphandlings- 

handlingar 

Papper/ 

digitalt 

Verksamhetsplaner-/ Papper/ 

berättelser 

digitalt 

Årsstatistik Papper/ 

digitalt 

56 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 







§ 20, 2012 

E 1 




KS förvaltning Tillväxtkontoret EU-samordning 


eller 

gallras? 


digitalt 

EU-projekt 

ansökningar 

EU-projekt 

rapporter 

Internationaliseringspolicy 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

57 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 






Antagen av 


§ 20, 2012 

E 1 





eller 

gallras? 

Minnesanteckningar 

projektmöten 

Partnerskapsavtal/ 

vänortsavtal 

Protokoll, 

Kommunstyrelsen 

Utdrag 

Upphandlingshandlingar 

Verifikationer och 

ekonomiska underlag 

Papper 

Papper/ 

Kronologiskt Gallras när 

rapporten är 

klar 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

Papper/ 

digitalt 

58 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Nej Förvaras i pärm hos 

projektledaren 


Diarieplan Bevaras 3 år Förvaras i akt gällande 

deltagande i EU-projekt 






Antagen av 


Kronologiskt Gallras 

5 år efter 

senaste 

utbetalning 

§ 20, 2012 

Nej Raindance 

T ex deltagarlistor, 

timrapporter 

- 

E 1 

E 1 

-


KS förvaltning Tillväxtkontoret Leasingbilar 


eller 

gallras? 


digitalt 

59 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 






Antagen av 


§ 20, 2012 

Avtal Papper Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs 

Med bilföretag/finansbolag 

E 1 

Avtal med förvaltningar Papper Förvaltnings- Gallras Nej Efter avtalstidens utgång - 

vis 

3 år 

Beställningar Papper Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs E 1 

Debiteringsunderlag Papper Kronologisk Gallras Nej Underlag till internräkning - 

poolbilarna 

2 år 

och/eller löneavdrag. 

E 1


eller 

gallras? 

Fakturor, försäkringar Digitalt/ 

Papper 

Systematiskt Gallras 

10 år 

Fasta fördelningar Papper Gallras 

10 år 

Försäkringsbrev Papper Systematiskt Gallras 

motorfordon 

3 år 

Förteckning över Digitalt/ 

Gallras 

bensinkort 

papper 

Internräkningar Digitalt Kronologisk Gallras 

10 år 

Koder till bensinkorten Papper/ 

digitalt 

Gallras 

Kvitton Papper Gallras 

10 år 

Körjournaler Papper Objektnummer Gallras 

- bil 10 år 

Köruppgifter Papper Kronologisk Gallras 

10 år 

60 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

1 år Med fakturaspecifikation 

och fordonsförteckning. 

Original till förvaltningar, 

kopia Tekniska kontoret. 

- 

1 år Hanteras och förvaras på 

Ekonomiavdelningen 

- 

Nej Efter avtalstidens utgång 

Förvaras Tekniska kontoret 

Nej Uppdateras kontinuerligt 

Gallras vid inaktualitet 

- 

Nej - 

Nej Förvaras i kassaskåp, gallras - 

vid inaktualitet 

1 år Bensin/biogas. Förvaras i 

pärm. 

- 

1 år - 

1 år Kontroll av mätarställning. 

Underlag till internräkning. 

-


eller 

gallras? 

61 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Leverantörsfakturor Digitalt Gallras Nej Tex leasingavgifter, - 

10 år 

fordonsskatt. 



Digitalt 


Registreringsbevis Papper Objektnummer Gallras Nej När fordonet avyttras/ säljs - 

Skadeanmälan Papper Kronologiskt Gallras 

10 år 

Nej - 


E 1 

handlingar 

digitalt 





Antagen av 


§ 20, 2012


KS förvaltning Tillväxtkontoret Näringsliv, marknadsföring, turism och landsbygd 


eller 

gallras? 

Anbudshandlingar Digitalt/ 

papper 

62 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 







§ 20, 2012 

Bygdepeng till byalag Papper Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs E 1 

Driftstöd för 

lanthandel 


Etablerings- Digitalt/ 

Gallras vid Nej För markförsäljning finns - 

förfrågningar papper 

inaktualitet 

handlingar på Tekniska 

som blir ett ärende 

kontoret. För lokaler/ 

byggnader finns handlingar 

på FAMI, Fastighets AB 

Mjölby Industribyggnader. 

E 1


eller 

gallras? 

Etableringsförfrågningar 

Hemsändningsbidrag 

för lanthandel 

Marknadsföringsmaterial 

Pressmeddelanden, 

egna 

ProjektdokumentationUpphandlingshandlingar 

Vad händer i Mjölby 

kommun? 

63 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 

Digitalt/ 

Gallras vid Nej Som inte blir något ärende - 

papper 

inaktualitet 


Varierande Kronologisk Bevaras 2 år 1 arkivexemplar av varje F 2 

Digitalt Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs E 1 

Papper/ Diarieplan Bevaras 3 år Uppdragsbeskrivning, 

Digitalt 


Digitalt/ Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs 

Papper 






§ 20, 2012 

Papper Kronologisk Bevaras 1 år Evenemangs-kalender 

1 arkivex varje månad 

F 1 

E 1 

F 3


KS förvaltning Webb 


eller 

gallras? 


digitalt 

64 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 






Antagen av 


§ 20, 2012 

Besöksstatistik för Papper Kronologisk Bevaras 1 år Uttag görs efter varje H 1 

hemsidan 


Broschyrer Papper Kronologisk Bevaras 2 år Material som tas fram av 

informatören, levereras av 

Post och repro 

B 1 

Fotografier av Papper/ Kronologisk Bevaras 1 år Uttag årligen på USB-minne K 2 

byggnader och miljöer i 

Mjölby Kommun 

digitalt 

E 1


eller 

gallras? 

Fotografier av politiker Papper/ 

digitalt 

65 

Till Central- 

arkivet efter 

Bevaras Vid 

mandatperiod 

ens utgång 


signum 

Uttag på Cd-skivor K 1 

Hemsidan - startsida Papper Kronologisk Bevaras 1 år Uttag görs efter varje F 2 

och webbkarta 


Pressmeddelanden egna Digitalt Diarieplan Bevaras 3 år Diarieförs E 1 



Digitalt 

projektplan och projektrapport 

Tidningsurklipp Papper Kronologisk Bevaras Fortlöpande Anslås i stadshuset Ö 1 


E 1 

handlingar 

digitalt 





Antagen av 


§ 20, 2012


KS förvaltning Växeln 


eller 

gallras? 


digitalt 

66 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 






Antagen av 


§ 20, 2012 

Avtal för växeln Papper Bevaras 3 år Diarieförs E 1 

Beställningar/ Papper Förvaltnings- Gallras Nej - 

ändringar av 

telefoner/mobiler 

vis 

2 år 

Projekt- 

Papper/ 


dokumentation Digitalt 


E 1


eller 

gallras? 

Upphandlings- 

handlingar 

Papper/ 

digitalt 

67 

Till Central- 

arkivet efter 


signum 






Antagen av 


§ 20, 2012 

E 1

Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsens ... - Mjölby kommun

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?