InnEhåll #3-2011 - Posten

agenda tEknIk ordninG och reda
från Kaos till Kontroll
Smarta arkiv sparar tid
företaget danica Pension nådde en kritisk massa när de
hanterade 10 000 ärenden helt manuellt. då samlade de
medarbetarna och utformade ett helt nytt system.
resultatet blev digitalt, effektivt och…roligt (!).
informationSHyGien. så
kallar danica Pension sin interna
it-revolution. arkivskåpen och
pärmarna är för länge sedan
utkastade. Personalens frustration
över att behöva leta efter
information har bytts ut mot
överblick, effektivitet och kontroll.
övergången till ett smart
digitalt hanteringssystem har
varit ett win-win från dag ett.
– jobbet har blivit enklare och
roligare, kunden får bättre service
och vi sparar massor med
värdefull tid varje dag, konstaterar
Hans Wirsén, it-ansvarig.
för fem år sedan hanterade
danica cirka 10 000 ärenden helt
manuellt. dokumenten vandrade
i pappersform mellan olika händer
och lagrades i arkivrum.
– vi hade nått en kritisk
massa. Personalen var frustrerad
över att behöva lägga så mycket
tid på att leta och började bygga
VAd SnAckAR dE OM?
Prokurist
En prokurist är en
person som har en
särskild fullmakt (en
prokura) och som
därför har rätt att
företräda företaget
i allt som gäller
företagets näringsverksamhet.
Prokura
kallas även handelsfullmakt.
upp egna privata arkivsystem.
Med den här utvecklingen skulle
vi snart stå inför stora logistikproblem
och personalomsättning.
vi räknade ut att vi ägnade
cirka 6 000 timmar om året bara
på att söka information.
löSninGen Kom från smartinfo,
ett företag som erbjuder
skräddarsydda system för informationshantering.
affärsidén
går ut på att omvandla företagsinformation
till elektroniskt
sökbar data och bygga digitala
arkivsystem som ger överblick
och tillgänglighet.
– i dag arbetar vi på ett helt
annat sätt, berättar Hans Wirsén.
alla ärenden som kommer in
skannas och hamnar automatiskt
hos rätt handläggare och förses
med ett slutdatum. systemet
kan tolka handskriven text och
själv föreslå var dokumentet hör
hemma.
tidernas företagare
Klockan tio på förmiddagen
den 21 maj 2001 hittade Mark
Hughes fjärde fru honom död i
parets säng i 200-miljonersvillan
i Malibu. Hans solbrända,
vältränade kropp och kritvita
tänder hade inte hjälpt. Han
hade, ”av misstag”, tagit den
anitdepressiva medicinen doxepin
i kombination med alkohol.
grundaren av Herbalife var
en man med många sidor. ytan
var en glittrande Hollywoodfasad
som förtrollade alla, inuti
blandades alkoholism med en
drivkraft så stark att han inte
Men Wirsén nöjde sig inte
bara med att identifiera problemet
och målet – han insåg att de
som var bäst på att hitta vägarna
dit var personalen, de som dagligen
arbetade med arkivering och
kundkontakt.
– vi satte ihop workshops där
vi studerade tids- och arbetsprocesser
tillsammans. Personalen
var med i alla moment och
utformade systemet. det gjorde
att övergången blev smidig och
att det fanns en välvilja och en
delaktighet som blev ett lyft för
alla inblandade.
paula aSarnoj
oM sMartinfo
levererar lösningar inom informationshantering.
de täcker
bland annat digital arkivering och
tolkning av handskriven text.
liknande tjänster levereras av
Canon och Konica Minolta.
drog sig för att ljuga
om sin uppväxt för att
kunna komma med en
bra story.
Mark kunde sälja
sand i sahara, men
hjärtat var alltid
med i hans arbete.
”Hans ögonkontakt
omfamnade dig. vi
kallade det att bli Herbaliserad”,
säger en tidigare medarbetare
i en artikel i details magazine i
oktober 2000.
Herbalife grundades 1980
och har kritiserats för vilsele-
danica Pensions
it-revolution
sammanfattad i
sex punkter.
före:
1. all information var pappersbaserad.
2. varje ärende hade en
uppstartstid på ca 5–7
minuter.
3. 40 hyllmeter ”död
materia”.
4. inhyrd arkiveringspersonal.
5. dokument skickades
med post fram och
tillbaka till kunden.
6. frustration över att inte
kunna ge god och snabb
service.
efter:
1. Hanterar all information
digitalt – all post skannas
in.
2. varje ärende har en uppstartstid
på 1 sekund.
3. inga arkivskåp eller
pärmar.
4. Kontroll och tillgänglig
het.
5. smart teknik som tolkar
handskrift.
6. skönare och roligare att
jobba.
mark huGhes – den drivne drömmaren
mark Hughes
dande hälsoprodukter.
trots detta finns företaget
i dag i 73 länder
och har en omsättning
på 15 miljarder kronor.
Precis som dess
grundare drivs Herbalife
av drömmar om ett
bättre liv. eller som den
karismatiske Mark i en
rättegång kommenterade de
näringsexperter som kritiserat
hans produkter:
”om de är sådana experter
på viktminskning, varför är de
då så feta?”
du&c0 3-2011 31