Checklista för beställare Att tänka på vid köp - Teknikföretagen

Teknikföretagen
Checklista för beställare
Att tänka på vid köp
Förfrågan
• Beskriv bakgrunden till förfrågan och vilka behov produkten ska
tillgodose.
• Ange kraven så tydligt som möjligt, klargör vad som är ”ska-krav”
respektive ”bör-krav”, eventuellt med rangordning. Ju bättre och tydligare
förfrågan, desto bättre offerter.
• Ange särskilt om förfrågan i något avseende bygger på leverantörens
marknadsföringsmaterial.
• Ange önskemål/krav på leveranstid.
• Ta upp frågan om underhållsavtal, under och efter garantitiden.
• Om förfrågan innehåller företagshemlig information kan det vara lämpligt
att begära att leverantören först skriver på ett sekretessavtal.
• Ange när offerten senast önskas och eventuella önskemål om hur länge
offerten ska vara gällande.
Vid utvärdering av offerter
• Gå noggrant igenom hela offerten och jämför med krav enligt förfrågan.
Observera att leverantören är bunden av sin offert och inte av förfrågan,
såvida inte offerten hänvisar till den.
• Red ut oklarheter, begär bekräftelse av eventuella muntliga tillägg och
ändringar, alternativt bekräfta själv till leverantören.
• Värdera åberopat standardavtal.
• Kontrollera offertens giltighetstid, begär förlängning om det krävs.
• Kontrollera eventuella offertreservationer (”utan förbindelse”,
”mellankommande försäljning”, etc.).
Vid beställning
• Ange tydligt om beställningen på något sätt avviker från förfrågan och
avvakta i sådant fall leverantörens bekräftelse. (Om det rör sig om större
avvikelser är det bättre att först ta upp en förhandling och att, om enighet
nås, utforma beställningen som en bekräftelse av det träffade avtalet.)
När leverantören sänder orderbekräftelse
• Kontrollera att orderbekräftelsen inte innehåller några ändringar i
förhållande till beställningen. Om ändring: Påpeka det.
- Om beställningen överensstämde med offerten behöver någon ändring i
orderbekräftelsen inte accepteras. Det räcker att (skriftligen) påpeka att
orderbekräftelsen fått en felaktig utformning
- Om däremot beställningen inte överensstämde med offerten är
bekräftelsen formellt att se som ett nytt anbud. Bäst är att först ta upp en
förhandling och därefter bekräfta träffat avtal, alternativt begära ny
orderbekräftelse.
1(2)

Teknikföretagen
2005-04-26
Under tillverkningen
• Kontrollera eventuell skyldighet att tillhandahålla konstruktions- och/eller
tillverkningsunderlag.
• Avisera i god tid eventuellt besök för kontroll av leverantörens
kvalitetssystem.
• Om produkten inte kan tas emot i rätt tid: Avisera genast leverantören
med uppgift om när mottagande kan ske. Vid försenat mottagande går
risken för skada över på beställaren. Kontrollera därför
försäkringsskyddet.
Vid leverans
• När produkten anländer: Kontrollera med avseende på transportskador
och reklamera dessa till transportören och till leverantören.
• Produktens överensstämmelse med avtalet ska kontrolleras i enlighet
med normal praxis. Reklamera genast eventuella fel till leverantören.
• Kontrollera även dokumentationen och reklamera eventuella fel/brister.
• Om leveransen är försenad: Observera att eventuella anspråk på vite eller
annan ersättning som avtalet ger rätt till måste framställas skriftligen inom
viss tid.
• Kontrollera avtalet med avseende på betalning och eventuella
ekonomiska garantier.
Under garantitiden
• Dokumentera drift och underhåll enligt leverantörens instruktioner eller
annars i enlighet med god industripraxis.
• Vid garantifel: Reklamera genast skriftligen till leverantören, ange hur felet
yttrar sig.
• Vidta eventuella omedelbara åtgärder som krävs för att förebygga skada,
om möjligt i samråd med leverantören.
• Vidta inte andra åtgärder för att avhjälpa fel utan samråd med
leverantören.
• Inhämta leverantörens synpunkter innan tekniska ändringar görs i
produkten. För att undvika att garantiansvaret påverkas kan det vara en
fördel att anlita leverantören för sådana ändringar.
2(2)