KSIĘGA PROCEDUR AUDYTU WEWNĘTRZNEGO - Chrzanów

1Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 438//05Burmistrza Miasta Chrzanowaz dnia 13.10. 2005 r.KSIĘGA PROCEDURAUDYTU WEWNĘTRZNEGOKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

5Niniejsze opracowanie Księga Procedur Audytu Wewnętrznego gminy Chrzanówstanowi zbiór niezbędnych i konkretnych procedur audytu wewnętrznego. Stosowaniepisemnych procedur umożliwia realizowanie zadań audytu wewnętrznego w sposóbstandardowy, dzięki korzystaniu z jednolitych wzorów dokumentów i jednolitej formysprawozdań. Wprowadzenie do procedur wzorów dokumentów roboczych unifikuje sposóbich wykorzystywania, ujednolica stosowane typy dokumentów oraz ich formę graficzną.Procedury są sposobem na określenie wymagań wobec audytu wewnętrznego.Ilekroć w niniejszym opracowaniu jest mowa o:1. Urzędzie - rozumie się przez to Urząd Miejski w Chrzanowie;2. Burmistrzu – rozumie się przez to Burmistrza Miasta Chrzanowa;3. audytorze wewnętrznym – rozumie się przez to audytora wewnętrznegozatrudnionego w Urzędzie Miejskim w Chrzanowie;4. jednostce audytowanej - rozumie się Urząd i inne jednostki organizacyjne gminyChrzanów podlegające audytowi wewnętrznemu;5. kierowniku jednostki audytowanej – rozumie się przez to osobę kierującą jednostkąaudytowaną, jak również osobę pełniącą jego obowiązki;6. zadaniu audytowym – rozumie się przez to określony tematycznie zakres działań iczynności prowadzonych przez audytora;7. obszarze audytu – rozumie się przez to każdy obszar działania jednostkiaudytowanej, w obrębie którego audytor wyodrębnił obszary ryzyka doprzeprowadzenia zadania audytowego;8. planie audytu – rozumie się przez to roczny plan audytu wewnętrznego;9. racjonalnym zapewnieniu – jest to satysfakcjonujący poziom zaufania przy danychkosztach, korzyściach i stopniu ryzyka;10. ustawie o finansach publicznych – rozumie się przez to ustawę z dnia 26 listopada1998r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 15, poz. 148 z 2003r. tekst jednolity z późn.zm.);11. Standardach Audytu Wewnętrznego- rozumie się przez to standardy wymienione wKomunikacie Nr 2 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003r. w sprawie ogłoszenia„Standardów audytu wewnętrznego” w jednostkach sektora finansów publicznych(Dz.Urz.MF Nr 3 poz. 14 z 2003r.), standardy Instytutu Audytorów Wewnętrznych(IIA) i Międzynarodowej Organizacji Naczelnych Organów Audytu (INTOSAI), innewytyczne i standardy audytu wewnętrznego wydawane przez Ministra Finansów;12. Kodeksie Etyki – rozumie się przez to Załącznik Nr 1 do Komunikatu Nr 6/KF/2004Ministra Finansów z dnia 28 kwietnia 2004r. w sprawie ogłoszenia „Kodeksu etykiaudytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych” i „Karty audytuwewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych” Dz.Urz.MF Nr 5 poz. 28z 2004r.;13. Karcie Audytu Wewnętrznego – rozumie się przez to Załącznik Nr 2 doKomunikatu Nr 6/KF/2004 Ministra Finansów z dnia 28 kwietnia 2004r. w sprawieogłoszenia „Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansówpublicznych” i „Karty audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansówpublicznych” Dz.Urz.MF Nr 5 poz. 28 z 2004r.;Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

614. Rozporządzenie progowe – rozumie się przez to Rozporządzenie Ministra Finansówz dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie określenia kwoty przychodów oraz wydatkówśrodków publicznych, dokonywanych w ciągu roku kalendarzowego, którychprzekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkachsfery finansów publicznych (Dz. U. z 2002r. Nr 234, poz.1970);15. Instrukcja kancelaryjna – rozporządzenie prezesa rady ministrów z dnia 22 grudnia1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związkówmiędzygminnych (Dz.U. Nr 112, poz.1319 z 1999r.z późn. zm.) oraz Zarządzenie Nr39/2000 Burmistrza Miasta Chrzanowa z dnia 14.06.2000r. w sprawie instrukcjikancelaryjnej;16. JSFP – rozumie się przez to jednostki sektora finansów publicznych;17. Regulamin Kontroli Wewnętrznej – Zarządzenie Nr 319/03 Burmistrza MiastaChrzanowa z dnia 17 lipca 2003r.1.1 Kontrola finansowa i audyt wewnętrzny w gminie ChrzanówZgodnie z art. 28a ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za prowadzeniegospodarki finansowej JSFP, w tym kontroli finansowej spoczywa na kierowniku każdejJSFP - zarówno gminy Chrzanów, jak również jednostek i zakładów budżetowych,samorządowych instytucji kultury czy samodzielnego publicznego zakładu zdrowotnego.Przepisy art. 35a ust. 2 i 3 wspomnianej wyżej ustawy wprowadziły obowiązek stworzeniaprzez kierownika JSFP pisemnych procedur kontroli finansowej, które mają dotyczyćprocesów związanych z:• pobieraniem i gromadzeniem środków publicznych;• zaciąganiem zobowiązań finansowych;• dokonywaniem wydatków ze środków publicznych;• udzielaniem środków publicznych;• zwrotem środków publicznych.Procedury te stanowią niezbędną część systemu kontroli wewnętrznej istniejącego wkażdej JSFP – zbioru zasad i mechanizmów służących zapewnieniu prawidłowego działaniajednostki.Dla kierownika, jako osoby odpowiedzialnej za gospodarkę finansową jednostki, jestzatem niezwykle istotne właściwe działanie systemu kontroli wewnętrznej, a w szczególnościjej podsystemu – wewnętrznej kontroli finansowej. Niezależny, profesjonalny i obiektywnyaudyt wewnętrzny jest dla kierownika podstawowym źródłem informacji o danej jednostce.Dzięki informacji uzyskanej od audytora wewnętrznego kierownik może ocenić, czywdrożony przez niego system kontroli wewnętrznej spełnia swoje zadania.1.2 System kontroli wewnętrznejNa system kontroli wewnętrznej składają się środowisko kontroli i mechanizmy kontroli.Środowisko kontroli stanowi ramy, w których działają różne inne elementy kontroli.Obejmuje styl zarządzania (w tym strukturę organizacyjną oraz sposób przydziałuobowiązków i funkcji kontroli), kulturę instytucji i świadomość zawodową pracowników orazKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

7ich ogólne nastawienie oraz świadomość o działaniach kierownictwa w dziedzinie kontroliwewnętrznej.Mechanizmy kontroli to wszystkie środki kontroli wewnętrznej mające na celu zapobieganie,wykrywanie i naprawianie nieprawidłowości przyjęte przez kierownictwo jednostki, w celu:1. praktycznego zabezpieczenia uporządkowanego i skutecznego prowadzenia działalności,2. zgodności z przyjętą polityką wewnętrzną,3. zabezpieczenia majątku,4. wykrywania oszustw i nieprawidłowości,5. prowadzenia dokładnej i rzetelnej księgowości,6. przygotowania na czas rzetelnych informacji finansowych.Szczegółowo organizację, zasady oraz tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej wjednostkach organizacyjnych gminy Chrzanów omawia Regulamin Kontroli Wewnętrznej.1.3 Definicja audytu wewnętrznegoMisją audytu wewnętrznego w gminie Chrzanów jest wykonywanie audytu wsposób profesjonalny i niezależny. Audyt powinien być prowadzony zgodnie z standardamiaudytu wewnętrznego, być skorelowany ze statutowymi celami gminy Chrzanów orazspełniać wymagania określone w przepisach prawa.Audyt wewnętrzny to ogół działań, przez które Burmistrz uzyskuje obiektywną iniezależną ocenę funkcjonowania gminy Chrzanów w zakresie gospodarki finansowej podwzględem:legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, przejrzystości, jawności.1.3.1 LegalnośćBadaniu podlega:• zgodność funkcjonowania gminy Chrzanów i jej jednostek organizacyjnych zprzepisami prawa;• prawidłowość stanowienia przepisów wewnętrznych;• zgodność z aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądów, umowamicywilnoprawnymi i innymi normami;• zaniechanie działania mimo prawnie określonego obowiązku.1.3.2 GospodarnośćBadaniu podlega:• zapewnienie oszczędnego i efektywnego wykorzystania środków;• uzyskanie właściwej relacji nakładów do efektów;• zapobieganie lub ograniczanie wysokości szkód.Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

81.3.3 CelowośćBadaniu podlega:• zgodność działań z celami statutowymi gminy Chrzanów i jej jednostekorganizacyjnych;• optymalizacja zastosowanych metod i środków, ich adekwatność dla osiągnięciazałożonych celów;• zakres przyjętych przez kierownictwo kryteriów oceny realizacji celów i zadań.1.3.4 RzetelnośćBadaniu podlega:• staranność, sumienność i terminowość wypełniania obowiązków;• należyte wypełnianie zadań;• zgodne z rzeczywistością dokumentowanie działań i stanów faktycznych.1.3.5 PrzejrzystośćBadanie obejmuje:• klasyfikowanie dochodów i wydatków publicznych;• stosowanie obowiązujących zasad rachunkowości;• prowadzenie sprawozdawczości.1.3.6 JawnośćBadanie obejmuje:• udostępnianie sprawozdań finansowych i z działalności gminy Chrzanów ;• udostępnianie innych informacji dotyczących funkcjonowania gminy Chrzanówi podejmowanych decyzji.Audyt wewnętrzny stanowi narzędzie, służące Burmistrzowi do uzyskaniaracjonalnego zapewnienia, że:• cele postawione przed gminą Chrzanów są wykonywane,• zasady i procedury wynikające z przepisów prawa powszechnie obowiązującego lubprzyjęte przez Burmistrza czy kierowników jednostek organizacyjnych gminyChrzanów są wdrażane i przestrzegane,• mechanizmy i procedury stanowiące system kontroli wewnętrznej są adekwatne iskuteczne dla prawidłowego funkcjonowania i działania gminy Chrzanów i jejjednostek organizacyjnych.Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

91.4 Zakres audytu wewnętrznegoAudyt wewnętrzny może objąć zakresem swojego badania wszystkie obszarydziałania gminy Chrzanów. Audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresieidentyfikacji obszarów ryzyka. Zakres audytu nie może być ograniczany. Burmistrz powinienbyć niezwłocznie powiadomiony o wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu.Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest badanie i identyfikowanie zakresuobszaru podlegającego audytowi wewnętrznemu oraz podejmowanie działań do poszerzeniatego obszaru w razie potrzeby. Audytor wewnętrzny jest uprawniony do przeprowadzaniaaudytów finansowych, systemowych, działalności, informatycznych, zarządzania,gospodarności, wydajności, efektywności i innych.Poszczególne działania audytu wewnętrznego obejmują:AUDYT FINANSOWY:badanie wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu,przez następcze stwierdzenia wynikające z badania dowodów księgowych oraz zapisów wksięgach rachunkowych, dotyczące:- przestrzegania zasad rachunkowości,- zgodności zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi,- zgodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu zzapisami w księgach rachunkowych.AUDYT SYSTEMU:ocena systemu gromadzenia środków publicznych i dysponowania nimi oraz gospodarowaniamieniem poprzez dokonanie oceny:- adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym przestrzeganiaprocedur kontroli, zarządzania ryzykiem i kierowania na poszczególnych szczeblachstruktury organizacyjnej w gminie Chrzanów.AUDYT GOSPODARNOŚCI:ocena efektywności i gospodarności zarządzania finansowego poprzez dokonanie ocenyprzestrzegania:- zasady celowości i oszczędności w dokonywaniu wydatków,- uzyskiwania możliwie najlepszych efektów w ramach posiadanych środków,- terminów realizacji zadań i zaciągniętych zobowiązań.1.5 Cele audytu wewnętrznegoCelami audytu wewnętrznego w gminie Chrzanów jest:• identyfikacja i analiza ryzyka związanego z działalnością jednostki, a w szczególnościocena efektywności zarządzania ryzykiem oraz ocena systemu kontroli wewnętrznej,• wyrażenie opinii na temat skuteczności mechanizmów kontrolnych w badanymsystemie,Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

10• dostarczanie kierownikowi jednostki, w oparciu o ocenę systemu kontroliwewnętrznej, racjonalnego zapewnienia, że jednostka działa prawidłowo,• składanie sprawozdań z poczynionych ustaleń oraz tam gdzie jest to właściwe,przedstawianie uwag i wniosków dotyczących poprawy skuteczności działaniajednostki w danym obszarze.2 KOMÓRKA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO2.1 Pozycja wewnątrz organizacjiW gminie Chrzanów wyodrębniono w strukturze organizacyjnej Urzędujednoosobowe stanowisko Audytora Wewnętrznego, które podlega bezpośrednioBurmistrzowi.Burmistrz zapewnia niezależność operacyjną i organizacyjną audytora wewnętrznego.Audytor wewnętrzny jest niezależny w zakresie planowania pracy na zajmowanymstanowisku, przeprowadzania audytu i składania sprawozdań z jego ustaleń – podlega tylkoprzepisom prawa.Audytor wewnętrzny:• wspomaga gminę Chrzanów w realizacji celów i funkcji wyznaczonych dotyczącymijej przepisami prawa powszechnie obowiązującego, aktów wewnętrznych i innychdokumentów o charakterze programowym,• odpowiada bezpośrednio wobec Burmistrza za realizację funkcji związanych zaudytem wewnętrznym,• zachowując swoją niezależność - postępuje zgodnie z normami etyki zawodowej istandardami audytu wewnętrznego oraz z zapisami wewnętrznych regulacji prawnychobowiązujących w gminie Chrzanów.2.2 Założenia operacyjne audytu wewnętrznego2.2.1 Zadania komórki audytu wewnętrznegoDziałalność audytu wewnętrznego obejmuje przede wszystkim:• przegląd,• ocenę,• weryfikacjęstopnia przestrzegania, stopnia efektywności oraz adekwatności mechanizmów kontroli.Stanowisko Audytora Wewnętrznego nie dysponuje uprawnieniami władczymi wobec innychosób w strukturze organizacyjnej gminy Chrzanów - nie ustanawia, ani nie wdraża zasad iprocedur. Osoba zatrudniona na stanowisku Audytora Wewnętrznego może dokonywaćjedynie przeglądu zasad, planów, procedur oraz innych mechanizmów kontroli wewnętrznejw zakresie kompetencji danej jednostki, oraz składać sprawozdania z ustaleniamidotyczącymi ich możliwych ulepszeń.Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

11Audyt wewnętrzny obejmuje czynności o charakterze oceniającym, doradczym orazzapewniającym, że jednostka działa prawidłowo. Podstawowe znaczenie mają czynności ocharakterze oceniającym i zapewniającym. Działania o charakterze doradczym mogą byćwykonywane, o ile ich charakter nie narusza zasady obiektywizmu i niezależności audytorawewnętrznegoObiektywizm audytora wewnętrznego nie jest naruszony, jeśli rekomenduje on pewnestandardy procedur kontrolnych lub zarządczych lub też dokonuje przeglądu tych procedurzanim zostaną one wdrożone. Jednakże należy pamiętać, że decyzję o wdrożeniu danejprocedury podejmuje kierownik jednostki albo upoważniony przez niego pracownik i nie jestprzy tym związany opinią audytora. Może się zdarzyć, że procedura, która uzyskałapozytywną opinię audytora wewnętrznego okaże się w praktyce nieskuteczna lubnieefektywna. Pozytywna albo negatywna opinia audytora wewnętrznego dotyczącaprojektowanej procedury nie uwalnia kierownika jednostki lub pracownika na innym szczebluzarządzania od odpowiedzialności za zarządzanie i funkcjonowanie kontroli wewnętrznej wdanym obszarze działalności jednostki.Nie powoduje naruszenia bezstronności wykonywanie przez audytora wewnętrznegoczynności o charakterze doradczym w zakresie operacyjnych działań jednostki, za któreaudytor wewnętrzny był uprzednio odpowiedzialny. W przypadku wykonywania czynności ocharakterze doradczym w danym obszarze działalności jednostki, audytor wewnętrzny niepowinien oceniać tej działalności co najmniej przez 2 lata.Audyt wewnętrzny w żaden sposób nie zwalnia innych osób w strukturzeorganizacyjnej gminy Chrzanów z obowiązków im przypisanych. Co więcej, audytorwewnętrzny powinien pomagać, o ile to potrzebne, pracownikom gminy Chrzanów wzrozumieniu faktu, że sami pracownicy są odpowiedzialni za mechanizmy kontroli i niepowinni polegać jedynie na ustaleniach audytu w kwestii tworzenia mechanizmówkontrolnych.2.2.2 Relacje z kierownikami i personelem innych komórek organizacyjnychZasadą obowiązującą w audycie wewnętrznym jest przeprowadzanie zadańaudytowych w sposób konstruktywny, korzystając w miarę możliwości z opinii, wskazówek ipomocy innych pracowników zatrudnionych w gminie Chrzanów. Audytor wewnętrznyzachowuje prawo do nieograniczonego dostępu do:• wszelkich dokumentów,• wszystkich pracowników,• wszelkich innych źródeł informacjipotrzebnych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego.W razie potrzeby audytor wewnętrzny zobowiązany jest do podejmowaniaodpowiednich kroków umożliwiających zbadanie informacji poufnych.Przed rozpoczęciem każdego zadania audytowego, obowiązkiem audytorawewnętrznego jest poinformowanie kierownika jednostki audytowanej o planowanychdziałaniach audytu.Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

122.2.3 Stosunki z audytorami i kontrolerami zewnętrznymiPostawa współdziałania i współpracy to najlepsze określenie relacji występującychpomiędzy audytem wewnętrznym, a audytorami i kontrolerami zewnętrznymi. Przydokonywaniu analizy ryzyka audytor wewnętrzny powinien uwzględnić wyniki audytówi kontroli zewnętrznych.Audytor wewnętrzny powinien koordynować działania oraz wymieniać informacjezarówno z audytorami zewnętrznymi, jak i kontrolerami zewnętrznymi w celuzminimalizowania powielania przeprowadzonych prac. W tym celu powinien porozumiewaćsię z tymi instytucjami kontrolnymi za pośrednictwem Burmistrza.W celu zapewnienia koordynacji prac audytu audytor wewnętrzny oraz audytorzyi kontrolerzy zewnętrzni powinni utrzymywać bezpośrednie oraz w miarę możliwości stałekontakty.Koordynacja działań powinna polegać zasadniczo na wzajemnym sprawdzaniu iwzajemnej współpracy, celem zapewnienia:• uzyskania pokrycia maksymalnego zakresu spraw przez działania audytu,• wymiany informacji,• unikania dublowania wysiłków i kosztów poświęcanych na rutynowe etapy pracy, wzakresie audytu.Współpraca ta może przyjmować formę okresowych spotkań audytorawewnętrznego gminy Chrzanów z audytorami i kontrolerami zewnętrznymi.Ze względu jednak na występujące różnice celów miedzy wspomnianymi instytucjaminie można dopuścić do tego, aby audyt wewnętrzny wykonywał wyłącznie zadania usługowewobec audytora czy kontrolera zewnętrznego. Audytor wewnętrzny powinien porozumiewaćsię z NIK i innymi instytucjami kontrolnymi za pośrednictwem Burmistrza. Dokumentacjaaudytowa, w tym sprawozdania i notatki z czynności sprawdzających, powinny byćudostępniane audytorom i kontrolerom zewnętrznym za pośrednictwem Burmistrza.2.2.4 Specjalne zleceniaAudytor wewnętrzny nie może brać udziału w działalności operacyjnej jednostki.Audytorowi wewnętrznemu nie można powierzyć takich zadań lub uprawnień, które wchodząw zakres zarządzania jednostką.Burmistrz może jednak sporadycznie, w szczególnie uzasadnionych przypadkach itylko na jego wyłączne polecenie skierować audytora wewnętrznego do pracy na rzecz innychkomórek organizacyjnych Urzędu w celu realizacji zadań specjalnych, nie mających żadnegozwiązku z celami stanowiska audytora wewnętrznego oraz zadaniami wynikającymi z planuaudytu.Audytor wewnętrzny realizując zlecane zadania specjalne ma obowiązek zadbaćo to, aby zadania powierzone mu do wykonania w trakcie realizacji zlecenia nie powodowałynaruszenia standardów audytu wewnętrznego, a szczególnie w zakresie dotyczącymbezstronności i obiektywizmu audytora i unikania konfliktów interesów.Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

13Podczas wykonywania takich zleceń audytor wewnętrzny podlegać będzie zlecającejkomórce organizacyjnej w sprawach dotyczących danego zlecenia roboczego; jednakże wpozostałych sprawach natury administracyjnej audytor winien zwracać się o wskazówki doBurmistrza2.2.5 Przegląd sprawdzający, reakcja na sprawozdanie z przeprowadzenia audytuwewnętrznegoGeneralną zasadą prowadzenia audytu wewnętrznego jest osiągnięcie porozumienia zpracownikami jednostki audytowanej, co do prawdziwości stwierdzonych faktów związanychz ustaleniami audytu, przed rozpowszechnieniem sprawozdania z audytu wewnętrznego. Tam,gdzie jest to właściwe i możliwe, należy ustalić działania korygujące, jakie należałoby podjąći uwzględnić je w sprawozdaniu.W przypadkach, gdy osiągnięcie w/w porozumienia staje się niemożliwe, ustaleniazadania audytowego, które mają być zamieszczone w sprawozdaniu poddawane sąprzeglądowi sprawdzającemu z udziałem Burmistrza lub wyznaczonych przez niego osób.Otrzymują oni następnie egzemplarz projektu sprawozdania z przeprowadzenia audytu dosprawdzenia przed jego podpisaniem. Po upewnieniu się przez audytora wewnętrznego, żesprawozdanie uwzględniające wyniki przeglądu sprawdzającego, jest adekwatne dowystępujących okoliczności, następuje jego podpisanie i ostateczna dystrybucja.W szczególnie uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny może powielaćcałość lub część sprawozdania z przeprowadzonego audytu, w celu udostępnienia tychegzemplarzy innym osobom (adresatom). Powyższe zdarzenie musi być uzgodnione zBurmistrzem i odnotowane w aktach bieżących audytu.2.2.6 Prawo odwołania się do osoby trzeciejAudytor wewnętrzny ma prawo do wyrażania swoich opinii, w tym różnicy zdańwobec kierowników i pracowników jednostek audytowanych oraz Burmistrza. Różnice zdańnależy przedstawiać osobie trzeciej na piśmie. W każdym przypadku audytor wewnętrznymusi dopilnować, aby osoba z którą powstał spór była w pełni świadoma, że następujeodwołanie się do rozstrzygnięcia osoby trzeciej. W przypadku różnic zdań wobec Burmistrzaosobą trzecią, do której należy się zwrócić jest Główny Inspektor Audytu Wewnętrznego, wpozostałych przypadkach osobą, do której należy się zwrócić jest Burmistrz.Niedopuszczalne jest, aby zwracanie się do osoby trzeciej o rozstrzygnięcie byłopowodem do negatywnych konsekwencji wobec danego pracownika, który zwrócił się orozstrzygnięcie.3 METODOLOGIA AUDYTU WEWNĘTRZNEGOSzczegółowe procedury audytu wewnętrznego obejmują następujące zagadnienia:• planowanie audytu i ocenę ryzyka, sprawozdanie z realizacji planu audytu;• planowanie zadania audytowego;Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

14• czynności audytowe, sprawozdanie z przeprowadzenia zadania audytowego;• czynności sprawdzające, ocena wykonania zaleceń audytu.3.1 Planowanie audytu i ocena ryzyka, sprawozdanie z realizacji planuaudytuPrace w zakresie audytu wewnętrznego prowadzone przez audytora wewnętrznegopowinny opierać się o ocenę ryzyka wystąpienia istotnych błędów w obszarach działalnościgminy Chrzanów, które mają być poddane audytowi wewnętrznemu.Ocena ryzyka stanowi technikę stosowaną do badania potencjalnych zadań audytuoraz do wyboru tych zadań, które są narażone na największe ryzyko.3.1.1 Ocena ryzyka i istotnośćKażdy etap pracy audytora wewnętrznego, poprzedzający opracowaniesprawozdania z przeprowadzenia audytu, powinien opierać się na ocenie ryzyka.Przeprowadzenie oceny ryzyka powinno w szczególności poprzedzać sporządzenie rocznegoplanu audytu wewnętrznego.RYZYKO jest to prawdopodobieństwo wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lubbraku działania, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku gminyChrzanów, które może przeszkodzić w osiągnięciu wyznaczonych celów i zadań.ISTOTNOŚĆ – pojęcie istotności ma podstawowe znaczenie w analizie ryzyka. Istotność jestmiarą:• możliwych bezpośrednich i pośrednich konsekwencji finansowych w przypadkuzajścia zdarzenia (w tym kosztów działań naprawczych),• znaczenia poszczególnych celów realizowanych przez organizację (skutkiem zajściazdarzenia jest nie zrealizowanie tych celów – w miarę możliwości winno byćwyrażone w zł),• strat, które nie mają wymiaru finansowego, np. utrata dobrego imienia (reputacji).Istotność to iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu naorganizację (potencjalnej straty):• prawdopodobieństwo: wyliczone z wykorzystaniem rachunku prawdopodobieństwalub przyjęte metodą profesjonalnego osądu prawdopodobieństwo zajścia danegozdarzenia,• wpływ (potencjalna strata): wyliczony (na ogół w wartościach pieniężnych) efektzajścia zdarzenia.Ograniczenie ryzyka w zakresie działalności gminy Chrzanów jest podstawowymcelem audytu wewnętrznego.W procesie ryzyka można wyróżnić dwa podstawowe etapy:1) identyfikacja obszarów ryzyka,Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

152) analiza ryzyka – wykonywana w celu ustalenia kolejności przeprowadzania zadańaudytowych, z uwzględnieniem wagi poszczególnych obszarów ryzyka.3.1.2 Identyfikacja obszarów ryzykaAudytor wewnętrzny dokonuje identyfikacji ryzyka według własnej zawodowejoceny obszarów ryzyka – czyli procesów, zjawisk lub problemów, które wymagająprzeprowadzenia audytu wewnętrznego.Proces ten uzależniony jest od wiedzy audytora wewnętrznego i wymaga znajomościcelów, działań, struktury organizacyjnej gminy Chrzanów, zakresów odpowiedzialnościposzczególnych pracowników itp. oraz od intuicji audytora wewnętrznego.Przy identyfikowaniu i ocenie obszarów ryzyka audytor wewnętrzny powinien wziąć poduwagę w szczególności:1. cele i zadania gminy Chrzanów i jej jednostek organizacyjnych;2. przepisy prawne dotyczące działania gminy Chrzanów, w tym jej jednostekorganizacyjnych;3. wyniki wcześniej przeprowadzonego audytu lub kontroli;4. wyniki wcześniej dokonanych ocen adekwatności, efektywności, skutecznościsystemów i procedur kontroli, w tym kontroli finansowej;5. sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu;6. wewnętrzne i zewnętrzne czynniki ryzyka;7. liczbę, rodzaj i wielkość operacji finansowych;8. uwagi, pytania i wnioski kierowane przez pracowników do audytora;9. liczbę i kwalifikacje zatrudnionych pracowników;10. działania, które mogą wpływać na opinię publiczną;11. wszelkie inne informacje dotyczące gminy Chrzanów napływające z zewnątrz, tj.publikacje prasowe, informacje płynące ze stron internetowych, itp.W celu właściwej identyfikacji obszarów ryzyka, audytor wewnętrzny ma stały dostęp(z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych) do istotnych źródeł informacjio wszystkich sprawach dotyczących jednostki, w tym prawo do:1. przeglądania i kopiowania bez odrębnego upoważnienia wszelkiej dokumentacji ikorespondencji, a także protokółów spotkań i narad;2. udziału w Sesjach Rady Miejskiej gminy Chrzanów;3. otrzymywania sprawozdań z pracy poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędui jednostek organizacyjnych gminy Chrzanów;4. wglądu do dokumentów z kontroli zewnętrznych i wewnętrznych przeprowadzanychw Urzędzie i w jednostkach organizacyjnych gminy Chrzanów.3.1.3 Analiza ryzykaDokonując analizy napływających informacji audytor wewnętrzny zwraca uwagę nawrażliwe punkty związane z działalnością gminy Chrzanów, którymi mogą być przykładowo:Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

161. działania, które mogą wpływać na opinię publiczną;2. cele i zadania gminy Chrzanów, a także jej jednostek organizacyjnych;3. przepisy prawne dotyczące działania gminy Chrzanów, w tym jej jednostekorganizacyjnych;4. liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych;5. wielkość majątku, którym dysponuje gmina Chrzanów;6. sytuację finansową;7. możliwość dysponowania środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych;8. liczbę i kwalifikacje pracowników;9. uwagi pracowników;10. warunki pracy poszczególnych komórek organizacyjnych;11. postawy etyczne pracowników, ich nastawienie i motywację do realizacji zadaństawianych przed komórką organizacyjną, w której są zatrudnieni;12. przewidywane lub zaistniałe zmiany przepisów prawnych;13. zmiany zakresu lub sposobu działalności, zmiany personelu, strukturyorganizacyjnej, systemu informatycznego;14. zmiany sposobu działalności, zmiany personelu, struktury organizacyjnej, systemuinformatycznego;15. specyfikę ryzyka związanego ze sprawami i zadaniami, którymi zajmują sięposzczególne jednostki audytowane;16. jakość i bezpieczeństwo używanych systemów informatycznych;17. jakość kierowania poszczególnymi jednostkami (z uwzględnieniem doświadczeniazawodowego, kwalifikacji i wykształcenia kierowników, jak i zakresu delegowaniakompetencji);18. wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów i kontroli;19. upływ czasu od poprzedniego audytu lub kontroli;20. akceptację ustaleń poprzedniego audytu lub kontroli w danej jednostce, a takżepodjęte działania naprawcze;21. sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu.Audytor wewnętrzny decyduje o zasadach nadawania znaczenia poszczególnymobszarom ryzyka w postaci ujednoliconych kryteriów oraz nadawania im określonych wag.Wszelkie istotne obszary ryzyka powinny zostać uszeregowane pod względem stopnia ichpriorytetu na potrzeby strategicznego (długookresowego) planu audytu oraz rocznego planuaudytu. Burmistrz może jednak niektóre ryzyka zaakceptować w całości lub do pewnegopoziomu, przyjmując, że ich wystąpienie nie zagraża w istotny sposób funkcjonowaniu gminyChrzanów i wykonywaniu przez nią zadań, a zapobieżenie im pochłonęłoby zbyt wieleśrodków finansowych lub nakładu pracy.Audytor wewnętrzny może wykorzystywać przy ocenie ryzyka wszelkie znanemetody, w szczególności:• matematyczna metoda analizy ryzyka;Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

17• szacunkowa metoda analizy ryzyka – metoda delficka (grupa ekspercka);• mieszana metoda analizy ryzyka;• mapa ryzyka w analizie ryzyka;• czynniki ryzyka w analizie ryzyka• kwestionariusz oceny ryzyka.Preferowaną jednak metodą analizy ryzyka do sporządzania rocznego planu audytuwewnętrznego w gminie Chrzanów jest Matematyczna metoda analizy ryzyka. W ZałącznikuNr 1 Księgi Procedur Audytu Wewnętrznego zawarto podstawowe informacje na tematstosowania tej metody w gminie Chrzanów. Zalecane jest, aby zastosowana w gminieChrzanów metodyka oceny ryzyka była kontynuowana w kolejnych latach, co umożliwiporównanie i jej coroczną aktualizację.3.1.4 Wybór zadania audytowegoRezultatem przeprowadzonej analizy ryzyka jest ranking zadań audytowychuszeregowanych według malejącego ryzyka. W gminie Chrzanów wyboru zadań audytowychdokonuje się głównie na podstawie metody opartej na analizie ryzyka. Stosując tę metodęnależy uszeregować zadania audytowe według ryzyka malejąco, a następnie wybrać do planurocznego tyle zadań, ile audytor jest w stanie przeprowadzić posiadanymi zasobami.Audytor wewnętrzny, ustala kolejność zadań audytowych, biorąc pod uwagę stopieńich ważności oraz czynniki organizacyjne:• czas niezbędny do przeprowadzenia zadania audytowego• czas przeznaczony na szkolenie audytora,• dostępne zasoby ludzkie i rzeczowe,• koszty przeprowadzenia audytu,• rezerwę czasową na nieprzewidziane działania.Kolejne zadania audytowe, których audytor nie jest w stanie wykonać w danym rokukalendarzowym można przewidzieć do wykonania przy sporządzaniu planu strategicznegoaudytu.3.1.5 Plan audytuAudyt wewnętrzny powinien być prowadzony według rocznego planu audytu i opieraćsię na ocenie ryzyka. Zanim zostanie podjęta decyzja o przyjęciu planu audytu, audytorwewnętrzny konsultuje się z Burmistrzem pod kątem akceptacji niektórych ryzyk w całościlub do pewnego poziomu, przy założeniu, że ich wystąpienie nie zagraża w istotny sposóbfunkcjonowaniu gminy Chrzanów i wykonywaniu przez nią zadań, a zapobieżenie impochłonęłoby zbyt wiele środków finansowych lub nakładu pracy. Audytor wewnętrznyzatwierdza plan swoim podpisem nie później niż do końca października. W Załączniku Nr 1do Regulaminu Audytu Wewnętrznego zamieszczono wzór rocznego Planu audytu.Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

18Do zadań wymagających szczególnych kwalifikacji audytor wewnętrzny możewnioskować o zatrudnienie ekspertów z zewnątrz. Jeżeli potrzebne kwalifikacje fachoweposiadają pracownicy w innych komórkach organizacyjnych Urzędu, należy najpierwwykorzystać takich specjalistów zanim sięgnie się po wynajęcie ekspertów z zewnątrz. WZałączniku Nr 3 do Regulaminu Audytu Wewnętrznego zamieszczono wzór Wnioskuo powołanie rzeczoznawcy do udziału w zadaniu audytowym. Powołany na podstawiewniosku ekspert po wykonaniu zadania przedstawia dokument zawierający co najmniej:• zakres podjętych prac;• charakter wykonanych czynności doradczych;• wykorzystane techniki badania wraz z przedstawieniem dokumentów oraz innychźródeł informacji, które podlegały badaniu;• opinie rzeczoznawcy w zleconym zakresie.Opinia sporządzona przez eksperta jest przekazywana audytorowi wewnętrznemu,który w razie potrzeby może żądać jej uzupełnienia.Audytor wewnętrzny przygotowując roczny plan audytu dokonuje analizy potrzebszkoleniowych dotyczących nie tylko metodologii audytu wewnętrznego, ale takżeposzczególnych obszarów działalności jednostki. Stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowychjest obowiązkiem każdego audytora wewnętrznego. Sporządzona analiza powinnauwzględniać budżet przeznaczony na szkolenia oraz czas, jaki audytor wewnętrznyprzeznaczy na szkolenia. Wyniki tej analizy powinny być uwzględniane przy sporządzaniuplanu audytu.W celu wyliczenia planowanego czasu pracy audytora wewnętrznego przeznaczonegona przeprowadzanie audytów, należy z ogólnej liczby dni roboczych w całym roku wydzielićdni robocze, które będą przeznaczone na inne działania, przykładowo:• szkolenia wewnętrzne;• szkolenia zewnętrzne;• urlopy;• nieplanowane nieobecności, w tym choroby i urlopy okolicznościowe;• wymiana doświadczeń z innymi audytorami wewnętrznymi;• współpraca z audytem i kontrolą zewnętrzną;• udział w sesjach Rady Miejskiej gminy Chrzanów i innych naradachkierownictwa.Wyniki przeprowadzonych wyliczeń należy uwzględnić przy sporządzaniu planu audytu.Audytor wewnętrzny przedstawia plan audytu do zatwierdzenia Burmistrzowi. Pozatwierdzeniu planu audytu Burmistrz wystawia imienne upoważnienie na dany rok dlaaudytora wewnętrznego do przeprowadzenia audytu zgodnie z planem audytu. ZałącznikNr2 do Regulaminu Audytu Wewnętrznego zawiera wzór Upoważnienia doprzeprowadzenia audytu wewnętrznego.Jeżeli uzasadniają to określone okoliczności, roczny plan audytu może zostaćzmieniony. Zmiany i uzasadnienia korekt planu przedstawia audytor wewnętrzny,a zatwierdza Burmistrz.Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

19W szczególnie uzasadnionych przypadkach, na wniosek Burmistrza, przeprowadza sięaudyt wewnętrzny poza planem audytu. Na podstawie analizy ryzyka audytor wewnętrznypowinien ocenić czy zmiany, które wystąpiły w zakresie ryzyka uzasadniają przeprowadzeniewnioskowanego zadania. O wynikach oceny powinien poinformować Burmistrza. Jeżeliprzeprowadzenie zadania poza planem audytu stworzy zagrożenie dla realizacji planu audytu,audytor wewnętrzny również zawiadamia o tym Burmistrza, do którego należy podjęciedecyzji o wycofaniu lub podtrzymaniu formalnego wniosku o przeprowadzenie audytu pozaplanem audytu.3.1.6 Sprawozdanie z wykonania planu audytuDo końca marca każdego roku, audytor wewnętrzny przedstawia BurmistrzowiSprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego. Wzór tego sprawozdania,opracowany na podstawie wzoru zamieszczonego na stronie internetowej MinisterstwaFinansów, zawiera Załącznik Nr 2 do Księgi Procedur Audytu Wewnętrznego - Wzór Nr8.13.1.7 Plan strategiczny audytuW rocznym planie audytu należy wskazać, które obszary będą objęte działaniamiaudytu w kolejnych latach. Jednak na polecenie Burmistrza audytor wewnętrzny możeopracować bardziej szczegółowy - strategiczny plan audytu, obejmujący m.in.:• cele długo-okresowe i krótko-okresowe dla komórki audytu wewnętrznego.• opis działań komórki audytu wewnętrznego;• plany rozwoju funkcji audytu;• wszelkie planowane sfery audytu, które mają być poddane audytowi, uszeregowanewedług stopnia priorytetu ze względu na ocenę ryzyka;• częstotliwość audytów w poszczególnych sferach.Plan strategiczny audytu jest zalecany, lecz nie jest wymagany przez przepisy prawa.Plan taki powinien nakreślać funkcje i obszary pracy komórki audytu wewnętrznego wperspektywie średnio-okresowej i długo-okresowej. Powinien być sporządzony na conajmniej trzy lata i powinien podlegać corocznemu przeglądowi oraz aktualizacji w miarępotrzeb. Powinien brać pod uwagę relacje pomiędzy dostępnymi zasobami izidentyfikowanymi priorytetami audytu, wyniki audytu oraz nowe systemy i inne zmiany wgminie Chrzanów. Plan strategiczny audytu wewnętrznego powinien być ściśle związany zplanem strategicznym danej gminy Chrzanów. Plan strategiczny audytu zatwierdzaBurmistrz.3.2 Planowanie zadania audytowego.W trakcie etapu planowania, audytor wewnętrzny powinien poznać zasadyfunkcjonowania jednostki audytowanej oraz zdarzenia, transakcje i procedury, które bada.Pozwoli to określić poziom istotności. Audytor powinien używać tych informacji doKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

20identyfikacji potencjalnych problemów, oceniania dowodów audytowych i oceny działańkierownictwa jednostki audytowanej.Audytor wewnętrzny podejmuje zadanie na podstawie szacunkowego harmonogramuujętego w planie audytu. Wystarczającą szczegółowością sporządzenia takiegoharmonogramu są okresy kwartalne. Jeszcze przed rozpoczęciem zadania audytorwewnętrzny określa okres, jaki ma objąć zadanie audytowe oraz planowaną datę jegozakończenia, jednocześnie - w razie potrzeby - występuje z wnioskiem o powołanierzeczoznawcy do udziału w zadaniu audytowym.3.2.1 Wstępny przegląd i dokumentacja systemów.Na etapie zbierania informacji i zapoznawania się z zakresem działaniaposzczególnych komórek organizacyjnych audytor wewnętrzny dokonuje wstępnegoprzeglądu polegającego na zbieraniu informacji o działalności, jednak w tym momencie niedokonuje szczegółowej weryfikacji pozyskanych informacji.Cele wstępnego przeglądu:• zrozumienie badanej działalności,• wyodrębnienie istotnych obszarów, wymagających szczególnej uwagi w trakciezadania audytowego,• identyfikacja istniejących mechanizmów kontroli wewnętrznej,• pozyskanie informacji ułatwiających przeprowadzenie zadania audytowego,• ustalenie, czy konieczne jest przeprowadzenie zadania audytowego w danymobszarze.Wstępny przegląd można przeprowadzić z zastosowaniem m.in. następujących technik:1) rozmów z pracownikami jednostki audytowanej,2) rozmów z osobami, na które audytowana działalność wywiera wpływ, np.współpracowników i odbiorców wyników pracy jednostki audytowanej,3) obserwacji i oględzin na miejscu,4) analizy sprawozdań i innych dokumentów przygotowywanych dla kierownictwa komórki,5) procedur analitycznych,6) schematów, wykresów,7) testów kroczących, czyli techniki powtarzania konkretnych mechanizmów kontroli, któreumożliwiają sprawdzenie procesu obejmującego niewielką liczbę operacji od jego początkuaż do końca’8) kwestionariuszy kontroli wewnętrznej przekazywanych do wypełnienia kierownikomjednostek audytowanych.Zebrane na tym etapie informacje stanowią dla audytora wewnętrznego podstawę doopisania procesu, który ma być poddany badaniu w trakcie zadania audytowego. W trakciedokumentowania wszystkich procesów zachodzących w danej organizacji oraz opisywaniasystemu kontroli wewnętrznej należy posługiwać się Ścieżką Audytu.Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

21Ścieżka Audytu to złożony dokument, który powinien zawierać przejrzysty opisprzepływów finansowych, ich dokumentacje i kontrole, a jednocześnie umożliwiać śledzeniekolejnych faz rejestrowania pojedynczej transakcji.Ścieżkę Audytu można przygotować w trzech podstawowych formach:• opisowej – dokonuje się opisu każdego procesu, jego elementów składowych orazkontroli przeprowadzanych w trakcie procesu. Zaletą tej metody jest możliwośćkompleksowego i bardzo dokładnego opisania procesu, jednak przyjęcie tej metodymoże spowodować, że cały obraz funkcjonującego systemu będzie nieczytelny.• graficznej – za pomocą odpowiednich symboli oraz łączących je linii przedstawia siędany proces oraz poszczególne etapy kontroli wewnętrznej w tym procesie. Metoda tapozwala łatwo zrozumieć dany proces, jednak informacje zawarte w schemacie mogąbyć niewystarczające ze względu na ograniczenia spowodowane zastosowaniemsymboli.• tabelarycznej – w kolumnach opisuje się poszczególne etapy procesu i wykonywaneczynności, odpowiedzialność za dany etap/czynność, dokumenty wynikające z danegoetapu/czynności, itp. Forma ta jest wygodna i przejrzysta, istnieje jednak ryzyko, żesporządzona zostanie zbyt szczegółowo i jej użyteczność będzie ograniczona.Każda z powyższych metod może być łączona z inną lub modyfikowana. Przyjęcieodpowiedniej formy zależy od sporządzającego, posiadanego przez niego stopniadoświadczenia zawodowego, jak i doświadczenia w tworzeniu tego typu dokumentów orazstopnia złożoności danego procesu.Dokumentacja w postaci opisowej lub analizy graficznej proces może ulec dalszymmodyfikacjom na etapie oceny systemu kontroli wewnętrznej. Ostateczna wersjadokumentacji procesu powinna zostać włączona zarówno do akt stałych jak i bieżących.3.2.2 Opracowanie programu zadania audytowego.Po zakończeniu planowania danego zadania audytowego, a przed przystąpieniem dojego realizacji, audytor wewnętrzny opracowuje program zadania audytowego. Programstanowi szczegółowy plan pracy do wykonania w trakcie zadania audytowego i powinienzawierać w szczególności:1) oznaczenie zadania audytowego ze wskazaniem jego numeru i tematu,2) cel zadania audytowego,3) analizę ryzyka,4) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania audytowego,5) wskazówki metodyczne, w tym:a) techniki przeprowadzania zadania audytowego,b) sposób przeprowadzania zadania audytowego,c) problemy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach,d) dowody niezbędne do dokonania ustaleń i sposób ich badania,e) wskazówki o charakterze techniczno – organizacyjnym,f) wzory wykazów i zestawień,Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

226) założenia organizacyjne,7) harmonogram przeprowadzania zadania audytowego.Wzór Programu Zadania Audytowego określa Załącznik nr 2 do Księgi Procedur AudytuWewnętrznego – Wzór Nr 8.2.W szczególnie uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny, w porozumieniu zBurmistrzem, może dokonać zmiany programu zadania audytowego w trakcie jegoprzeprowadzania. Nie można zmienić tematu, numeru i celu zadania audytowego.3.2.3 Przeprowadzenie narady otwierającej.Przed rozpoczęciem audytu, audytor wewnętrzny zawiadamia kierownika jednostkiaudytowanej o przedmiocie i czasie trwania audytu. Audytor wewnętrzny uzgadnia terminnarady otwierającej z kierownikiem jednostki audytowanej. W naradzie otwierającej biorąudział audytor wewnętrzny i kierownik jednostki audytowanej lub osoba przez niegoupoważniona. W naradzie otwierającej może wziąć udział również inny wskazany przezkierownika jednostki audytowanej pracownik.W czasie narady otwierającej audytor wewnętrzny przedstawia imienneupoważnienie do przeprowadzenia audytu wewnętrznego wraz z dokumentem tożsamości.Upoważnienie do przeprowadzenia audytu wewnętrznego wystawiane jest dla audytorawewnętrznego przez Burmistrza na cały rok - w celu przeprowadzenia audytu w danym rokukalendarzowym zgodnie z planem audytu oraz każdorazowo do przeprowadzania zadaniaaudytowego poza planem audytu.Podczas narady otwierającej należy omówić w szczególności następujące sprawy:1) tematykę i cele z uwzględnieniem ogólnego planu pracy,2) założenia organizacyjne zadania audytowego,3) zasady informowania kierownictwa jednostki audytowanej o postępach i ustaleniachaudytu,4) sugestie kierownictwa jednostki audytowanej co do ważnych obszarów problemowych,wymagających audytu,5) zasady dostępu audytorów do pomieszczeń, sprzętu, akt i informacji potrzebnych doprzeprowadzenia zadania audytowego, w celu zmniejszenia zakłóceń w pracy jednostkiaudytowanej,6) wyznaczenie osoby odpowiedzialnej ze strony jednostki audytowanej za kontakty zaudytorami.Celem narady jest uzyskanie minimalizacji możliwych zaburzeń w pracy audytowanejkomórki oraz uzyskanie o niej ogólnych informacji. Kierownik komórki, w której jestprzeprowadzany audyt wewnętrzny, przedstawia informacje dotyczące jej funkcjonowaniaoraz uzgadnia z audytorem wewnętrznym sposoby unikania zakłóceń w jej pracy w trakcieprzeprowadzania zadania audytowego. Kierownik jednostki audytowanej zapewniaaudytorowi wewnętrznemu warunki niezbędne do przeprowadzenia audytu wewnętrznego,przedstawia żądane dokumenty oraz ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przezpracowników tej komórki.Wzór Protokołu z narady otwierającej znajduje się w Załączniku Nr 2 do KsięgiProcedur Audytu Wewnętrznego – Wzór Nr 8.3.Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

23Podczas narady otwierającej audytor wewnętrzny dokonuje wpisu o rozpoczęciuaudytu w księdze ewidencji kontroli prowadzonej przez jednostkę audytowaną zgodnie zodrębnymi przepisami.3.3 Czynności audytowe, sprawozdanie z przeprowadzenia zadaniaaudytowegoCzynności audytowe wykonywane są przez audytora wewnętrznego podczas realizacjizadania audytowego w jednostce audytowanej. Audyt powinien być przeprowadzany wnormalnych godzinach pracy jednostki audytowanej. Realizacja czynności audytorskich pozagodzinami pracy i w dni wolne od pracy wymaga uzgodnienia z kierownictwem jednostkiaudytowanej oraz Burmistrzem i uzyskania ich akceptacji.W trakcie wykonywania czynności audytowych, audytor wewnętrzny jest uprawniony wszczególności do:• wstępu do wszystkich pomieszczeń komórki audytowanej,• bezpośredniego sprawdzenia stanu rzeczowego i pieniężnego składnikówmajątkowych komórki audytowanej,• żądania okazania niezbędnych dokumentów, umów, faktur, dokumentów księgowych,zezwoleń i innych,• żądania sporządzenia niezbędnych kopii (potwierdzonych za zgodność z oryginałem),odpisów i wyciągów z badanych dokumentów,• zabezpieczenia dokumentów i innych dowodów,• odbierania stosownych wyjaśnień od kierownictwa i pracowników komórkiaudytowanej,• żądania dostarczenia niezbędnych danych w zakresie struktury organizacyjnej, wszczególności:- schemat organizacyjny,- opisy stanowisk,• żądania niezbędnych danych dotyczących zatrudnienia, przykładowo:- stan zatrudnienia,- kwalifikacje i stopień wykształcenia poszczególnych pracowników,• żądania informacji na temat polityki finansowej.Kierownictwo i pracownicy komórki audytowanej są zobowiązani do udzielaniaaudytorowi ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu audytu.Odmowa udzielenia wyjaśnień wymaga pisemnego podania przyczyn odmowy. Oświadczenieo odmowie dołączane jest do dokumentów roboczych audytu.3.3.1 Ocena systemu kontroli wewnętrznejOcena systemu kontroli wewnętrznej powinna dostarczyć rozsądnego zapewnienia,że podstawowe elementy systemu są wystarczające do osiągnięcia celów. Badania i ocenyKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

24powinny być wystarczająco udokumentowane oraz poparte wynikami testów, obserwacji ibadań. Celem wszelkich prac audytorskich jest ocena systemów kontroli wewnętrznej, aocena ta powinna opierać się na:• wstępnej ocenie ryzyka zawodności systemów kontroli wewnętrznej związanej zaudytowaną działalnością,• ocenie, czy system kontroli wewnętrznej został ustanowiony i czy jest wystarczającoskuteczny, aby można było polegać na jego niezawodności.Mechanizmy kontroli wewnętrznej poddawane są ocenie przez cały czas trwania audytu.Badanie i ocena systemu kontroli wewnętrznej musi uwzględniać:• zebranie informacji na temat organizacji danego systemu kontroli wewnętrznej izrozumienie sposobu jego funkcjonowania,• ustalenie, które elementy tego systemu mają kluczowe znaczenie dla kontrolowanejdziałalności,• przeprowadzenie testów kontroli wewnętrznej na próbie operacji podlegającychdziałaniu tego systemu, które pozwalają na stwierdzenie, czy kluczowe elementykontroli wewnętrznej faktycznie działały w sposób spójny, ciągły i skuteczny w całymkontrolowanym okresie,• dokonanie oceny systemu i sprawdzenie, czy wstępna ocena ryzyka zawodnościsystemów kontroli wewnętrznej została potwierdzona.Badając system kontroli wewnętrznej audytor wewnętrzny może posłużyć sięprzygotowanymi przez niego kwestionariuszami kontroli lub listami kontrolnymi. Stanowiąone dla audytora pomoc do uzyskiwania potrzebnych informacji od pracowników badanejkomórki na temat mechanizmów kontroli wewnętrznej. Kwestionariusze takie sąkonstruowane w taki sposób, żeby odpowiedzi negatywne wskazywały na potencjalnie słabepunkty kontroli wewnętrznej. Negatywna odpowiedź będzie powodować, że audytor będziesię starał ustalić, czy istnieją kompensacyjne elementy kontroli, które kompensowałybynegatywną odpowiedź. Narzędziami wspomagającymi pracę audytora na tym etapie sąnotatki opisowe oraz graficzna analiza procesów, opracowywane na etapie wstępnegoprzeglądu.Oceniając system kontroli wewnętrznej należy wziąć pod uwagę następująceczynniki:1) typy błędów i nieprawidłowości , które mogą występować,2) procedury mechanizmów kontroli, służące zapobieganiu i wykrywaniu takich błędówi nieprawidłowości,3) fakt, czy zostały przyjęte stosowne procedury i czy są one przestrzegane w stopniuzadowalającym,4) słabe strony, które mogłyby umożliwić wymykanie się błędów i nieprawidłowościistniejących mechanizmów kontroli,5) wpływ tych słabych stron na charakter, rozłożenie w czasie i stopień technik audytu,które trzeba zastosować.Dokumenty robocze audytu dostarczają uzasadnień wniosków, uwag i zaleceń doktórych doszedł audytor w zakresie badania i oceny mechanizmów kontroli wewnętrznej.Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

25Wyniki ocen poszczególnych mechanizmów kontroli powinny być dokumentowane wArkuszu ustaleń audytu, którego wzór znajduje się w Załączniku Nr 2 Księgi ProcedurAudytu Wewnętrznego – Wzór Nr 8.6.3.3.2 TestowanieTestowanie polega na określeniu i doborze reprezentatywnej próbki operacji,zbadaniu wybranych operacji, porównaniu wyników z oczekiwaniami oraz przełożeniuwyników na badaną populację. W trakcie tych prac wykorzystywane są techniki statystyczne ilosowe, oparte na teorii prawdopodobieństwa, pozwalające audytorowi na stawianie tezdotyczących większych zbiorów z określonym stopniem pewności, na podstawie badanejpewnej części procentowej wszystkich elementów.Testowanie to techniki zbierania materiału dowodowego. Na tym etapie audytorwewnętrzny powinien zgromadzić dokumenty robocze, które powinny zawierać szczegółyprzeprowadzonych testów, ich cel i wyniki. Po zakończeniu programu testów jego wynikinależy poddać ocenie w celu ustalenia, czy program był wystarczający, czy też należyprzeprowadzić dalsze testy. Rezultaty te powinny być brane pod uwagę przy formułowaniuogólnej opinii o mocnych i słabych stronach systemu oraz realizacji celów kontrolnych.audytor wewnętrzny powinien przeprowadzić weryfikację dokumentów, które potwierdzająwyniki testów. Dokumenty te stanowią podstawę dyskusji z kierownikiem jednostkiaudytowanej, po zakończeniu tej fazy audytu.Podstawowe rodzaje testów:1. Testy zgodności – prowadzone są dla uzyskania dowodów, że dany system działa zgodniez rozumieniem audytora, uzyskanym poprzez ocenę systemu kontroli wewnętrznej, czyliże mechanizmy kontroli są stosowane. Przeprowadzane są dla tych mechanizmówkontroli, na których audytor wewnętrzny postanawia polegać (w praktyce test zgodnościmoże polegać na fizycznym sprawdzeniu, czy dany mechanizm kontroli, np. autoryzacjawydatku, został rzeczywiście przeprowadzony). W przypadku, gdy audytor wewnętrznyustali, że na pewnych mechanizmach systemu kontroli wewnętrznej nie można polegać,nie przeprowadza w stosunku do nich testów zgodności kontroli wewnętrznej. Ważne jest,aby jednostki populacji, będącej przedmiotem testowania, miały tę samą cechę dotyczącąmechanizmu kontroli. Każde odstępstwo od takiego mechanizmu jest błędem.Audytor wewnętrzny realizując testy zgodności winien brać pod uwagę:- rodzaj, rozkład czasowy i nasilenie testów zgodności,- dostępność materiałów dowodowych,- wkład pracy audytorskiej do przetestowania zgodności.2. Testy wiarygodności (rzeczowe) – przeprowadzane są po wykonaniu testów zgodności.Polegają one na sprawdzeniu, czy informacje zawarte w dokumentacji są kompletne,dokładne i czy odzwierciedlają stan faktyczny. Testy te przeprowadzane są naposzczególnych operacjach celem stwierdzenia ich poprawności. Jeśli na podstawietestów zgodności audytor stwierdzi stosowanie danych mechanizmów kontroli - testywiarygodności przeprowadzane są na małych próbach (tzw. ograniczone testywiarygodności). W przypadku zaś stwierdzenia, że mechanizmy kontroli nie są stosowane– testy wiarygodności prowadzi się na odpowiednio zwiększonych próbach.Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

26Testy zgodności można stosować przed, albo po zakończeniu okresu, stanowiącegoprzedmiot badania. Jeżeli testy wykonywane są przed zakończeniem danego okresu, audytorustala, czy procedury mechanizmów kontroli w dalszym ciągu działają po zakończeniu okresuaudytu (za pomocą zapytań, obserwacji lub dalszego testowania). Za wyjątkiem sytuacji, wktórych audytor wewnętrzny jest przekonany o takiej konieczności, dodatkowe testyzgodności nie są wymagane.3.3.3 Cechy ustaleń audytuCechy właściwie opracowanych ustaleń audytu:• stwierdzenie stanu istniejącego (jak jest)• kryteria (jak być powinno)• skutek (co z tego wynika)• przyczyna (dlaczego tak się stało)• zalecenia (co należy zrobić)Stwierdzenie stanu istniejącego – określa rodzaj i zakres ustalenia, bądź stanuniezadowalającego. Często stanowi odpowiedź na pytanie: „Co było źle?” Zazwyczaj jasne idokładne stwierdzenie stanu, wyłania się z porównań i wyników uzyskanych przez audytoraw odniesieniu do odpowiednich kryteriów oceny.Kryteria – cecha polegająca na ugruntowaniu prawomocności danego ustalenia,poprzez identyfikację kryteriów oceny oraz uzyskaniu odpowiedzi na pytanie: „Na podstawiejakich norm zostało to osądzone?”Kryteria w audycie finansowym i zgodności:- dokładność- istotność- ciągłość- stałość metod- zgodność z obowiązującymi zasadami rachunkowości i wymogamiaktów prawnych.Kryteria w audycie efektywności i gospodarności (skuteczności):- określenie misji, działalności lub funkcji,- standardy i normy wyników oraz kosztów,- wymagania określone w zobowiązaniach prawnych, celach danegoprogramu, przyjętych zasadach, procedurach i innych poleceniachsłużbowych.Skutek – cecha określająca rzeczywisty lub potencjalny wpływ na istniejący stan,która odpowiada na pytanie: „Jaki to miało skutek?” Znaczenie danego stanu rzeczy jestzwykle oceniane przez jego skutki. W przypadku audytów operacyjnych działalności,ograniczenie efektywności i gospodarności, albo nie osiągnięcie celów danego programu(skuteczność), stanowią właściwe miary skutku. Często znajdują one wyraz w ujęciuKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

27ilościowym, np. środków pieniężnych, liczby zatrudnionych osób, ilości materiałów, liczbytransakcji, bądź upływu czasu. Jeżeli rzeczywistego skutku nie da się ustalić, potencjalne lubniewymierne skutki mogą być czasami przydatne do pokazania danego stanu rzeczy.Przyczyna – cecha ta określa powody leżące u podłoża niezadowalającego stanurzeczy lub ustalania i odpowiada na pytanie: „Dlaczego tak się stało?” Jeżeli dany stanrzeczy utrzymywał się przez dłuższy czas, albo też nasilał się, należy opisać przyczynywpływające na takie cechy danego stanu faktycznego. Stanowi to warunek do określenia isformułowania znaczących zaleceń, dotyczących działań naprawczych. Przyczyna może byćcałkiem oczywista, jeżeli zalecenia audytu wskazują na konkretny i praktyczny sposóbpoprawy danego stanu rzeczy. Brak identyfikacji przyczyny w ramach danego ustalenia możem.in. oznaczać, że przyczyna nie została ustalona z powodu ograniczeń lub wady pracyaudytu, albo że została pominięta, aby uniknąć bezpośredniej konfrontacji z urzędnikamiodpowiedzialnymi za niepożądany stan.Zalecenia – to sugerowanie działań zaradczych, które dają odpowiedź na pytanie: „Conależy zrobić?. Relacja pomiędzy zaleceniami audytu a leżącą u jego podłoża przyczynądanego stanu rzeczy powinna być jasna i logiczna. W takim przypadku zalecenia będąwykonalne i właściwie ukierunkowane. Zalecenia powinny precyzyjnie określać, co trzebazrobić, zmienić lub naprawić. Zalecenia kierowane są zawsze do osoby posiadającejkompetencje do podjęcia odpowiednich działań.3.3.4 Dokumentowanie czynności audytowychAudytor wewnętrzny ma prawo do:• wglądu do wszelkich dokumentów i innych materiałów związanych zfunkcjonowaniem audytowanej jednostki, z zachowaniem przepisów o ochronieinformacji niejawnych;• może sporządzać z dokumentów niezbędne odpisy, kopie lub wyciągi, które - wprzypadku włączenia ich do akt bieżących audytu - powinny być potwierdzone przezkierowników lub pracowników komórki audytowanej,• może sporządzać zestawienia lub obliczenia,• może domagać się sporządzania zestawień lub obliczeń przez pracownikówaudytowanej jednostki, które powinny być zatwierdzone przez kierownika jednostkiaudytowanej.Dokumentowaniu podlegają wszelkie uzyskane informacje, prowadzone spotkania,rozmowy (włącznie z rozmowami telefonicznymi), narady, wywiady. Audytor wewnętrznysporządza notatkę służbową z innych czynności podjętych w toku zadania audytowego, atakże zdarzeń, które mają istotne znaczenie dla ustaleń audytu wewnętrznego. Pracownicyjednostki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, są obowiązani, na żądanieaudytora wewnętrznego, udzielać informacji i ustnych wyjaśnień. Udzielone informacje izłożone ustne wyjaśnienia powinny być utrwalone na piśmie oraz podpisane przez osobę,która je złożyła i przez audytora wewnętrznego albo przez samego audytora wewnętrznego.Pracownicy jednostki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, mają prawo z własnejinicjatywy złożyć oświadczenia dotyczące przedmiotu audytu. Audytor wewnętrzny nie możeodmówić włączenia tych oświadczeń do bieżących akt audytu wewnętrznego. WzórKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

28Protokołu przyjęcia wyjaśnienia/oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do RegulaminuAudytu Wewnętrznego.Przebieg narady otwierającej, zamykającej oraz narad z pracownikamiprzeprowadzonych w trakcie zadania audytowego powinien być udokumentowanyprotokołem. Protokół winien zawierać informacje o celu , przebiegu i o wyniku narady.Protokół podpisuje audytor wewnętrzny i kierownik jednostki audytowanej albo osobaprzez niego wskazana. W razie odmowy podpisania protokołu przez przedstawiciela jednostkiaudytowanej - osoba ta powinna złożyć pisemne wyjaśnienia powodu odmowy podpisaniaprotokołu. Audytor wewnętrzny czyni wzmiankę o odmowie podpisania protokołu przezprzedstawiciela jednostki audytowanej w protokole. Wzory protokołów z narad zawieraZałącznik nr 2 Księgi Procedur Audytu Wewnętrznego: Protokół z narady otwierającejwzór nr 8.3, Protokół z narady z pracownikami wzór nr 8.4 i Protokół z narady zamykającejwzór nr 8.5.Księga Procedur Audytu Wewnętrznego zawiera tylko podstawowe wzorydowodów roboczych. Audytor wewnętrzny może posługiwać się dowodami roboczymi niewymienionymi w niniejszym opracowaniu, jednak każdy dowód roboczy powinien:• być oznaczony nazwą i adresem jednostki organizacyjnej Gminy Chrzanów;• posiadać numer nadany zgodnie z obowiązującą w gminie Chrzanów Instrukcjąkancelaryjną;• określać miejsce i datę sporządzenia dowodu;• określać nazwę dowodu roboczego;• wyjaśnienie użytych symboli i skrótów,• w przypadku dowodu roboczego dotyczącego jednego zadania audytowego powinienon zawierać dane dotyczące nazwy i numeru zadania audytowego, a także wskazaniejednostki audytowanej;• w przypadku, gdy sporządzone przez audytora wewnętrznego dowody roboczeskładają się z kilku stron, powinny być one przez niego ponumerowane orazzaparafowane w dolnym rogu.Każdy dokument roboczy powinien być podpisany i obity pieczątką audytorawewnętrznego ze wskazaniem daty podpisania, za wyjątkiem dowodów roboczychkierowanych do innych osób celem ich uzupełnienia, które powinny być opatrzone datą,podpisem i pieczątką tych osób.W przypadku opracowania nowych wzorów dowodów roboczych przez audytorawewnętrznego, nie wymaga się wprowadzania ich jako załączników do Księgi ProcedurAudytu Wewnętrznego. Są one przechowywane w aktach stałych i aktualizowane w miarępotrzeb.3.3.5 Projekt sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznegoCelem sprawozdań z audytu wewnętrznego, składanych Burmistrzowi i kierownikowijednostki audytowanej przez audytora wewnętrznego, jest dostarczenie obiektywnychinformacji i zaleceń ułatwiających podejmowanie właściwych decyzji.Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

29Dla każdego zakończonego zadania audytowego audytor wewnętrzny powinienopracować projekt końcowego sprawozdania, w którym informuje o ustaleniach, uwagach iwnioskach (zaleceniach) i sposobie ich wdrożenia. Sprawozdanie powinno być dokładne,obiektywne, przejrzyste, zwięzłe, konkretne konstruktywne, kompletne i dokładne, orazterminowe - omawiane zagadnienia powinny być ujęte w zrozumiały sposób.Celem opracowania projektu sprawozdania z audytu wewnętrznego jest:• upewnienie się, że audytor prawidłowo zrozumiał części składowe systemu,• zapewnienie kierownikowi jednostki audytowanej możliwości ustosunkowania się ioceny tego sprawozdania,• wyrażenie przez kierownika jednostki audytowanej własnej oceny i opinii.Projekt sprawozdania należy dostarczyć kierownikowi komórki audytowanej wterminie co najmniej 3 dni przed wyznaczonym terminem narady zamykającej, w celuumożliwienia zapoznania się i ustosunkowania do jego treści, a wyniki audytu poddać poddyskusję w trakcie narady zamykającej.Projekt sprawozdania powinien być sporządzony zgodnie z wzorem Projektusprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego zawartym w Załączniku Nr 2 KsięgiProcedur Audytu Wewnętrznego – wzór nr 8.7.Rubryka Odpowiedź kierownika jednostki audytowanej służy kierownikowi jednostkiaudytowanej do przedstawienia swojego stanowiska odnośnie:• wyrażenia opinii, stwierdzającej zasadność uwag i wniosków zawartych wsprawozdaniu, wyznaczenia osoby/osób odpowiedzialnych za wykonanieuwag i wniosków, wskazania terminu realizacji zaleceń;• zgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeńdotyczących ustaleń stanu faktycznego, analizy przyczyn i skutkówstwierdzonych uchybień oraz uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu.Kierownik jednostki audytowanej potwierdza zgodność powyższych stwierdzeńwłasnoręcznym podpisem i pieczątką. Nie stanowi wady Projektu sprawozdania zprzeprowadzenia audytu nie wypełnienie przez kierownika jednostki audytowanej omawianejpowyżej rubryki, jednakże jej wypełnienie jest zalecane.3.3.6 Narada zamykającaCelem narady zamykającej jest przedstawienie wstępnych ustaleń i wnioskówzawartych w projekcie sprawozdania z audytu wewnętrznego.Audytor wewnętrzny ustala termin narady zamykającej. W naradzie tej biorą udział:• audytor wewnętrzny przeprowadzający zadanie audytowe,• kierownik jednostki audytowanej,• wskazani przez kierownika jednostki audytowanej zatrudnieni w niej pracownicy.Na wniosek kierownika jednostki audytowanej audytor wewnętrzny może zaprosić douczestniczenia w naradzie zamykającej osoby sprawujące nadzór nad działalnością jednostki,ustalając czas i miejsce narady.Narada zamykająca ma na celu:Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

30• poinformowanie komórki audytowanej o wynikach przeprowadzonego audytu i oprocesie sprawozdawczym,• osiągnięcie porozumienia na temat ustaleń,• zapoznanie z działaniami naprawczymi zaplanowanymi lub już podjętymi w celupoprawy ewentualnych niedociągnięć ujawnionych przez audyt,• przedstawienie pozytywnych mechanizmów kontroli i zarządzania zidentyfikowanychpodczas zadania audytowego.Wzór Protokołu z narady zamykającej znajduje się w Załączniku Nr 2 do Księgi ProcedurAudytu Wewnętrznego – Wzór Nr 8.5.3.3.7 Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznegoAudytor Wewnętrzny po naradzie zamykającej sporządza Sprawozdanie zprzeprowadzenia audytu wewnętrznego, tj. sprawozdanie końcowe - zgodnie ze wzoremznajdującym się w Załączniku Nr 2 do Księgi Procedur Audytu Wewnętrznego – WzórNr 8.8.Sprawozdanie końcowe podpisują:• Audytor wewnętrzny, biorący udział w przeprowadzaniu audytu, którypotwierdza tym samym, że dane, które przedstawił są dokładne,• kierownik jednostki audytowanej dla potwierdzenia, że zapoznał się z jegotreścią i otrzymał jeden egzemplarz tego sprawozdania.Jeżeli kierownik jednostki audytowanej stwierdzi zasadność uwag i wnioskówzawartych w sprawozdaniu, wyznacza osoby odpowiedzialne za ich wykonanie oraz wskazujetermin realizacji uwag i wniosków. O swoim stanowisku kierownik jednostki audytowanejpowiadamia audytora odrębnym pismem - o ile nie dokonał tego w Projekcie sprawozdania zprzeprowadzenia audytu.Kierownik jednostki audytowanej może zgłosić na piśmie, w terminie do 14 dni oddnia otrzymania sprawozdania końcowego, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowanezastrzeżenia dotyczące ustaleń stanu faktycznego, analizy przyczyn i skutków stwierdzonychuchybień oraz uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu.W razie zgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń przez kierownika jednostkiaudytowanej, audytor wewnętrzny dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmujedodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie, a w przypadku stwierdzenia zasadnościcałości lub części dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń – zmienia lub uzupełniaodpowiednią część lub całość sprawozdania. W razie nieuwzględnienia dodatkowychwyjaśnień lub zastrzeżeń w całości lub w części, audytor wewnętrzny przekazuje swojestanowisko wraz z uzasadnieniem, na piśmie kierownikowi jednostki audytowanej.Dodatkowe wyjaśnienia lub zastrzeżenia wnoszone przez kierownika jednostkiaudytowanej, a także kopię stanowiska audytora wewnętrznego włącza się do bieżących aktaudytu.Audytor Wewnętrzny po rozpatrzeniu dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, w miarępotrzeby sporządza nowe sprawozdanie końcowe. Sprawozdanie z przeprowadzenia audytuKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

31wewnętrznego otrzymuje po jednym egzemplarzu Burmistrz oraz kierownik jednostkiaudytowanej. Trzeci egzemplarz włącza do akt bieżących audytu.Kierownik jednostki audytowanej, po otrzymaniu sprawozdania ostatecznego możezgłosić na piśmie Burmistrzowi swoje stanowisko do przedstawionego sprawozdania.Na podstawie ostatecznego sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznegopodejmowane są działania mające na celu usunięcie uchybień oraz usprawnieniefunkcjonowania jednostki w zakresie gospodarki finansowej. Kierownik jednostkiaudytowanej informuje pisemnie o podjętych przez niego działaniach Burmistrza. Burmistrz zkolei informuje audytora wewnętrznego o działaniach podjętych przez kierownika jednostkiaudytowanej, dokonując stosownej dekretacji pisma otrzymanego od kierownika jednostkiaudytowanej - zgodnie z Instrukcją kancelaryjną obowiązującą w gminie Chrzanów.Burmistrz informuje również audytora wewnętrznego o podjęciu działań naprawczych iusprawniających bezpośrednio przez siebie.W przypadku niepodjęcia, w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania przez Burmistrzasprawozdania ostatecznego z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, żadnych działańmających na celu usunięcie uchybień oraz usprawnienie funkcjonowania jednostki w zakresiegospodarki finansowej Burmistrz informuje o tym Głównego Inspektora AudytuWewnętrznego oraz audytora wewnętrznego, uzasadniając brak podjęcia działań.Audytor wewnętrzny nie powinien dążyć za wszelką cenę do przedstawienia wsprawozdaniu audytu uwag i wniosków w sprawie usunięcia uchybień lub ulepszeniadziałalności. Może on również, jeżeli takie są ustalenia audytu, zapewnić Burmistrza ikierownika jednostki audytowanej, że badany obszar jest prawidłowo i efektywniezarządzany, a audyt nie wykazał istotnych uchybień. Takie zapewnienia należy uznać równieżza wartość dodaną.3.4 Czynności sprawdzające, ocena wykonania zaleceń audytu.Audytor wewnętrzny może przeprowadzić czynności sprawdzające w celusprawdzenia czy i w jakim stopniu podjęto kroki zmierzające do wprowadzenia w życiezaleceń (uwag i wniosków) udzielonych w wyniku audytu lub czy kierownictwo oceniłoryzyko związane z nie wdrożeniem danego zalecenia. Dokumentem ułatwiającym ocenędotyczącą w jakim zakresie należy przeprowadzić czynności sprawdzające wykonania zaleceńdanego zadania audytowego jest Dokument zamknięcia zadania audytu wewnętrznego, którysporządza audytor wewnętrzny, a następnie załącza go w aktach bieżących audytu.Wzór Dokumentu zamknięcia zadania audytowego znajduje się w Załączniku Nr 2 do KsięgiProcedur Audytu Wewnętrznego – Wzór Nr 8.9.3.4.1 Czynności sprawdzająceAudytor wewnętrzny podejmując działania sprawdzające ocenia dostosowaniedziałań jednostki do zgłoszonych przez niego uwag i wniosków.Czynności te mogą obejmować działania o różnej skali:• krótka rozmowa telefoniczna potwierdzająca wykonanie zaleceń,• zbadanie określonej procedury,• realizacja od początku zadania audytowego.Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

32Wybierając określone powyżej czynności należy uwzględnić następujące czynniki:• znaczenie i liczba ustaleń, uwag i wniosków (zaleceń),• skalę wysiłków i kosztów, potrzebnych do wypełnienia zaleceń,• skutki związane z ryzykiem nie wypełnienia zaleceń,• złożoność zaleceń i czas ich wykonania.Planowanie audytu sprawdzającego, można rozpocząć, kiedy działania naprawczezostaną potwierdzone przez akceptację danego zalecenia audytu lub, kiedy kierownictwoaudytowanej komórki organizacyjnej wybierze podjęcie ryzyka, w związku z niewprowadzeniem w życie danego zalecenia. Czynności audytu sprawdzającego należy takplanować, aby monitorować sytuacje (w wypadku nie wprowadzenia w życie danegozalecenia) lub potwierdzić wprowadzenie zmian.Wyniki czynności sprawdzających przedstawiane są w formie:• Notatki z czynności sprawdzających zalecenia audytu (Załącznik Nr 2 do KsięgiProcedur Audytu Wewnętrznego – Wzór Nr 8.10) – notatkę tę otrzymuje Burmistrzi kierownik jednostki audytowanej oraz włącza się do akt bieżących;• Sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego (Załącznik Nr 2 do KsięgiProcedur Audytu Wewnętrznego – Wzór Nr 8.8) – w przypadku przeprowadzeniaaudytu sprawdzającego od początku dane zadanie audytowe.3.4.2 Ocena jakości pracy audytora wewnętrznegoAudytor wewnętrzny w ramach swoich obowiązków dąży do zachowania należytejstaranności oraz efektywności wykonywanej pracy. W celu zapewnienia i stałegopodnoszenia efektywności i jakości audytu wewnętrznego należy przeprowadzić okresoweoceny wewnętrzne (oceny lub samooceny), co najmniej raz w roku. Oceny wewnętrzne mogąmieć postać:• bieżących przeglądów funkcjonowania audytu wewnętrznego;• okresowych przeglądów dokonywanych w drodze samooceny;• analizy efektywności pracy komórki Audytu Wewnętrznego (np. poprzez porównaniedo roku poprzedniego);• analizy opinii o pracy audytora wewnętrznego, wyrażanych przez kierownikówjednostek audytowanych w Kwestionariuszu ankiety poaudytowej- (Załącznik Nr 2do Księgi Procedur Audytu Wewnętrznego – Wzór Nr 8.11).Z przeprowadzonej oceny wewnętrznej (przeglądu okresowego lub bieżącego)audytor wewnętrzny sporządza krótką notatkę informacyjną, którą włącza do akt bieżących.Przynajmniej raz na kwartał audytor wewnętrzny przedstawia Burmistrzowiinformacje o stanie realizacji planu audytu oraz działań podejmowanych poza planem. WzórInformacji o stanie realizacji audytu oraz działań podejmowanych poza planem zawiera(Załącznik Nr 2 do Księgi Procedur Audytu Wewnętrznego – Wzór Nr 8.12).W ramach oceny efektywności pracy audytora wewnętrznego powinny byćuwzględnione nie tylko oceny wewnętrzne ale i zewnętrzne. Audytor wewnętrzny powinienKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

33każdorazowo informować Burmistrza o wynikach przeprowadzonych ocen wewnętrznych izewnętrznych.3.4.3 Zamknięcie akt zadania audytowegoZamknięcie akt zadania audytowego nastąpić może wyłącznie po złożeniu rocznegosprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego za dany rok.4 AKTA AUDYTUAkta audytu wewnętrznego powinny być prowadzone według jednolitych wymogówzgodnie z Instrukcją kancelaryjną. Stosowane są następujące symbole klasyfikacyjne:Audytor wewnętrzny gromadzi:• stałe akta audytu• bieżące akta audytuAkta audytu przekazywane są do archiwum Urzędu zgodnie z obowiązującymiprzepisami prawa i aktami wewnętrznymi w tym zakresie.4.1 Stałe akta audytu wewnętrznegoAudytor wewnętrzny prowadzi stałe akta audytu wewnętrznego, w celugromadzenia informacji dotyczących obszarów, które mogą być przedmiotem audytuwewnętrznego. Akta stałe są wykorzystywane także do realizacji przyszłych zadańaudytowych oraz służą, jako cenne informacje dla nowych audytorów wewnętrznych.Stałe akta audytu obejmują:• akty normatywne oraz akty prawne związane z zakresem działania jednostkiaudytowanej oraz regulujące jej funkcjonowanie;• dokumenty zawierające opis procedur kontroli, w tym kontroli finansowej i mającewpływ na system kontroli finansowej, wersja ostateczna Ścieżki Audytu;• inne informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzenie audytu wewnętrznego ianalizę ryzyka;• plany audytu wewnętrznego i sprawozdania roczne z realizacji audytu;Plany audytu i sprawozdania roczne z realizacji audytu gromadzone są w porządkuchronologicznym. Pozostałe dokumenty, takie jak:• akty normatywne oraz akty prawne związane z zakresem działania jednostkiaudytowanej regulujące jej funkcjonowanie oraz dokumenty zawierające opisprocedur kontroli, w tym kontroli finansowej i mające wpływ na system kontrolifinansowej, wersja ostateczna Ścieżki Audytu;• opracowane przez audytora wewnętrznego dodatkowe wzory, szablony dokumentówroboczych do wykorzystania w przeprowadzaniu kolejnych zadań roboczych;Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

34• inne informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzenie audytu wewnętrznego ianalizę ryzykagromadzone są i aktualizowane w trakcie bieżącej pracy audytora wewnętrznego. W celuprawidłowego wykonywania swoich zadań audytor wewnętrzny ma nieograniczony dostęp dobaz aktów prawnych, w szczególności: Rejestru Uchwał Rady Miejskiej gminy Chrzanów,Rejestru Zarządzeń Burmistrza, programów komputerowych m.in. Legalis Intranet oraz LexOmega. W związku z powyższym – o ile nie ma wyraźnej potrzeby - nie muszą byćgromadzone w aktach stałych kopie dokumentów zgromadzonych w tych bazach.4.2 Bieżące akta audytu wewnętrznegoBieżące akta audytu wewnętrznego zawierają istotne i niezbędne informacje dosformułowania uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu z przeprowadzenia audytuwewnętrznego. Dokumentują one przebieg audytu wewnętrznego, jak i wyniki konkretnegozadania audytowego.Bieżące akta audytu obejmują :1) dokumenty zgromadzone przed rozpoczęciem zadania audytowego,2) dokumenty związane z przygotowaniem programu zadania audytowego i programzadania audytowego,3) protokoły z narad otwierającej, z pracownikami i zamykającej,4) imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego – w przypadkuwystawienia jednego upoważnienia do przeprowadzenia wszystkich zadań objętychplanem audytu upoważnienie oryginał powinien być włączony do teczki ostatniegozadania wykonywanego w danym roku. W pozostałych teczkach przechowywane sąjedynie kopie tego upoważnienia;5) dokumenty sporządzone przez audytora wewnętrznego oraz dokumenty otrzymane odosób trzecich w trakcie przeprowadzania audytu wewnętrznego,6) notatkę z czynności sprawdzających,7) dokumenty robocze przygotowywane przez audytora wewnętrznego w trakcieprzeprowadzania audytu wewnętrznego,8) protokoły przyjęcia wyjaśnień i oświadczeń sporządzone zgodnie z Załącznikiem Nr 4do Regulaminu Audytu Wewnętrznego,9) sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego,10) inne dokumenty o istotnym znaczeniu dla przeprowadzanego audytu wewnętrznego.Wymienione wyżej dokumenty włącza się do bieżących akt w kolejnościwynikającej z toku dokonywanych czynności, numerując strony akt i zamieszczając, napoczątku każdego tomu akt, wykaz materiałów zawartych w danym tomie, z podaniem ichnazwy i odpowiedniej strony akt.Kierownik jednostki audytowanej oraz Burmistrz mają prawo wglądu do bieżącychakt. Udostępnienie dokumentów zgromadzonych w aktach bieżących innym osobom jestmożliwe tylko za pisemną zgodą Burmistrza. W takim przypadku, przekazanie kopiidokumentów roboczych bądź wydanie akt materiałów roboczych osobom trzecim pozakomórkę audytu wewnętrznego wymaga sporządzenia krótkiej notatki informacyjnej, która wKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

35miarę możliwości powinna być potwierdzona pisemnie przez osobę, której przekazano temateriały. Notatkę tę włącza się do akt bieżących audytu.5 ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA AUDYT WEWNĘTRZNYBurmistrz jest odpowiedzialny za ustanowienie komórki audytu wewnętrznego lubstanowiska do spraw audytu wewnętrznego oraz zapewnienie organizacyjnej odrębnościwykonywanych przez nie zadań. Ten sam obowiązek spoczywa na kierownikach podległych inadzorowanych jednostek organizacyjnych Gminy Chrzanów w przypadku spełnieniawarunków przez te jednostki określonych rozporządzeniem progowym .Burmistrz zapewnia:• funkcjonalną niezależność komórki Audytu Wewnętrznego;• bezpośrednią podległość audytora wewnętrznego Burmistrzowi.Audytor wewnętrzny:1. jest niezależny pod względem organizacyjnym oraz w zakresie planowania, realizacji,i sprawozdawczości (raportowania),2. pracuje w oparciu o pisemne procedury,3. pracuje zgodnie z krajowymi i międzynarodowymi standardami audytuwewnętrznego,4. realizuje roczny plan audytu oparty o analizę ryzyka.Audytor wewnętrzny powinien mieć zagwarantowaną niezależność operacyjną, niepowinien być narażony na próby narzucenia obszarów audytu oraz wpływania na sposóbwykonywania zadań i przekazywania wyników.Audytor wewnętrzny zgłasza bezpośrednio Burmistrzowi wszelkie próby naruszeniajego niezależności, wpływania na wybór obszaru badania oraz narzucania ustaleń audytuwewnętrznego.Audytor Wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw,ale powinien posiadać wiedzę pozwalającą zidentyfikować znamiona przestępstwa, naruszeniaprzepisów prawa, a zwłaszcza naruszenia dyscypliny finansów publicznych.Jeżeli w trakcie wykonywania audytu dostrzeże znamiona czynów, które według jegooceny kwalifikują się do wszczęcia postępowania w zakresie dyscypliny finansówpublicznych, postępowania karnego lub postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe iwykroczenie skarbowe, wówczas ma obowiązek powiadomić o tym fakcie Burmistrza. Dopowiadomienia powinna być dołączona opinia radcy prawnego Urzędu.6 POSTANOWIENIA KOŃCOWEAudytor wewnętrzny powinien zawsze dążyć do zapewnienia zgodności działaniaaudytu wewnętrznego ze Standardami oraz Procedurami. W przypadku, gdy działalnośćaudytora wewnętrznego jest zgodna ze standardami może on używać formuły„przeprowadzone zgodnie ze Standardami audytu wewnętrznego”. Jeżeli odstępstwa odKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

36standardów mogły mieć wpływ na ustalenia audytu, Burmistrz jest informowany o tym fakciew sprawozdaniu z przeprowadzenia audytu wewnętrznego. W informacji takiej należywskazać standardy, które zostały naruszone, przyczyny ich naruszenia oraz wpływ naruszeniana ustalenia audytu.W pozostałych sprawach nie objętych niniejszą Księgą Procedur AudytuWewnętrznego obowiązują postanowienia wynikające z Regulaminu OrganizacyjnegoUrzędu Miejskiego w Chrzanowie i innych zarządzeń Burmistrza gminy Chrzanów orazogólnie obowiązujących przepisów prawa.Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

377 ZAŁĄCZNIK NR 1 – ANALIZA RYZYKA7.1 Matematyczna metoda analizy ryzykaMatematyczna metoda analizy ryzyka wymaga wykorzystania arkusza kalkulacyjnego.Tabela Nr 1 Matematyczna metoda analizy ryzyka umożliwiająca uszeregowanieobszarów ryzyka w powiązaniu z tematem audytu wg stopnia ważnościObszarryzykaTemat zadania audytowegoKategorie ryzykaNr1 Nr2 Nr3 Nr4 Nr5waganr1waganr2waganr3waganr4waganr5Data ostatniegoaudytuwaganr6Priorytetykierownictwa1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11Zadanie Nr1a b c d e f g Xwaganr7Ocena końcowaKolejnośćZadanie Nr2Zadanie Nr…Etapy przeprowadzania analizy – Tabela Nr 1:1. Wyodrębnienie obszarów ryzyka – kolumna Nr 1;2. Określenie tematów zadań audytowych – kolumna Nr 2;3. Określenie kategorii ryzyka i określenie czynników wpływających na ocenę ryzyka.Przypisanie poszczególnym kategoriom ryzyka ocenę wartości i wagi ryzyka. Sumawag ryzyka musi wynosić 1 – Tabela Nr 2.Tabela Nr 2 – kategorie ryzykaPrzykładowe kategorie ryzykaWARTOŚĆIstotnośćpod względemfinansowym1 brak implikacjifinansowychmałe2 implikacjefinansowe3 duże implikacjefinansowekluczowy4 systemfinansowyWpływczynnikówzewnętrznychŚrodowiskokontroliwewnętrznejWpływ czynnikówryzykawrodzonegoWpływ czynnikówoperacyjnychćniski wpływ silna kontrola niski wpływ niski wpływumiarkowanywpływwysoki wpływbardzo wysokiwpływwysokakontrolazadawalającakontrolaumiarkowanywysokiumiarkowanywysokisłaba kontrola bardzo wysoki bardzo wysokiKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina ChrzanówDataostatniegoaudytuPriorytetykierownictwa1 rok zadanie nieistotne –ryzykonegatywnychkonsekwencji nieprzeprowadzeniaaudytu niskie2 lata3 lata4 lata lub wogólezadanie małoistotnezadanie istotnezadanie bardzoistotnePrzykładowe wagi ryzyka dla poszczególnych kategorii0,20 0,10 0,15 0,15 0,10 0,15 0,15

384. Obliczenie oceny końcowej – kolumna Nr 10, jest to suma iloczynów wartości iodpowiadającej jej wagi ryzyka dla danego zadania audytowego w poszczególnychkategoriach ryzyka, pomnożona *100% i podzielona przez ilość kategorii ryzyka:X =(a*waga nr1+b*waga nr2+c*waga nr3+d*waga nr4+e*waga nr5+f*waga nr6+g*waga nr7) * 100%75. Ustalenie kolejności wykonywania zadania w zależności od uzyskanej ocenykońcowej - Kolumna 11 – od wartości maksymalnej do minimalnej.W podobny sposób można przeprowadzić analizę ryzyka metodą matematycznąumożliwiającą uszeregowanie tematów audytu z uwzględnieniem jednostek audytowanych coprzedstawia Tabela Nr3.Tabela Nr 3TematzadaniaaudytowegoMatematyczna metoda analizy ryzyka umożliwiająca uszeregowanietematów audytu w powiązaniu z jednostkami audytowanymi wg stopniaważnościKategorie ryzykaNazwa jednostki audytowanejNr1 Nr2 Nr3 Nr4 Nr5waganr1waganr2Data ostatniegoaudytuPriorytetykierownictwa1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11Zadanie Nra b c d e f g Xwaganr3waganr4waganr5waganr6waganr7Ocena końcowaKolejnośćZadanie NrZadanieNr…Sposób postępowania w tym przypadku jest analogiczny jak w przypadku Tabeli Nr 1, z tymże w kolumnie Nr 1 wpisuje się tematy zadań audytowych, a w kolumnie Nr 2 nazwyjednostek audytowanych.7.2 Czynniki ryzyka w analizie ryzykaOpisane w Punkcie 7.1 Kategorie ryzyka są kategoriami przykładowymi, jednymiz wielu możliwych. W celu przypisania właściwej wartości danej kategorii ryzyka, należyuwzględnić szereg czynników ryzyka. Poniżej przedstawiono przykładowe czynniki ryzyka,które należałoby uwzględnić w wymienionych wcześniej w kategoriach:Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

39Tabela Nr 4 – kategorie i czynniki ryzykaKategoria i czynniki1.Istotność pod względem finansowym:wielkość budżetu/planu finansowego: majątek własny,dochody, wydatki;koszty inwestycjirzetelność sprawozdań finansowych: częste zmianypracowników księgowości, niedawne zmiany w systemieksięgowaniawielkość zewnętrznych źródeł finansowania:terminowość otrzymywania środków budżetowychfinansowanie jednostek zewnętrznych: dotacje,porozumieniazatory płatnicze: obawa utraty płynności finansowej,problemy z pozyskiwaniem i egzekwowaniem dochodów2.Wpływ czynników zewnętrznych:presja społeczna, wizerunek społeczny jednostkistabilność zaopatrzenia w środki niezbędne doprowadzenia działalności (materiały, energia, terminowewykonywanie usług)wzrost cen: inflacja, stopy procentowe, kursy walutowesiła wyższa: pożar, powódźpoziom skomplikowania i zmienność przepisówkontrola środków z UEuzależnienie od Internetu i poczty elektronicznej3.Środowisko kontroli wewnętrznejnie przystawanie pisemnych procedur do rzeczywistości,brak kryteriów oceny i wyznaczników błędówbraki w kontroli automatycznej autoryzacji w środowiskukomputerowymbraki w dokumentacji, dokumenty sporządzane poterminiepodział obowiązków w zakresie kontroli i nadzoru:istnienie podziału obowiązków, istnienie wymoguautoryzacji,delegowanie funkcji: brak pisemnych upoważnień,niewystarczający przepływ informacji, błędy wzawieranych umowach4.Wpływ czynników ryzyka wrodzonegoskala działalnościmajątek trwały: wielkość i rozproszenieliczba pracownikówilość transakcji finansowychrozległa sieć informatycznaniska rentowność, ograniczenia w możliwościdofinansowaniatendencja wpływu danego czynnika nawielkość ryzykawzrost wielkości wyższe ryzykowzrost wielkości wyższe ryzykowięcej zmian wyższe ryzykowzrost wielkości, niedotrzymywanieterminów wyższe ryzykowzrost wielkości wyższe ryzykowzrost możliwości powstania zatorupłatniczego wyższe ryzykowiększa presja wyższe ryzykomniejsza stabilność wyższe ryzykowzrost wielkości wyższe ryzykowzrost możliwości wystąpienia wyższeryzykowzrost wielkości wyższe ryzykowzrost wielkości otrzymywanychśrodków wyższe ryzykowzrost uzależnienia wyższe ryzykoim bardziej nieadekwatne procedury tymwyższe ryzyko, brak procedur powodujenajwyższe ryzykoim więcej braków tym wyższe ryzykoim więcej braków tym wyższe ryzykowiększe braki i opóźnienia wyższe ryzykowiększe braki w zakresie jednoznacznegoprzypisania obowiązków iodpowiedzialności większe ryzykoim więcej braków i błędów tym większeryzykowiększa skala większe ryzykowiększy majątek i wyższe rozproszeniewiększe ryzykowzrost wielkości wyższe ryzykowzrost wielkości wyższe ryzykoim bardziej rozbudowana siećinformatyczna tym większe ryzykoim niższa rentowność i większeograniczenia tym wyższe ryzykoKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

405.Wpływ czynników operacyjnychczynniki ludzkie: doświadczenie zawodowepracowników, polityka szkoleniowa,skomplikowanie operacji,personel: zachwianie morale, niezadowolenie, stres,częste zmiany na stanowiskach kluczowychinformacja: integralność baz danych, bezpieczeństwo IT,poufność baz danychwzrost ilości i skomplikowania sprawprowadzone projekty; liczba, poziom skomplikowania,możliwość opóźnień, nadmiernych kosztówinnowacyjność: opór pracowników, brak skłonności dozmian, koszty wdrażania6.Data ostatniego audytuczasokres jaki upłynął od przeprowadzenia ostatniegoaudytu lub kontroli wewnętrznej lub zewnętrznej7.Priorytety kierownictwanegatywne konsekwencje nie przeprowadzenia audytuwewnętrznegomniejsze doświadczenie i braki wprzeszkoleniu pracowników większeryzykowiększe skomplikowanie większe ryzykowiększe nasilenie zjawisk większe ryzykowyższy poziom informatyzacji wyższeryzykowraz ze wzrostem rośnie ryzykowzrost wielkości wzrost ryzykawzrost wielkości większe ryzykoim dawniej była kontrola tym większeryzykoim większe są zdaniem kierownictwanegatywne konsekwencje nieprzeprowadzenia audytu wewnętrznegotym ryzyko wyższe7.3 Przykład zastosowania analizy ryzyka metodą matematyczną w gminieChrzanów do sporządzenia planu audytuPoniżej zaprezentowano, w jaki sposób można wykorzystać analizę matematyczną doopracowania planu audytu w gminie Chrzanów. Należy jednak zaznaczyć, że opisany poniżejsposób wyodrębniania obszarów audytu, obszarów ryzyka, tematów zadań audytowych czyjednostek audytowanych nie jest dla audytora wewnętrznego wiążący.Należy zauważyć, że każdy obszar wymagający audytu powinien być zbadanyprzynajmniej raz w trakcie 3 lat, co odpowiada horyzontowi planowania strategicznego. Wzależności od możliwości kadrowych i finansowych jednostki, można wyodrębnić taką ilośćobszarów audytu, aby powyższe założenie było spełnione. Należy przy tym zauważyćrównież, że im większa jest istotność i liczba obszarów ryzyka, tym większa powinna byćczęstotliwość przeprowadzania zadań audytowych w danym obszarze audytu. Kierując się tąprzesłanką oraz faktem, że w gminie Chrzanów zatrudniona jest tylko jedna osoba w komórceAudytu Wewnętrznego, można wyodrębnić 5 obszarów audytu:1. działalność oświatowa;2. działalność w zakresie kultury i sztuki oraz kultury fizycznej i sportu;3. działalność związana ze służbą zdrowia i opieką społeczną;4. działalność związana z gospodarką mieniem komunalnym;5. działalność Urzędu Miejskiego w Chrzanowie.Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

41Poniżej przedstawiono możliwe do wyodrębnienia obszary ryzyka z uwzględnieniemwybranych obszarów audytu:Tabela Nr 5 – Obszary audytu i obszary ryzykaLp. Obszar audytu Lp. Obszar ryzyka Lp. Przykładowe tematyzadań audytowych1 działalność oświatowa 1 Przedszkola 1. Polityka kadrowa2 działalność w zakresie kultury isztuki oraz kultury fizycznej isportu3 działalność związana ze służbązdrowia i opieką społeczną4 działalność związana zgospodarką mieniemkomunalnym5 działalność Urzędu Miejskiegow Chrzanowie2 Szkoły Podstawowe3 Gimnazja4 Zarząd Szkół i Przedszkoli1 MOKSiR2 Miejska Biblioteka Publiczna3 Muzeum4 Kryta Pływalnia1 Ośrodek Pomocy Społecznej2 Zakład LecznictwaAmbulatoryjnego3 Żłobek Miejski - Dom Opieki nadDzieckiem i Matką1 Zarząd Budynków Komunalnych1 Wydział Organizacyjny2 Wydział Spraw Społecznych3 Wydział Finansowy4 Wydział Architektury i Urbanistyki5 Wydział PrzedsięwzięćPublicznych6 Wydział Geodezji i GospodarkiNieruchomościami7 Wydział Gospodarki Komunalnej iOchrony Środowiska8 Wydział zarządzania Kryzysowego,Ochrony Ludności i SprawObronnych9 Urząd Stanu Cywilnego10 Straż Miejska11 Gminne Centrum InformacjiKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów2 Dochody z tyt. opłat zauczęszczanie dzieci doprzedszkola3 Sprawozdania finansowe

42Łącznie wyodrębniono 23 obszary ryzyka, w ramach których audytor wewnętrznywyodrębnia możliwe do wykonania zadania audytowe. W pierwszym obszarze audytu orazpierwszym obszarze ryzyka podano przykładowe tematy zadań audytowych.Należy zwrócić uwagę, że wyodrębnianie w powyższy sposób obszarów ryzyka itematów zadań audytowych w większości przypadków pozwala już określić, w którejjednostce audytowanej dane zadanie będzie przeprowadzone. Nie jest to możliwe jedynie wprzypadku placówek oświatowych i dlatego opracowywanie planu audytu może wymagaćprzeprowadzenia analizy ryzyka w dwóch etapach:ETAP Nr1: Wybór tematu zadania audytowego w poszczególnych obszarach ryzyka - przyzastosowaniu do analizy ryzyka metody matematycznej opisanej w Tabeli Nr1.ETAP Nr2: W przypadku wyboru tematu zadania audytowego obejmującego placówkioświatowe, np. Dochody z tyt. opłat za uczęszczanie dzieci do przedszkola,należy następnie dokonać wyboru jednostek audytowanych – w tym przypadkuPrzedszkoli - w których to zadanie będzie przeprowadzane. Do tego celu możnawykorzystać Tabelę Nr3. W przypadku Przedszkoli i Szkół Podstawowychpowinny zostać wybrane co najmniej po 2 jednostki, w przypadku Gimnazjów –co najmniej jedna jednostka audytowana. Przy przeprowadzaniu kolejnych zadańaudytowych obejmujących placówki oświatowe w następnych latach, należyzwrócić szczególną uwagę, żeby zadania te nie były przeprowadzane stale wtych samych jednostkach. W etapie drugim koniecznym jest ponowne ustaleniepriorytetów kierownictwa, w zakresie wyboru jednostki audytowanej.Metoda matematyczna jest pracochłonna i wymaga zastosowania arkuszyanalitycznych, ale ma swoje zalety:• może być przeprowadzana we współpracy z kierownictwem;• umożliwia porównywanie wyników analizy ryzyka w kolejnych latach;• dostarcza lepiej udokumentowanych argumentów niż inne analizy;• umożliwia pomiar trendów• pozwala ulokować zasoby audytu tam, gdzie występuje proces o największymzapotrzebowaniu na audyt;• pozwala ustalić kolejność zadań w ścisłej korelacji do obszaru o jaknajwyższym ryzyku.Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

438 ZAŁĄCZNIK NR 2 – WZORY DOKUMENTÓW8.1 Sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznegoWzór……………………….(nazwa i adres Urzędu)Nr AW…………………Chrzanów, dnia…………..…….SPRAWOZDANIEZ WYKONANIA PLANU AUDYTU WEWNĘTZRNEGOZA ROK ……………….1. Podstawowe informacjea) Informacje o jednostce sektora finansów publicznych1.2.Zidentyfikowane przez audytorów obszaryryzyka w zakresie działania jednostki (główne)Liczba osób zatrudnionych w jednostceliczba osób faktycznie zatrudnionychliczba przyznanych etatów wg planu etatówLiczba komórek podległych i nadzorowanych:3. w tymliczba komórek objętych audytem wewnętrznym:Liczba jednostek podległych i nadzorowanych,które w roku sprawozdawczym przekroczyły kwotę4. 35 mln zł przychodów lub wydatków ze środkówpublicznych (wykaz komórek należy przedstawić wformie załącznika do niniejszego sprawozdania)Kwota przychodów środków publicznych w 200-nr. w mln zł ogółem:5.w tymśrodków wymienionych w art. 3 ust 1 pkt 2 i 2a uofp:Kwota wydatków środków publicznych w 200-nr. w mln zł ogółem:6.w tymśrodków wymienionych w art. 3 ust 1 pkt 2 i 2a uofp:nie dotyczyb) Informacje o komórce audytu wewnętrznego1.Nazwa komórki audytuwewnętrznegoAdres pocztowy/numer2.telefonu/adres e-mailkierownika/koordynatora komórkiaudytu wewnętrznego3.Liczba etatów przyznanychkomórce audytu wewnętrznego4. Liczba osób faktycznieKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

445.zatrudnionych w komórce audytuwewnętrznegoNazwa stanowiska/wymiar czasupracy/zatrudnienie na czasnieokreślony (lub określony –jaki)/ zdany egzamin na audytorawewnętrznego poszczególnychpracowników komórki audytuwewnętrznegoL.p.Nazwa stanowiskaWymiarczasu pracyZatrudnieniena czasnieokreślonylub określony(jaki?)Zdanyegzamin naaudytorawewnętrznego1 Tak / Nie2 Tak / Nie6.7.8.Czy audytor wewnętrzny(kierownik komórki audytuwewnętrznego) podlegabezpośrednio kierownikowijednostki (dyrektorowigeneralnemu)?Czy komórka audytu wewnętrznegoposiada zatwierdzony przezkierownika jednostki dokumentokreślający jej cele, zadania iuprawnienia (np. karta audytuwewnętrznego, regulamin audytu)?Czy istnieją pisemne proceduryaudytu wewnętrznego?Tak / NieJeśli Nie, jak jest usytuowany w strukturze organizacyjnej jednostki?Tak / NieNazwa dokumentu:Tak / NieNazwa dokumentu:9.10.11.12.Czy dokonywana była zewnętrznaocena pracy komórki audytuwewnętrznego?Czy dokonano udokumentowanejsamooceny pracy komórki audytuwewnętrznego?Czy opracowanowieloletni/strategiczny plan audytuwewnętrznego?Czy prace komórki audytuwewnętrznego są wspomaganeprzez odpowiednie systemyinformatyczne (jakie)?Jeśli Tak, kto dokonał oceny:Jeśli Tak, wymienić:Tak / NieTak / NieTak / NieTak / Nie2. Zakres tematyczny i organizacja zadań audytowychL.p.TematzadaniaaudytowegoRodzajaudytu1. F / S / D /IT2. F / S / D /ITCzy dotyczyśrodkówwymienionych wart. 3 ust. 1 pkt2 i 2a uofp ?Tak / NieTak / NieTermin przeprowadzeniazadania audytowegoplanowanyzrealizowanyObszarryzykaWykorzystanezasobyludzkie (liczbaosobodni)Uzyskane opinierzeczoznawców(zakres pracy,czas poświęconyzadaniu)Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

453. Zrealizowane zadania audytoweL.p.TematzadaniaaudytowegoRodzajaudytu1. F / S / D /IT2. F / S / D /ITCzy dotyczyśrodkówwymienionychw art. 3 ust. 1pkt 2 i 2a uofp?Tak / NieTak / NieLiczba uwagi wnioskówzawartychw sprawozdaniuz audytu(§ 20 ust. 2 pkt12 rozp.)Liczba dodatkowych wyjaśnieńi umotywowanych zastrzeżeńzłożonych audytorowi (§ 21 ust. 3rozp.)uwzględnione w całościuwzględnione w częściodrzuconeLiczbapodjętychdodatkowychczynnościwyjaśniających (§ 21ust. 4rozp.)4. Czynności sprawdzająceL.p.RokrealizacjizadaniaaudytowegoTemat zadania audytowegoLiczba podjętychczynnościsprawdzającychrealizację uwagi wnioskówCzy dotyczy środkówwymienionych w art. 3 ust.1 pkt 2 i 2a uofp ?1. Tak / Nie2. Tak / NieUwagi5. Ocena efektów zrealizowanych zadań audytowychL.p.1.2.Temat zadaniaaudytowegoPodstawowe uwagi i wnioski(§ 20 ust 2 pkt 12 rozp.)Ocena wykorzystania zgłoszonych uwag iwniosków, ich wpływ na funkcjonowaniegospodarki finansowej i efektywność zarządzaniajednostką6. Niezrealizowane zadania audytoweLp.Temat zadania audytowegoCzy dotyczy środkówwymienionych w art. 3 ust. 1pkt 2 i 2a uofp ?1. Tak / Nie2. Tak / NiePrzyczyna niezrealizowaniazadaniaKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

467. Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznegoL.p.Zadania1. Przeprowadzaniezadań audytowych2. Opracowanie technikprzeprowadzaniazadania audytowego3. Przeprowadzanieczynnościsprawdzających4. Współpraca z innymisłużbami kontrolnymi5. Czynnościorganizacyjne, w tymplanisprawozdawczość6. Szkolenia i rozwójzawodowy7. Urlopy/czas dostępny8. Inne działaniaZasoby ludzkie(liczba osobodni)plan wykonanieUwagi(przyczyny rozbieżności między planem i wykonaniem)8. Zadania dodatkowe nie ujęte w planie audytuL.p.Temat zadaniaRodzajaudytuCzy dotyczy środkówwymienionych w art. 3ust. 1 pkt 2 i 2a uofp ?1. F / S / D / IT Tak / Nie2. F / S / D / IT Tak / NieWykorzystane zasoby(liczba osobodni)Uwagi9. Inne uwagi(ewentualne zauważone trudności, wnioski zmierzające do usprawnienia pracy audytora wewnętrznego)...................................... ...............................................................datapodpis i pieczęćAudytora WewnętrznegoKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

47W tekście stosowane są następujące skróty:uofp - ustawa z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr15, poz. 148 ze zm.)rozp. - rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2002 r. w sprawieszczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U.Nr 111, poz. 973)Wszystkie informacje należy odnieść do okresu sprawozdawczego za 200-n r. i podać wedługstanu na dzień 31.12.200-n r.WYJAŚNIENIAW Tabelach 1b, 2, 3, 4, 6 i 8 należy dokonać właściwego wyboru Tak / Nie poprzez skreślenie niewłaściwej odpowiedzii pozostawienie prawidłowej.W Tabelach 2, 3 i 8 w kolumnie Rodzaj audytu zastosowano następujący podział: F – audyt finansowy, S – audyt systemu,D – audyt działalności, IT – audyt systemów komputerowych. Należy dokonać właściwego wyboru F / S / D / IT poprzezskreślenie rodzaju/rodzajów audytu niewłaściwego dla danego zadania.W Tabeli 1 a)W pkt 1 należy podać bardzo syntetyczne nazwy głównych zidentyfikowanych przez audytora wewnętrznego obszarówryzyka w zakresie działania jednostki.W pkt 3 należy podać liczbę jednostek podległych i nadzorowanych ogółem.W pkt 4 należy podać liczbę wszystkich jednostek podległych i nadzorowanych, które przekroczyły kwotę określonąprzepisami rozporządzenia progowego. Wykaz tych jednostek należy przekazać w formie załącznika do sprawozdania.W pkt 5 i pkt 6 należy podać dane dotyczące wyłącznie Gminy Chrzanów.W Tabeli 1 b)W poszczególnych punktach należy podać odpowiednie, aktualne dane.W pkt 9 wymienić należy wszystkie oceny i kontrole dokonywane przez podmioty zewnętrzne w stosunku dojednostki.W Tabeli 2Należy podać dane dotyczące poszczególnych zadań audytowych zawartych w planie audytu wewnętrznego na rok 200-n.W Tabeli 3Należy podać statystyczne dane pozwalające określić dla każdego zadania audytowego liczbę zdarzeńwyszczególnionych w kolumnach tabeli.W Tabeli 4Należy podać dane dotyczące działań sprawdzających podjętych w stosunku do zadań audytowychzrealizowanych w roku sprawozdawczym oraz w stosunku do zadań audytowych zrealizowanych w latachpoprzedzających rok sprawozdawczy.W Tabeli 5W kolumnie „Podstawowe uwagi i wnioski” należy podać ogólny opis uwag i wniosków zamieszczonych wsprawozdaniach z audytu wewnętrznego (§ 20 ust 2 pkt 12 rozp.).W kolumnie „Ocena wykorzystania...” należy umieścić krótki opis efektów (wartości dodanej), jakie przyniosło wdrożenieuwag i wniosków wynikających z danego zadania audytowego. Takim efektem może być na przykład:1. uzyskanie oszczędności środków publicznych w tys. zł (także w sytuacji, gdy zaoszczędzone środki wjednym obszarze przeznaczono na wydatki w innym),2. przedstawienie zapewnienia, że dany obszar działa prawidłowo,3. poprawa efektywności/skuteczności mechanizmów kontroli wewnętrznej (finansowej),4. usprawnienie danego procesu (np. planowania, udzielania zamówień publicznych, sprawozdawczości,wydawania decyzji administracyjnych itd.),5. wprowadzenie procedur w danym procesie,6. wprowadzenie systemu monitorowania realizacji zadań jednostki,7. poprawa efektywności systemu komunikacji wewnętrznej,8. zapewnienie prawidłowego obiegu i kontroli dokumentów finansowych,Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

489. uregulowanie zasad korzystania przez pracowników z zasobów jednostki,10. poprawa efektywności wykorzystania zasobów,11. ulepszenie systemu ochrony zasobów.12. wykrycie lub zapobieżenie nadużyciu finansowemu (oszacować w tys. zł)W Tabeli 6Należy uzasadnić przyczyny niezrealizowania zadań audytowych zawartych w planie rocznym na 200n rok (np.ze względu na zmianę istotnych warunków realizacji zadania, uniknięcie nakładania się czynności audytowych zinnymi czynnościami kontrolnymi wewnętrznymi i zewnętrznymi, wprowadzenie do realizacji audytu pozaplanem itp.)W Tabeli 7Należy wprowadzić wielkości wynikające z rocznego planu audytu oraz z faktycznej realizacji tego planu. Wprzypadku różnic należy uzasadnić przyczynę ich powstania.W Tabeli 8W tabeli należy wymienić zadania z zakresu audytu wewnętrznego oraz zadania spoza zakresu audytuwewnętrznego przyjęte w roku sprawozdawczym do realizacji przez audytora.Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

498.2 Program zadania audytowego……………………….(nazwa i adres Urzędu)Nr AW…………………WzórChrzanów, dnia…………..…….Nazwa zadania audytowego:(temat)Numer zadania audytowego:Łączna liczba przyznanych dni narealizację zadaniaPlanowany termin rozpoczęcia zadania:Planowany termin sporządzeniaprojektu sprawozdania zprzeprowadzenia audytuPlanowany termin ogłoszeniaostatecznego sprawozdania zprzeprowadzenia audytuPROGRAM ZADANIA AUDYTOWEGOCel zadania audytowego:Zakres zadania audytu:(podmiotowy i przedmiotowy)Metodyka audytu:(techniki i sposoby przeprowadzania zadania audytowego, problemy, na które trzeba zwrócić szczególnąuwagę w badaniach, dowody niezbędne do dokonania ustaleń i sposób ich badania, wskazówki ocharakterze techniczno organizacyjnym, wzory wykazów, zestawień)Analiza ryzyka:Planowany czas trwania zadania audytowego:Nazwiska audytorów wykonujących audyt:Uwagi:...................................... ...............................................................datapodpis i pieczęćAudytora WewnętrznegoKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

508.3 Protokół z narady otwierającej……………………….(nazwa i adres Urzędu)Nr AW…………………WzórChrzanów, dnia…………..…….Nazwa zadania audytowego:Numer zadania audytowegoMiejsce przeprowadzenia zadaniaaudytowegoTermin narady otwierającejCel narady otwierającejPROTOKÓŁ Z NARADY OTWIERAJĄCEJOBECNIPrzedstawiciel Nazwisko i Imię StanowiskoKomórki audytuJednostki audytowanejJednostki audytowanejZałożenia organizacyjne zadania audytowego:zasady informowania kierownictwa jednostki audytowanej o postępach i ustaleniach audytu:sugestie kierownictwa jednostki audytowanej co do ważnych obszarów problemowych,wymagających audytu:zasady dostępu audytorów do pomieszczeń, sprzętu, akt i informacji potrzebnych doprzeprowadzenia zadania audytowego, w celu zmniejszenia zakłóceń w pracy jednostkiaudytowanej:wyznaczenie osoby odpowiedzialnej ze strony jednostki audytowanej za kontakty z audytorami:...................................... ...............................................................datapodpis i pieczęćAudytora Wewnętrznego...................................... ...............................................................datapodpis i pieczęćprzedstawiciela jednostki audytowanejKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

518.4 Protokół z narady z pracownikami……………………….(nazwa i adres Urzędu)Nr AW…………………WzórChrzanów, dnia…………..…….Nazwa zadania audytowego:Numer zadania audytowegoPROTOKÓŁ Z NARADY Z PRACOWNIKAMIMiejsce przeprowadzenia zadaniaaudytowegoTermin narady z pracownikamiCel narady z pracownikamiOBECNIPrzedstawiciel Nazwisko i Imię StanowiskoKomórki audytuJednostki audytowanejJednostki audytowanejInformacje o przebiegu narady:Informacje o wyniku narady...................................... ...............................................................datapodpis i pieczęćAudytora Wewnętrznego...................................... ...............................................................datapodpis i pieczęćprzedstawiciela jednostki audytowanejKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

528.5 Protokół z narady zamykającej……………………….(nazwa i adres Urzędu)Nr AW…………………WzórChrzanów, dnia…………..…….Nazwa zadania audytowego:Numer zadania audytowegoMiejsce przeprowadzenia zadaniaaudytowegoTermin narady zamykającejCel narady zamykającejPROTOKÓŁ Z NARADY ZAMYKAJĄCEJOBECNIPrzedstawiciel Nazwisko i Imię StanowiskoKomórki audytuJednostki audytowanejJednostki audytowanejInformacje przekazane przez Audytora(streszczenie sposobu przeprowadzenia audytu, omówienie treści sprawozdania, odniesienie siędo ustaleń poczynionych na bazie konkretnych dokumentów roboczych, wskazanie zaleceń,przeanalizowanie przyczyn i skutków nieprawidłowości oraz zalet i wad kontroli wewnętrznej).Reakcja przedstawicieli jednostki audytowanej zabierających głos w czasie narady(opinie osób wraz z motywacją, nie zgadzających się z ustaleniem stanu faktycznego,zaaprobowane zalecenia i proponowane działania naprawcze, przedłożenie uwag dosprawozdania na piśmie)Informacje o wyniku narady(zapis poczynionych uzgodnień audytora z kierownictwem komórek audytowanych i informacjaaudytora o sposobie przekazania sprawozdania)...................................... ...............................................................datapodpis i pieczęćAudytora Wewnętrznego...................................... ...............................................................datapodpis i pieczęćprzedstawiciela jednostki audytowanejKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

538.6 Arkusz ustaleń audytu……………………….(nazwa i adres Urzędu)Nr AW…………………WzórChrzanów, dnia…………..…….ARKUSZ USTALEŃ AUDYTUNazwa zadania audytowego:Numer zadania audytowegoZagadnienie1 Omówienie stanu faktycznego: Załączniki(zestawienia, kopie dokumentów,odwołania , itp.)2 Omówienie stanu niekorzystnego:stwierdzenie odstępstw, uzasadniające je fakty i wynikitestów, a także skutek danego stanu (powody zmiany,naruszone normy). O ile to możliwe, podanie przyczynyodstępstwa i wyjaśnienie, dlaczego uznano je zaustalenie audytu (np. sprzeczność z zapisanąprocedurą, itp.).3 Zalecenia:(Jak najlepiej naprawić tę sytuację na podstawieakceptowalnych kryteriów uzgodnionych zzainteresowanym personelem)Załączniki(zestawienia, kopie dokumentów,odwołania , itp.)Podstawa zaleceń(kryteria)4 Reakcja:(stwierdzenie, czy zainteresowany personel zgadza się,czy też nie zgadza z danym ustaleniem i rekomendacją.W przypadku niezgody – wskazanie stanowiska, którezajęła komórka audytowana)Uwagi5 Narada zamykająca:(opis prezentacji ostatecznej opinii, kwestii otwartych, spornych interpretacji,początkowych reakcji,)6 Sprawozdanie ostateczne:(wskazanie z uzasadnieniem czy ustalenia mają być wykazane w sprawozdaniuostatecznym)...................................... ...............................................................datapodpis i pieczęćAudytora WewnętrznegoKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

548.7 Projekt sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego……………………….(nazwa i adres Urzędu)Nr AW…………………WzórChrzanów, dnia…………..…….Nazwa zadania audytowego:Numer zadania audytowegoNazwa jednostki audytowanejAdres jednostki audytowanejPROJEKTSPRAWOZDANIE Z PRZEPROWADZENIAAUDYTU WENĘTRZNEGOImię i nazwisko AudytoraWewnętrznego uczestniczącego waudycieNr imiennego upoważnienia doprzeprowadzenia audytu wewnętrznegoCel przeprowadzenia zadaniaaudytowegoZakres przedmiotowy audytuwewnętrznegoTermin przeprowadzenia zadaniaaudytowegoZwięzły opis działań komórki, jej strategii i celów , zwłaszcza w obszarze poddanym audytowiwewnętrznemu:Podjęte działania, zastosowane techniki przeprowadzania zadania audytowego:Ustalenie stanu faktycznego :Określenie oraz analiza przyczyn skutków i uchybień:Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień:Odpowiedź kierownika jednostki audytowanej*:Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

55• stwierdzam zasadność uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu, uwagi i wnioskizostaną zrealizowane w terminie do……………………………………….., wyznaczamPana(ią)…………………………………………………………………. zatrudnioną nastanowisku……………………………………….….. jako osobę odpowiedzialną za ichwykonanie…………………………………..podpis i pieczęćkierownika jednostki audytowanej• składam dodatkowe wyjaśnienia, w zakresie uwag i wniosków zawartych wprzedstawionym sprawozdaniu:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………..podpis i pieczęćkierownika jednostki audytowanej• składam umotywowane zastrzeżenia dotyczące ustaleń stanu faktycznego, analizyprzyczyn i skutków stwierdzonych uchybień oraz uwag i wniosków zawartych wsprawozdaniu……………………………………………………………….………….………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….* niepotrzebne skreślić…………………………………..podpis i pieczęćkierownika jednostki audytowanej...................................... ...............................................................datapodpis i pieczęćAudytora WewnętrznegoSporządzono w 2 egzemplarzach:1.Kierownik jednostki audytowanej2.a/aPotwierdzam odbiór projektu sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego:...................................... ...............................................................datapodpis i pieczęćKierownika jednostki audytowanejKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

568.8 Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego……………………….(nazwa i adres Urzędu)Nr AW…………………WzórChrzanów, dnia…………..…….Nazwa zadania audytowego:Numer zadania audytowegoNazwa jednostki audytowanejAdres jednostki audytowanejSPRAWOZDANIE Z PRZEPROWADZENIAAUDYTU WWNĘTRZNEGOImię i nazwisko AudytoraWewnętrznego uczestniczącego waudycieNr imiennego upoważnienia doprzeprowadzenia audytu wewnętrznegoCel przeprowadzenia zadaniaaudytowegoZakres przedmiotowy audytuwewnętrznegoTermin przeprowadzenia zadaniaaudytowegoZwięzły opis działań komórki, jej strategii i celów , zwłaszcza w obszarze poddanym audytowiwewnętrznemu:Podjęte działania, zastosowane techniki przeprowadzania zadania audytowego:Ustalenie stanu faktycznego :Określenie oraz analiza przyczyn skutków i uchybień:Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień:Odpowiedź kierownika jednostki audytowanejKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

57POUCZENIEW terminie 14 dni od otrzymania niniejszego sprawozdania kierownikowi jednostkiaudytowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie dodatkowych wyjaśnień lubumotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń stanu faktycznego, analizy przyczyn iskutków stwierdzonych uchybień oraz uwag i wniosków zawartych w niniejszymsprawozdaniu....................................... ...............................................................datapodpis i pieczęćAudytora WewnętrznegoSporządzono w 3 egzemplarzach:1.Kierownik jednostki audytowanej2.Burmistrz Gminy Chrzanów3.a/aPotwierdzam odbiór sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego:...................................... ...............................................................datapodpis i pieczęćKierownika jednostki audytowanejPotwierdzam odbiór sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego:...................................... ...............................................................datapodpis i pieczęćBurmistrzaKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

588.9 Dokument zamknięcia zadania audytowego……………………….(nazwa i adres Urzędu)Nr AW…………………WzórChrzanów, dnia…………..…….DOKUMENT ZAMKNIĘCIA ZADANIA AUDYTOWEGONazwa zadania audytowego:Numer zadania audytowegoMiejsce przeprowadzenia zadaniaaudytowego:Data przekazania sprawozdania doBurmistrza:Zalecenia:1.2.3.Uwagi:(np. wybór metody i zakresu przeprowadzenia czynności sprawdzających, propozycje powtórzenia zadaniaaudytowego: w jakim czasie i w jakim zakresie, sugestie odnośnie następnego badania tego obszaru, ujawnionesprawy wymagające przeglądu także w trakcie innych zadań audytowych)...................................... ...............................................................datapodpis i pieczęćAudytora WewnętrznegoKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

598.10 Notatka z czynności sprawdzających zalecenia audytu……………………….(nazwa i adres Urzędu)Nr AW…………………WzórChrzanów, dnia…………..…….Nazwa zadania audytowego:Numer zadania audytowegoNotatka z czynności sprawdzających zalecenia audytuMiejsce przeprowadzenia zadaniaaudytowegoTermin przekazania sprawozdaniaBurmistrzowi:Termin przeprowadzenia czynnościsprawdzającychSposób przeprowadzenia czynności sprawdzających:Lp. Zalecenie: Stopień realizacji zalecenia: Uwagi:...................................... ...............................................................datapodpis i pieczęćAudytora WewnętrznegoKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

608.11 Kwestionariusz ankiety poaudytowej………………………………………..(nazwa i adres jednostki audytowanej)Nr ………………WzórChrzanów, dnia…………..…….Nazwa zadania audytowego:Numer zadania audytowegoKWESTIONARIUSZ ANKIETY POAUDYTOWEJMiejsce przeprowadzenia zadaniaaudytowegoData i Nr sporządzenia sprawozdaniaostatecznegoUWAGA: Proszę ocenić efektywność procesu zadania audytowego, przy każdej pozycjizakreślając właściwą odpowiedź. Będę zobowiązana za pisemne uwagi w ostatnimrozdziale, ze szczególnym uwzględnieniem odpowiedzi „Nie zgadzam się” oraz„Stanowczo nie zgadzam się”.Lp Opis Stanowczozgadzam sięI Planowanie1 Powiadomienie o zadaniu audytowym byłona tyle z wyprzedzeniem, aby twójpersonel mógł się odpowiednioprzygotować i aby można było dominimum ograniczyć zakłócenia w pracy.2 Zakres i cel zadania audytowego jasnopodano na piśmie i znany był czas pobytuaudytora.3 Miałeś sposobność omówić z audytoremswoje obawy, co do zakresu zadaniaaudytowego.4 Przed rozpoczęciem zadania audytorwewnętrzny znał funkcjonowaniejednostki audytowanej wystarczającodobrze, aby nie tracić niepotrzebnie czasukierownictwa na wyjaśnianie podstaw.II Czynności audytowe1 Audytor zawsze w razie potrzebywyjaśniał sens pytań zadawanych Tobie iTwojemu personelowi.2 W celu efektywnego wykorzystania czasuna spotkaniach z Kierownictwem audytorstarał się omawiać po kilka spraw lubtematów.Zgadzam sięNiezgadzam sięStanowczo niezgadzam sięKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

61Lp Opis Stanowczozgadzam się3 Audytor okresowo informowałKierownictwo o postępach audytu4 W miarę postępów audytu, audytorprzedstawiał odpowiednim osobomnadzorującym i Kierownictwu pisemnerekomendacje z audytu.5 „Uzgodnione” rozwiązania ustaleń audytuz ostatecznego sprawozdania z audytu byłyrozwiązaniami najlepszymi z możliwych wdanych okolicznościach i miałeśsposobność przyczynić się do ichopracowywania.6 Audytor zwrócił wszystkie oryginałydokumentów po ich wykorzystaniu.III Narada zamykająca1 Dzień i godzinę spotkania uzgodnionoodpowiednio wcześnie ze wszystkimiosobami biorącymi udział w naradzie2 Całkowicie wyjaśniono cel spotkania3 Audytor był dobrze przygotowany i dobrzeznał omawiane na spotkaniu obszary4 Zalecenia z audytu dyskutowano otwarcie iobiektywnie, a audytor reagował na uwagiKierownictwa.IV Sprawozdanie z przeprowadzenia zadaniaaudytowego1 Ostateczne sprawozdanie zprzeprowadzenia audytu właściwieodzwierciedla wyniki audytu i ustalenia wtrakcie narady zamykającej.2 Sprawozdanie z przeprowadzenia audytunapisano rzetelnie i uwzględnionowszystkie istotne faktyV Ogólne1 Audyt był przydatną usługą2 Audytorzy byli profesjonalni, uprzejmi iobiektywni3 Audytorzy brali pod uwagę obawy izastrzeżenia podnoszone przezkierownictwoVI Uwagi kierownictwa1 Czy coś, co dotyczyło audytu szczególnie spodobało Ci się?Zgadzam sięNiezgadzam sięStanowczo niezgadzam się2 Jeśli odczuwałeś spowodowane audytem zakłócenia w pracy, to w jaki sposób można byłoby ograniczyć je wprzyszłości?Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

623 W jaki sposób można byłoby poprawić następny audyt Twojego obszaru?4 Inne uwagi:5 Wyjaśnienia nie wyjaśnionych powyżej odpowiedzi Nie zgadzam się oraz Stanowczo nie zgadzam sięImię i nazwisko respondenta(drukowanymi literami): .................................................................................................................. ...............................................................datapodpis i pieczęćRespondentaKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

638.12 Informacja o stanie realizacji audytu oraz działań podejmowanychpoza planemWzór……………………….(nazwa i adres Urzędu)Chrzanów, dnia…………..…….Nr AW…………………INFORMACJA O STANIE REALIZACJI AUDYTU ORAZ DZIAŁAŃPODEJMOWANYCH POZA PLANEM1. Zakres tematyczny i organizacja audytuLp Obszar ryzyka Temat zadaniaaudytowego12Planowany terminprzeprowadzeniaaudytuwewnętrznegoFaktyczny terminprzeprowadzeniaaudytuwewnętrznegoUwagi(wskazanie czy audyt byłplanowany, wyjaśnienierozbieżności w stosunku doplanu, informacja o udzialerzeczoznawcy z zadaniu)2. Organizacja pracy audytu wewnętrznegoLp. Zadania liczba osobodniplanowanaLiczba osobodniwykonanastopień realizacjiplanuUwagi1 2 3 4 5=4/3*100% 61. Przeprowadzaniezadań audytowych2. Opracowanie technikprzeprowadzania zadaniaaudytowego3. Przeprowadzanieczynnościsprawdzających4. Współpraca z innymisłużbami kontrolnymi5. Czynności organizacyjne,w tymplan i sprawozdawczość6. Szkolenia i rozwójzawodowy7. Urlopy/czasdostępny8. Inne działania,w tymaudyt wewnętrzny poza planemaudytu wewnętrznego...................................... ...............................................................datapodpis i pieczęćAudytora WewnętrznegoKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

649 ZAŁĄCZNIK NR 3 – WYKAZ STOSOWANYCH SKRÓTÓW DLAJEDNOSTEK AUDYTOWANYCH1. UM – Urząd Miejski2. KP -Kryta Pływalnia3. MBP - Miejska Biblioteka Publiczna4. MOKSiR - Miejski Ośrodek Kultury, Sportu i Rekreacji5. M - Muzeum6. OPS - Ośrodek Pomocy Społecznej7. ZLA - Zakład Lecznictwa Ambulatoryjnego8. ZBK - Zarząd Budynków Komunalnych9. ŻMDO - Żłobek Miejski – Dom Opieki nad Dzieckiem i Matką10. ZSiP - Zarząd Szkół i Przedszkoli11. P1 - Przedszkole Samorządowe Nr 112. P2 - Przedszkole Samorządowe Nr 213. P4 - Przedszkole Samorządowe Nr 414. P5 - Przedszkole Samorządowe Nr 515. P7 - Przedszkole Samorządowe Nr 716. P8 - Przedszkole Samorządowe Nr 817. P9 - Przedszkole Samorządowe Nr 918. P10 - Przedszkole Samorządowe Nr 1019. P11 - Przedszkole Samorządowe Nr 1120. P13 - Przedszkole Samorządowe Nr 1321. P15 - Przedszkole Samorządowe Nr 1522. PG1 -Publiczne Gimnazjum Nr 123. PG2 - Publiczne Gimnazjum Nr 224. PG3 - Publiczne Gimnazjum Nr 325. PG4 - Publiczne Gimnazjum Nr 4Księga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów

6526. PG5 - Publiczne Gimnazjum Nr 527. SP1 - Szkoła Podstawowa Nr 128. SP3 - Szkoła Podstawowa Nr 329. SP4 - Szkoła Podstawowa Nr 430. SP5 - Szkoła Podstawowa Nr 531. SP6 - Szkoła Podstawowa Nr 632. SP7 - Szkoła Podstawowa Nr 833. SP8 - Szkoła Podstawowa Nr 1034. SPB - Szkoła Podstawowa w Balinie35. SPL - Szkoła Podstawowa w Luszowicach36. SPPł - Szkoła Podstawowa w Płazie37. SPPo - Szkoła Podstawowa w PogorzycachKsięga Procedur Audytu WewnętrznegoGmina Chrzanów