POSLOVANJEINTERNA KOMUNIKACIJA KAOSTRATEŠKA SVRHAMonika Ećimović, prof. psihologijeDvosmjerniodnos povjerenjaAko zaposlenici znaju kako se njihova ulogauklapa u organizaciju, može se očekivatinjihov najveći mogući angažman - bit ćemotivirani onoliko koliko su dobro informirani,a dvosmjerna komu nikacija, tolerancija idijalog moraju biti ugrađeni u kulturuorganizacijeInterna komunikacija je proces kreiranja i razumijevanjaporuka unutar mreže međusobno ovisnih odnosa, kako bise pomoglo razrješavanju nesigurnosti u okolini.Ili “…planirano korištenje komunikacijskih radnji radi sustavnogutjecanja na znanje, stavove i ponašanje sadašnjihzaposlenika” (Strauss, Hoffmann, 2000.).Naglašavanje važnosti interne komunikacije u svakoj tvrtkizapravo naglašava odnos sa zaposlenicima i to na svimrazinama.Kada curenje informacija, tračevi i glasine zamijene organiziranukomunikaciju kao glavni izvor informacija unutarsustava, to je siguran znak da postoje određeni problemi,što je jedan od uzroka propasti brojnih tvrtki.46<strong>HEP</strong> VJESNIK <strong>249</strong> (289), LISTOPAD <strong>2011.</strong>Strateške uloge interne komunikacije(Kernaghan i dr., 2001, prema Tench i Yeomans, 2009.)● Podupiranje glavnih programa promjene● Prenošenje poruka vrhovnog menadžmenta● Prenošenje poslovne misije /vizije/temeljnih vrijednosti● Podizanje svijesti o pitanjima poslovanja i prioritetima● Podizanje/očuvanje internog kredibiliteta najboljeg tima● Motivacija zaposlenika● Olakšavanje protoka povratnih informacija● Unaprjeđenje komunikacijskih vještina menadžera
Zaboravlja se ili ignorira činjenica da ni jedan projektili promjena neće uspjeti ako zaposlenici ne razumijuili se ne slažu s porukama koje rukovodstvo šalje.Uloga i svrha interne komunikacije može se sažetikao briga za izgradnju dvosmjernih, uključujućih, odnosasa svojim zaposlenicima, uz zadaću poboljšanjaorganizacijske djelotvornosti.Najvažniji odnos sa zaposlenicima na svim razinamaPozitivni vidovi djelotvornog internog komuniciranjasu: bolja učinkovitost, upoznatost zaposlenika sa stanjemi veća njihova motiviranost i uključenost u radsvoje organizacijske jedinice/tvrtke, bolji odnos irazumijevanje među zaposlenicima, bolje shvaćanjezaposlenika potreba za promjenom.Bolje informirani zaposlenici bit će i više motiviranite će tako pridonositi većoj produktivnosti. Cilj odnosasa zaposlenicima i komunikacija s njima jest priopćitipravu stvar na ispravan način. Uzimajući uobzir tu konstataciju, rukovoditelju treba stvoriti okolinuu kojoj je komunikacija djelotvorna, jer komunikacijakoja postoji sama po sebi rijetko postiže mjerljivei važne rezultate. Niti jedan organizacijski odnosnije važan kao što je onaj sa zaposlenicima na svimrazinama.Preuzimanje odgovornosti samo ako su ostvarenaočekivanjaAko “psihološki ugovor” između zaposlenika i poslodavcane ostvari planirana očekivanja, posljedičnose pojavljuje niska razina povjerenja, predanostii lojalnosti prema organizaciji. Radi toga zaposleniciignoriraju ključne poruke u trenutku određenihkriza. Naime, krizna stanja mogu proizići iz različitihbrojnih okolnosti, a ovise o zahtjevima pojedinogradnog mjesta. Ako očekivanja zaposlenika nisuostvarena na primjereni način, nije realno očekivatida će oni u kriznim stanjima preuzeti odgovornosti u potpunosti prihvatiti upute i strategiju svojihrukovoditelja. Odnosno, zaposlenici će preuzetidio odgovornosti rukovoditelja i sudjelovati u rješavanjuproblema isključivo ako rukovoditelji ostvarenjihova očekivanja; jedno bez drugog ne može seostvariti.Postoje četiri iznimno važne faze komunikacije tijekomprocesa rada zaposlenika i to: početak (privlačenjei primanje novih zaposlenika), rad (gdje bi setrebale širiti upute, vijesti i informacije vezane uzposao), nagrade i priznanja (promaknuća, posebnidogađaji, nagrade), prekid (otkazi, otpuštanje i umirovljenje).Internu komunikaciju određuje organizacijskakulturaRazumijevanje interne komunikacije bilo koje organizacijeili institucije iziskuje analizu kulture te organizacije.Da bismo razumjeli temeljno obilježje internekomunikacije, moramo razumjeti i temeljno obilježjeorganizacijske kulture, čiji je komunikacija integranidio.U ovom napisu razmotrit ćemo dva tipa organizacijekulture: autoritarne i sudioničke. Napominjem da jeu našem radnom okruženju još uvijek dominantnaautoritarna organizacijska kultura, premda se krozmnoge procese želi što više promovirati sudionička.Kada su procesi komunikacija strukturirani i formaliziraniunutar hijerarhije odlučivanja, riječ je o autoritarnojorganizacijskoj kulturi. Odluke se donose nanajvišim razinama organizacije, a provode ih oni nanižim razinama. Odlučivanje je centralizirano na najvišojrazini komunikacije, a povratna informacija seobično ne traži od zaposlenika na srednjim i nižimrazinama. Komunikacija u autoritarnim kulturama jeoblik širenja zamisli i ciljeva o kojima je odlučio višimenadžment te ih priopćava zaposlenicima. Upravausmjerava zaposlenike, ali je malo komunikacije odzaposlenika prema upravi. Autoritarne kulture pružajuotpor promjenama. U takvoj kulturi zaposlenici susuočeni s nesusretljivom upravom, što je uzrok većefl uktuacije zaposlenika i manjeg zadovoljstva radom,nego u drugim vrstama organizacijskih kultura.(Broom, 2010.).Ako se, pak, njeguje dijalog i razmjena informacija uorganizaciji sa zaposlenicima, riječ je o sudioničkojorganizacijskoj kulturi. Poštuje se timski rad, naglašavase zajedništvo više nego pojedinac, što znači daorganizacija i zaposlenici imaju zajedničke ciljeve.Sudionička organizacijska kultura traži povratne informacijeod svojih zaposlenika, drugim riječima - funkcionirakao otvoreni sustav - glede zaposlenika, njihovogmišljenja i briga. Povratna veza i komunikacijaprema gore omogućava zaposlenicima, i onima nanižim razinama organizacije, da utječu na odlukeuprave. Odluke se donose decentraliziranim načinom,na različitim razinama organizacije (Broom, 2010.)Važnost poznavanja kulture određene organizacijeoso bito je izraženo u slučaju potrebe za promjenomorganizacije i/ili upravljanja razvojem organizacije. Akoorganizacijska kultura stvara zapreku uspješnosti organizacije,valja razmotriti promjenu kulture. (Warr, P.,2002. Psychology at work, Penguin books)I komunicirati je moguće naučitiUsprkos postojanja spoznaje nesavršene komunikacije,istraživanja pokazuju da veliki broj rukovoditeljanije spreman učiti vještine, koje pomažu kvalitetnijemkomuniciranju ili misli da je to nemoguće naučiti.Postoji predrasuda u našem društvu da se vještinakomuniciranja smatra talentom, kojeg neka osobaprirodno posjeduje ili ne posjeduje. Činjenica je da jekomuniciranje jedna od temeljnih čovjekovih životnihfunkcija, a pretpostavlja se da su komunikacijskesposobnosti, kao najvažnija funkcija menadžmenta,odlučujuće za sposobnost rukovođenja.Ako zaposlenici razumiju što se od njih očekuje, odnosnoako znaju kako se njihova uloga uklapa uorganizaciju - može se očekivati njihov najveći mogućiangažman. Bit će motivirani onoliko koliko sudobro informirani, a dvosmjerna komunikacija, tolerancijai dijalog moraju biti ugrađeni u kulturu organizacije.Komunikacija jekrvotok...Ono što jesi govoritoliko glasno da nečujem ono što govorišRalph Waldo EmersonOphodeći se s ljudimaimaj na umu da tonisu logička već emocionalnastvorenja....svakeorganizacije!Dale CarnagieVećina razgovora suzapravo monolozi predsvjedocimaMargaret MillerSvoje uho daj svakom,a glas tek ponekomWilliam ShakespeareNajveći problemkomunikacije je prividda je do nje došloGeorge Bernard ShawOdabrala Olga Štajdohar-Pađen<strong>HEP</strong> VJESNIK <strong>249</strong> (289), LISTOPAD <strong>2011.</strong> 47
Change language