Tesis İçi Özel Organizasyonlar

1.2. Planlama
Özel geceler, turnuva ve olimpiyatların organizasyonlarında gerçekleştirilecek olan
etkinlik ya da etkinliklerin diğer organizasyonlarda olduğu gibi bir plan ve program
dâhilinde yapılması gerekir. Planlamanın diğer organizasyonlarda olduğu gibi konusunda
uzmanlaşmış tüm detayları görebilen, organizasyon bilgisine sahip, özel gece, özel parti,
turnuva ve olimpiyatların organizasyonlarının özelliklerini ve dikkat edilmesi gereken
noktalarını bilen kişilerce yapılması başarıyı beraberinde getirir. Gerek diğer özel
organizasyonlarda gerekse periyodik programlarda planlama yapmak, uygulanacak
programın istenilen şekilde ve amaca uygun olarak sürdürülmesi için bir ön koşuldur.
Ayrıca turnuva ve olimpiyat organizasyonlarında öncelikle bu organizasyonun bir
turnuva mı yoksa bir olimpiyat organizasyonu mu olacağına karar verilmelidir. Sonrasında
organizasyonda yer alacak spor dallarının kuralları araştırılmalı, tesisin fiziksel koşulları
gözden geçirilmeli ve arkasında planlamaya başlanmalıdır. İster periyodik programlarda
olsun isterse özel organizasyonlarda olsun planlamanın son derece dikkatli ve titiz bir
çalışma ile profesyonel kişilerce yapılması gerekir.
Planlama sırasında takip edilmesi gereken aşamalar aşağıdaki gibi sıralanmıştır;
‣ Temayı belirlemek,
‣ Etkinlikleri belirlemek,
‣ Program ve program akışını belirlemek,
‣ Organizasyona katılacak konukları belirlemek,
‣ Organizasyonun yapılacağı zamanı ve süreyi belirlemek,
‣ Organizasyonun yapılacağı yeri/alanı belirlemek,
‣ Organizasyonda görev alacak personeli belirlemek,
‣ Organizasyonda kullanılacak araç gereçleri, dekor, kostümleri, formaları ve
flamaları belirlemek,
‣ Organizasyonun tanıtımını planlamak,
‣ Konuklara yapılacak ikramları, verilecek hediyeleri, organizasyon sonucuna
göre ödül ve ödül törenini belirlemek,
‣ Organizasyonun bütçesini belirlemek.
‣ Denetleme kurulunu planlamak,
‣ İlgili departmanlarla koordinasyonu planlamak,
19