Tesis İçi Özel Organizasyonlar

personel sayısı, yardımcı personelleri, uzman olması gerekenler ve bunların
sayıları etkinliğin özelliğine göre belirlenir. Daha sonra personel ihtiyacını nasıl
karşılanacağı belirlenir. Akılcı olan eldeki mevcut kaynakları değerlendirmek
olduğuna göre öncelikle işletmenin bünyesindeki personel dikkate alınarak
kullanılma yoluna gidilir. Ancak işletmedeki personelin sayıca yetersizliği ya da
konusunda bünyesinde yeterince eğitilmemiş olması durumunda bu ihtiyaç
dışardan o dönem için geçici personel temin etme yoluyla çözümlenebilir. Eğer
etkinlik konuyla ilgili örneğin, bir profesyonel bir dans hocası, illüzyonist gibi
programa, etkinliğe yenilik getirecek, farklı bir boyut kazandıracak, bu işi
profesyonelce yapan çok özel bir uzman gerektiriyorsa bunun kesinlikle
dışarıdan temin edilmesi gerekir.
‣ Kendi kaynakları dışında kullanılacak malzemelerin belirlenmesi ve temin
edilmesi; işletmeler organizasyonları gerçekleştirirlerken tüm malzemeleri
gözden geçirir ve ihtiyaçlarına uygun ve onları karşılayacak yeterli
malzemelerin olup olmadıklarını tespit ederler. Tabii öncelikle olan ihtiyaçların
eldeki mevcut kaynaklardan karşılanmasıdır. Ancak mevcutların ihtiyaçları
karşılamaması durumunda ise malzemelerin dışarıdan teminine gidilir. Bunun
için şu işlem sırası takip edilir;
Kendi kaynakları dışında kullanılacak malzemelerin belirlenmesi,
Kendi kaynakları dışında kullanılacaklarla ilgili piyasa araştırması
yapmak,
Kendi kaynakları dışında kullanılacaklarla ilgili teklif almak
Teklifleri değerlendirme ve satın almak/kiralamak.
Yukarıda da görüldüğü gibi öncelikle dışarıdan almaya ihtiyaç duyulanların
belirlenmesi gerekir. Bunun için yapılan ihtiyaç listelerinde yer alan
kalemlerin nitelikleri ve özellikleri çıkartılır. Bu nitelikler doğrultusunda
bunların nerelerden temin edilebileceği araştırılır. Bu belirlenen yerlerden
ihtiyaçlarla ilgili teklifler toplanır. Toplanan teklifler değerlendirilerek
ihtiyaçlara, isteklere cevap veren nitelikte ve fiyatlar açısından uygun olanlar
Belirlenir. İçlerinden uygun olan ya da olanlara karar verilerek ihtiyaçların
temini yoluna gidilir. Bu satın alma şeklinde olabileceği gibi kiralama yöntemi
ile de temin edilebilir.
‣ Programın ve çalışma planının hazırlanması; belirlenen etkinlikler
doğrultusunda hazırlanan program taslağı netleştirilir ve ondan yola çıkılarak
çalışma planı hazırlanır. Çalışma planı özel temalı paket program ne kadar
sürecekse tamamı görülecek şekilde hazırlanır. Planda gerçekleştirilecek
etkinlikler gün gün yerleştirilir. Bu etkinliklerin saatleri ve uygulanacağı alan ve
alanlar kesinlikle belirtilir. Bunun dışında ayrıca personel çalışma planı da
hazırlanır. Bu planlamada etkinliklerde görev alacak tüm personelin çalışma
yerleri, görev alacakları etkinlikler, saatleri vb. bilgiler yer alır.
64