Tesis İçi Özel Organizasyonlar

‣ Program ve program akışını belirlemek:
Organizasyonda yer verilecek olan etkinlik ve etkinliklere karar verildikten sonra sıra
organizasyonun programını belirlemeye gelir. Burada yapılacak olan şey birden fazla
belirlenmiş olan etkinliğin olması durumunda bu etkinliklerin gerçekleştirme, uygulama
sıralamasını tespit etmektir. Bu sıralama yapıldıktan sonra her bir etkinlik için ayrılacak
sürelere göre bu planlamanın bir program dâhilinde gerçekleşmesi için program çizelgesi
hazırlanır.
‣ Organizasyona katılacak konukları belirlemek:
Belirlenen temaya uygun katılımcı özelliklerinin ve katılımcıların belirlenmesi
gerekir. Özel gece ve parti organizasyonlarında katılımcıların sayısı ve özellikleri önemlidir.
Spor dallarında tesiste konaklayan varsa sporcu gruplarda planlamada yer almalıdır.
Örneğin basketbol milli takımının ya da futbol milli takımının tesiste kampta bulunması
durumunda onlarla maç planlaması ya da Show amaçlı bir etkinlik düşünülebilir. Bu seçim
planlama evresinde kesinlikle yapılması gereken bir işlemdir. Çünkü bu yapılan işlem ile
organizasyonlara katılacak olanlar ve kişi sayıları belirlenmiş olur. Bu bilgi uygulama
yapılacak alanı, ikram ve hediye çeşitlerini, miktarlarını belirlemede yardımcı, yol gösterici
olacaktır.
‣ Organizasyon yapılacağı zamanı ve süreyi belirlemek:
Organizasyonun yapılacağı tarihi, saatini ve süresini belirlemek de planlama
aşamasında gerçekleştirilen işlemlerdendir. Bunun belirlenmesi gerekir. Çünkü hiçbir
organizasyon kontrolsüz, süresi belirsiz olarak gerçekleştirilemez. Organizasyonun
gerçekleştirileceği en uygun zamana karar verilirken etkinliğin içeriği, özelliği dikkate alınır.
‣ Organizasyon yapılacak yeri/alanı belirlemek:
Tarih ve zaman belirlendikten sonra mevsim ve tesisin fiziksel koşulları dikkate
alınarak organizasyonun gerçekleştirileceği alan belirlenir. Bu alan bir kapalı mekân
olabileceği gibi açık havada yer alan bir mekânda olabilir. Bunun dışında uygulamanın
yapılacağı alan belirlenirken konuk profilleri ve özellikleri de dikkate alınmalıdır. Ayrıca
organizasyonun asıl ağırlığının olduğu alan ve daha sonra serbest devamlılığın
gerçekleştirilebileceği ikinci bir alan, mekânda kullanılabilinir. Örneğin “beach party” için
seçilen sahilden sonra organizasyonun serbest olarak devam edeceği diskoya yönelişte
olduğu gibi. Tesisin fiziksel imkânları dikkate alınarak belirlenen spor dallarına göre de
bunların uygulanacağı alanlar tek tek tespit edilir. Özellikle aynı anda başka bir etkinliğin
planlanmış olmamasına dikkat etmek gerekir. Bu alanların söz konusu organizasyon için
hazırlanması gerekip gerekmediği belirlenmeli ve gereken hazırlıkların yine bu aşamada
planlanması gerekir.
21