Klima Camp `08 - KTC

30 TEKNIK & MILJØ I BYGGERI
Byggesagsbehandling
og Lean
- spiller det sammen?
I Københavns Kommune
har den stigende mængde
byggesager i flere år
udgjort en stigende udfordring.
Udfordringerne ligger
både i et over tid stigende
antal sager og i den
stigende kompleksitet i
sagerne, der er en naturlig
følge af en stigende andel
af større spektakulære
nyopførelser i bl.a. byudviklingsområder.
/ Af kontorchef Mette Preisler,
Københavns Kommune
I københavns kommune vil vi selvfølgelig
gerne kunne færdigbehandle
sagerne i overensstemmelse
med de opstillede tidsmæssige servicemål
for byggesagsbehandlingen
og med en tilfredsstillende kvalitet i
sagsbehandlingen for såvel borgere,
politikere og myndighed.
Derfor arbejder vi i Center for
Byggeri med Lean Administration i
byggesagsbehandlingen. Lean har
vist sig at spille fint sammen med
Center for Byggeris strategiske tilgang
til håndteringen af byggesagsbehandlingen,
der har differentieret
kundefokus som et af de bærende
elementer.
Lidt om Center for Byggeri
Center for Byggeri (Fig. 1) er en del
af Teknik- og Miljøforvaltningen i
Københavns Kommune. Center for
Byggeri er bygningsmyndighed
efter byggeloven, og vi behandler
ca. 15.000 byggesager og udfører
ca. 10.000 tilsyn om året.
Byggesagsafdelingen er opbygget
på en måde, der modsvarer de
fagspecialer, som bygherrens rådgivere
repræsenterer. Sagsbehandlingen
er opdelt i en teknisk og en
juridisk/administrativ behandling,
og hovedbyggetilladelse, konstruktionstilladelse
m.v. behandles
særskilt og meddeles ofte uafhængigt
af hinanden. Det giver en proces,
der er tilpasset bygherrens
almindelige entrepriseformer mest
muligt, og giver mulighed for hurtigt
”at komme i jorden”. Tilsynsfunktionen
i vores Bygningsinspektorater
understøtter dette.
For at sikre kunden service og
kvalitet i byggesagsbehandlingen
arbejder vi med målsætninger om
kort henholdsvis aftalt sagsbehandling
og om parallelitet i sagsbehandling
og projektering.
Indførelse af Lean
De seneste år har Center for Byggeri
fået nye udfordringer. Ud over
flere opgaver, får vi også flere komplekse
opgaver og dermed ubalance
mellem ressourcer og antallet af
(større) byggesager. Antallet af byggerier,
der koster omkring eller over
10 mio. kr., er mere end fordoblet
på 4 år. Samtidig forudses ansøgninger
på komplekse og ressourcekrævende
byggesager, f.eks. i forbindelse
med udbygning af byudviklingsområderne
Nordhavn, Ørestad
Syd, Teglholmen, Carlsberg
m.m.
For at opnå forbedret proceseffektivitet
og serviceniveau besluttede
Center for Byggeri derfor at indføre
Lean Administration i byggesagsbehandlingen
i 2006. Implementeringen
bygger på principperne
i Lean-huset (Fig. 2). Altså indførelse
af en række afprøvede virkemidler
til opnåelse af en højere
produktivitet såvel som tilførsel af
driftsledelsesmæssige kompetencer
med særlig fokus på synlighed
og styring.
For at fremme en helheds- og
kundeorienteret tænkning og
beslutningskompetence på tværs af
Byggesagsafdelingens fagsøjler har
vi endvidere etableret et lederteam,
som afspejler ansvar og kompetencer
på tværs i byggesagsbehandlingsprocessen.
Lederteamet afholder
ugentlige Kaizen-møder, hvor
sagstilgang og beholdninger diskuteres,
og hvor der med udgangspunkt
i den øjeblikkelige situation
kan træffes ledelsesmæssige
beslutninger om f.eks. justering af
ressourcer mellem afdelingerne.
Det har for os været naturligt at
arbejde med Lean-principper, fordi
de i høj grad afspejler det kundeog
kvalitetsfokus, som i mange år
har været en integreret del af vores
tankesæt. Vi har nemlig valgt at
arbejde fokuseret og seriøst med
de Lean-principper, der er relevante
i vores organisation og som giver
mening i vores store produktion.
Herudover har arbejdet med
Lean resulteret i en egentlig kulturforandring.
Og det er nok den
største Lean-forandring. Jeg tænker
her på det omdrejningspunkt, som
forbedringskulturen er et udtryk for
i en dynamisk organisationsudviklingsproces.