A) - Allgemeines - an der Hochschule Offenburg

1. Geltungsbereich
Beschaffungsrichtlinie
der Hochschule Offenburg
in der Fassung vom 09.11.2006
A) - Allgemeines
Diese Richtlinie regelt das Beschaffungs- und Rechnungswesen sowie die
Anlagenbuchhaltung (Inventarisierung) für den gesamten Hochschulbereich und gilt
auch für Beschaffungen aus Drittmitteln.
2. Vorschriften
Grundlagen dieser Beschaffungsrichtlinie sind (in der jeweils gültigen Fassung):
- Landeshaushaltsordnung (LHO) Baden-Württemberg und die hierzu erlassenen
Verwaltungsvorschriften (VV-LHO)
- Verdingungsordnung für Leistungen - ausgenommen Bauleistungen - Teil A
(VOL/A) und Teil B (VOL/B) und die hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften
- Verwaltungsvorschrift der Landesregierung über die Beschaffung in der
Landesverwaltung (Beschaffungsanordnung - BAO)
- Zusätzliche Vertragsbedingungen des Landes Baden-Württemberg für die
Ausführung von Leistungen (ZVB-BW)
- Verwaltungsvorschrift Korruptionsverhütung und -bekämpfung
- Verwaltungsvorschrift über einheitliche Bedingungen und Vordrucke für die
Angebotseinholung und Auftragsvergabe in der Landesverwaltung
Es wird vorsorglich auf mögliche Regressansprüche hingewiesen, die bei einem
Verstoß gegen diese Vorschriften entstehen könnten. Wenn eine Beschaffung nicht
den Vorschriften entspricht, kann die Anweisung der entstandenen Kosten
verweigert werden.
Die Beschaffungsrichtlinie sowie alle notwendigen Vordrucke stehen auf der
Hochschulhomepage (Verwaltungsseite - Bereich Formulare) zum „download“
zur Verfügung.

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3. Grundsätzliches
Beschaffungen dürfen nach den Vorschriften der Landeshaushaltsordnung (LHO)
unter Beachtung der Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit nur dann
durchgeführt werden,
- wenn und soweit sie im Rahmen der Erfüllung der Aufgaben der Hochschule
Offenburg notwendig sind und
- wenn Haushaltsmittel und/oder Drittmittel für die entsprechende
Zweckbestimmung zur Verfügung stehen.
Bei allen genannten Wertgrenzen handelt es sich um Nettobeträge
(ohne Mehrwertsteuer)
4. Prüfung des Bedarfs und der zweckentsprechenden Verwendung
Vor der Einleitung einer Beschaffung sind der Bedarf und die zweckentsprechende
Verwendung durch die Bedarfsstelle verantwortlich zu prüfen und festzustellen. Für
die Prüfung sind folgende Kriterien zu beachten:
- Es ist zu prüfen, ob der Erwerb von Vermögensgegenständen zur Erfüllung der
Aufgaben notwendig ist und ob nicht andere, weniger kostenaufwendige
Maschinen, Geräte, Ausstattungsgegenstände usw. den Anforderungen
genügen.
- Mehrfachbeschaffungen können nur dann zugelassen werden, wenn andere
Gegenstände gleichen Typs, z. B. für die ordnungsgemäße Durchführung der
Lehr-, Forschungs- und Entwicklungsaufgaben unerlässlich sind.
- Es dürfen nur Maschinen und Geräte beschafft werden, für deren Einsatz das
erforderliche Personal und die geeigneten Räumlichkeiten mit den ggf. zusätzlich
notwendigen spezifischen Anschlussmöglichkeiten vorhanden sind oder
geschaffen werden können.
- Die Finanzierung von Folgekosten, insbesondere der Wartungsgebühren, muss
sichergestellt sein.
Das Ergebnis dieser Prüfung ist für Zwecke der Rechnungsprüfung mit den
Beschaffungsunterlagen aufzubewahren.

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5. Zuständigkeiten
5.1 Allgemeine Zuständigkeiten
Der Verwaltungsdirektor als Beauftragter für den Haushalt ist nach den Vorschriften
der LHO haushaltsrechtlich verantwortlich für sämtliche Beschaffungs- und damit
zusammenhängenden Rechtsangelegenheiten der Hochschule. Die weiteren
Zuständigkeiten ergeben sich aus dem Organisationsplan.
5.2 Besondere Zuständigkeiten
5.2.1 Geräte der Information und Kommunikation (IuK) - EDV
IuK-Geräte werden im Rahmen einer internen gemeinsamen Beschaffung über eine
zentrale Beschaffungsstelle an insgesamt drei Terminen im Jahr beschafft. Eine
Arbeitsgruppe definiert dazu Standardgeräte für Desktop-Computer, Notebooks und
Bildschirme (siehe Ziffer III, Seite 11).
Beim Kauf oder der Anmietung von IuK-Geräten ist grundsätzlich das
Hochschulrechenzentrum zu beteiligen.
5.2.2 Audio-/Video(AV)-Geräte
Bei der Beschaffung von AV-Geräten und Medien für den allgemeinen Lehrbetrieb
hat die Technische Betriebsleitung (TBL) im Einvernehmen mit den
Medienverantwortlichen der Hochschule dafür Sorge zu tragen, dass eine optimale
Gerätenutzung möglich und die Kompatibilität der Geräte gegeben ist.
5.2.3 Büroausstattung
Büromöbel und Büroausstattungen werden unter Zugrundelegung der VwV-
Ausstattung in der jeweils gültigen Fassung und der Beschaffungsanordnung (BAO)
zentral durch die Technische Betriebsleitung ggf. auf Anforderung der
Bedarfsstellen beschafft.
5.2.4 Großgeräte / HBFG
Beschaffungen, deren Gesamtkosten einschl. Zubehör mehr als 75.000,00 €
betragen, unterliegen nach dem Hochschulbauförderungsgesetz (HBFG) einem
besonderen Anmelde- und Genehmigungsverfahren.

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Darüber hinaus ist bei einem innerhalb von 3 Jahren (Datum der
Wissenschaftsratsempfehlung) erfolgenden nachträglichen Ausbau eines
empfohlenen Großgerätes wiederum das Begutachterverfahren einzuleiten, auch
wenn die Beschaffungskosten unter 75.000,00 € liegen (Komponentenbeschaffung).
Vorbehaltlich der Verfügbarkeit entsprechender HBFG-Mittel und Haushaltsmittel
werden die Anträge unter Verwendung der besonderen Antragsvordrucke von der
Bedarfsstelle ausgearbeitet und über den Verwaltungsdirektor und den Rektor den
zuständigen Stellen zugeleitet.
Dabei sind generell alle Möglichkeiten der Mitfinanzierung durch den Bund
auszuschöpfen. Die Finanzierung des HBFG-Anteils der Hochschule (15 %) und
des Landes (35 %) kann auch aus privaten Geldspenden erfolgen.

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B) - Verfahren
I. Beschaffung von
Gebrauchsgüter (Investitionen) - ohne EDV
Beschaffungswert über 410,00 € (netto)
(Einzelgeräte bzw. Funktionseinheit)
1. Abwicklung der Beschaffung
1.1 Ablauf des Angebotsverfahrens
Unter Beachtung der unter „A) - Allgemeines“ genannten Vorschriften entscheidet
die Bedarfsstelle unter Anlegung eines besonders strengen Maßstabes
verantwortlich, welche Vergabeart zur Anwendung gelangt.
Ergibt diese Prüfung, dass eine öffentliche Ausschreibung (national ab
40.000,00 € oder europaweit ab 211.000,00 €) zu erfolgen hat, hat die
Bedarfsstelle der Technischen Betriebsleitung eine ausführliche Leistungsbeschreibung
zum Beschaffungsantrag zu liefern, damit diese das öffentliche nationale bzw.
europaweite Ausschreibungsverfahren durchführen kann.
Eine beschränkte Ausschreibung oder die Angebotseinholung für eine
freihändige Vergabe sind von der Bedarfsstelle selbst durchzuführen.
Für die beschränkte Ausschreibung oder freihändige Vergabe wird auf die
Verwaltungsvorschrift des Wirtschaftsministeriums über einheitliche Bedingungen
und Vordrucke für die Angebotseinholung und Auftragsvergabe in der
Landesverwaltung in der jeweils gültigen Fassung verwiesen (siehe unter „A) -
Allgemeines“).
Es sind generell nur schriftliche Angebote einzuholen. Auf allen Angeboten ist der
Posteingangsvermerk unmittelbar nach Angebotserhalt anzubringen. Folgende
Stellen sind hierzu berechtigt.
- für die Fachbereiche die zuständigen Fachbereichssekretariate
- für die Verwaltung die Posteingangsstelle (Vorzimmer Verwaltungsdirektor)
- für alle anderen Einrichtungen die Technische Betriebsleitung

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Ersatzweise können auch Kataloge, Prospekte und Internetabfragen verwendet
werden. Begründete Ausnahmen entsprechend den unter „A) - Allgemeines“
genannten Vorschriften sind zulässig.
1.2 Ablauf des Beschaffungsverfahrens
1.2.1 Beschaffungsantrag
Nach Abschluss des Ausschreibungs-/Angebotsverfahrens beantragt die
Bedarfsstelle ab einem Beschaffungswert von 410,00 € (Einzelgerät bzw.
Funktionseinheit) bei der Technischen Betriebsleitung die Bestellung der
gewünschten Gegenstände beim günstigsten Anbieter. Hierfür ist der Vordruck
"Beschaffungsantrag" (Anlage 7) zu verwenden. Das Ergebnis des Ausschreibungs-
/Angebotsverfahrens ist beizufügen.
1.2.2 Feststellung des wirtschaftlichsten Angebots
Die Technische Betriebsleitung überprüft den Beschaffungsvorgang umfassend und
stellt die Richtigkeit des wirtschaftlichsten Angebots fest.
Kommt sie zu einer vom Antrag abweichenden Entscheidung, ist (vor
Auftragserteilung) Einverständnis mit der Bedarfsstelle herzustellen. In
Zweifelsfällen entscheidet der Verwaltungsdirektor.
1.2.3 Erteilung des Auftrags
Nach positiver Überprüfung der beantragten Beschaffungsmaßnahme durch die
Technische Betriebsleitung fertigt diese bei Bestellungen über 410,00 € das
Bestellschreiben und legt die Bestellnummer fest. Anschließend wird der gesamte
Beschaffungsvorgang über die Finanz- und Organisationsabteilung (für die
abschließende Überprüfung und Festlegung der Bestellsumme) dem Verwaltungsdirektor
zur Unterzeichnung zugeleitet. Eine Fertigung des Beschaffungsantrages
geht zum Nachweis der Auftragserteilung an die Bedarfsstelle. Eine weitere
Fertigung verbleibt zusammen mit den übrigen Beschaffungsunterlagen bei der
Technischen Betriebsleitung (für die Rechnungsbearbeitung).

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1.3 Termine
Beschaffungsanträge über 410,00 € (Investitionsbestellungen), die noch im
laufenden Haushaltsjahr kassenwirksam abgewickelt werden sollen, müssen der
Technischen Betriebsleitung
bis spätestens 15. November eines Jahres
vorliegen. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die beantragte Beschaffung keiner
Ausschreibung bedarf und/oder keine überlangen Lieferfristen zu berücksichtigen
sind.
In diesen Fällen müssen die Beschaffungsmaßnahmen entsprechend früher
eingeleitet werden. Ausnahmen bedürfen der Zustimmung des
Verwaltungsdirektors.
2. Lieferung
Die Anlieferung der bestellten Geräte usw. erfolgt zentral
- in Offenburg, Raum Nr. C 020 (Schreinerei)
- in Gengenbach beim Hausmeister
Dort wird die Lieferung auf äußere Beschädigungen geprüft und erforderlichenfalls
das Reklamationsverfahren beim Spediteur/Lieferant veranlasst.
Ist die Lieferung ohne erkennbare Schäden, wird das verpackte Gerät aufgrund der
Angaben des Lieferscheins (gegen Empfangsbestätigung) an die Bedarfsstelle
übergeben.
Nach Überprüfung der Funktionstüchtigkeit, der Qualität und der Quantität durch die
Bedarfsstelle ist der Lieferschein unverzüglich unterschrieben an die Technische
Betriebsleitung weiterzuleiten.
3. Rechnungswesen
3.1 Feststellungsvermerk
Nach Eingang der Rechnung und erfolgter Lieferung des
Beschaffungsgegenstandes wird die Rechnung von der Technischen Betriebsleitung
bzw. hierfür ermächtigter Personen unter Berücksichtigung der unter „A) -
Allgemeines“ genannten Vorschriften sachlich richtig bescheinigt. Hierfür ist der
entsprechende Stempelabdruck vollständig auszufüllen. Für Zwecke der
Rechnungsprüfung sind der Rechnung sämtliche Beschaffungsunterlagen
(Angebote, Bestellung, Lieferscheine usw.) beizufügen.

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Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit erfolgt in der Finanz- und
Organisationsabteilung.
3.2 Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenbuchhaltung und Inventarisierung als Vermögensnachweis der
Hochschule erfolgt durch die Finanz- und Organisationsabteilung entsprechend der
Verwaltungsvorschrift des Finanzministeriums zur Einführung einer Anlagenbuchhaltung
in der Landesverwaltung und den Richtlinien für die Führung von Bestandsverzeichnissen
über bewegliche Sachen des Landes in der jeweils gültigen
Fassung.
Die Zuordnung der Anlagengüter entsprechend der DFG-Klassifikation (DFG-
Schlüssel) erfolgt durch die Technische Betriebsleitung.
3.3 Zentrale Rechnungsanweisung
Die von der Technischen Betriebsleitung bzw. den ermächtigten Personen
vorbereiteten Rechnungen werden zentral durch die Finanz- und
Organisationsabteilung zur Zahlung angewiesen. Durchschriften des gesamten
Beschaffungsvorgangs verbleiben bei der Finanz- und Organisationsabteilung.
3.4 Termine
Rechnungen, die noch im laufenden Haushaltsjahr bezahlt werden sollen, müssen
der Technischen Betriebsleitung mit den unterschriebenen Lieferscheinen
vorliegen.
bis spätestens 10. Dezember eines Jahres

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II. Beschaffung von
Gebrauchsgüter oder Verbrauchsmaterial (Sachaufwand) ohne EDV
Beschaffungswert unter 410,00 € (Einzelgeräte bzw. Funktionseinheit)
oder Verbrauchsmaterialien (ohne Wertgrenze)
1. Abwicklung der Beschaffung
Bei Gebrauchsgüter mit einem Auftragswert bis zu 410,00 € sind mindestens drei
schriftliche Angebote einzuholen. Der Preisvergleich ist schriftlich zu
dokumentieren (Anlagen 8 und 9).
Bei Verbrauchsmaterialien für den laufenden Hochschulbetrieb mit einem
Auftragswert bis zu 410,00 € kann auf das Einholen von schriftlichen Angeboten
verzichtet werden, wenn es sich um Kleinteile (elektronische Bauteile, Schrauben
usw.) handelt. Ein Preisvergleich ist jedoch durchzuführen und schriftlich zu
dokumentieren (Anlagen 8 und 9)
Bei Verbrauchsmaterialien mit einem Auftragswert über 410,00 € sind drei
schriftliche Angebote einzuholen. Der Preisvergleich ist schriftlich zu
dokumentieren (Anlagen 8 und 9).
Bei Gebrauchsgütern über 410,00 € hat die Beschaffung als Investition gemäß
Ziffer I (Seite 5) zu erfolgen.
Eine Trennung sachlich zusammenhängender Bestellungen mit dem Ziel, die
410,00 € Wertgrenze zu unterschreiten, ist nicht zulässig.
Vor der Vergabe von Reparaturaufträgen ist deren Wirtschaftlichkeit zu überprüfen
und zu dokumentieren. Der Auftrag erfolgt bei einem Aufwand bis zu 500,00 €
entsprechend einer Verbrauchsbeschaffung. Bei einem Aufwand über 500,00 €
entscheidet die Technische Betriebsleitung über das Auftragsverfahren.
Beschaffungen unter 410,00 € und Verbrauchsmaterialien (ohne Wertgrenze) sind
über den Bestellblock der Hochschule abzuwickeln. Die Bestellung wird durch
folgende Personen unterzeichnet:
- für den Bereich EDV Technischer Leiter Rechenzentrum
- für den techn. Lehr- und Laborbetrieb Technischer Betriebsleiter
- für die zentrale E-Werkstatt Beschaffungsverantwortlicher
- für die zentrale M-Werkstatt Beschaffungsverantwortlicher
- für den sächl. Lehrbetrieb Technischer Betriebsleiter
- für Büromaterial Sachbearbeiter Sachgebiet Finanzen
- für den Bereich Hochschuldruckerei Sachbearbeiter Sachgebiet Recht

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2. Lieferung, Feststellungsvermerke, Inventarisierung, Rechnungswesen
Für die Lieferung gelten die Regelungen unter Ziffer I/2 ff (Seite 7) entsprechend.
Die Rechnungen werden zentral über die Technischen Betriebsleitung (zum
Anschluss der erforderlichen Bestellunterlagen) an die genannten
Unterschriftsberechtigten geleitet. Diese bescheinigen die sachliche Richtigkeit
unter Berücksichtigung der unter Ziffer I/2 (Seite 7) genannten Vorschriften der
Beschaffung.
Für die Inventarisierung gelten die Regelungen unter Ziffer I/3.2 (Seite 8).
Die Rechnungsanweisung und Aufbewahrung des Beschaffungsvorganges erfolgt
zentral durch die Finanz- und Organisationsabteilung.

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1. Abwicklung der Beschaffung
III. Beschaffung von
IuK-Geräten (EDV) und Software
IuK-Geräte und Software werden im Rahmen einer internen gemeinsamen
Beschaffung über eine zentrale Beschaffungsstelle an insgesamt drei Terminen im
Jahr beschafft.
Eine Arbeitsgruppe definiert dazu Standardgeräte für Desktop-Computer,
Notebooks und Bildschirme. Für andere IuK-Geräte und Software wird kein
Standard festgelegt. Deren Beschaffung hat aber auch über die Bedarfsmeldung zu
erfolgen, sofern der Beschaffungswert je Gerät über 200,00 € liegt. Der
Gerätestandard wird regelmäßig aktualisiert.
Bei Beschaffung von IuK-Geräten, die vom definierten Standard abweichen, ist die
Zustimmungen des Hochschulrechenzentrums notwendig. Deren Beschaffung hat
auch über die Bedarfsmeldung zu erfolgen, sofern der Beschaffungswert je Gerät
über 200,00 € liegt.
Die Bedarfsmeldung (Anlage 10) ist zu folgenden Stichtagen über den Dekan bzw.
die Leitung der Hochschulreinrichtung an die Finanz- und Organisationsabteilung
weiterzuleiten:
- 31. Januar eines Jahres
- 31. Mai eines Jahres
- 8. Oktober eines Jahres
Die Bedarfsmeldung verpflichtet zur Abnahme. Es ist daher schon bei der
Bedarfsmeldung sicher zu stellen, dass Haushaltsmittel zur Finanzierung bereit
stehen.
Die Beschaffung von IuK-Geräten und Software zu einem anderen Zeitpunkt ist nur
mit Zustimmung des Verwaltungsdirektors in besonderen Ausnahmefällen (z. B.
sofortige Ersatzbeschaffung bei defekten Geräten) möglich. Der Ausnahmefall ist zu
begründen. Das Hochschulrechenzentrum ist zu beteiligen.
IuK-Einzelbeschaffungen sind generell möglich, wenn der Beschaffungswert unter
200,00 € (Kleingeräte wie z. B. Tastatur, Mäuse usw.) liegt. Für deren Beschaffung
gelten die Regelungen der Ziffer II (Seite 9).

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IV. Beschaffung von
Kleinartikeln (Warenwert bis zu 30,00 EUR) und Büromaterial
1. Kleinartikel
Grundsätzlich ist der Bedarf an Geräten, Kleinteilen, Hard- und Software usw.
frühzeitig zu planen und zusammenzufassen. In dringenden Ausnahmefällen
können einzelne Kleinartikel (Warenwert bis zu 30,00 EUR) beschafft werden. Auf
einen förmlichen Preisvergleich wird aus betriebswirtschaftlichen Gründen
verzichtet. Eine Trennung sachlich zusammenhängender Bestellungen mit dem
Ziel, die 30,00 € Wertgrenze zu unterschreiten, ist nicht zulässig.
Die Ausnahme ist zu begründen. Des weiteren gelten die Regelungen gemäß
Ziffer II (Seite 9).
2. Büromaterial
Büromaterial kann ohne förmlichen Preisvergleich über die Studentenbuchhandlung
GmbH des Studentenwerk Freiburg bezogen werden. Für die Beschaffung ist der
„Anforderungsschein Büromaterial“ (Anlage 13) zu verwenden. Das Büromaterial
kann mit dem Anforderungsschein direkt in der Studentenbuchhandlung GmbH
abgeholt werden. Bei der Abholung ist der Kassenbeleg der Studentenbuchhandlung
GmbH zu unterschreiben.
Dies gilt auch für die Beschaffung von Toner und Tinte für Arbeitsplatzdrucker.
Der Rektor Der Verwaltungsdirektor
Professor Dr. Winfried Lieber Thomas Wiedemer
Anlagen
Beschaffungsgrundsätze
Begriffsdefinitionen
Verfahrensablaufpläne
Zusammenfassung der wichtigsten Ausschreibungsgrundsätze
Beschaffungsantrag
Dokumentation des formlosen Preisvergleiches
Begründung, warum keine 3 Anbieter
Bedarfsmeldung IuK-Geräte und Software
Rundschreiben des MWK zum öffentlichen Auftragswesen
Merkblatt diskriminierungsfreie Leistungsbeschreibung
Anforderungsschein Büromaterial

Anlage 1
Beschaffungsgrundsätze
1. Bedarfsplanung
Planen Sie Ihren Bedarf an Geräten, Kleinteilen, Hard- und Software usw. frühzeitig.
Versuchen Sie kurzfristige „Schnellkäufe“ zu vermeiden.
Ziel: Reduzierung der Beschaffungsvorgänge
2. Zusammenfassung von Beschaffungen
Fassen Sie gleichartige Beschaffungen möglichst zu einem Beschaffungsvorgang
zusammen. Ihre frühzeitigen Planungen werden dabei hilfreich sein. Beteiligen Sie
Kolleginnen und Kollegen an Ihren Beschaffungsvorgängen.
Ziel: Reduzierung der Beschaffungsvorgänge
Preisvorteil durch hohe Beschaffungssummen
Reduzierung der Versandkosten
Reduzierung des Verwaltungsaufwandes
3. Beachtung der Beschaffungsrichtlinien der Hochschule Offenburg
Die Beschaffungsrichtlinien der Hochschule Offenburg sind zu beachten. Die Vordrucke
für die „Dokumentation des formlosen Preisvergleiches“ und für die „Begründung,
warum keine 3 Anbieter“ sind zu verwenden.
4. Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
Die knappen Ressourcen der Hochschule sind wirtschaftlich und sparsam einzusetzen.
Dies gilt insbesondere im Beschaffungswesen. Vorausschauende Planung und
umsichtiges handeln hilft Kosten senken und Zeit einzusparen.

Gebrauchsgüter:
Anlage 2
Begriffsdefinitionen
langlebige Wirtschaftsgüter, die eigenständig oder als Teil einer Anlage gemäß ihrer
Zweckbestimmung eingesetzt werden (z. B. Diskettenlaufwerke, Messgeräte, Werkzeuge
usw.)
Verbrauchsgüter:
Produkte, die zum alsbaldigen Verbrauch bestimmt sind (z. B. Lösungsmittel, Bauelemente,
elektronische Bauteile usw.) oder durch ihre Verwendung eine andere Zweckbestimmung
erhalten
IuK-Geräte:
Geräte, die der Information und Kommunikation dienen, insbesondere Geräte zur
Datenverarbeitung (Personal Computer, PC-Peripherie und PC-Zubehör)

Handelt es sich um
Verbrauchsmaterial?
Nein
Liegt der
Beschaffungswert unter
410,00 €?
Nein
Liegt der
Beschaffungswert über
75.000,00 €
Nein
Handelt es sich um die
Erweiterung eines innerhalb
der letzten drei Jahren
beschafften Großgerätes
(HBFG)?
Ja
Ja
Ja
Ja
siehe Anlage 4
Verbrauch
siehe Anlage 4
Verbrauch
HBFG-Antrag ist zu
stellen
HBFG-Antrag ist zu
stellen
Anlage 3
Verfahrensablauf einer Investitionsbestellung (Gebrauchsgüter)
Beschaffungswert über 410,00 € (Einzelgeräte bzw. Funktionseinheit)
Nein
Handelts es sich um eine
IuK-Beschaffung (EDV)?
Ja
siehe Anlage 5
Bedarfsmeldung IuK
Die Beschaffung hat als
Investition zu erfolgen.
Das Angebotsverfahren ist
einzuleiten.
Auftragswert unter
10.000,00 €?
Nein
Auftragswert unter
40.000,00 €?
Nein
Auftragswert über
40.000,00 €?
Ja
Ja
Ja
Beschaffungsantrag mit
sämtlichen Angeboten usw. an
die Techn. Betriebsleitung
freihändige Vergabe:
mind. drei schriftliche
Angebote sind einzuholen
beschränkte
Ausschreibung:
eine beschränkte Anzahl
von Firmen werden zur
Angebotsabgabe
aufgefordert
öffentliche Ausschreibung:
eine unbegrenzte Anzahl
von Firmen wird öffentlich
zur Angebotsabgabe
aufgefordert

Ja
Anlage 4
Verfahrensablauf einer Bestellung für Sachaufwand
Beschaffungswert unter 410,00 € (Einzelgeräte bzw. Funktionseinheit)
oder Verbrauchsmaterialien (ohne Wertgrenze)
Handelt es sich um
Verbrauchsmaterial?
Nein
Handels es ich um eine
IuK-Beschaffung (EDV)?
Nein
Liegt der
Beschaffungswert über
410,00 €?
Nein
Die Beschaffung hat als
Sachbestellung zu
erfolgen.
Das Angebotsverfahren ist
einzuleiten.
Ja
Ja
siehe Anlage 5
Bedarfsmeldung IuK
siehe Anlage 3
(Investitionsbestellung)
Verbrauchsbeschaffung
unter 410,00 €
nein
Verbrauchsbeschaffung
über 410,00 €
nein
Gebrauchsgutbeschaffung
unter 410,00 €
nein
siehe Anlage 2
Ja
Ja
Ja
Beschaffung über
Bestellblock durch die
berechtigten Personen
freihändige Vergabe:
formloser
Preisvergleich der
schriftlich zu
dokumentieren ist *)
freihändige Vergabe:
mind. drei schriftliche
Angebote sind
einzuholen *)
freihändige Vergabe:
mind. drei schriftliche
Angebote sind
einzuholen *)
*) Die Vordrucke "Dokumentation des förmlichen Preisvergleiches" und ggf "warum keine 3 Anbieter"sind zu verwenden. Ohne diese
Vordrucke darf die Bestellung nicht durchgeführt werden bzw. deren Bezahlung durch die Finanz- und Organisationsabteilung wird
nicht erfolgen.

Anlage 5
Verfahrensablauf der Bedarfsmeldung
für IuK-Geräte und Software
Handelt es sich eine IuK-
Beschaffung (EDV-Hardware oder
Software)?
ja
Liegt der Beschaffungswert
über 200,00 €?
ja
Es ist eine Bedarfsmeldung für die interne
gemeinsame Beschaffung von IuK-
Geräten notwendig.
Stichtage:
31. Januar eines Jahres
31. Mai eines Jahres
8. Oktober einer Jahres
Nein
Nein
siehe Anlage 3 (Investition)
oder Anlage 4 (Verbrauch)
siehe Anlage 4
(Verbrauch)
Bedarfsmeldung weiterleiten an die
Finanz- und Organisationsabteilung zur
Mittelreservierung
Stichtagsbezogene
Bedarfszusammenfassung und
Vorbereitung der Leistungsbeschreibung
für die Ausschreibung
(Herr Ruf HRZ/Verw.EDV)
Gemeinsame Ausschreibung durch die
Technische Betriebsleitung

•
•
•
•
•
•
Anlage 6
Zusammenfassung der wichtigsten Ausschreibungsgrundsätze
bei der Beschaffung von Investitionsgütern in Ergänzung zu
der Beschaffungsrichtlinie i.d.F. vom 09.11.2006
Die Bedarfsstelle führt das Angebotsverfahren durch mittels
1. freihändiger Vergabe
� beim Auftragswert bis 10.000,00 € netto
� unabhängig vom Auftragswert, wenn u. a.
gewerbliche Schutzrechte zugunsten eines Unternehmens bestehen
Ersatz- oder Zubehörteile zu Maschinen, Geräten usw. vom Lieferanten der ursprünglichen
Leistung beschafft werden sollen
für die Leistung aus besonderen Gründen (z. B. besonderer Erfahrungen, Zuverlässigkeit oder
Einrichtungen, bestimmte Ausführungsarten) nur 1 Unternehmen in Betracht kommt
� wenn es sich um eine vorteilhafte Gelegenheit handelt.
Form:
� Gebrauchsgüter oder Verbrauchsmaterialien unter 410,00 €
formloser Preisvergleich (in der Regel von 3 Anbietern), der schriftlich zu dokumentieren ist.
Die Vordrucke „Dokumentation des formlosen Preisvergleiches“ und ggf. „Begründung,
warum keine 3 Anbieter“ sind zwingend zu verwenden. Bestellung mit dem internen
Bestellblock.
� Verbrauchsmaterialien über 410,00 €
Einholung von mindestens 3 schriftlichen Angeboten. Der Preisvergleich ist schriftlich zu
dokumentieren. Die Vordrucke „Dokumentation des formlosen Preisvergleiches“ und ggf.
„Begründung, warum keine 3 Anbieter“ sind zwingend zu verwenden. Bestellung mit dem
internen Bestellblock.
� Gebrauchsgüter über 410,00 €
Einholung von mindestens 3 schriftlichen Angeboten. Der Vordruck „Beschaffungsantrag“ ist
zu verwenden.

2. beschränkte Ausschreibung
� beim Auftragswert derzeit bis 40.000,00 € netto
� unabhängig vom Auftragswert, wenn u.a.
•
Form:
die Leistung nach ihrer Eigenart nur von einem beschränkten Kreis von Unternehmen in
geeigneter Weise ausgeführt werden kann, besonders wenn außergewöhnliche Fachkunde
oder Leistungsfähigkeit oder Zuverlässigkeit erforderlich ist.
Aufforderung an eine beschränkte Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten unter
strenger Beachtung des vorgeschriebenen Verfahrens nach der Verwaltungsvorschrift des
Wirtschaftsministeriums über einheitliche Bedingungen und Vordrucke für die
Angebotseinholung und Auftragsvergabe in der Landesverwaltung in der jeweils gültigen
Fassung.
Der Vordruck „Beschaffungsantrag“ ist zu verwenden. Auf allen Angeboten ist der
Posteingangsvermerk unmittelbar nach Angebotserhalt anzubringen.
3. öffentliche Ausschreibung
� bei einem Auftragswert über 40.000,00 € netto, falls nicht die Ausnahmevoraussetzungen für
eine freihändige Vergabe oder beschränkte Ausschreibung vorliegen.
� Bei einem Auftragswert über 211.000,00 € netto hat eine europaweite öffentliche Ausschreibung
zu erfolgen.
Form:
Die öffentliche Ausschreibung ist durch die Technischen Betriebsleitung durchzuführen. Hierzu hat
die Bedarfsstelle eine umfassende Leistungsbeschreibung zu erstellen, damit alle Bewerber die
Beschreibung im gleichen Sinne verstehen und die Angebote miteinander verglichen werden
können.
Der Vordruck „Beschaffungsantrag“ ist zu verwenden. Auf allen Angeboten ist der
Posteingangsvermerk unmittelbar nach Angebotserhalt anzubringen.
Besonderer Hinweis:
Bei Beschaffungen über 211.000,00 € netto hat eine europaweite öffentliche Ausschreibung zu
erfolgen.

Anlage 7
Bitte 3-fach einreichen
I. Beschaffungsantrag
505.
(Fachbereich/Hochschuleinrichtung) (Beschaffungsverantwortliche/r) (Bestellnummer)
1. Beantragte Lieferung oder Leistung
Lfd.
Nr.
Menge Gegenstand
zzgl. 16 % Mehrwertsteuer
(Genaue Bezeichnung der einzelnen Gegenstände bzw.
Leistungen, Typenbezeichnung, Bestell-Nr.)
ggf. Fortsetzung auf Blatt 4
Einzelpreis
in EUR
Endpreis: * Übertrag auf Blatt 4
Gesamtpreis
in EUR
*) Preis einschließlich sämtlicher Nebenleistungen, Zubehörteile, Montage, Einweisungen, Inbetriebnahme, Verpackung und
Fracht sowie Mehrwertsteuer und ggf. Zoll- sowie sonstige Einfuhrabgaben unter Berücksichtigung von Rabatten und Skonto.
2. Verwendungszweck (kurze Erläuterung):
3. Handelt es sich bei dieser Beschaffung (evtl. im Zusammenhang mit anderen
Beschaffungen) um ein Großgerät nach dem HBFG? Wenn JA, bitte Empfehlung des WR
angeben:
Seite 1 Beschaffungsantrag / 5. Januar 2005

Anlage 7
4. Wird durch die Beschaffung ein vom Wissenschaftsrat empfohlenes Großgerät (nicht CIP
und WAP) innerhalb von 3 Jahren ergänzt (auch Zubehör), erweitert oder ausgebaut?
Wenn JA, bitte das entsprechende Großgerät angeben:
5. Wird durch die Beschaffung für eine andere Hochschuleinrichtung ein noch brauchbares
Gerät frei? Wenn JA, genaue Bezeichnung des Gerätes angeben?
6. Handelt es sich um eine Ersatzbeschaffung? Wenn JA, welches Gerät bzw. welcher
Ausrüstungsgegenstand wird ausgesondert? (Genaue Bezeichnung, Serien- oder
Inventarnummer angeben)
7. Warum können vergleichbare Geräte/Programme anderer Fachbereiche/Hochschulen
nicht benutzt bzw. mitbenutzt werden?
8. Bei IuK-Beschaffung bitte begründen, warum diese IuK-Beschaffung nicht im Rahmen der
gemeinsamen internen IuK-Beschaffung erfolgen kann.
9. Fallen durch die beantragte Beschaffung Folgekosten an?
NEIN JA
(Art und Jahresbetrag bitte angeben)
10. Sind für die Aufstellung des Gerätes besondere bauliche oder andere Maßnahmen
erforderlich?
NEIN JA
(Art und Maßnahme und evtl. Kosten bitte angeben)
11. Steht das für den Einsatz und die Bedienung des beantragten Gerätes erforderliche
Personal zur Verfügung?
NEIN JA
Seite 2 Beschaffungsantrag / 5. Januar 2005

Anlage 7
12. Unter Beachtung der Vorschriften der VOL/A soll der Antrag erteilt werden im Rahmen
einer
gemeinsamen Beschaffung beschränkten Ausschreibung
öffentliche Ausschreibung durch die Technische Betriebsleitung:
Die hierzu erforderliche genaue Leistungsbeschreibung ist beigefügt.
freihändigen Vergabe
Begründung für die freihändige Vergabe:
12. Im Sinne der Wirtschaftlichkeit ergibt sich folgende Rangordnung der eingegangenen
Angebote:
Anbieter: Endpreis (inkl. MWSt.)
1.) EUR
2.) EUR
3.) EUR
4.) EUR
13. Finanzierung der beantragten Maßnahme aus der
Kostenstelle
Es wird bestätigt, dass die Vorschriften der Beschaffungsrichtlinien der FHO beachtet wurden.
Der/Die Beschaffungsverantwortliche
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bei EDV-Beschaffungen ist der Antrag an das RZ weiterzuleiten.
Dem Antrag wird zugestimmt.
Unterschrift Hochschulrechenzentrum
Abkürzungen:
HBFG = Hochschulbauförderungsgesetz
WR = Wissenschaftsrat
Seite 3 Beschaffungsantrag / 5. Januar 2005

Anlage 7
Blatt 4
Lfd.
Nr.
Menge Gegenstand
(Genaue Bezeichnung der einzelnen Gegenstände bzw.
Leistungen, Typenbezeichnung, Bestell-Nr.)
zzgl. 16 % Mehrwertsteuer
Endpreis:
Einzelpreis
in EUR
Gesamtpreis
in EUR
*) Preis einschließlich sämtlicher Nebenleistungen, Zubehörteile, Montage, Einweisungen, Inbetriebnahme, Verpackung und
Fracht sowie Mehrwertsteuer und ggf. Zoll- sowie sonstige Einfuhrabgaben unter Berücksichtigung von Rabatten und Skonto.
Seite 4 Beschaffungsantrag / 5. Januar 2005

Anlage 8
Dokumentation des formlosen Preisvergleiches
bei Sachaufwandsbeschaffungen unter 410,00 €
Es sind mindestens 3 Angebote nachzuweisen.
Bei weniger als 3 Angebote ist der Vordruck „Begründung, warum keine 3 Anbieter“
beizufügen.
Lfd.
Nr.
1
2
3
4
Anbieter
(Firmenbezeichnung
und Anschrift)
Preis in €
Obige Anbieter wurden bei der freihändigen Vergabe berücksichtigt weil:
systembedingt notwendig
Zuverlässigkeit in der Vergangenheit nachgewiesen
Rahmenvertrag/-vereinbarung vorliegt
Preisermittlung durch z. B. :
Katalog (Titel/Datum/Seite) - Kopie beifügen
Telefonisch (Datum/Uhrzeit/Ansprechpartner)
Internet (Webadresse) - Ausdruck beifügen
Sonstiges (bitte genau ausführen) .........................................................................................
...................................................................................................................................................
Die Beschaffungsrichtlinie der FH Offenburg in der derzeit gültigen Fassung wurde beachtet. Die Grundsätze
der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit wurden berücksichtigt.
------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------
Datum Unterschrift des Beschaffungsverantwortlichen

Anlage 9
Begründung, warum keine 3 Anbieter ermittelt werden konnten:
1. Internetsuche
2. Kataloge
Internetsuche erfolglos (keine Web-Seite gefunden)
Webseite gefunden, aber kein Hinweis auf Händler
siehe unter http://www...............................................................................................................
Keine Kataloge erhältlich lt. Auskunft Fachhandel (Adresse, Anschrift, Ansprechpartner)
............................................................................................
Nur ................. (Anzahl) Kataloghändler gefunden
3. Fachzeitschriften
Kein Hinweis auf Anbieter vermerkt (Titel der Zeitschrift, Ausgabe Nr./vom)
.....................................................................................................................................................
4. Systembedingte / Herstellerbedingte Lieferung
5. Sonstiges
Lieferung nur über Hersteller möglich (warum? / Nachweis!)
.....................................................................................................................................................
Nachfrage bei Kollegen war erfolglos (Name, Funktion nennen!)
.....................................................................................................................................................
Aufgrund häufiger Angebotsnachfrage keine schriftlichen Angebote mehr erhältlich
(Nachweis?, Bestätigung durch weitere Person)
.....................................................................................................................................................
Sonstiges (z. B. gemeinsame Beschaffung)
.....................................................................................................................................................
Die Beschaffungsrichtlinie der Hochschule Offenburg in der derzeit gültigen Fassung wurde beachtet.
Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit wurden berücksichtigt.
------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------
Datum Unterschrift des Beschaffungsverantwortlichen

Anlage 10
Bedarfsmeldung für IuK-Geräte Seite 1 von 2
1. Menge Artikel
Richtpreis
(inkl.Mwst) Summe
1. PC-System
0 Gehäuse: Scenic E600 Small Desktop Scenic W600 Midi Tower
850,00 € - €
0
Intel Pentium IV 2,8GHz / 512KB
512 MB DDR-RAM (2x256MB)
80 GB S-ATA
ATAPI DVD / CD-RW Combo
LAN, Audio und Grafik on board
PS/2 Keyboard und Scrolling Mouse
Länderbeipack (D)
kein Betriebssystem vorinstalliert
2. PC-System
Scenic E600 Small Desktop / Scenic W600 Midi Tower
Intel Pentium IV 3,2GHz / 512KB
512 MB DDR-RAM
80 GB S-ATA
ATAPI DVD+R /+-RW /Double Layer
LAN, Audio und Grafik on board
PS/2 Keyboard und Scrolling Mouse
Länderbeipack (D)
kein Betriebssystem vorinstalliert
Notebooks
1.100,00 € - €
0 Acer Travelmate 292LCI Centrino 1500 M11
Intel Pentium M 1.5 GHz
1.300,00 € - €
0 HP NC8000 1.6 DJ241A
Intel Pentium M Centrino 1.6 GHz
Monitore
1.800,00 € - €
0 Samsung Syncmaster 959NF 19"-CRT 230,00 € - €
0 Scenicview P17-1, 17"-TFT (1280x1024), schwenkbar
Sonstiges / Andere IuK-Geräte
440,00 € - €
- €
- €
- €
Gesamt: - €

2. Begründung für TFT-Monitor
3. Verwendungszweck (kurze Erläuterung):
Seite 2 von 2
4. Handelt es sich bei dieser Beschaffung (evtl. im Zusammenhang mit anderen Beschaffungen) um ein
Großgerät nach dem HBFG? Wenn JA, bitte Empfehlung des WR angeben:
5. Wird durch die Beschaffung ein vom Wissenschaftsrat empfohlenes Großgerät (nicht CIP und
WAP) innerhalb von 3 Jahren ergänzt (auch Zubehör), erweitert oder ausgebaut?
Wenn JA, bitte das entsprechende Großgerät angeben:
6. Wird durch die Beschaffung für eine andere Hochschuleinrichtung ein noch brauchbares Gerät frei?
Wenn JA, genaue Bezeichnung des Gerätes angeben?
7. Handelt es sich um eine Ersatzbeschaffung? Wenn JA, welches Gerät bzw. welcher Ausrüstungsgegenstand
wird ausgesondert? (Genaue Bezeichnung, Serien- oder Inventarnummer angeben)
8. Warum können vergleichbare Geräte/Programme anderer Fachbereiche/Hochschulen nicht benutzt
bzw. mitbenutzt werden?
9. Finanzierung der beantragten Maßnahme aus der Kostenstelle :
________________________________
I. Der/Die Beschaffungsverantwortliche
________________________________
II. Dekan/Leiter der Hochschulleitung
________________________________
III. FOA (Frau Riedl)
Festzulegender Betrag:
HÜL:

Anlage 11
MINISTERIUM FÜR WISSENSCHAFT, FORSCHUNG
UND KUNST BADEN- WÜRTTEMBERG
An die
Körperschaften, Anstalten und Einrichtungen
im Geschäftsbereich des
Ministeriums für Wissenschaft, Forschung
und Kunst
Postfach 10 34 53 – 70029 Stuttgart
E-mail: Poststelle@MWK.bwl.de
Fax: 0711/279-3080
Stuttgart,
Durchwahl 0711 279-
Name:
Aktenzeichen.:
18. November 2004
3174
Herr Scheibner
15-4290/4/6
(Bitte bei Antwort angeben)
Öffentliches Auftragswesen
1. Querschnittsuntersuchung Rechnungshof Praxis der Vergabe von Gutachten,
Beratungsaufträgen, Forschungsaufträgen und sonstiger Dienstleistungen
Dritter
2. Diskriminierende Vorgaben von Fabrikaten bzw. Herstellern bei der Beschaffung
von Personalcomputern und anderen EDV-Geräten
Anlagen
0
1. Querschnittsuntersuchung Rechnungshof Praxis der Vergabe von Gutachten,
Beratungsaufträgen, Forschungsaufträgen und sonstiger Dienstleistungen
Dritter
Der Rechnungshof hat im Rahmen einer Querschnittsuntersuchung die Praxis der Ver-
gabe von Gutachten, Beratungsaufträgen, Forschungsaufträgen und sonstiger Dienst-
leistungen Dritter geprüft. Dabei hat der Rechnungshof rechtliche, fiskalische und for-
male Mängel festgestellt.
Die Vergabestellen im Geschäftsbereich des Wissenschaftsministeriums werden an-
lässlich dieses Untersuchungsergebnisses nochmals auf die Einhaltung der vergabe-
rechtlichen Vorschriften hingewiesen und gebeten, insbesondere Folgendes zu beach-
ten:
• Die Vergabe öffentlicher Aufträge bezüglich Leistungen unterliegt den EU-
Vergaberichtlinien, dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der

- 2 -
Vergabeverordnung (VgV), sowie der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL)
und der Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF). Daneben sind die
Vorschriften der Landeshaushaltsordnung (LHO) - insbesondere § 55 LHO und die
dazu ergangenen VV - für die Behörden und Einrichtungen des Landes bindend.
Zusätzlich regelt die Beschaffungsanordnung (BAO) organisatorische Fragen des
Beschaffungswesens in der Landesverwaltung.
• Nach § 55 Abs. 1 LHO muss der Auftragsvergabe grundsätzlich eine Öffentliche
Ausschreibung vorausgehen, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder besondere
Umstände eine Ausnahme rechtfertigen.
• Eine Freihändige Vergabe ist zulässig, wenn einer der in § 3 Nr. 4 Buchstaben a bis
p VOL/A aufgelisteten Ausnahmetatbestände vorliegt.
• Ab einem Auftragswert von 200.000 € ist das EU-Vergaberecht zu beach-
ten.(Bestimmungen nach der EG-Lieferkoordinierungsrichtlinie und der EG-
Dienstleistungsrichtlinie, GABl. 2003 Seiten 733 ff.) Das EU-Vergaberecht lässt es
zu, dass bei nicht eindeutig und erschöpfend beschreibbaren Leistungen das sog.
Verhandlungsverfahren angewandt werden darf, welches einer Freihändigen Ver-
gabe mit vorgeschaltetem EU-weitem Teilnahmewettbewerb entspricht. In solchen
Fällen ist dann die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) anzu-
wenden, welche das Verhandlungsverfahren als einzige Vergabeart vorsieht.
• Nach Nr. 9 der Beschaffungsanordnung ist neben den in § 3 Nrn. 3 und 4 genann-
ten Ausnahmen vom Erfordernis einer Öffentlichen Ausschreibung eine Abwei-
chung dann zulässig, wenn der Auftragswert netto voraussichtlich nicht mehr als
40.000 € beträgt (Beschränkte Ausschreibung) oder der Auftragswert voraussicht-
lich unter 10.000 € liegt (Freihändige Vergabe).
• Die Freihändige Vergabe ist immer zu begründen und zu dokumentieren.
• Vor einer Beschränkten Ausschreibung und vor einer Freihändigen Vergabe ist
grundsätzlich der in Betracht kommende Bewerberkreis zu erkunden. Die Freihän-
dige Vergabe kann nicht als Ermächtigung interpretiert werden, nur einen Anbieter
konsultieren zu müssen.
• Vor Einleitung des Vergabeverfahrens ist die Prüfung der Notwendigkeit nach § 6
LHO durchzuführen und zu dokumentieren.
• Nach § 55 Nr. 2.3 LHO, § 9 Abs. 2 VOL/A sowie die Nrn. 12.3 - 12.4 der BAO ist im
Rahmen der Ausschreibung und bei der Auftragserteilung festzulegen, dass die All-
gemeinen Vertragsbestimmungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) Ver-
tragsbestandteil werden.
• Bei Aufträgen, die ohne Ausschreibung vergeben werden sollen oder bei denen
sich auf eine Ausschreibung nur ein Bewerber gemeldet hat, ist in jedem Fall vor
der Auftragsvergabe die Preisüberwachungsstelle des zuständigen Regierungsprä-

- 3 -
sidiums einzuschalten, wenn der Wert des Auftrags 25.000 € übersteigt (Nr. 14.2
BAO).
• Es ist darauf zu achten, dass die nach Punkt 3.3.4 der VV zu § 7 LHO und nach
den §§ 3 Abs. 5, 23 Abs. 3, 25 Abs. 3 und Abs. 5 sowie 30 VOL/A erforderlichen
schriftlichen Vermerke angefertigt werden.
• Des weiteren ist darauf zu achten, dass die erforderliche prospektive Wirtschaftlich-
keitsuntersuchung nach Punkt 3.2 der VV zu § 7 LHO durchgeführt wird, Abwägun-
gen und Berechnungen zum Zweck des Vergleichs zwischen interner und externer
Aufgabenerledigung angestellt werden und dass eine nach Punkt 3.3 der VV zu § 7
LHO erforderliche Wirtschaftlichkeitskontrolle im Rahmen der Erfolgskontrolle
durchgeführt wird.
2. Diskriminierende Vorgaben von Fabrikaten bzw. Herstellern bei der Beschaffung
von Personalcomputern und anderen EDV-Geräten
Die Europäische Kommission hat kürzlich diskriminierende Praktiken einer Reihe deut-
scher öffentlicher Auftraggeber, auch solcher aus Baden-Württemberg, beanstandet,
die bei Ausschreibungen über Personalcomputer etc. diskriminierende Leistungsvor-
gaben verwendet haben. Dabei geht es - neben der Benennung bestimmter Fabrikate
bzw. Hersteller der ausgeschriebenen Geräte - vor allem um rechtswidrige Beschrei-
bung der eingebauten Prozessoren durch
• ausschließliche Forderung von Prozessoren „Intel …“ bzw. (Variante A)
• Forderung von Prozessoren „Intel … oder gleichwertiger Art“ (Variante B)
• Vorgabe einer bestimmten Taktfrequenz in Gigaherz (Variante C).
In der vergaberechtlichen Bewertung der Europäischen Kommission wurde im Wesent-
lichen ausgeführt:
• Zur Festlegung technischer Spezifikationen für öffentliche Lieferaufträge dürfen
grundsätzlich keine Beschreibungen verwendet werden, die zu einer Diskriminie-
rung bestimmter Lieferanten oder Erzeugnisse führen könnten. Das Vergaberecht
(in D: § 8 Nr. 3 VOL/A) verbietet die Verwendung von Beschreibungen, die Erzeug-
nisse einer bestimmten Produktion oder Herkunft oder besondere Verfahren er-
wähnen und zur Wirkung haben, dass bestimmte Lieferanten oder Erzeugnisse be-
vorzugt oder ausgeschlossen werden, es sei denn, dies ist durch den Auftragsge-
genstand gerechtfertigt. Verboten ist insbesondere die Angabe von Warenzeichen,
Patenten oder Typen sowie die Angabe eines bestimmten Ursprungs oder einer
bestimmten Produktion. Eine solche Angabe ist ausnahmsweise dann zulässig,
wenn sie mit dem Zusatz „oder gleichwertiger Art“ versehen ist, sofern der öffentli-

- 4 -
che Auftraggeber den Auftragsgegenstand nicht durch hinreichend genaue, allge-
mein verständliche Bezeichnungen beschreiben kann.
• Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs gelten diese Regeln
auch bei Aufträgen unterhalb des EU-Schwellenwerts von 200.000 €, da die Bevor-
zugung bestimmter Lieferanten oder Hersteller gegen den schon im EG-Vertrag
verankerten gemeinschaftsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz verstößt und
eine Beeinträchtigung des freien Warenverkehrs darstellt.
• Somit könnten insbesondere Ausschreibungen gemäß Variante A, bei denen ver-
bindlich die Lieferung von Produkten einer bestimmten Marke oder eines bestimm-
ten Typs verlangt wird, gegen Artikel 28 EG-Vertrag und das Vergaberecht versto-
ßen.
• Bei Variante B ist die Vorgabe bestimmter Marken und Typen mit einer Gleichwer-
tigkeitsklausel verbunden. Dies ist nur dann zulässig, wenn eine Beschreibung des
Gegenstands durch hinreichend genaue, allgemein verständliche Bezeichnungen
nicht möglich ist. Nach dem Kenntnisstand der Kommission lasse sich die Bauart
und Leistungsfähigkeit von Mikroprozessoren auch ohne Verweis auf die Erzeug-
nisse eines bestimmten Herstellers hinreichend genau beschreiben. So genüge für
die Bezeichnung der Bauart die Angabe „x86-Mikroprozessoren“. Darunter werde
allgemein ein Prozessor mit der sog. x86-Architektur verstanden, die es erlaubt, das
Betriebssystem Windows auf einem Rechner zu betreiben. Für die Angaben der
Prozessorleistung könnten allgemein anerkannte Benchmark-Systeme wie etwa
Business Winstone 2002 für Bürocomputer oder TCP für Server herangezogen
werden. Dabei handle es sich um standardisierte Evaluationsverfahren, die es er-
möglichen, das geforderte Leistungsniveau objektiv und ohne Rückgriff auf Produk-
te eines bestimmten Herstellers zu definieren. Somit könne auch bei Ausschreibun-
gen nach Variante B ein Verstoß gegen Art. 28 des EG-Vertrags und das Vergabe-
recht vorliegen.
• Eine zusätzliche Diskriminierung könnte darin bestehen, dass in den Ausschreibun-
gen durchweg auf eine bestimmte Mindesttaktfrequenz in Gigaherz (Ghz) abgestellt
wird oder für eine besonders hohe Taktfrequenz Zusatzpunkte vergeben werden
(Variante C). Nach dem Kenntnisstand der Kommission könne ein solches Vorge-
hen zu einer ungerechtfertigten Bevorzugung der Prozessoren von Intel gegenüber
denen anderer Hersteller führen, wenn es bei der Beschaffung primär um die Lei-
stungsfähigkeit des Prozessors geht. Die Prozessoren anderer Hersteller unter-
scheiden sich teilweise in ihrer Bauart dadurch von denen des Herstellers Intel,
dass sie eine höhere Zahl von Befehlen pro Taktzyklus (Instructions Per Clock,

- 5 -
IPC) durchführen. Dadurch können sie bei einer niedrigeren Taktfrequenz die glei-
chen Leistungen erbringen wie ein vergleichbarer Intel-Prozessor. Die erwähnten
Benchmark-Systeme tragen diesem technisch bedingten Unterschied Rechnung:
So erreichen Prozessoren anderer Hersteller mit einer niedrigeren Taktfrequenz
häufig gleiche oder bessere Ergebnisse wie ein vergleichbarer Intel-Prozessor.
Wird ausschließlich auf die Taktfrequenz abgestellt, so besteht folglich die Gefahr
einer Diskriminierung der Anbieter von Geräten mit Prozessoren anderer Hersteller,
die entweder völlig von der Teilnahme ausgeschlossen sind oder einen besonders
hochwertigen Prozessor anbieten müssen, um die geforderte Taktfrequenz zu er-
reichen. Damit könnte ein Verstoß gegen den EG-Vertrag und das Vergaberecht
vorliegen.
Die von der Europäischen Kommission aufgegriffenen Fälle können zu einem förm-
lichen Vertragsverletzungsverfahren gegen die Bundesrepublik Deutschland mit
Klageerhebung beim Europäischen Gerichtshof führen, falls sich die Kommission
mit der Stellungnahme der Bundesregierung hierzu nicht zufrieden gibt. Ein derarti-
ger mehrjähriger Prozess kann für die betroffenen Vergabestellen und deren Auf-
sichtsbehörden zu einer erheblichen Belastung führen, nicht zuletzt auch wegen der
damit einhergehenden fortwährenden Berichterstattung in der Tages- und Fach-
presse.
Aus gegebenem Anlass kann nicht ausgeschlossen werden, dass das von der Eu-
ropäischen Kommission eingeleitete Verfahren ausgedehnt wird auf weitere, bis-
lang noch nicht aufgegriffene Ausschreibungen, in denen Produkte der Firma Intel
oder anderer Hersteller in der oben thematisierten Weise in den Ausschreibungsun-
terlagen konkret benannt werden. Es muss damit gerechnet werden, dass konkur-
rierende Firmen, die gegen derartige, zu ihren Lasten gehende Wettbewerbsbe-
schränkungen konsequent vorgehen wollen, solche Fälle der Europäischen Kom-
mission melden, falls die betroffenen Auftraggeber ihre fehlerhaften Ausschreibun-
gen nicht abändern.
Die Vergabestellen sollten daher bei der Vorbereitung von Ausschreibungen die
vorstehenden Gesichtspunkte sorgfältig beachten, um nicht angreifbar zu werden.
Bereits laufende Vergabeverfahren sollten ggf. entsprechend korrigiert werden.
Dies gilt nicht nur für die Beschreibung der Prozessoren, sondern auch für andere
Positionen in den Leistungsverzeichnissen.
gez. Dr. Hagmann

Anlage 12
Diskriminierungsfreie Leistungsbeschreibungen bei IT-Ausschreibungen
Die Anfertigung produktneutraler Leistungsbeschreibungen im IT-Bereich, insbesondere im Hinblick
auf die Beschreibung von Mikroprozessoren (Computerchips), stellt an Vergabestellen hohe Anforderungen.
BMWA und BMI möchten daher mit den nachfolgenden Hinweisen eine Hilfestellung zur
diskriminierungsfreien Formulierung von Leistungsbeschreibungen geben:
I. Rechtslage
1. Deutsches und Europäisches Vergaberecht verbieten grundsätzlich die Nennung von Markennamen
bei der Beschreibung der zu beschaffenden Leistung. Dies ist lediglich ausnahmsweise erlaubt,
wenn eine Beschreibung durch hinreichend genaue, allgemeinverständliche Bezeichnungen nicht
möglich ist, und auch dann nur mit dem Zusatz „oder gleichwertig“.
Dies bedeutet:
⇒ Die Nennung eines bestimmten Markennamens (z.B. Lieferung eines Computers mit einem
Prozessor der Marke xy) ist in jedem Fall unzulässig.
⇒ Die Nennung eines bestimmten Markennamens mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ (z.B.
Lieferung eines Computers mit einem xy - oder gleichwertigem Prozessor) ist ebenfalls unzulässig,
wenn eine anderweitige Beschreibung des Leistungsgegenstandes möglich ist.
Dass eine anderweitige Beschreibung eines Leistungsgegenstandes objektiv unmöglich ist, kommt
sehr selten vor.
Wichtig ist:
Die Tatsache, dass es einfacher ist, auf eine bereits bekannte Marke mit oder ohne den Hinweis
„oder gleichwertig“ Bezug zu nehmen, z.B. weil die Vergabestellen mit Mikroprozessoren dieser
Marke bereits Erfahrungen gemacht hat, rechtfertigt keine derartige Leistungsbeschreibung, da solche
Ausschreibungen in der Regel rechtsfehlerhaft sind!
Nur in besonderen Fällen kann es zulässig sein, Mikroprozessoren einer bestimmen Marke bzw.
entsprechende komplette Hardware ergänzend zu beschaffen, um die Kompatibilität zu bereits im
Einsatz befindlichen Systemen ohne unvertretbaren wirtschaftlichen Aufwand zu gewährleisten.
Diese Notwendigkeit muss im Einzelfall begründet werden.
2. In der Regel ist es unzulässig, in der Leistungsbeschreibung bei bestimmten Mindestspezifikationen
auf Parameter zurückzugreifen, die nicht direkt mit der Leistung des Produkts zusammenhängen
und daher alleine noch keine Aussage über die Qualität des Leistungsgegenstandes machen. Solche
Anforderungen sind in der Regel diskriminierend, weil die Gefahr besteht, dass Produkte diese Anforderungen
nicht erfüllen, obwohl sie von gleicher oder besserer Qualität sind. Daher soll davon
Abstand genommen werden, bei der Beschreibung der Leistung Mindesttaktfrequenzen zu fordern.
Diese sind nämlich nur eines von mehreren Kriterien, die gemeinsam die Leistung des Mikroprozessors
ausmachen.
• Vergaberechtlich zulässig, da diskriminierungsfrei, sind dagegen Forderungen an allgemeine
Ausstattungsmerkmale (z.B. Größe des Arbeitsspeichers und der Festplatte, Anzahl und Art der

Anlage 12
Schnittstellen, Bildschirmdiagonale) sowie anwendungsspezifische Anforderungen (z.B. Akkulaufzeit
bei Laptops), es sei denn, diese Ausstattungsbeschreibung ist offensichtlich nur auf einen
bestimmten Anbieter oder ein bestimmtes Produkt zugeschnitten.
3. Um eine ordnungsgemäße Leistungsbeschreibung sicherzustellen, kann auf sogenannte Benchmarkverfahren
(vgl. unter II.) zurückgegriffen werden.
II. Verwendung von Benchmarks
Benchmark-Verfahren sind Verfahren, mittels derer durch eine softwaregestützte Simulation typischer
Anwendungsschritte eine Aussage über die Leistungsfähigkeit des IT-Systems in dem Anwendungsbereich
möglich ist. Sie wurden für verschiedene IT-Anwendungsbereiche entwickelt. Diese Benchmarkverfahren
sind keine EU-Standards, sondern werden von Industrieorganisationen entwickelt und
in der Regel kostenpflichtig vertrieben.
Für die Anwendung von Benchmarkverfahren wird folgende Vorgehensweise vorgeschlagen:
1. Klärung des vorgesehenen Anwendungsbereiches der zu beschaffenden IT-Systeme Beispiele:
PCs für Standard-Office-Anwendungen oder Server für Webanwendungen
2. Auswahl eines (oder mehrerer) geeigneten, aktuellen Benchmarkverfahrens
Informationen zu den verschiedenen Benchmarkverfahren können in Fachzeitschriften oder
über das Internet, z.B. über die Internetseiten von Prozessorherstellern oder der Benchmarkanbieter
bezogen werden. Es empfiehlt sich, möglichst aktuelle und allgemein anerkannte
Benchmarkverfahren vorzugeben. Je mehr relevante Mitglieder in der Entwicklerorganisation
des Benchmarkverfahrens vertreten sind, desto eher kann von einer allgemeinen Akzeptanz
dieses Benchmarkverfahrens ausgegangen werden. Ungeeignet sind regelmäßig Benchmarks,
die ein einzelner Bieter erstellt hat.
3. Festlegung eines vom ausgeschriebenen IT-Systems zu erfüllenden Benchmark-Mindestwertes
als Leistungskriterium
Die Festlegung des Benchmark-Mindestwertes kann u.a. durch den Vergleich mit erzielten
Benchmarkwerten von geprüften IT-Systemen durchgeführt werden. Derartige Prüfungsergebnisse
sind z.B. auf den Internetseiten einiger Benchmarkentwickler oder in der Fachpresse dokumentiert.
Alternativ kann ein Hersteller der auszuschreibenden IT-Systeme derartige Informationen
bereitstellen oder es besteht die Möglichkeit, eigene Benchmark-Messungen an geeigneten
und vorhandenen IT-Systemen durchzuführen.
⇒ Beispiel einer zulässigen Leistungsbeschreibung:
Ein PC mit einem X-86-Mikroprozessor und einer Mindestleistung von X-Wert beim X1-
Benchmarkverfahren oder Y-Wert beim Y1-Benchmarkverfahren (Hinweis: Die Forderung „X-
86-Mikroprozessor“ sagt nur etwas über die Architektur des Prozessors, nicht aber über den
Hersteller aus.)

Anlage 12
4. Bewertung der Angebote anhand des gewählten Benchmarkwertes
Von den Bietern sind hinsichtlich der in den Ausschreibungsunterlagen geforderten Benchmarkwerte
entsprechende Aussagen zur Erfüllung des geforderten Leistungskriteriums zu fordern
(z.B. Eigenerklärung oder Vorlage eines aussagekräftigen Messprotokolls). Im Zweifelsfall
oder bei Bedarf) besteht die Möglichkeit, den Benchmarkwert an bereitzustellenden Testsystemen
zu überprüfen (entweder durch Messungen der Vergabestelle selbst oder durch Messungen
eines unabhängigen Dritten, z.B. eines Prüflabors).

Standort Offenburg
Wichtig!
Standort Gengenbach
Anforderungsschein Büromaterial
Die Materialausgabe durch die Studentenbuchhandlung
GmbH erfolgt nur, wenn dieser
Anforderungsschein mit Name, Kostenstelle
und Unterschrift versehen wurde!
Ausgabezeiten:
Mo – Do: 09.00 bis 11.30 Uhr und 13.00 bis 14.00 Uhr
Freitag: 09.00 bis 13.00 Uhr
Bestellinterne Vermerke
Name des Bestellers:
Kostenstelle:
Unterschrift:
Menge: Gegenstand (genaue Bezeichnung gem. Materialkatalog)
Wichtig!
Standort Offenburg
Standort Gengenbach
Anforderungsschein Büromaterial
Die Materialausgabe durch die Studentenbuchhandlung
GmbH erfolgt nur, wenn dieser
Anforderungsschein mit Name, Kostenstelle
und Unterschrift versehen wurde!
Ausgabezeiten:
Mo – Do: 09.00 bis 11.30 Uhr und 13.00 bis 14.00 Uhr
Freitag: 09.00 bis 13.00 Uhr
Bestellinterne Vermerke
Name des Bestellers:
Kostenstelle:
Unterschrift:
Menge: Gegenstand (genaue Bezeichnung gem. Materialkatalog)
Anlage 13