2. JAHRESBERICHT - NSI

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40 EINFÜHRUNG EINES BERICHTSWESENS Die NSI Consult implementierte ein Berichts- wesen in einer Kommune der Größenklasse 6 (Einwohnerzahl 10.000 – 25.000), das sowohl den Ansprüchen der Politik als auch den gesetz lichen Vorgaben in § 21 Abs. 1 GemHKVO an ein unter- jähriges Berichtswesen genügt. Dadurch versetz- te die NSI Consult die Auftraggeberin in die Lage, aussagekräftige Basisdaten und Kennzahlen für das Controlling ihrer Produkte eigenständig zu entwickeln. Dabei wird das Berichtswesen systematisch und in Kontinuität bisheriger Ent- wicklungen auf den definierten Produkten des NKR-Haushaltes aufgesetzt und aus den beschriebenen strategischen und operativen Zie- len abgeleitet. Die Produktverantwortlichen, die Führungskräfte, die Verwaltungsführung und die politischen Mandatsträger wurden in den Pro- zess einbezogen. Die Beratungsleistung wurde entlang folgender Projektskizze erbracht: Schritt 1: Die Auftraggeberin wählte aus ihrer Sicht ihre TOP-5-Produkte aus. Kriterien waren der Ressourcenaufwand, der Beitrag zur Erfül- lung der Strategischen Ziele, die allgemeine Bedeutung und die Bedeutung des Produktes NSI | JAHRESBERICHT | NSI CONSULT – BERATUNGS- UND SERVICEGESELLSCHAFT MBH für die Bürgerinnen und Bürger. Entsprechende Beispiele und Vorschläge wurden im Rahmen der Besprechung thematisiert. Zeitnah wählten die Verantwortlichen der Auftraggeberin die Pro- dukte aus und übergaben sie der NSI Consult. Schritt 2: Zu den ausgewählten TOP-5-Produk- ten erarbeitete die NSI Consult in Anlehnung an die beschriebenen strategischen und operativen Ziele je einen Berichtsbogen mit Basisdaten und Kennzahlen in einem MS-Excel-Blatt. Schritt 3: In kurzen Arbeitsgruppensitzungen vor Ort wurde der Berichtsbogen dem ESR, dem Controller, der Amtsleitung und dem Produktver- antwortlichen vorgestellt, mit diesen kritisch besprochen, ergänzt und anschließend verabschiedet. Schritt 4: Im Rahmen einer ca. 2-stündigen Informationsveranstaltung erhielten die Vertre- terinnen und Vertreter des Rates eine grundlegende Einführung zum Thema Berichts - wesen und Controlling. Die Berichtsbögen der TOP-5-Produkte wurden mit ihren Zielen, Basisdaten und Kennzahlen vorgestellt. Die Informationsveranstaltung schloss mit einer moderierten Diskussion, an deren Ende Verab- redungen zwischen Politik und Verwaltung zum weiteren Vorgehen erarbeitet wurden. Schritt 5: Die für die restlichen 35 Produkte verantwortlichen Führungskräfte und Produktver- antwortlichen wurden in einer halbtägigen Infor- mationsveranstaltung auf die eigene Erstellung der Beschreibungen für das Berichtswesen vor- bereitet. Inhalte waren: die grundlegende Ein- führung in die Systematik von Berichtswesen und Controlling, die Vorstellung der Berichts- bögen der 5 TOP-Produkte, eine Übung zum ersten Grundaufbau der operativen Ziele und der Kennzahlen. Schritt 6: Auf Basis der bisherigen Erkennt nisse und des halben Informationstages war die Auf- traggeberin in die Lage, für die restlichen 35 Produkte jeweils einen Berichtsbogen selbst zu entwerfen. Schritt 7: Die Berichtsbögen wurden der NSI Consult übersandt, die eine Qualitätssicherung zu den Entwürfen durchführte, auf Stimmigkeit prüfte und alternative Vorschläge erarbeitete. Schritt 8: In wiederum aufeinander folgenden kurzen Arbeitsgruppensitzungen wurden die Entwürfe und Änderungsvorschläge durch die NSI Consult mit den betroffenen Teilnehmer- kreisen besprochen und verabschiedet. 41 NSI CONSULT – BERATUNGS- UND SERVICEGESELLSCHAFT MBH | JAHRESBERICHT | NSI
42 PROJEKTBESCHREIBUNG EINER „ORGANISATIONSUNTERSUCHUNG DER BEREICHE TIEFBAU, BAUVERWALTUNG, HOCHBAU UND KLÄRANLAGE“ Die Organisationsuntersuchung der Organisa- tionseinheit der Größenklasse 5 (Einwohner- zahl 25.000 – 50.000) erfolgte nach vorheriger Abstimmung des Projektziels und des Ablaufs mit allen auch innerhalb der einzelnen Teilein- heiten Beteiligten und der NSI Consult. Im ersten Schritt wurde eine Bestandserhebung und Analyse der IST-Situation unter Berücksichtigung der derzeitigen und zukünftigen Personalstruk- tur und der strategischen Ausrichtung durchge- führt. Der vorhandene Aufgabenkatalog wurde anhand der Plandaten und der demografischen Entwicklung zukunftsfähig analysiert. Für eine genaue Prozessanalyse war es unbe- dingt erforderlich, die Einbindung aller Mitarbei- terinnen und Mitarbeiter der zu untersuchenden Organisationseinheiten mithilfe eines struk- turierten Interviews zu gewährleisten. Zunächst wurde ein Fragebogen als Erhebungsinstrument entworfen und mit der Auftraggeberin sowie der Personalvertretung abgestimmt. In den nachfolgenden MA-Gesprächen anhand des NSI | JAHRESBERICHT | NSI CONSULT – BERATUNGS- UND SERVICEGESELLSCHAFT MBH struktu rierten Fragebogens wurden die ent- scheidungsrelevanten Daten ermittelt und samt anonymisierter Auswertung dokumentiert. Die Analysen und Bewertungen der vorhandenen Information und Erkenntnisse bezogen sich auf die Geschäftsprozessoptimierung, Quantität und Qualität der Leistungserstellung, Zweckkritik und Vollzugskritik der Leistungen (Aufgaben- kritik), einer potentielle Steuerungsrelevanz sowie einer effizienten und praktikablen Organisa- tionsstruktur. Die konkreten Ergebnisse werden im 2. Quartal 2011 erwartet. Insbesondere im Abgleich der ermittelten Daten mit den Haus- haltsplandaten für 2011 und die mittelfristige Finanzplanung der Auftraggeberin liefern meh- rere Alternativen. Für den Bereich des Bauhofes ist für das Jahr 2011 eine Substitutionsanalyse von Produktionsfaktoren vorgesehen. 43 NSI CONSULT – BERATUNGS- UND SERVICEGESELLSCHAFT MBH | JAHRESBERICHT | NSI
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