SHELL VERHALTENSKODEX

INFORMATIONS-
MANAGEMENT
„Elektronische Aufzeichnungen
müssen genau so gehandhabt
werden wie in anderer Form
vorliegende Unterlagen. Shell
erkennt die Tatsache an, dass
die Handhabung elektronischer
Unterlagen mit besonderen
Risiken und Herausforderungen
verbunden ist.“
Was Sie tun sollten
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Machen Sie sich mit den
Unterschieden zwischen Akten
und Informationen von zeitlich
begrenztem Nutzen vertraut
Tragen Sie Sorge, dass Sie darüber
Bescheid wissen, wann Sie im
Rahmen Ihrer Tätigkeit Unterlagen
erstellen oder entgegennehmen
Identifi zieren, katalogisieren und
bewahren Sie Akten entsprechend
dem Aktenplan für Ihre Abteilung
oder Arbeitsgruppe auf
Bewahren Sie Akten sicher auf,
um einen unbefugten Zugriff oder
eine Manipulation zu verhindern
AKTENVERWALTUNG
(RECORDS MANAGEMENT)
ALLE BESCHÄFTIGTEN SOLLTEN SICH UNBEDINGT
DARÜBER IM KLAREN SEIN, DASS UNTERLAGEN FÜR
DAS UNTERNEHMEN VON HOHEM WERT SIND UND
ORDNUNGSGEMÄSS GEHANDHABT WERDEN MÜSSEN.
Shell muss in der Lage sein, sich schnell
und zuverlässig Zugang zu Unterlagen
(Records) verschaffen zu können. Ist die
Aufbewahrungsfrist für ein Dokument
abgelaufen, so muss dieses auf
angemessene Weise vernichtet werden.
Laut Shell Group Standard for Records
Management (gruppenweiter Standard
für die Aktenverwaltung) und Group
Records Management Guidelines
(gruppenweite Richtlinien für die
Aktenverwaltung) müssen Unterlagen
während ihres gesamten Lebenszyklus
entsprechend ihrer Bedeutung für Shell
sicher und in Übereinstimmung mit
gesetzlichen, steuerlichen, behördlichen
und Rechnungslegungsaufl agen
wie auch den jeweils geltenden
Aufbewahrungsfristen verwaltet werden.
Shell verfolgt bei der Aktenverwaltung
einen risikobasierten Ansatz, d. h.
es werden jene Bereiche identifi ziert,
in denen die Konzerngruppe am
stärksten exponiert ist, so dass eine
einheitliche und im Rahmen von Audits
nachvollziehbare Aktenverwaltung
sichergestellt wird.
Setzen Sie die anstehende
Vernichtung von Unterlagen
aus, wenn mit angemessener
Wahrscheinlichkeit davon
auszugehen ist, dass ein
Gerichtsverfahren, eine Regierungsoder
behördliche Untersuchung
oder eine Steuerprüfung ins
Haus stehen könnte
Handeln Sie bei Entscheidungen
zur Bewahrung von Informationen
mit Vernunft, Kompetenz und
Augenmaß und halten Sie sich
an die entsprechenden juristischen
Ratschläge
Was deckt der Begriff „Akten/
Unterlagen/Aufzeichnungen“ ab?
Der Group Standard defi niert eine Akte/
Unterlage/Aufzeichnung als Sammlung
von Informationen, die als Nachweis
für geschäftliche Aktivitäten oder zu
gesetzlichen, steuerlichen, behördlichen
oder Rechnungslegungszwecken erstellt
oder entgegengenommen wurden, oder
die aus unternehmensgeschichtlichen
Gründen für einzelne Shell
Geschäftseinheiten oder die gesamte
Konzerngruppe von Bedeutung sind.
Einige Beispiele für Akten/Unterlagen/
Aufzeichnungen sind Verträge,
Revisionsberichte, Finanzdaten,
Produktspezifi kationen,
Unternehmenskonzepte, -richtlinien
und -verfahren und Sitzungsprotokolle.
Wie Shell mit elektronischen
Aufzeichnungen verfährt
Elektronische Aufzeichnungen
(einschließlich Bildern, Instant
Messages, E-Mail-Nachrichten,
Sprachaufzeichnungen oder
elektronischer Dateien) müssen
in derselben Weise gehandhabt
werden wie in anderer Form vorliegende
Unterlagen, denn der Inhalt bestimmt,
ob es sich um eine Unterlage handelt
– nicht ihr Format.
Bewahren Sie alle relevanten
Informationen (selbst solche
von zeitlich begrenztem Nutzen)
auf, falls eine Angelegenheit
Gegenstand eines
Gerichtsverfahrens, einer
Regierungs- oder behördlichen
Untersuchung oder einer
Steuerprüfung wird
Entsorgen Sie Unterlagen nach
Ablauf der Aufbewahrungsfrist
auf korrekte Weise, nachdem
Sie sich vergewissert haben,
dass keine Sicherungsverfügung
für ihre weitere Einbehaltung
besteht