SHELL VERHALTENSKODEX
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DER KODEX WIRD IHNEN BEI IHRER ENTSCHEIDUNG HELFEN.<br />
Gewisse Informationen müssen aufgezeichnet und sicher aufbewahrt<br />
werden. Gewisse Informationen müssen vernichtet werden, sobald sie nicht<br />
mehr von Nutzen sind. Der Kodex erläutert die Hauptpunkte, über die Sie<br />
Bescheid wissen müssen. Darüber hinaus enthält er Links zu weiteren<br />
nützlichen Informationen.<br />
Aktenpläne (File Plans)<br />
Unsere Unterlagen werden unter<br />
Bezugnahme auf einen lokalen<br />
Aktenplan katalogisiert und aufbewahrt.<br />
Ein Aktenplan umfasst eine Liste<br />
verschiedener Arten von Aufzeichnungen,<br />
die von einer Abteilung oder Arbeitsgruppe<br />
erstellt oder entgegengenommen<br />
wurden, sowie Anweisungen zu deren<br />
Handhabung und Aufbewahrung.<br />
Der Aktenplan enthält Informationen<br />
über den Aufbewahrungsort und das<br />
Format einer Unterlage sowie einen<br />
Verweis auf den Group Retention<br />
Schedule (gruppenweiter Zeitplan für<br />
die Aktenablage), der wiederum eine<br />
einheitliche gruppenweite Einhaltung<br />
der Aufbewahrungsfristen sicherstellt.<br />
Was Sie nicht tun sollten<br />
Vergessen Sie nicht, alle relevanten<br />
Unterlagen an die jeweils<br />
zuständige Person weiterzugeben,<br />
wenn Sie eine andere Stelle<br />
innerhalb der Konzerngruppe<br />
übernehmen oder Ihre Tätigkeit<br />
für Shell einstellen<br />
Vergessen Sie nicht, dass der Inhalt<br />
entscheidet, ob es sich um eine<br />
Unterlage handelt, und nicht das<br />
Format. Sowohl gedruckte als<br />
auch elektronische Aufzeichnungen<br />
(einschließlich E-Mail) müssen<br />
entsprechend gehandhabt werden<br />
Informationen von zeitlich<br />
begrenztem Nutzen<br />
Der Nutzen einiger Informationen,<br />
die im Rahmen von Shells geschäftlichen<br />
Aktivitäten erstellt werden, ist zeitlich<br />
begrenzt. Daher sollten sie vernichtet<br />
werden, sobald sie nicht mehr gebraucht<br />
werden. Die Entscheidung, ob<br />
Informationen nur von vorübergehendem<br />
Nutzen sind, ist eine Frage des<br />
Urteilsvermögens. Sollten Sie nicht<br />
sicher sein, ob bestimmte Informationen<br />
als Akte zu betrachten sind, dann ziehen<br />
Sie bitte die Group Records Management<br />
Guidelines zu Rate.<br />
6<br />
ZUSÄTZLICHE INFORMATIONS-<br />
QUELLEN<br />
Den Group Standard on Records<br />
Management und die Group Records<br />
Management Guidelines fi nden Sie neben<br />
weiteren Informationen zur Aktenverwaltung<br />
und -aufbewahrung unter<br />
http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/<br />
records/main/standard_and_guidelines.html<br />
http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/<br />
records/main/retention_schedules.html<br />
oder setzen Sie sich mit dem entsprechenden<br />
Focal Point in Ihrer Geschäftseinheit oder<br />
der Rechtsabteilung in Verbindung<br />
AKTENVERWALTUNG (RECORDS MANAGEMENT)<br />
63 INFORMATIONSMANAGEMENT
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