Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU - DSAG

Deutschsprachige SAP ® Anwendergruppe
Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU
DSAG ARBEITSGRUPPE GDPDU
STAND 25. AUGUST 2008

Seite 2
DSAG Arbeitskreis Financials
ERARBEITET IN DER ARBEITSGRUPPE GDPDU
EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER GDPDU
VERSION 3.0, STAND 25. AUGUST 2008
DSAG e. V.
Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe
EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER
GRUNDSÄTZE ZUM
DATENZUGRIFF UND ZUR
PRÜFBARKEIT
DIGITALER
UNTERLAGEN

UNSER DANK GILT ALLEN BETEILIGTEN.
Viele Menschen haben zu dieser Dokumentation beigetragen.
Unser herzlicher Dank gilt:
> den Autoren für die DSAG e. V., AK Financials, AG GDPdU:
Rolf Andres, Rainer Böhle, Henning Burlein, Albert Kraus
> für Hinweise zur Textfassung Dr. Christian Recknagel
> von Seiten der SAP Deutschland AG & Co.KG:
Lars Gartenschläger
> allen anderen Personen, die im Hintergrund ihren Beitrag zum Gelingen dieser
Dokumentation geleistet haben.
Arbeitsgruppe GDPdU
des AK Financials
Rainer Böhle
Redaktionsschluss: 11.08.2008
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Gliederung
INHALTSVERZEICHNIS
Abkürzungsverzeichnis 7
Tabellenverzeichnis 7
Abbildungsverzeichnis 7
1 VORWORT 9
2 EINLEITUNG 12
3 RECHTLICHER RAHMEN 14
3.1 Gesetzliche Rahmenbedingungen und Verwaltungsauffassung 14
3.1.1 Steuersenkungsgesetz vom 23.10.2000 14
3.1.2 BMF-Schreiben vom 16.07.2001 15
3.1.3 BMF-Fragen- und Antwortenkatalog (BMF-FAQ) und seine ZVEI-Kommentierung 16
3.1.4 Weiterentwicklung GDPdU 16
3.2 Zugriff auf steuerlich relevante Daten 17
3.2.1 Der Begriff „steuerrelevante Daten“ 17
3.2.2 Gültigkeit des Datenzugriffs und Geltungsbereich 18
3.2.3 Außenprüfungen i.S.d. §147 AO 19
3.2.4 Unmittelbarer Zugriff (Z1-Zugriff) 20
3.2.5 Mittelbarer Zugriff (Z2-Zugriff) 21
3.2.6 Datenüberlassung (Z3-Zugriff) 21
3.2.7 Datenbeschreibungsstandard 22
3.2.8 kumulativer Zugriff 22
3.2.9 Maschinelle Auswertbarkeit 22
4 HERAUSFORDERUNGEN DER GDPDU-UMSETZUNG 24
4.1 Interdisziplinäre Arbeitsgruppe 24
4.2 Unbestimmte Rechtsbegriffe 24
4.3 Identifizierung steuerrelevanter Systeme und Daten 25
4.3.1 Vorgehensweise bei der Identifizierung von Systemen 27
4.3.2 Sonderfall E-Mails 29
4.3.2.1 Steuerrelevanz von E-Mails 29
4.3.2.2 Maschinelle Auswertbarkeit 31
4.3.3 Sonderfall Tabellenkalkulationsdateien 31
4.3.3.1 Steuerrelevanz der Tabellenkalkulationsdatei 31
4.3.3.2 Maschinelle Auswertbarkeit der Tabellenkalkulationsdatei 32
4.3.4 Sonderfall Textverarbeitungsdateien 32
4.3.4.1 Steuerrelevanz der Textverarbeitungsdatei 32
4.3.4.2 Maschinelle Auswertbarkeit der Textverarbeitungsdatei 32
4.3.5 Datenbanken außerhalb SAP 32
4.3.6 Elektronische Unterlagen 32
4.3.6.1 Handelsbriefe und Buchführungsunterlagen 32
4.3.6.2 Steuerrelevanz 33
4.3.6.3 Aufbewahrungspflichtig nur EDI-Datei oder nur IDOC bzw. beide? 33
4.4 Fragestellungen / Anmerkungen zu den Zugriffsarten Z1-Z3 33
4.4.1 Wahlfreie Nutzung der Zugriffsarten Z1-Z3 33

4.4.2 Unmittelbarer Zugriff (Z1) 34
4.4.3 Mittelbarer Zugriff (Z2) 35
4.4.4 Datenträgerüberlassung (Z3) 35
4.5 Sonderthemen im Rahmen des Datenzugriffs 36
4.5.1 Zugriff auf Archive 36
4.5.1.1 Indizierung / Attributierung der abgelegten Daten / Dokumente 36
4.5.1.2 Steuerrelevanz 37
4.5.1.3 Zugriff auf steuerrelevante Daten in elektronischen Archiven (Z1 / Z2) 37
4.5.2 Systemwechsel und Systemstilllegungen 37
4.5.2.1 Systematisierung von Systemwechseln und Systemstilllegungen 38
4.5.2.2 Buchführungserleichterungen nach §148 AO 39
4.6 Steuerliche Außenprüfung 40
4.6.1 Prüferarbeitsplatz 40
4.6.2 Organisatorische Anforderungen 41
4.6.3 Datenschutz für Datenträger 41
5 TECHNISCHE UMSETZUNG IN SAP-SYSTEMEN 44
5.1 SAP-Systeme 44
5.2 Funktionserweiterungen von Drittanbietern 44
5.3 Feldkatalog steuerrelevanter Daten 44
5.4 Technischer Z1- / Z2-Zugriff 45
5.4.1 Muster-Berechtigungsrollen für Außenprüfer 46
5.4.2 DART-Zugriff für Außenprüfer 49
5.4.3 Unternehmensindividuelle Prüferrollen 51
5.4.4 Anpassungen von Prüferrollen aufgrund Eigenentwicklungen 54
5.4.5 Prüferrolle schützen 55
5.4.6 Zeitraumprüfung (Prüfungszeitraum) 56
5.4.6.1 Beschränkung des Zugriffsrechts auf einen Zeitraum 56
5.4.6.2 Tabellen TPCUSER / TPCUSERN (Transaktion TPC2) 56
5.4.6.3 Tabelle TPCPROGS 56
5.4.6.4 Tabelle TPCPROG (Transaktion TPC4) 57
5.4.6.5 Tabelle TPCDATEN (Transaktion TPC6) 58
5.4.7 Prüferaktivitäten aufzeichnen (Action Log) 59
5.4.7.1 Action Log als neue Funktionalität 59
5.4.7.2 Auswertung des Action Logs (Transaktion SLG1) 60
5.4.7.3 Protokollübersicht anzeigen (mit Report CA_TAXLOG) 62
5.4.7.4 Protokollinformationen löschen (Transaktion SLG2) 63
5.5 Technischer Z3-Zugriff 63
5.5.1 Werkzeug DART Data Retention Tool 63
5.5.2 Auslieferung der DART-Versionen 65
5.5.3 Systemseitige Dokumentation / Hilfe zu DART 66
5.5.4 DART-Transaktionen und -Reports 67
5.5.5 DART-Modulübersicht 68
5.5.6 DART-Segment- / Feldkatalog (Transaktionen FTWCS / FTWCF) 70
5.5.7 Feldkatalogerweiterungen für kundeneigene Datenfelder 73
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Gliederung
5.5.8 DART-Berechtigungen 74
5.5.8.1 Gesamtübersicht der DART-Berechtigungsprüfung 74
5.5.8.2 DART-Berechtigungsobjekte 74
5.5.9 DART-Releasepflege 76
5.5.10 Ablauf DART-Extrakterstellung 76
5.5.10.1 Abgrenzung einbezogener Daten 76
5.5.10.2 Periodische Extraktbildung 79
5.5.10.3 Namenskonventionen für DART-Extrakte 80
5.5.10.4 Definition der Sprache für den DART-Extrakt 81
5.5.10.5 DART-Extrakt – Performanceoptimierung 81
5.5.10.6 DART-Protokoll für Abstimmzwecke 82
5.5.11 DART-Browser (Transaktion FTWF) 83
5.5.12 Abstimmung und Kontrolle von Extraktionen 84
5.5.12.1 Datenprüfsummen prüfen (Transaktionen FTWE / FTWE1) 84
5.5.12.2 Prüfsummen des Datenextrakts prüfen (Transaktion FTWD) 86
5.5.13 Aufbewahrung von DART-Extraktdateien 86
5.5.14 Viewbildung 87
5.5.14.1 Allgemein 87
5.5.14.2 Namenskonventionen für Views 87
5.5.14.3 Views definieren (Transaktion FTWY) 87
5.5.14.4 View-Dateien erzeugen (Transaktion FTWH) 88
5.5.14.5 Namenskonventionen für View-Dateien 89
5.5.14.6 Performance bei der Viewausführung 89
5.5.14.7 Übergabe von durch Export-Views erzeugten Daten 90
5.5.14.8 View-Inhalte anzeigen (Transaktion FTWN) 90
5.5.15 Automatisierung der Extrakterstellung – Ausblick 90
5.5.16 Zusammenfassung DART 92
5.6 SAP Human Capital Management 93
5.6.1 Unmittelbarer Zugriff (Z1-Zugriff) 93
5.6.2 Datenüberlassung (Z3-Zugriff) 93
5.7 Reisekostenabrechnung (FI-TV) 94
5.7.1 Z1-Zugriff auf Daten der Reisekostenabrechnung 94
5.7.2 Datenüberlassung (Z3-Zugriff) 94
6 ANDERE TECHNISCHE UMSETZUNGSSZENARIEN 96
6.1 Auswertesystem für Massenkontokorrent 96
6.2 DART-Erweiterungen für Branchenlösungen 96
6.3 kundenindividuelle Lösungsansätze 96
7 AUSBLICK 97
8 ANHANG 99
8.1 Literaturliste 99
8.2 SAP-Hinweise 100
8.3 Links 101
8.4 BMF-Schreiben und -Erlasse, OFD-Verfügungen und Finanzgerichtsentscheidungen 103
8.5 Glossar 105
8.6 Stichwortverzeichnis 111

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS
Siehe 8.5 Glossar
TABELLENVERZEICHNIS
Tabelle 1: Übersicht über Gesetzesänderungen durch Steuersenkungsgesetz 2000 14
Tabelle 2: Beispiele für der Betriebsprüfung vorgelegte Unterlagen
(bisher) und Daten (neu) 28
Tabelle 3: Fallgliederung für Systemabschaltungs- / Systemstilllegungsfälle 39
Tabelle 4: denkbare Prüferrechte für DART 50
Tabelle 5: Transaktions- / Reportumfang der Prüferrolle zu DART 50
Tabelle 6: Übersicht kundenspezifische Namenskonvention Prüferrollen 52
Tabelle 7: Vorschlag Namenskonvention Prüferrollen – Kundenerweiterung 55
Tabelle 8: Transaktion TPC6: kontextabhängige Organisationseinheit 59
Tabelle 9: Segmentumfang DART-Datenkatalog – Stand DART-Version 2.6 63
Tabelle 10: Zuordnung DART-Auslieferung zu SAP-System 65
Tabelle 11: Liste der DART-Transaktionen (Stand DART 2.6) 67
Tabelle 12: DART-Modulübersicht (Stand DART 2.6) 68
Tabelle 13: DART-Berechtigungsobjekte 75
Tabelle 14: Namenskonvention für einen Datenextrakt 80
Tabelle 15: Regel für Namensvergabe von View-Definitionen 87
Tabelle 16: Regel für Namensvergabe View-Dateien 89
Tabelle 17 Übersicht zu Vorteilen und Nachteilen von DART 92
ABBILDUNGSVERZEICHNIS
Abbildung 1: Schaubild zur Systemwelt eines Unternehmens 26
Abbildung 2: Beispiel einer Betroffenheitsanalyse 29
Abbildung 3: Systematisierung E-Mail-Inhalte nach Steuerrelevanz 30
Abbildung 4: Systematisierung für Systemabschaltungs- / Systemstilllegungsfälle 38
Abbildung 5: Übersicht der Musterrollen für Steuerprüfer SAP_AUDITOR_TAX_* 46
Abbildung 6: Aufriss der Muster-Prüferrolle Finanzwesen 47
Abbildung 7: Menü der Musterrolle SAP_AUDITOR_TAX_FI 48
Abbildung 8: Partieller Aufriss des Menüs SAP_AUDITOR_TAX_FI 48
Abbildung 9: Untermenü DART im Aufriss 49
Abbildung 10: Maximalumfang des SAP-Muster-Prüfermenüs, Stand Juli 2008 51
Abbildung 11: Einstiegsbild des Reports RSUSR050 52
Abbildung 12: Einstieg der Funktion PFCG mit Rollenvergleich 53
Abbildung 13: Auswahl der Vergleichsrolle 53
Abbildung 14: Ergebnisliste des Rollenvergleichs 54
Abbildung 15: Pflegedialog der Tabelle TPCUSERN, Transaktion TPC2 56
Abbildung 16: Ausschnitt aus Tabelle TPCPROGS 57
Abbildung 17: Ausschnitt aus Tabelle TPCPROG 57
Abbildung 18: Ausschnitt aus Tabelle TPCDATEN 58
Abbildung 19: Selektionsbild der Transaktion SLG1 60
Abbildung 20: Ergebnisanzeige Transaktion SLG1 Prüferzugriffe 61
Abbildung 21: Anzeige der Details zu Prüferzugriffen (Transaktion SLG1) 61
Abbildung 22: Selektionsbild des Reports CA_TAXLOG (Transaktion SA38) 62
Seite 7 EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER GDPDU, STAND 25.08.2008, © DSAG e. V.

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Gliederung
Abbildung 23: Anzeige der Details zu Prüferzugriffen des Reports CA_TAXLOG 62
Abbildung 24: Anzeige Customizing der Tabelle TXW_C_BUKRS (Transaktion SM31) 64
Abbildung 25: Aufruf der Hilfe zur DART-Datensegmentkonfiguration (Transaktion FTWQ) 66
Abbildung 26: Anzeige der Hilfe zur DART-Datensegmentkonfiguration (Transaktion FTWQ) 66
Abbildung 27: Beispiel zur Anzeige Segmentkatalog: Felder für alle Länderversionen 70
Abbildung 28: Beispiel zur Anzeige Segmentkatalog: Felder nur Länderversion „DE“. 71
Abbildung 29: Ausschnitt für ein DART-Segment mit dem jeweiligen Feldkatalog 71
Abbildung 30: Ausschnitt aus dem DART-Feldkatalog (hier Segmente TXW_FI_*) 72
Abbildung 31: Auszug der Daten einer Segment-Tabelle 72
Abbildung 32: Auszug der Daten einer Referenztabelle 73
Abbildung 33: Ausschnitt aus der Ergebnisliste zur Transaktion SU22 74
Abbildung 34: Extrakterstellung ohne Stammdaten 77
Abbildung 35: Erstellung reiner Stammdatenextrakt 78
Abbildung 36: Definition der Extraktionssprache 81
Abbildung 37: Drei Ausschnitte aus dem Extraktprotokoll 83
Abbildung 38: Ausschnitt aus dem Extrakt-Browser (Transaktion FTWF) 83
Abbildung 39: DART Kontrollsummen für FI-Belege 85
Abbildung 40: Datenprüfsumme prüfen (Transaktion FTWD) 86
Abbildung 41: Ergebnis der Prüfung Transaktion FTWD 86
Abbildung 42: mögliche Prozesskette für die DART-Extraktion mittels Schedule-Manager 91

1 Vorwort
Die DSAG-Arbeitsgruppe GDPdU 1 im Arbeitskreis Financials konstituierte sich im September 2001, um in
enger Zusammenarbeit mit den Entwicklungsabteilungen der SAP AG Lösungen zur Umsetzung der gesetzlichen
Vorschriften zum Datenzugriff zu erarbeiten. Nachdem wir im Mai 2002 erstmals Empfehlungen
zu diesem Thema veröffentlicht haben und im Mai 2006 die zweite Fassung herausgegeben wurde 2 , legt die
Arbeitsgruppe nun die 3. Version der Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU vor. Auch diesmal entstand
das Werk als Ergebnis aus Analysen von Experten aus Mitgliedsfirmen der Bereiche IT, Steuern, Finanzen
und Revision namhafter Unternehmen. Gegenüber der 2. Version haben wir die Darstellung wesentlich
ausgedehnt. Der zwischenzeitlich deutlich erweiterte SAP-Funktionsumfang wird kommentiert und für die
praktische Anwendung erläutert. Viele Anregungen aus den DSAG-Mitgliedsfirmen und anderen SAP-
Anwendungsunternehmen sind eingeflossen. Auch aus den Reihen der Finanzverwaltung erhielten wir
Hinweise, die in das Lösungskonzept eingearbeitet wurden. Praktische Erfahrungen mit Außenprüfungen
mit digitalem Zugriff liegen der AG GDPdU aus mehreren Bundesländern vor.
Ziel unserer Dokumentation ist es, Ratschläge „von Mitgliedern für Mitglieder“ zu bieten, wie die Herausforderungen
des digitalen Datenzugriffs praxisgerecht gemeistert werden können. Die AG GDPdU möchte alle
SAP-Anwender im Allgemeinen und ihre Mitglieder im Besonderen für die Thematik des Datenzugriffs
nochmals sensibilisieren. Allen Lesern mögen die Ausführungen der Kontrolle ihrer individuellen
betriebliche Umsetzung in SAP- und in ggf. vor- und / oder nachgelagerten Systemen dienen. Nachdem ein
GDPdU-Einführungsprojekt vielleicht vor einigen Jahren durchgeführt wurde, ergeben sich im Alltag neue
Herausforderungen rund um den Datenzugriff, sodass die Materie nicht ad acta zu legen ist. Die Anwendung
der GDPdU bringt fortlaufende Aktualisierungen mit sich, wenn sich Organigramme / Geschäftsprozesse
und IT-Systeme ändern. SAP bietet einen zweitägigen Workshop (Kursbezeichnung: WDE680) an, der sich
an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Rechnungswesen und den Steuerabteilungen sowie
Systemadministratoren richtet, die im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen mit dem Datenzugriff der
Finanzverwaltung in ihren Unternehmen konfrontiert bzw. befasst sind.
Unsere Empfehlungen beruhen im Wesentlichen auf Erfahrungen mit dem Standard-Funktionsumfang der
SAP-Systeme. SAP-Branchenlösungen und Erweiterungsmodule APO, SEM, CRM, SCM, BI, PLM etc. sind
grundsätzlich nicht in diese Empfehlungen einbezogen. Viele SAP-Systeme sind in der Praxis modifiziert
und mit zusätzlichen Funktionen durch Drittanbieter oder vom Unternehmen selbst entwickelten Problemlösungen
aufgerüstet worden. Die sich daraus ergebenden Konsequenzen für das Berechtigungskonzept für
Prüferzugriffe und für die technische Lösung der Datenträgerüberlassung sind ebenfalls nicht Gegenstand
unserer Dokumentation. Wir beschränken uns auf Hinweise, welche Optionen im SAP-Standard für DART
bereitstehen, um auch unternehmensspezifische Veränderungen der Datenbasis in die Datenträgerüberlassung
einzubeziehen.
Diese Empfehlungen wurden von der AG GDPdU sorgfältig recherchiert und erarbeitet. Dennoch übernehmen
weder die DSAG e. V. noch die Mitglieder der AG GDPdU, die an der Erstellung mitgewirkt haben,
irgendeine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit oder für die Akzeptanz der Empfehlungen bzw. Vorschläge
seitens der Finanzverwaltung. Eine Haftung wird ausdrücklich ausgeschlossen. Es wird darauf hingewiesen,
dass diese Empfehlungen keine Steuerberatung im Einzelfall darstellen, sondern Denkanstöße und
Lösungsansätze bieten. Jedes Unternehmen muss ggf. die notwendige steuerliche Beratung entweder
intern oder extern sicherstellen.
1 Im Folgenden kurz als „AG GDPdU“ bezeichnet.
2 Empfehlungen zur Anwendung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen vom
31.05.2006, Version 2.0;
http://www.dsag.de/fileadmin/media/downloads/DSAG_GDPdU_Empfehlungen_V2_final_060531.pdf
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Seite 10
1 Vorwort
Wann immer Sie in diesem Kontext Verbesserungen für notwendig halten oder über praktische Erfahrungen
bei Außenprüfungen – im positiven wie auch negativen Sinne – berichten können, lassen Sie uns dies
bitte wissen. Kontaktadresse: siehe Angaben zum Sprecher und zum Stellvertreter der AG GDPdU auf der
Internetseite www.dsag.de 3 .
Wir werden die DSAG-Empfehlungen zu gegebener Zeit erneut überarbeiten, um einerseits die in dieser
Fassung noch nicht beschriebenen Gesichtspunkte aufzunehmen und andererseits uns zugehende
Hinweise und Anregungen zu berücksichtigen.
Rainer Böhle
Sprecher der Arbeitsgruppe GDPdU des AK Financials
3 www.dsag.de/ag/gdpdu
Siehe www.dsag.de → Arbeitskreise Übersicht → Prozesse → AG GDPdU.

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Seite 12
2 Einleitung
Seit dem 01.01.2002 hat die Finanzverwaltung gem. §147 Abs. 6 AO 4 das Recht, im Rahmen steuerlicher
Außenprüfungen 5 auf das DV-System des Steuerpflichtigen zuzugreifen, um die mit Hilfe des DV-Systems
erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen elektronisch zu prüfen. Die hinsichtlich des Datenzugriffs sehr
weit und für DV-technische Abgrenzungen nicht immer präzise genug gefassten Befugnisse der Finanzbehörden
sind in einem – für sie bindenden – BMF-Schreiben „Grundsätze zum Datenzugriff und zur
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) 6 “ dargelegt.
Die Realisierung des Datenzugriffs, der nach freier Wahl der Außenprüfer in Form
> des unmittelbaren Zugriffs (Z1 7 )
> des mittelbaren Zugriffs (Z2)
> der Datenüberlassung auf maschinell auswertbaren Datenträgern (Z3)
erfolgen kann, ist mit einer Reihe von kritischen betriebstechnischen Fragestellungen verbunden, die mit
einem erheblichen Aufwand in den Unternehmen gelöst werden müssen.
Der Datenzugriff umfasst die Verpflichtung für den Steuerpflichtigen, mit entsprechender Hard- und Software
die originär digital erzeugten steuerlich relevanten Daten unverzüglich lesbar und in maschinell
auswertbarer Form vorzuhalten. 8 Dabei ist wie bisher grundsätzlich die 6- bzw. 10-jährige Aufbewahrungspflicht
gem. § 257 Abs. 1 HGB und §147 Abs. 1und 3 AO unter Berücksichtigung der Revisionssicherheit
zu beachten. Es dürfte die Steuerpflichtigen vor allem mit Blick auf Hard- und Software-Wechsel in der
betrieblichen Praxis vor große Probleme stellen, die originär digital erzeugten steuerlich relevanten Daten
in maschinell auswertbarer Form aufzubewahren und jederzeit lesbar zu machen.
Das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung ist zwischenzeitlich durch einige finanzgerichtliche Entscheidungen
präzisiert worden. 9 Als Beispiel sei der BFH-Beschluss vom 26.09.2007 genannt, in dem die
Richter Stellung zur Steuerrelevanz der kompletten Finanzbuchhaltung 10 und zum Zugriff auf eingescannte
originäre Buchungsbelege genommen haben, die ursprünglich in Papierform vorlagen.
Nach nunmehr mehr als sieben Jahren rechtsverbindlicher Gesetzgebung macht die Finanzverwaltung
vom Datenzugriff regen Gebrauch. Die Außenprüfer setzen nach unserem Kenntnisstand immer mehr die
Prüfsoftware IDEA ® ein. Es bleibt festzuhalten, dass die Außenprüfer von den Unternehmen in der Regel die
digitale Bereitstellung der Daten für Zugriffsarten Z1, Z2 und / oder Z3 fordern. Die Vorgehensweise der
Finanzverwaltungen ist von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich. Die Finanzverwaltung hat erkannt,
dass neben der Schulung zur Anwendung der Prüfsoftware auch eine intensive Schulung der Außenprüfer
in Bezug auf die SAP-Software und ihre Funktionen einhergehen muss.
Einige Länder haben zur Unterstützung der Außenprüfer Planstellen für spezielle EDV-Fachprüfer eingerichtet
bzw. sind dabei, diese einzurichten, während andere Bundesländer die Zielsetzung verfolgen, dass
der Außenprüfer selbst den Datenzugriff beherrschen muss.
4 Vgl. Steuersenkungsgesetz vom 23.10.2000, Artikel 7 und 8, BGBl. I S. 1433.
5 Vgl. §193 ff. AO; zur Erläuterung siehe Abschnitt 3.2.3.
6 BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Az.: IV D 2 – S 0316 136 / 01, BStBl I S. 415,
http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_58004/DE/BMF__Startseite/Aktuelles/BMF__Schreiben/Veroffentlichungen__zu__Steuerarten/
abgabenordnung/006.html.
7 „Z“ steht für Zugriffsart.
8 Vgl. §147 Abs. 6 i.V.m. Abs. 2 Nr. 2 AO.
9 Vgl. Übersicht der Beschlüsse / Urteile in Abschnitt 8.4.
10 Vgl. Abschnitt 4.3.

Seite 13 EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER GDPDU, STAND 25.08.2008, © DSAG e. V.

Seite 14
3 Rechtlicher Rahmen
3.1 GESETZLICHE RAHMENBEDINGUNGEN UND VERWALTUNGSAUFFASSUNG
3.1.1 STEUERSENKUNGSGESETZ VOM 23.10.2000
Durch das Steuersenkungsgesetz vom 23.10.2000 11 wurde mit Wirkung ab 01.01.2002 die Abgabenordnung
sowie das Umsatzsteuergesetz geändert. Die folgende Tabelle zeigt die Gesetzesänderungen in Stichworten:
GESETZESGRUNDLAGE STICHWORT
§146 Abs. 5 Satz 2 und 3 AO Innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit über Daten verfügen
können und sie unverzüglich lesbar zu machen
§147 Abs. 2 Nr. 2 AO Innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit über die Daten zu
verfügen, sie unverzüglich lesbar zu machen und sie maschinell
auswerten zu können.
§147 Abs. 5 AO Hilfsmittel zu stellen, um Unterlagen auf Bildträgern lesbar zu
machen.
§147 Abs. 6 AO Datenzugriffsrecht
§ 200 Abs. 1 Satz 2 AO Mitwirkungspflicht beim Datenzugriff des Außenprüfers nach §147
Abs. 6 AO.
§14 Abs. 4 UStG Eine elektronische Abrechnung mit einer digitalen Signatur nach
dem Signaturgesetz vom 22. Juli 1997 (BGBl. I, S. 1870, 1872) wird
als Rechnung anerkannt.
Tabelle 1: Übersicht über Gesetzesänderungen durch Steuersenkungsgesetz 2000
Die Finanzverwaltung führt als Begründung für die Änderungen in der AO den zunehmend beleglos durchgeführten
Geschäftsverkehr, den verstärkten Einsatz von DV in den Unternehmen und die Einführung der
qualifizierten elektronischen Signatur in den Unternehmen (umsatzsteuerlich zulässig nach §14 Abs. 4 Satz
2 UStG) an. Sie leitet vor allem aus dem letzten Punkt ihren Anspruch ab, die auf elektronischem Wege
erstellten Rechnungen auf gleichem Weg – elektronisch – prüfen zu müssen.
Aus den Änderungen des §147 Abs. 2 Nr. 2 und Abs. 6 AO ergibt sich die Verpflichtung für den Steuerpflichtigen,
digital erzeugte steuerrelevante Daten bzw. Unterlagen unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar
jederzeit verfügbar vorzuhalten, sowie das Recht des Außenprüfers, bei einer Außenprüfung in diese
gespeicherten Daten Einsicht zu nehmen bzw. Daten auf maschinell lesbaren Datenträgern zur Auswertung
zu erhalten (Datenträgerüberlassung).
11 a.a.O.

3.1.2 BMF-SCHREIBEN VOM 16.07.2001
Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit Schreiben vom 16.07.2001 12 die „Grundsätze zum Datenzugriff
und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ veröffentlicht. Darin werden die Befugnisse konkretisiert,
die der Finanzverwaltung durch die Änderung der AO – vor allem in §147 Abs. 6 AO – eingeräumt werden.
Der Datenzugriff der Außenprüfer während einer steuerlichen Außenprüfung wird aus Sicht der Finanzverwaltung
im BMF-Schreiben vom 16.07.2001 13 näher erläutert. Der Außenprüfer kann auf alle originär digital
erzeugten steuerlich relevanten Daten eines Unternehmens zugreifen. Dafür stehen ihm drei Zugriffsarten
(Z1, Z2 bzw. Z3) 14 zur Verfügung. Er kann auch kumulativ mehrere der Möglichkeiten in Anspruch nehmen.
Dabei hat er jedoch immer das Gebot der Verhältnismäßigkeit zu beachten. Das bedeutet, er darf nichts
Unmögliches verlangen, hat den Zugriffsweg und den Umfang des Zugriffs so zu wählen, sodass der
Steuerpflichtige am wenigsten belastet wird. 15
In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass die Finanzverwaltung bei einer Außenprüfung nach
wie vor verlangen kann, dass ihr die steuerlich relevanten Daten wie bisher z. B. in Papierform oder der
jeweiligen Aufbewahrungsform vorgelegt werden. Die Ausübung dieses Wahlrechts obliegt allein dem
freien Ermessen des Außenprüfers. Es ist davon auszugehen, dass von dieser Alternative in absehbarer
Zukunft immer weniger Gebrauch gemacht wird. Jeder Steuerpflichtige muss für sich selbst entscheiden,
wie er mit dem Datenzugriff umgeht, ob er z. B. frühzeitig mit seinem Finanzamt bzw. seinem steuerlichen
Berater Kontakt aufnimmt, um Missverständnisse über die Vorgehensweise bei der Durchführung der
Außenprüfung zu vermeiden und um diese, soweit möglich, mit dem Außenprüfer selbst abzustimmen.
Das BMF-Schreiben vom 16.07.2001 stellt eine allein die Finanzverwaltung bindende Konkretisierung bzw.
Auslegung der gesetzlichen Regelung zum Datenzugriff dar. Inwieweit die Auslegung der gesetzlichen
Normen durch die Finanzverwaltung und die darauf gestützten Maßnahmen im Einzelfall erfüllbar und
gesetzeskonform sind, kann verbindlich nur von der Finanzgerichtsbarkeit 16 entschieden werden. Jedes
Unternehmen muss für sich selbst entscheiden, ob es den von der Finanzverwaltung geforderten Grundsätzen
nachzukommen bereit ist oder eine abschließende Klärung durch die Finanzgerichte anstrebt.
Des Weiteren wird in diesem Schreiben zu der digitalen Überprüfbarkeit von elektronischen Abrechnungen
(qualifizierte elektronische Signatur) i.S.d. §14 Abs. 4 Satz 2 UStG Stellung genommen. Die elektronische
Signatur ist ein weiteres Element für einen uneingeschränkten Vorsteuerabzug bei Eingangsrechnungen.
Diese neue Form der Übermittlung und Kontrolle von Rechnungen, deren Revisionssicherheit durch die
qualifizierte Signatur sichergestellt werden soll, war nicht Gegenstand unserer Beratungen innerhalb der
AG GDPdU.
12 a.a.O.
13 a.a.O.
14 Vgl. Abschnitt 3.2.4 ff.
15 Vgl. § 5 AO, BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt III 3, a.a.O.
16 Einige Gerichtsurteile haben das Zugriffsrecht präzisiert, vgl. Abschnitt 8.4.
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3 Rechtlicher Rahmen
3.1.3 BMF-FRAGEN- UND ANTWORTENKATALOG (BMF-FAQ) UND SEINE ZVEI-
KOMMENTIERUNG
Die Finanzverwaltung hat im Internet einen Fragen- und Antwortenkatalog (BMF-FAQ) zu Fragen in
Zusammenhang mit dem Datenzugriffsrecht veröffentlicht. 17 Die aktuelle Fassung datiert vom 23.01.2008,
davor wurden Fassungen mit Datum 15.01.2007, 01.02.2005, 06.03.2003 und 22.08.2002 ins Netz gestellt. 18
Er soll aus Sicht der Finanzverwaltung eine Orientierungshilfe für die praktische Umsetzung des Datenzugriffsrechts
bieten. Hinzuweisen ist auf die rechtliche Unverbindlichkeit des BMF-FAQ. Es handelt sich
lediglich um eine „Orientierungshilfe“. Dem Katalog, so der BMF in einem Schreiben vom 24.06.2003 an den
ZVEI Zentralverband Elektrotechnik- und Elektronikindustrie e. V., Frankfurt, kommt somit nicht die Rechtsqualität
einer Verwaltungsanweisung zu. Es bleibt sowohl der Finanzverwaltung als auch der Wirtschaft
überlassen, sich danach zu richten. Inzwischen nehmen einzelne Gerichtsurteile Bezug auf den BMF-FAQ,
der deswegen jedoch in der Rangfolge der Rechtsqualität nicht aufsteigt.
Der ZVEI hat in Zusammenarbeit mit seinen Mitgliedern eine Kommentierung zur Fassung des BMF-FAQ
vom 15.01.2007 aus Sicht der Unternehmen auf seiner Homepage im Internet veröffentlicht. 19 Sie soll aus
Sicht des ZVEI den Unternehmen als Argumentationshilfe dienen. Die wesentlichen Aussagen der Kommentierung
sind auch auf den aktuellen Stand des BMF-FAQ vom 23.01.2008 anwendbar.
Im BMF-Schreiben vom 16.07.2001 wird weiterhin ausgeführt, dass die Regelungen der GoBS 20 im Übrigen
unberührt bleiben. Dabei ist jedoch zu berücksichtigen, dass die GDPdU, die aus Sicht des BMF als Ergänzung
zu den GoBS gesehen werden, teilweise im Widerspruch zu diesen stehen. Im Zweifelsfall gehen die
GDPdU den GoBS vor, so die Meinung der Finanzverwaltung (vgl. BMF-FAQ, Abschnitt III, Antwort zur Frage
5 und 7) 21 . Diese Meinung wird auch in Kommentierungen zum §146 AO vertreten 22 , während der ZVEI
konträrer Auffassung ist. 23
3.1.4 WEITERENTWICKLUNG GDPDU
Vom BMF wird die Auffassung vertreten, substanzielle Änderungswünsche zum Datenzugriffsrecht –
sowohl von Seiten der Finanzverwaltung als auch von Seiten der Unternehmen bzw. der Wirtschaftsverbände
– erst zu gegebener Zeit, insbesondere nach Vorliegen repräsentativer praktischer Erfahrungen, aufgreifen
und auf den Prüfstand stellen zu wollen. Zum Stand der Ausarbeitung dieser Empfehlung
(Redaktionsschluss: 11.08.2008) war uns keine offizielle Initiative zur Änderung der GDPdU bekannt, außer
der Initiative zum Bürokratieabbau 24 , siehe Abschlussbericht der AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche
Verwaltung e. V., Eschborn, an das Bundeswirtschaftsministerium für Wirtschaft und Technologie 25 . Es
bleibt abzuwarten, inwieweit sich die Diskussionen um neue Tax-Compliance-Modelle innerhalb der
Finanzverwaltung (Stichwort: jährliche Betriebsprüfung) fortentwickeln. Hier ergäbe sich die Gelegenheit,
den Unternehmen seitens der Finanzverwaltung mit klaren Definitionen und Festlegungen i.S.d. GDPdU
eine wünschenswerte Entlastungen zukommen zu lassen.
Die AG GDPdU wird den vor Jahren begonnenen Dialog mit der Finanzverwaltung zur Klärung von
Zweifelsfragen im Rahmen von SAP-Anwendungen weiterführen. 26
17 BMF-FAQ, aktueller Stand: 23.01.2008, Fundstelle:
www.bundesfinanzministerium.de. Wirtschaft und Verwaltung → Steuern → Veröffentlichungen zu Steuerarten → Betriebsprüfung →
Datenzugriff (GDPdU),
http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_308/DE/BMF__Startseite/Service/Downloads/Abt__IV/09,templateId=raw,property=publicationFile.pdf.
18 Alle Versionen des BMF-FAQ sind abrufbar unter: http://www.elektronische-steuerpruefung.de/faqs/faqsbmf.htm.
19 www.zvei.de, Suchbegriff „GDPdU“.
20 BMF-Schreiben vom 07.11.1995 Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme, Az.: IV A 8 – S 0316 – 52 / 95, BStBl. I, S. 738.
21 a.a.O.
22 Vgl. Tipke / Kruse, Kommentar zur AO und FGO, Kommentierung zu §§146, 147 AO.
23 ZVEI-Kommentierung, Abschnitt III, zur Frage 7. a.a.O.
24 Vgl. KMU-Projekt der AWV im Auftrag des BMWA zur Optimierung der Aufbewahrungspflichten,
http://www.awv-net.de/cms/front_content.php?idcat=17&idart=173.
25 Fundstelle: http://www.elektronische-steuerpruefung.de/faqs/buerokratieabbau_aufbewahrungspflichten.pdf.
26 Vgl. Stand der Gespräche mit der Finanzverwaltung: http://www.dsag.de/index.php?id=79&dsag%5Bakag%5D=103&cHash=96caeedb6f.15

3.2 ZUGRIFF AUF STEUERLICH RELEVANTE DATEN
3.2.1 DER BEGRIFF „STEUERRELEVANTE DATEN“
Im Rahmen der gesetzlichen Regelung zum Datenzugriff ist der Begriff „steuerrelevante Daten“ nicht
definiert bzw. nicht präzisiert worden. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und der Datenzugriff betreffen
die in §147 Abs. 1 AO genannten Unterlagen:
> Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die
zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
> die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe
> Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
> Buchungsbelege
> Unterlagen, die einer Zollanmeldung beizufügen sind, die mit Mitteln der Datenverarbeitung nach
Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex abgegeben wurden, sofern die Zollbehör-
den nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf Vorlage von Originale verzichtet oder Originale nach
erfolgter Vorlage zurückgegeben hat
> sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Nach §147 Abs. 1 Nr. 5 AO müssen sonstige Unterlagen aufbewahrt werden, soweit sie für die Besteuerung
von Bedeutung sind. Dies gilt auch für originär digital erzeugte Daten. Im BMF-Schreiben vom 16.07.2001 27
vertritt die Finanzverwaltung die Auffassung, dass die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung
sowie der Lohnbuchhaltung unter diese Regelung fallen und somit vollumfänglich steuerrelevant sind.
Dies hat der BFH in seinem Beschluss vom 26.09.2007 28 betreffend die Daten der Finanzbuchhaltung bestätigt.
Der Steuerpflichtige wollte den Zugriff auf die Konten für Drohverlustrückstellungen, für handelsrechtliche
Steuerumlagen und für nichtabziehbare Betriebsausgaben nicht einräumen. Der BFH hat dies mit der
Begründung abgelehnt, dass die Konten der Finanzbuchhaltung „Bücher“ i.S.d. §147 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 AO
sind und die handelsrechtliche Buchführung in ihrer Gesamtheit zur Feststellung der Überprüfung der
Besteuerungsgrundlagen geeignet ist. Damit ist die Buchführung in ihrer Gesamtheit gem. §140 AO für die
Besteuerung von Bedeutung 29 . Die Steuerrelevanz darf lt. BFH nicht mit der „steuerlichen Auswirkung“
gleichgesetzt werden.
Soweit sich in anderen Bereichen der Datenverarbeitungssysteme originär digital erzeugte steuerrelevante
Daten befinden, hat der Steuerpflichtige nach Meinung der Finanzverwaltung diese nach Maßgabe seiner
steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren und für den Datenzugriff in
geeigneter Weise vorzuhalten. Auf die Steuerpflichtigen kommt aus Sicht der Finanzverwaltung die Pflicht
zu, ihre Verfahrenslandschaft auf die Steuerrelevanz der Daten im Einzelnen zu überprüfen. Dies wird im
Grundsatz auch im rechtskräftigen Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz vom 13.06.2006 30 bejaht.
Demnach sind Daten von Kostenstellen steuerrelevant, soweit sie sich auf die Bewertung z. B. von Beteiligungen,
Vermögensgegenständen oder Rückstellungen beziehen. Darüber hinaus aber hat das Finanzgericht
für den weiteren Zugriff auf andere Kostenstellen hohe Anforderungen vorgegeben, in denen die
Außenprüfer steuerrelevante Daten vermuten. Sollten sich die von den Außenprüfern geforderten Daten
nicht nur in der Kostenstellenrechnung befinden, sondern – wie im Urteilsfall – auch vollständig in der
Finanzbuchhaltung enthalten sein, so müssen die Außenprüfer nach Meinung der Richter erst die ihnen
zur Verfügung stehenden Möglichkeiten im Rahmen der Zugriffsarten Z1 und Z3 zur Überprüfung der
Finanzbuchhaltung nutzen.
27 Abschnitt I 1, Absatz 2, a.a.O.
28 BFH-Beschluss vom 26.09.2007, I B 53 54 / 07, BFH / NV 2008, Seite 133.
29 Vgl. Abschnitt 4.3.
30 FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 13.06.2006, Az. 1-K-1743 / 05, rechtskräftig, EFG 2006, Seite 1634.
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Seite 18
3 Rechtlicher Rahmen
Erst danach dürfen sie gezielt auf weitere Daten der Kostenstellenrechnung zugreifen (Stichwort Konkretisierung
der Prüferanfrage). 31
Der BMF-Erlass vom 28.11.2007 32 dehnt die Anforderungen auf Unterlagen für Zollzwecke aus.
3.2.2 GÜLTIGKEIT DES DATENZUGRIFFS UND GELTUNGSBEREICH
Die deutsche Finanzverwaltung hat grundsätzlich das Recht, für nach dem 31.12.2001 beginnende Prüfungen
auf Daten des Steuerpflichtigen elektronisch zuzugreifen. Dieses Recht umfasst auch den Zugriff auf
Daten vorangegangener Wirtschaftsjahre im Rahmen der Aufbewahrungspflicht nach §147 AO, soweit sich
diese zum Zeitpunkt der Außenprüfungen noch im Produktivsystem befunden haben. Das bedeutet, dass
dem Außenprüfer der Zugriff auch auf Daten zu gewähren ist, die ein Unternehmen aus Wirtschaftsjahren
vor 2002 nach dem 31.12.2001 archiviert und reorganisiert hat. 33
Dagegen brauchen bei Archivierungen vor dem 01.01.2002 die Daten nicht wieder in das Produktivsystem
zurückgeladen zu werden, wenn dies mit unverhältnismäßig hohem Aufwand für das Unternehmen verbunden
ist. 34 Hierbei ist aber zu beachten, dass für die von der Finanzverwaltung benutzten Begriffe
„Archivierung“, „Rückladen“ und „Reorganisation“ auch in der IT-Praxis kein einheitliches Verständnis
vorliegt. 35
Die neuen Regelungen zum Datenzugriff gem. §§146, 147 und 200 AO sind nur für inländische Unternehmen
und Betriebsstätten ausländischer Unternehmen im Geltungsbereich der deutschen Abgabenordnung zu
berücksichtigen.
Die Buchhaltungsdaten müssen im Geltungsbereich der Abgabenordnung (Deutschland) verbleiben. 36 Diese
gesetzliche Regelung entspricht nach unserer Auffassung nicht mehr den heutigen betriebswirtschaftlichen
Anforderungen an die Unternehmen, die im Rahmen der Globalisierung ländergrenzenüberschreitende
Unternehmens- / Konzernprozesse einführen, z. B. Shared Service Center. Zwar hat der BMF in seinem
Schreiben vom 29.01.2004 37 zur Umsetzung der EU-Rechnungs-Richtlinie in das deutsche Umsatzsteuerrecht
die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen mit digitaler qualifizierter Signatur im EU-Ausland
zugelassen, soweit ein elektronischer Zugriff durch die Finanzverwaltung auf diese im EU-Ausland liegenden
Daten gewährleistet werden kann. 38 Dies gilt aber nur für die Umsatzsteuer. Ertragsteuerlich müssen
die Daten weiterhin in Deutschland aufbewahrt werden. 39
Den Datenzugriff durch die Finanzverwaltung gibt es auch in unterschiedlichen Ausprägungen in anderen
Ländern (z. B. Österreich, Frankreich, Schweiz, Portugal und USA). Zu den Regelungen in den anderen
Ländern wird in diesen Empfehlungen nicht Stellung genommen.
31 Vgl. BMF-FAQ, Abschnitt I. Frage 7, a.a.O., und ZVEI-Kommentierung, a.a.O.
32 BMF-Erlass vom 28.11.2007, Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen für den Zuständigkeitsbereich der
Zollverwaltung (GDPdUZ), Az.: III A 3 – S 1445 / 06 / 0029, http://www.elektronische-steuerpruefung.de/rechtsgrund/gdpduz.pdf.
33 BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt 3 b, a.a.O.
34 BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt 3 a, a.a.O.
35 Vgl. auch Abschnitt 4.5.1.
36 Vgl. §146 Abs. 2 Satz 1 AO sowie gleichlautende OFD-Verfügungen München / Nürnberg vom 23.12.2002, Az. München: S-0315 – 17 St 312, Az.
Nürnberg: S-0315 – 8 St 24.
37 BMF-Schreiben vom 29.01.2004, Umsetzung der Richtlinie 2001 / 115 / EG (Rechnungsrichtlinie) und der Rechtsprechung des EuGH und des BFH
zum unrichtigen und unberechtigten Steuerausweis durch das Zweite Gesetz zur Änderung steuerlicher Vorschriften, Az. IV B 7 – S 7280 –
19 / 04, http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_58004/DE/BMF__Startseite/Aktuelles/BMF__Schreiben/Veroffentlichungen__zu_
Steuerarten/umsatzsteuer/024.html.
38 Rz. 74, a.a.O.
39 Rz. 77, a.a.O.

3.2.3 AUSSENPRÜFUNGEN I.S.D. §147 AO
Außenprüfungen, für die die Regelungen der GDPdU gelten, beziehen sich im Wesentlichen auf folgende
Steuerbereiche:
> ALLGEMEINE BETRIEBSPRÜFUNG (BZW. ERTRAGSTEUERPRÜFUNG)
Sie umfasst die Steuerarten Körperschaftsteuer, Einkommensteuer, Kapitalertragssteuer, Gewerbesteuer,
Solidaritätszuschlag und Umsatzsteuer. Im Mittelpunkt stehen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
(GuV), Nachweise zu einzelnen Bilanz- und GuV-Positionen, Konten der Hauptbuchhaltung,
Personenkonten der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Daten der Anlagenbuchhaltung, Wertpapiere
(Bestandsübersichten, Bestandsentwicklungsübersichten, Zugangs- / Abgangslisten, Depotfinanzströme),
Bestands- und Schadenabwicklungen der Versicherungsbuchhaltung.
Auch erwartet die Finanzverwaltung eine bessere Überprüfung der Verrechnungspreise mit Hilfe des
elektronischen Datenzugriffs. Einerseits geht das BMF40 davon aus, dass im Rahmen der Verschärfung
der Verrechnungspreisdokumentation §147 Abs. 6 AO anwendbar ist. Andererseits handelt es sich bei
den Gewinnabgrenzungsaufzeichnungen i.S.d. § 90 Abs. 3 AO um eine Angemessenheitsdokumentation,
während §147 Abs. 6 AO die Sachverhaltsdokumentation betrifft. Das Verhältnis dieser beiden Vorschriften
zueinander ist noch ungeklärt.
> VERSICHERUNGSTEUER- / FEUERSCHUTZSTEUER-BETRIEBSPRÜFUNG
Sie hat u. a. Bilanz / GuV, Konten der Hauptbuchhaltung, Buchungsjournale (insbesondere bzgl. Beitragseinnahmen)
sowie u. a. Nachweise zu einzelnen Bilanz- und GuV-Positionen zum Gegenstand, die z. B.
auf einzelnen EDV-Auswertungen basieren könnten.
> LOHNSTEUERAUSSENPRÜFUNG
Sie bezieht sich auf Lohnkonten, Gehalts- und Reisekostenabrechnungen, Bilanz und GuV, Konten der
Hauptbuchhaltung etc. sowie u. a. Nachweise zu einzelnen GuV-Positionen wie Betriebsveranstaltungen,
Bewirtungskosten, freiwillige soziale Leistungen und Geschenke.
> UMSATZSTEUERSONDERPRÜFUNG
Sie umfasst vor allem die Überprüfung aller Umsatz-, USt- und Vorsteuerkonten sowie der sonstigen
betrieblichen Ertragskonten, soweit sie für die Umsatzsteuerverprobung von Bedeutung sind.
> ZOLLPRÜFUNG
Sie umfasst nach Bekanntgabe des BMF-Erlasses vom 28.11.200741 V.
e. DSAG © 25.08.2008, STAND GDPDU, DER ANWENDUNG ZUR
i.S.d. §193 AO, § 33 Gesetz zur
Durchführung der Gemeinsamen Marktorganisation und §12 Marktordnungsgesetz in erster Linie
Zollprüfungen der Einfuhrabgaben für Beschaffungen aus Drittländern, zollamtliche Überwachung,
Marktordnungsprüfungen oder Prüfungen nach § 44 Außenwirtschaftsgesetz.
> WEITERE PRÜFUNGEN
Auch für Prüfungen im Zusammenhang mit Verbrauchssteuern (Strom-, Mineralöl-, Bier-, Brandweinsteuer
etc.) gilt der digitale Datenzugriff.
Die Umsatzsteuernachschau (§ 27 b UStG) ist keine Außenprüfung i.S.d. §193 AO. Sie fällt nicht unter den
Geltungsbereich der GDPdU. Nach § 27 b Absatz 3 UStG kann sie jedoch in eine Außenprüfung übergehen.
40 Vgl. BMF-Schreiben vom 12.04.2005, Grundsätze für die Prüfung der Einkunftsabgrenzung zwischen
nahe stehenden Personen mit grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen in Bezug auf Ermittlungsund
Mitwirkungspflichten, Berichtigungen sowie auf Verständigungs- und EU-Schiedsverfahren
(Verwaltungsgrundsätze-Verfahren), Az.: IV B 4 – S 1341 – 1 / 05, Tz. 3.4.3, http://www.bundesfinanz
ministerium.de/nn_58004/DE/BMF__Startseite/Aktuelles/BMF__Schreiben/Veroffentlichungen__zu__
Steuerarten/internationales__steuerrecht/001.html.28
19EMPFEHLUNGEN
BFH-Beschluss vom 26.09.2007, I B 53 54 / 07, BFH / NV 2008, Seite 133.
41 a.a.O. Seite

Seite 20
3 Rechtlicher Rahmen
3.2.4 UNMITTELBARER ZUGRIFF (Z1-ZUGRIFF)
Der Außenprüfer hat das Recht, unter Benutzung einer für ihn eingerichteten Benutzerrolle selbstständig
auf Datenverarbeitungssysteme des Steuerpflichtigen zuzugreifen, die steuerlich relevante Daten enthalten.
Der Steuerpflichtigen muss die Hard- und Software bereitstellen, damit der Außenprüfer Einblick in die
Daten nehmen und diese maschinell auswerten kann. Der unmittelbare Datenzugriff beinhaltet den Nur-
Lese-Zugriff inklusive einer Sortier- und Filterfunktion auf diesen DV-Systemen des Steuerpflichtigen durch
den Außenprüfer zur Prüfung von
> Bewegungsdaten (z. B. Buchungsbelege der Finanzbuchhaltung)
> Stammdaten (z. B. Kreditorenstamm) und
> Verknüpfungen (beispielsweise zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank,
z. B. zwischen Belegkopf und Belegzeile des Finanzbuchhaltungsbelegs).
Dem Zugriffsrecht unterliegen die im System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten. Mit „vorhandenen
Auswertungsmöglichkeiten“ können nur die im DV-System tatsächlich vom Unternehmen genutzten Auswertungsprogramme
und -arten gemeint sein. Darunter sind auch Eigenentwicklungen der Unternehmen
zur Auswertung steuerlicher Daten zu verstehen, die dem Außenprüfer zugänglich zu machen sind.
Hinzuweisen ist u. a. auf kundeneigen entwickelte Auswertungen, in deren Programmcode fest vorgegeben
ist, dass sie nur für einen bestimmten Buchungskreis lauffähig sind. Im BMF-FAQ, Abschnitt II, Frage 1
i.V.m. Abschnitt III, Frage 13, wird der Terminus „vorhandene Auswertungsmöglichkeiten“ sehr weit ausgelegt.
42 Danach sollen vom Steuerpflichtigen auch standardisierte Auswertungsprogramme zur Verfügung
gestellt werden, die nicht auf dem DV-System installiert, aber im Funktionsumfang der Software enthalten
sind. Es kann sicherlich den Steuerpflichtigen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit
der Mittel nicht zugemutet werden, lediglich für Zwecke der Außenprüfung Auswertungsmöglichkeiten
installieren bzw. aktivieren zu müssen, welche vom ihm selbst weder genutzt werden noch für den
produktiven Einsatz freigegeben sind. Bei der Prüfung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit sind auch
die technische Realisierung und der erforderliche personelle Aufwand zu berücksichtigen.
Darüber hinaus legt die Finanzverwaltung den Begriff „vorhandene Auswertungsmöglichkeiten“ dahingehend
aus, dass dazu auch Anwendungsprogramme gehören, die zwar im Unternehmen vorhanden sind,
aber vom Steuerpflichtigen selbst nicht genutzt werden. Im BMF-FAQ wird hierzu der Begriff „Standardsoftware“
verwendet und als Beispiel „Tabellenkalkulationsprogramm“ genannt. 43 Der ZVEI hat seine
Kommentierung zum BMF-FAQ hierzu auf die Systemwelt abgestellt, die die Steuerpflichtigen tatsächlich
nutzen. 44
Die Finanzverwaltung hat schon vor dem Beschluss des BFH vom 26.09.2007 45 die „Nutzung der vorhandenen
Auswertungsmöglichkeiten“ sehr weit interpretiert. Soweit Buchungen über eine Verknüpfung zu
einem Dokument in elektronischer Form verfügen, umfasste nach ihrer Auffassung das Datenzugriffsrecht
die Freigabe dieser verknüpften Unterlagen.
Der BFH hat sich mit der Frage, ob das Recht zur Einsichtnahme auf solche verknüpften Unterlagen in
elektronischer Form aus den GDPdU folgt, nicht beschäftigt (obwohl das Finanzgericht 46 dies umfangreich
zu begründen versuchte). Der BFH hat die Vorlagepflicht in elektronischer Form bereits aus §145 Abs. 5 AO
abgeleitet, der die Lesbarmachung von aufzubewahrenden und vorzulegenden Unterlagen (z. B. Handelsbriefe,
Rechnungen etc.) regelt. Der Außenprüfer muss sich danach nicht mit einem Ausdruck begnügen,
42 a.a.O.; vgl. auch ZVEI-Kommentierung, Abschnitt I. Frage 2 i.V.m. III., Frage 12 (BMF-FAQ 15.01.2007), a.a.O.
43 Abschnitt III, Frage 12, a.a.O.
44 Vgl. ZVEI-Kommentierung, Abschnitt III, Frage 12 (BMF-FAQ 15.01.2007), a.a.O.; zum Prüferarbeitsplatz siehe auch Abschnitt 4.6.1.
45 a.a.O.
46 Vgl. FG Düsseldorf, Beschluss vom 05.02.2007, 16 V 3454 / 06, nicht rechtskräftig, EFG 2007, Seite 892.

sondern kann vom Steuerpflichtigen die Vorrichtungen für eine elektronische Anzeige verlangen. Der BFH
hat jedoch keinen bestimmten Weg vorgeschrieben.
Hieraus ergeben sich folgende praktische Auswirkungen:
> Verlangt der Betriebsprüfer eine „elektronische“ Vorlage solcher Unterlagen, muss der Steuerpflichtige
den Prüferzugriff um diese Berechtigung erweitern.
> Es ist jedoch jede andere Form der „elektronischen“ Vorlage (z. B. als elektronisches Dokument auf
konkrete Nachfrage oder durch die Einrichtung einer anderen Leseberechtigung auf archivierte
Unterlagen) denkbar.
Nach dem BFH-Beschluss vom 26.09.2007 sind die Unternehmen verpflichtet, diese Zugriffsmöglichkeiten
zu prüfen und auf Verlangen auch einzurichten.
Eine Fernabfrage der Finanzverwaltung beim Steuerpflichtigen (Online-Zugriff) ist gemäß BMF-Schreiben
vom 16.07.2001 47 ausgeschlossen.
3.2.5 MITTELBARER ZUGRIFF (Z2-ZUGRIFF)
Bei dieser Zugriffsart wertet der Außenprüfer im Unterschied zu Z1 die Daten nicht selbst aus, sondern
verlangt, dass der Steuerpflichtige oder ein beauftragter Dritter die Daten nach seinen Vorgaben durch
einen Nur-Lese-Zugriff maschinell auswertet. Die Steuerpflichtigen sind zur Unterstützung des Außenprüfers
verpflichtet, 48 indem sie Personen zur Verfügung stellen, die mit dem DV-System vertraut sind
(siehe auch Ausführungen zum unmittelbaren Zugriff Z1 49 ).
3.2.6 DATENÜBERLASSUNG (Z3-ZUGRIFF)
Ferner hat der Außenprüfer das Recht, dass der Steuerpflichtige ihm die steuerlich relevanten Daten auf
Datenträger zur maschinellen Auswertung überlässt. Dies gilt auch dann, wenn sich die Daten außerhalb
der Einrichtungen des Steuerpflichtigen bei einem mit der Buchhaltung beauftragten Unternehmen (z. B.
einem Steuerberater) oder auf einem System eines Rechenzentrumbetreibers befinden.
Die Finanzverwaltung setzt bei dieser Form des Datenzugriffs bundeseinheitlich die Prüfsoftware IDEA ® mit
der Schnittstelle SmartX ein, und zwar ausschließlich auf den Systemen der Finanzverwaltung / den
Rechnern der Außenprüfer. Ergeben sich aufgrund der Analyse des auf Datenträgern überlassenen
Datenmaterials beispielsweise Anhaltspunkte, die eine vertiefte Überprüfung angezeigt erscheinen lassen,
oder reichen die auf dem Datenträger zur Verfügung gestellten Daten zur steuerlichen Beurteilung nicht
aus, ist der Außenprüfer zum zusätzlichen unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff (Z1 / Z2) berechtigt.
Er kann aber auch neue Datenträger mit weiteren bislang nicht bereitgestellten steuerlich relevanten Daten
verlangen.
Überlassene Datenträger muss der Außenprüfer spätestens nach Abschluss der Prüfung und Eintritt der
Bestandskraft der aufgrund der Außenprüfung erlassenen Bescheide zurückgeben. Daten auf den Prüfer-
Rechnern werden gelöscht. 50 Der Rücklauf der Datenträger sollte überwacht werden, insbesondere dann,
wenn im Rahmen der Außenprüfung sich eine Vielzahl von Anfragen nach Datenträgerüberlassung ergeben. 51
47 Vgl. Abschnitt I 1 a, a.a.O.
48 Vgl. Mitwirkungspflichten gem. § 200 Abs. 1 Satz 2 i.V.m. §147 Abs. 5 und Abs. 6 Satz 3 AO.
49 Vgl. Abschnitt 5.4 Technischer Z1- / Z2-Zugriff.
50 BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt I 1 c, a.a.O.; BMF-FAQ, Abschnitt II, Frage 5, a.a.O.
51 Vgl. Abschnitt 4.6.2.
Seite 21 EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER GDPDU, STAND 25.08.2008, © DSAG e. V.

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3 Rechtlicher Rahmen
3.2.7 DATENBESCHREIBUNGSSTANDARD
Im Gesetz gibt es keine verbindlichen Aussagen zum Datenträgermedium und zu den Datenformaten. Auch
das BMF-Schreiben vom 16.07.2001 52 sagt dazu nichts. Der BMF-FAQ 53 nennt einige Datenformate, darunter
„SAP / AIS“. Gemeint ist das SAP-Audit-Format.
Im Rahmen der Datenträgerüberlassung müssen dem Außenprüfer die zur Auswertung notwendigen
Informationen wie beispielsweise Formatangaben, Dateistruktur, Datenfelddefinitionen sowie interne und
externe Verknüpfungen zur Verfügung gestellt werden, die sogenannte Datensatzbeschreibung. 54
Das SAP-Audit-Format erfüllt diese Voraussetzungen. Die Verknüpfungsinformation sind Bestandteil eines
DART-Extraktes und können dem Prüfer hieraus zur Verfügung gestellt werden. Das SAP-Audit-Format
kann von Prüfersoftware wie IDEA ® oder ACL 55 interpretiert werden.
Das BMF propagiert für die Datensatzbeschreibung im Rahmen der Automatisierung der IDEA ® -Schnittstelle
das speziell entwickelte XML-Format. 56
Das proprieretäre XML-Format für die Datensatzbeschreibung ist für die Steuerpflichtigen nicht bindend.
Jedes im BMF-FAQ genannte Datenformat erfüllt den Zweck. Es ist jedoch darauf hinzuweisen, dass die
Datendatei selbst im XML-Format von der Prüfsoftware IDEA nicht gelesen werden kann. Dieses Format ist
als Datenformat im BMF-FAQ auch nicht genannt.
3.2.8 KUMULATIVER ZUGRIFF
Nach freier Entscheidung des Außenprüfers kann er von den Zugriffsarten Z1 bis Z3 nebeneinander, nacheinander
oder wahlfrei Gebrauch machen. 57
3.2.9 MASCHINELLE AUSWERTBARKEIT
Im Gesetz ist nicht geregelt, was unter dem Begriff „maschinelle Auswertbarkeit“ zu verstehen ist. Im
BMF-Schreiben vom 16.07.2001 58 wird dazu ausgeführt, dass der Nur-Lese-Zugriff das Lesen, Filtern und
Sortieren der steuerrelevanten Daten unter Nutzung der im Datenverarbeitungssystem vorhandenen
Auswertungsmöglichkeiten umfasst, wobei hier u. E. mit „vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten“ nur
diejenigen gemeint sind, die tatsächlich durch den Steuerpflichtigen genutzt werden. 59
Zum Beispiel erfüllt eine Kontenschreibung exklusiv auf Mikrofilm oder in anderen nicht auswertbaren
Formaten (z. B. pdf oder tiff) bzw. eine Listenarchivierung in Papierform oder auf COM-Film nicht mehr
die Anforderungen der GDPdU, da aus diesem Material keine Sortierung und Filterung von Datensätzen
möglich ist.
52 a.a.O.
53 Abschnitt II, Fragen 2. u. 3., a.a.O.
54 BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt I 2 C, a.a.O., BMF-Information zum Beschreibungsstandard vom 15.08.2002, Az.: IV D 2,
http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_53848/DE/BMF__Startseite/Service/Downloads/Abt__IV/010,property=publicationFile.pdf.
55 IDEA ® eingesetzt von deutscher Finanzverwaltung, ACL ® z. B. eingesetzt von österreichischer Finanzverwaltung.
56 ACL ® kann dieses Format nicht lesen.
57 BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt I 1, Absatz 5, a.a.O.
58 Vgl. Abschnitt I 1 a, a.a.O.
59 Vgl. Abschnitt 3.2.4.

Werden originär digital erzeugte und steuerlich relevante Daten i.S.d. §§146 und 147 Abs. 1 AO auf
maschinell ausverwertbaren Datenträgern aufbewahrt, ist darauf zu achten, dass das angewandte
Verfahren zur Erstellung der Datenträger und zu ihrer Aufbewahrung den GOB 60 / GoBS 61 entspricht. Es
muss sicherstellen, dass während der Aufbewahrungsfrist jederzeit Verfügbarkeit, Lesbarkeit und
maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet sind.
Um diese maschinelle Auswertbarkeit im Rahmen des Datenträgeraustausches zu gewährleisten, hat der
Steuerpflichtige, wie unter Abschnitt 3.2.7 dargestellt, eine Datensatzbeschreibung in auswertbarer Form
mitzuliefern, damit das Prüfprogramm IDEA ® , das der Außenprüfer auf seinem eigenen Rechner nutzt,
beim Import der Daten die Informationen über die Bedeutung der Felder maschinell auswerten kann.
60 Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung; vgl. zum Begriff und zu weiteren Nachweisen: Küting /
Weber, Handbuch zur Rechnungslegung, Kommentar zur Bilanzierung und Prüfung, 4., grundlegend
überarbeitete und wesentlich erweiterte Auflage, Stuttgart 1995, Band 1a, I. Kapitel, Seite 135 ff., Tz. 238 ff.
61 BMF-Schreiben vom 07.11.1995, a.a.O.
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4 Herausforderungen der GDPdU-Umsetzung
4.1 INTERDISZIPLINÄRE ARBEITSGRUPPE
Die Umsetzung und Anpassung von organisatorischen Maßnahmen aufgrund der gesetzlichen Vorgaben
der GDPdU ist ein interdisziplinäres Thema und kann deshalb weder allein von der IT, dem Finanz-,
Rechnungs- oder Steuerwesen bearbeitet werden. Aus Sicht der AG GDPdU müssen zumindest die nachfolgenden
Fachbereiche /Abteilungen in den Unternehmen bzw. externe Dienstleister bei der Umsetzung
der GDPdU-Anforderungen zusammenwirken:
> Steuerabteilung
> IT
> Finanz- und Rechnungswesen
> Interne Revision
> Datenschutzbeauftragter
4.2 UNBESTIMMTE RECHTSBEGRIFFE
Die Umsetzung der Gesetzesvorgaben zum digitalen Datenzugriff wird durch die im Gesetzestext 62 , im
BMF-Schreiben vom 16.07.2001 63 und im BMF-FAQ 62 verwendeten unbestimmten Rechtsbegriffe, wie z. B.
> steuerlich relevante Daten
> maschinelle Auswertbarkeit
> wahlfreier Zugriff
> Verwendung der vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten
> selbsttragendes Archiv
> Datenverknüpfungen (interne und externe)
erheblich erschwert und führt deshalb in der praktischen Anwendung zu Rechtsunsicherheit. Diese
Rechtsunsicherheit hat sich durch zunehmende Außenprüfungen mit Anwendung der Zugriffsarten Z1 bis
Z3 aufgrund der Erfahrungen auf der Praxisebene auf Seiten der Außenprüfer und der Steuerpflichtigen
sowie aufgrund ergangener Rechtsprechungen 65 in einigen Punkten verringert bzw. relativiert. Trotzdem
wird es eine „wasserdichte“ Lösung für alle Zweifelsfragen nicht geben. Eine gewisse Rechtsunsicherheit
besteht fort bzw. wird fortbestehen.
PRAXISTIPP:
Dokumentieren Sie grundsätzlich zeitnah und nachvollziehbar, warum Sie einen bestimmten Lösungsansatz
zur praktischen Umsetzung der GDPdU gewählt haben. 66
Somit stehen Ihnen bei Prüferanfragen, die u. U. erst Jahre später nach Ihrer Sachentscheidung gestellt
werden, die entsprechenden Begründungen und Nachweise zu diesem Zeitpunkt auch noch zur Verfügung.
62 Vgl. Steuersenkungsgesetz vom 23.10.2000, a.a.O.
63 a.a.O.
64 a.a.O.
65 Vgl. Abschnitt 8.4 Stichwort „Finanzgerichtliche Rechtsprechung“.
66 Vgl. ZVEI-Kommentierung, Abschnitt I, Frage 6, a.a.O.

4.3 IDENTIFIZIERUNG STEUERRELEVANTER SYSTEME UND DATEN
Weder im Gesetz noch in den Verwaltungsverlautbarungen wird abschließend definiert, welche originär
digital erzeugten Daten steuerrelevant sind. Lediglich die Daten der
> Finanzbuchhaltung (Hauptbuchung und Kontokorrente)
> Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
> Anlagenbuchhaltung
werden im BMF-Schreiben vom 16.07.2001 67 eindeutig als steuerrelevant bezeichnet. In der Praxis ergeben
sich aber auch hier Zweifelsfragen bezüglich der Steuerrelevanz aller Daten in diesen Buchhaltungen (z. B.
Daten aus paralleler Rechnungslegung US-GAAP und IFRS).
Soweit sich auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten befinden,
sind sie durch den Steuerpflichtigen zu qualifizieren. Dabei ist zu beachten, dass als steuerlich
relevante Daten nur diejenigen anzusehen sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Nach herrschender Meinung fallen darunter die klassischen branchenübergreifenden SAP-Standard-
Anwendungen aus
> Einkauf, Bestandsführung, Auftragsabwicklung
> Fakturen- und Gutschriftsabwicklung
> Zoll- und Außenhandelsabwicklung
> Kosten- und Leistungsrechnung,
die auf ihre Steuerrelevanz zu überprüfen sind. Diese Daten finden sich primär in den SAP-Kernapplikationen
MM, SD und CO. Unternehmens- bzw. branchenspezifisch kann es hiervon erhebliche Abweichungen
geben. Vor- oder nachgelagerte Verfahren und Systeme sind damit grundsätzlich in die Betrachtung eingeschlossen.
Es obliegt dem Unternehmen einerseits, den Umfang der bei ihm steuerlich relevanten Daten abzustecken,
und anderseits darauf abgestimmt sicherzustellen, dass der Außenprüfer nur auf die originär digital
erzeugten steuerrelevanten Daten zugreifen kann. Damit steht das Unternehmen als Steuerpflichtiger in der
Verantwortung, die originär steuerrelevanten von den nicht steuerrelevanten Daten zu trennen, soweit sie
im Datenverarbeitungssystem originär digital erzeugt wurden. 70 Hierbei muss es wissen, hinter welchem
Feld oder welcher Tabelle sich das steuerrelevante Datum verbirgt. Dies ist die eigentliche Herausforderung
bei der Identifizierung der steuerrelevanten Daten bzw. bei der Umsetzung der GDPdU-Anforderungen in
den betroffenen Verfahren und Systemen. Für das SAP-Datenmodell liegt der von der AG GDPdU erarbeitete
Datenkatalog für DART 71 vor, der einen Anhaltspunkt für die Identifizierung steuerlich relevanter Daten
bietet.
Neben einem in SAP geführten Buchhaltungssystem können weitere steuerrelevante Daten in vielen
Anwendungsbereichen in den Unternehmen vorliegen, wie folgende Grafik zeigt:
67 Abschnitt I 1, Absatz 2, a.a.O.
68 BMF-Schreiben 16.07.2001, Abschnitt. I 1, Absatz 3, a.a.O.
69 Vgl. §147 Abs. 1 Nr. 5 AO, ZVEI-Kommentierung, Abschnitt I, Frage 6, a.a.O.
70 FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 20.01.2005, 4 K-2167/04, rechtskräftig, EFG 2005, Seite 667.
71 Vgl. zum Umfang des Datenkatalogs: SAP-Hinweis 582583 mit hinterlegten EXCEL ® -Tabellen mit den Segment- und Feldkatalogen je DART-Release.
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4 Herausforderungen der GDPdU-Umsetzung
Elektronische
Kassensysteme
Kassensysteme
Fakturen,
Gutschriften
Mails
Frakturiersysteme
Abbildung 1: Schaubild zur Systemwelt eines Unternehmens
Lizenzen, Garantieabwicklung,
andere Buchhaltungssysteme,
Ablagesysteme
STEUER-
RELEVANZ
EDIFACT, IDOCs
Andere
Subsysteme
Reisekosten,
Provisionen,Bonivergütungen,Zeiterfassung
Office-
Anwendungen
Textverarbeitung,
Tabellenkalkulation
EDI

4.3.1 VORGEHENSWEISE BEI DER IDENTIFIZIERUNG VON SYSTEMEN
Bei der Identifizierung der steuerrelevanten Daten in DV-Systemen des Steuerpflichtigen gibt es mehrere
Möglichkeiten der Vorgehensweise:
> Retrograde Prüfungsmethode
> Progressive Prüfungsmethode
> Qualifizierung über Handelsbriefdefinition
> Qualifizierung über die dem Außenprüfer in vorhergehenden Außenprüfungszeiträumen
vorgelegten Unterlagen
RETROGRADE PRÜFUNGSMETHODE
Nach GoBS 72 beginnt die retrograde Prüfung bei der Bilanz oder GuV bzw. Steueranmeldung / Steuererklärung,
geht über die Konten und schließlich zum Beleg. In der Praxis bedeutet dies, dass technische Schnittstellen
von vorgelagerten Verfahren zu im BMF-Schreiben vom 16.07.2001 73 als steuerrelevant definierten
Finanz-, Anlagen- und Lohn- / Gehaltsbuchhaltungen ein Indiz auf steuerrelevante Daten in diesen vorgelagerten
Verfahren darstellen können. Gleiches gilt, wenn das Finanzbuchhaltungsmodul in einem ERP-
System zu den anderen Modulen in diesem System eine direkte Verbindung bietet, wie z. B. im SAP R/3:
Drill-Down-Funktion ausgehend vom FI-Beleg zu Rechnungsbelegen im Modul MM bzw. zu Kostenrechnungsbelegen
im Modul CO.
PROGRESSIVE PRÜFUNGSMETHODE
Die progressive Prüfung stellt auf einen direkten Prüfungssachverhalt ab und sucht dessen Spuren in
den DV-Systemen. Z. B. führt ein Kauf eines Wirtschaftsgutes ausgehend vom Vertrag zu Änderungen von
aktivierten Anlagen oder des Vorratsvermögens, ggf. auch verbunden mit Auswirkungen in einem Warenwirtschaftssystem.
QUALIFIZIERUNG ÜBER HANDELSBRIEFDEFINITION
Ausgehend von der Definition des Begriffes „Handelsbrief“ und seinen zwingenden Komponenten kann
geprüft werden, welche Datenfelder stets zu einem Handelsbrief gehören und somit steuerrelevant sind.
Handelsbriefe sind Unterlagen, die ein Handelsgeschäft betreffen, d. h. alle ein- und ausgehenden Unterlagen,
welche die Vorbereitung, den Abschluss, die Durchführung, Änderung oder Rückgängigmachung
eines Handelsgeschäftes betreffen. Als Handels- und Geschäftsbriefe werden z. B. bezeichnet:
> Rechnungen
> Angebote (soweit diese zu Aufträgen führen)
> Bestellungen /Aufträge
> Auftragsbestätigungen
> Akkreditive
> Mahnungen
> Saldenbestätigungen
> Kontoauszüge
Dabei ist zu beachten, dass diese steuerlich relevanten Beispiele alle als originär digital erzeugte
Unterlagen bzw. deren Inhalt als originär digital erzeugte Daten vorliegen können.
Nicht zu den Handelsbriefen gehört jener Teil der Unterlagen, der nicht zum Abschluss eines Handelsgeschäfts
geführt hat. Es mag unproduktiv sein, den Ausgang eines Angebots oder einer Anfrage abzuwarten,
72 Vgl. BMF-Schreiben vom 07.11.1995, a.a.O.
73 Abschnitt I 1, Absatz 2, a.a.O.
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4 Herausforderungen der GDPdU-Umsetzung
um dann entscheiden zu können, ob aufbewahrungspflichtige Korrespondenz entstanden ist. Es ist davon
auszugehen, dass die betriebliche Praxis Grundsatzregeln aufstellt, wonach dieser Teil eines bestimmten
Beschaffungs- oder Verkaufsvorganges ohne Rücksicht auf ein späteres Ergebnis aufbewahrt werden soll.
QUALIFIZIERUNG ÜBER DIE DEM AUSSENPRÜFER IN VORHERGEHENDEN AUSSENPRÜFUNGS-ZEITRÄUMEN
VORGELEGTEN UNTERLAGEN
Ein Großteil der bisher vorgelegten Unterlagen basiert auf ausgedruckten Auswertungen aus den DV-
Systemen. Somit müsste in der Praxis ein Rückschluss auf das entsprechende Verfahren grundsätzlich
möglich sein.
BEISPIELE FÜR DER BETRIEBSPRÜFUNG VORGELEGTE UNTERLAGEN / DATEN
BISHER:
UNTERLAGEN VORGELEGT
NEU:
DATEN VORGELEGT
(enthalten ggf. zusätzliche Informationen)
Ausgangsrechnung in Papierform Daten, die zur Ausgangsrechnung verwendet wurden:
> Kundendaten
> Artikel- / Materialdaten
> Preisdaten
> Auftragsdaten
Offene-Posten-Liste z. B. für Debitoren zum Stichtag
TTMMJJJJ 74
Debitoren-OP: Daten für Ausgangsrechnungen
und andere Debitorenbelege, die zum Stichtag
TTMMJJJJ keinen Ausgleich erfahren haben
= offene Posten
Anlagenspiegel 75 als Liste Bewegungen je Inventar in Dateiform:
> Zugänge
> Abgänge
> Umbuchungen
> Abschreibungen
> Zuschreibungen
Tabelle 2: beispielhafte Übersicht für der Betriebsprüfung vorgelegte Unterlagen (bisher) und Daten (neu)
Von diesen vier Möglichkeiten, um steuerlich relevante Daten aufzuspüren, hat sich in der Praxis der retrograde
Ansatz bewährt, d. h. ausgehend von der Bilanz oder GuV zu den Datenquellen in den DV-Systemen.
PRAXISTIPP:
Stellen Sie in Matrixform die markanten Bilanz- und GuV-Positionen den Systemen und Verfahren
gegenüber. Damit ergibt sich für alle Beteiligten, selbst bei heterogenen Systemlandschaften, recht
schnell eine Antwort, welche DV-Systeme und -Verfahren betroffen sind.
74 Die Buchstabenfolge TTMMJJJJ ist Platzhalter für die Angabe zu Tag, Monat, Jahr.
75 Vgl. zur Definition des Anlagespiegels als Bestandteil des Jahresabschlusses § 268 Ab-satz 2 HGB.

Beispiel einer Betroffenheitsanalyse:
BILANZ
Sachanlagen
Immat. Anlagen
Roh-, Hilfs- u. Betriebsstoffe
Kasse
Banken
Forderungen
Rückstellungen
Verbindlichkeiten
GUV
Umsatzerlöse
Aufw. f. RHB
Erträge aus Beteiligungen
Zinserträge
Erträge aus Herabsetzung
PWB zu Forderungen
Löhne / Gehälter
Aufwendungen
f. Altersversorgung
Afa
usw.
Bemerkungen:
(1) Verbrauchsmeldungen per Mail mit CSV-File
Eigenanwendung in SAP
(2) Wöchentliche Eingangsrechnung per Papier und als ASCII-File für BTCI-Verarbeitung
Abbildung 2: Beispiel einer Betroffenheitsanalyse
4.3.2 SONDERFALL E-MAILS
4.3.2.1 STEUERRELEVANZ VON E-MAILS
In der Praxis übernehmen E-Mails mittlerweile immer mehr inhaltlich die Beleg- und Nachweisfunktion i.S.d.
GoBS77 ein. Dabei kann es sich z. B. um Handelsbriefe 78 oder Buchungsanweisungen (z. B. Anweisung zur Auflösung
einer Rückstellung mit Begründung) handeln, die steuerrelevant sind.
77 Vgl. BMF-Schreiben vom 07.11.1995, a.a.O.
78 Vgl. Definition unter Abschnitt 4.3.1
SAP 4.70
Enterprise
Kunden-
Konsignations-
Abwicklung
DATEV
SFinm32
BAnking SW
EXCEL-RüSt-
Spiegel
Acces-DB
Garantien
Excel-Kalk.
PWB
GV-Kassen-
System
Assist-
Import / Export
Abwicklung
trimondo
Web-Portal
X X
X
X X
X X
X X
X X(1) X X
X X X
X X X(2)
X X(1) X X
X X X(2)
X
X
X X
X X
X X
X
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4 Herausforderungen der GDPdU-Umsetzung
Daneben ist zu beachten, dass E-Mails in der Praxis auch als reiner Briefumschlag für Anhänge genutzt
werden (= Transportmittel). Als Beispiel ist im BMF-FAQ 78 eine Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat
genannt. In diesem Fall muss jeder Steuerpflichtige selbst entscheiden, ob er den
„Briefumschlag“ als steuerrelevant betrachtet oder nicht.
Sonstiger Inhalt,
z. B. Werbung,
Vertragsgestaltungsvarianten
79 Abschnitt III, Frage 9, a.a.O.
Außenverhältnis Innenverhältnis
ohne Buchungsanweisung,
z. B.
Bestellung, Angebot
Handelsbrief
Abbildung 3: Systematisierung E-Mail-Inhalte nach Steuerrelevanz
E-MAIL
Inhaltsprüfung
mit Buchungsanweisung,
z. B.
Rechnung, Kontoauszug
STEUERRELEVANTE E-MAILS
Buchungsanweisung,
z. B.
Buchung einer
Rückstellung
Sonstiger Inhalt,
z. B. Vertragsgestaltungsvarianten

4.3.2.2 MASCHINELLE AUSWERTBARKEIT
Die maschinelle Auswertbarkeit lässt sich anhand der Realisierung der Belegfunktion im Sinne der GoBS 80
ableiten:
a) Original-Papierbelege
b) gescannte Original-Papierbelege, abgelegt in optischen Archiven in einem unveränderbaren
Format (z. B. pdf- oder tiff-Format)
c) originär digital erzeugte Beleginhalte in maschinell lesbarer, aber nicht auswertbarer Form
d) originär digital erzeugte Beleginhalte in maschinell lesbarer und auswertbarer Form
Die maschinelle Auswertbarkeit kommt grundsätzlich bei E-Mails nur bei den Buchstaben c) oder d) infrage.
Dabei hängt es davon ab, ob eine E-Mail, die z. B. Handelsbriefcharakter besitzt, mit einer qualifizierten
digitalen Signatur versehen ist oder nicht. Soweit eine digitale Signatur fehlt, gilt Punkt c), da es sich bei diesen
E-Mail-Inhalten um reinen Fließtext handelt, der nicht zur maschinellen Weiterverarbeitung geeignet ist. In
diesem Fall kann die E-Mail in einem Bildformat (z. B. pdf oder tiff) aufbewahrt werden. Bei einer E-Mail mit
qualifizierter digitaler Signatur, z. B. Rechnungen i.S.d. §14 UStG, gilt Punkt d). In diesem Fall bezieht sich die
maschinelle Auswertbarkeit allein auf die Signatur und das Prüfungsergebnis. Hier hat die Aufbewahrung
inkl. des Signaturschlüssels und des Prüfungsergebnisses der Gültigkeit des Signaturschlüssels im Originalformat
zu erfolgen, um die Prüfung der Absenderauthentizität zu ermöglichen.
4.3.3 SONDERFALL TABELLENKALKULATIONSDATEIEN
4.3.3.1 STEUERRELEVANZ DER TABELLENKALKULATIONSDATEI
Bei Tabellenkalkulationsdateien (z. B. MS-EXCEL ® ) kann eine Steuerrelevanz vorliegen, wie unter Abschnitt
4.3.2.1 dargestellt. Als Beispiel für steuerrelevante Dateien aus Tabellenkalkulationsprogrammen sind
Berechnungen zu Rückstellungshöhe, Zins- und Amortisationsberechnungen zu nennen.
Daneben ist aber auch eine Tabellenkalkulationsdatei als reine Datendatei (ohne Berechnungsschritte) in der
Praxis anzutreffen, z. B. ein Download von Daten aus SAP R/3 bzw. SAP ERP 5.0 / 6.0 nach MS-EXCEL ® zwecks
Transport (Upload) in ein NON-SAP-System oder umgekehrt. Jeder Steuerpflichtige muss für sich selbst
entscheiden, ob er solche Datendateien aufbewahrt oder durch eine Verfahrens- bzw. Prozessdokumentation
die Kongruenz zwischen Quell- und Zielsystem nachweist.
Bei aufzubewahrenden steuerrelevanten Tabellenkalkulationsdateien ist die Revisionssicherheit i.S.d. GoBS
nicht gegeben. Das bedeutet, dass z. B. eine EXCEL ® -Datei änderbar ist, ohne dass eine Änderungshistorie
gespeichert wird, die die Änderungen im Zeitablauf nachvollziehbar macht. Es obliegt jedem Unternehmen,
selbst durch geeignete organisatorische Maßnahmen die Revisionssicherheit zu erfüllen, z. B. indem neben
dem Originalformat auch eine Bilddatei mit Zeitangaben (z. B. im pdf- oder tiff-Format) aufbewahrt wird, damit
ein Prüfer das Abbild der Datei mit der Datei selbst vergleichen kann.
4.3.3.2 MASCHINELLE AUSWERTBARKEIT DER TABELLENKALKULATIONSDATEI
Die maschinelle Auswertbarkeit von Dateien aus Tabellenkalkulationsprogrammen ist nur bedingt möglich.
Eine Überprüfung durch den Außenprüfer kann sich in der Originaldatei nur auf die sichtbare Formel für die
Berechnung von Zellinhalten beziehen. Eine Auswertbarkeit i.S.d. GDPdU ist in diesem Fall nicht gegeben, da
die Datei mit der Formel selbst nicht zur maschinellen Weiterverarbeitung in einem DV-System geeignet ist.
80 Vgl. BMF-Schreiben vom 07.11.1995, a.a.O.
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4 Herausforderungen der GDPdU-Umsetzung
4.3.4 SONDERFALL TEXTVERARBEITUNGSDATEIEN
4.3.4.1 STEUERRELEVANZ DER TEXTVERARBEITUNGSDATEI
Wird das Textverarbeitungssystem wie eine Schreibmaschine benutzt und die erzeugte Datei zwecks Übermittlung
ausgedruckt, so ist die Textverarbeitungsdatei im Originalformat (z. B. MS-WORD ® ) nicht aufbewahrungspflichtig,
selbst dann nicht, wenn sie einen steuerlichen Inhalt hat. Die Aufbewahrungspflicht bezieht
sich dann auf das ausgedruckte steuerrelevante Dokument bzw. auf die bildliche Speicherung, z. B. WORD ® -
Dokument umgewandelt in ein Bildformat wie z. B. pdf oder als gescanntes Bilddokument.
Etwas anderes kann gelten, wenn diese Textverarbeitungsdatei mit einer qualifizierten digitalen Signatur
versehen ist. Hier sind zwecks maschineller Auswertung der Signatur und des Prüfungsergebnisses der
Signatur die gleichen Vorgaben wie bei der maschinellen Auswertbarkeit von E-Mail mit qualifizierter digitaler
Signatur zu berücksichtigen (vgl. Abschnitt 4.3.2.2).
4.3.4.2 MASCHINELLE AUSWERTBARKEIT DER TEXTVERARBEITUNGSDATEI
Grundsätzlich ist die maschinelle Auswertbarkeit bis auf den unter Abschnitt 4.3.4.1 genannten Fall der
qualifizierten digitalen Signatur nicht gegeben. 81
4.3.5 DATENBANKEN AUSSERHALB SAP
Die folgenden Ausführungen betreffen ausschließlich relationale Datenbanksysteme. Mit Office-Werkzeugen
wie z. B. MS-Access sind oftmals komplexe Büroanwendungen im Einsatz, die auch einer Prüfung auf Steuerrelevanz
unterzogen werden müssen. Meist übersteigt das Datenvolumen Grenzen, die mit einem Tabellenkalkulationsprogramm
nicht mehr bearbeitet werden können.
Bilden Ergebnisse aus einem solchen Datenbanksystem Input für die Buchhaltung (z. B. Provisions-, Boni-
Abrechnung, Garantieabwicklungen mit Grundlagen für Rückstellungsberechnungen etc.), dann sind die Daten
des Datenbanksystems steuerlich relevant und unterliegen dem Datenzugriffsrecht des Außenprüfers.
Im Allgemeinen findet man in diesen Systemen weder eine Änderungshistorie, noch kann der reine Lesezugriff
mit Schreibschutz gewährleistet und eine Zeitraumsbegrenzung eingerichtet werden. Um einen
Z1-Zugriff auf derartige Datenbanken einzurichten, bedarf es umfangreicher Programmierkenntnisse.
PRAXISTIPP:
Durch periodisches „Einfrieren“ eines Dateistandes und seine revisionssichere Ablage im File- oder
einem Dokumenten-Management-System (DMS) kann eine Grundlage für die Datenträgerüberlassung
(Z3) von historischen Daten geschaffen werden.
4.3.6 ELEKTRONISCHE UNTERLAGEN
4.3.6.1 HANDELSBRIEFE UND BUCHFÜHRUNGSUNTERLAGEN
Die elektronische Übermittlung von Handelsbriefen bzw. Buchungsbelegen gab es auch schon vor der Einführung
der GDPdU und der qualifizierten Signatur. Viele Unternehmen nehmen diese Übermittlung per EDI
(Electronic Data Interchange) vor. In den meisten Fällen werden die empfangenen EDI-Dateien an ein ERP-
81 Vgl. BMF-FAQ, Abschnitt III, Frage 4, a.a.O. und dazu die ZVEI-Kommentierung a.a.O.

System zwecks maschineller Weiterverarbeitung weitergeleitet. Dabei muss grundsätzlich die EDI-Datei in
ein vom ERP-System vorgegebenes sogenanntes Inhouse-Format umgewandelt werden. Bei SAP wird das
Inhouse-Format mit IDOC (Intermediate Document) bezeichnet.
Es stellt sich die Frage, welche der so übermittelten elektronischen Unterlagen steuerrelevant sind und ob ggf.
beide Formate – EDI und IDOC – aufbewahrt werden müssen.
4.3.6.2 STEUERRELEVANZ
Eine EDI-Datei / IDOC ist steuerrelevant, wenn es sich inhaltlich um einen elektronischen Handelsbrief (z. B.
eingehende / ausgehende Rechnung, Lieferschein, Auftrag, Auftragsbestätigung, Angebot, das zum Auftrag
wurde) handelt. Des Weiteren ist eine EDI-Datei / IDOC steuerrelevant, wenn ihr Inhalt eine Beleg- / Nachweisfunktion
i.S.d. GoB besitzt (keine Buchung ohne Beleg – hier ist nicht der SAP-Buchungsbeleg gemeint). Es
gibt eine Vielzahl von EDI-Dateien / IDOCs, die ohne den elektronischen Weg als Buchungsanweisungen in
Papierform existieren würden (z. B. eine Reisekostenabrechnung, die ein externer Dienstleister für den
Arbeitgeber des Mitarbeiters durchführt und den an den Mitarbeiter zu zahlenden Betrag an den Arbeitgeber
mittels EDI / IDOC übermittelt).
4.3.6.3 AUFBEWAHRUNGSPFLICHTIG NUR EDI-DATEI ODER NUR IDOC BZW. BEIDE?
Ist die elektronische Unterlage als steuerrelevant anzusehen, so stellt sich die Frage, was mit der EDI-Datei
am EDI-Konverter und dem daraus gewonnenen IDOC hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht zu geschehen
hat, soweit die Kommunikation nicht direkt zwischen zwei SAP-Systemen ohne EDI erfolgt. Hier geht das Institut
der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. (IDW) davon aus, dass beide Formate i.S.d. der GoB / GoBS
aufzuheben sind 82 (vgl. auch BMF-FAQ 83 ). Dagegen vertritt der ZVEI in seiner Kommentierung des BMF-FAQ die
Auffassung, dass dies zu einer doppelten Datenaufbewahrung führt und nicht in Einklang mit dem Grundsatz
der Verhältnismäßigkeit steht. Es sei von daher abzulehnen. 84 Letztendlich liegt die Entscheidung bei jedem
Steuerpflichtigen.
4.4 FRAGESTELLUNGEN / ANMERKUNGEN ZU DEN ZUGRIFFSARTEN Z1–Z3
4.4.1 WAHLFREIE NUTZUNG DER ZUGRIFFSARTEN Z1–Z3
Der Außenprüfer kann die Zugriffsrechte Z1/ Z2 und Z3 nach freier Wahl nutzen. Diese Zugriffe können
abwechselnd oder parallel angewendet werden.
Bei den Zugriffsarten Z1/ Z2 und Z3 ist nach der Qualifizierung der Daten nach ihrer Steuerrelevanz eine
technische Umsetzung der Trennung von steuerrelevanten zu nicht steuerrelevanten Daten vorzunehmen.
Die Trennung der Daten bzw. das Einrichten des Zugriffs auf sie stellt einen erheblichen Zeit- und Kostenfaktor
dar, den der Steuerpflichtige aufgrund seiner Mitwirkungspflichten gem. § 200 Abs. 1 Satz 2 i.V.m. §147 Abs. 5
und Abs. 6 Satz 3 AO selbst zu tragen hat.
Es bleibt festzuhalten, dass sich der sachliche Prüfungsumfang i.S.d. §194 AO durch die drei Zugriffsarten
nicht erweitert hat. 85 Jedoch wird sich die Prüfungsintensität durch die nun mögliche Prüfung des Gesamtdatenbestands
(früher i.d.R. nur Stichproben) und der vom Außenprüfer genutzten Auswertungsmöglichkeiten
auf dem DV-System des Steuerpflichtigen (Z1/ Z2) deutlich erhöhen. Gleiches gilt für den Einsatz der Prüfsoftware
IDEA ® im Rahmen der Datenträgerüberlassung (Z3). Der Außenprüfer verfügt nun über die technischen
82 Vgl. IDW RS FAIT 2, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Electronic Commerce,
Kapitel 5.5 Aufbewahrung beim Einsatz von EDI, Rz. 46 ff WPg 2003, S. 1258 ff.
83 Abschnitt III, Frage 7, a.a.O.
84 ZVEI-Kommentierung, Abschnitt III, Frage 6, a.a.O.
85 BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt I, Satz 4, a.a.O.
Seite 33 EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER GDPDU, STAND 25.08.2008, © DSAG e. V.

Seite 34
4 Herausforderungen der GDPdU-Umsetzung
Möglichkeiten, große Datenmengen innerhalb kurzer Zeit zu analysieren, die bisher bei der papiergestützten
Prüfung nur mit erheblichem Zeitaufwand auszuwerten waren. Es bleibt zu hoffen, dass mittelfristig die Dauer
von Außenprüfungen für den einzelnen Steuerpflichtigen deutlich verkürzt wird.
4.4.2 UNMITTELBARER ZUGRIFF (Z1)
Der Steuerpflichtige muss für die Zugriffsart Z1 ein Berechtigungskonzept 86 für den Nur-Lese-Zugriff
entwickeln und Benutzerrollen für die Außenprüfer in den Produktivsystemen einrichten. Sollte der
Außenprüfer aufgrund nicht eingeschränkter Berechtigungen auf nicht steuerrelevante Daten oder
Transaktionen im Produktivsystem zugreifen können, kann sich der Steuerpflichtige nicht auf ein Verwertungsverbot
der dabei gewonnenen Erkenntnisse berufen.
Hinsichtlich des unmittelbaren Zugriffs ist abzuklären:
> Wie sind die Benutzerrollen einzurichten bzw. auszustatten?
(Berechtigungskonzept)
> Wie können steuerlich nicht relevante Daten vor dem Zugriff durch den Außenprüfer abgegrenzt werden
(inkl. Abgrenzung Buchungskreis = rechtliche Einheit)?
> Wie kann sichergestellt werden, dass der Außenprüfer Daten auf dem Produktivsystem nicht ändert?
(Nur-Lese-Zugriff)
> Wie kann der Datenzugriff für den Prüfungszeitraum in den DV-Systemen / Verfahren beschränkt werden?
(Zeitraumbegrenzung)
> Wie kann der Prüferzugriff protokolliert werden (Aufzeichnung der Prüferzugriffe)?
Die Antworten zu den Fragen werden im Rahmen der technischen Umsetzung in SAP-Systemen im Kapitel 5
gegeben.
Der Steuerpflichtige muss den Außenprüfer einweisen. 87 Diese Einweisung soll dem Außenprüfer die Zusammenhänge
und Strukturen der DV-Systeme des Steuerpflichtigen verdeutlichen. Ob eine Anwendungsschulung
des Systems erforderlich ist, hängt im Einzelfall vom Kenntnisstand des Außenprüfers ab. Eine
umfassende Schulung des Außenprüfers in die Bedienung eines SAP- oder Datev-Systems muss nicht
erfolgen, da die Finanzverwaltung Inhouse-Schulungen durchgeführt hat.
Dem Außenprüfer sollen Hinweise auf das Belegvolumen gegeben werden, das ihm für den Prüfungszeitraum
im Rahmen des Datenzugriffs zur Verfügung steht. Eine Verschiebung von umfassenden Auswertungen auf
lastarme Tages- oder Nachtzeiten sollte im Hinblick auf den in der AO 88 geforderten unverzüglichen Datenzugriff
zulässig sein. Damit können Störungen im Ablauf des Tagesgeschäfts vermieden werden.
Hinsichtlich der zeitlichen Beschränkung auf den Prüfungszeitraum stellt sich die Umsetzung der GDPdU-
Anforderungen als ausgesprochen problematisch dar, weil dies grundsätzlich in den eingesetzten Softwaresystemen
nicht vorgesehen ist. Üblich ist, dass Mitarbeiter im System einen wahlfreien Zugriff auf die im
System vorhandenen Daten auszuführen haben, unabhängig davon, welcher Periode die Daten angehören.
Nur wenige Systeme lassen eine zeitliche Beschränkung des Datenzugriffs zu – entweder durch technische
Umsetzung (z. B. in SAP-Systemen R/3 oder ERP 5.0 / 6.0) oder durch administrative Regelungen, indem zu
prüfende Daten in ein Auswertesystem ausgelagert werden (z. B. Erstellung von Jahresscheiben an steuerlich
relevanten Daten) und der Außenprüfer Zugriffsrechte auf diesen ausgelagerten Datenbestand erhält.
86 Vgl. Empfehlungen zum Berechtigungsumfang in Abschnitt 4.4.3, wenn ein Mitarbeiter des Steuerpflichtigen die Auswertung
für den Außenprüfer vornimmt.
87 Vgl. zu Mitwirkungspflichten: BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt I 2 a, a.a.O.
88 Vgl. §146 Absatz 5 AO in der Neufassung durch das Steuersenkungsgesetz vom 23.10.2000, a.a.O.

Es erscheint dringend geboten, dass die Unternehmen sich frühzeitig mit der Planung und Umsetzung von
Berechtigungen für Außenprüfer befassen.
PRAXISTIPP:
Nach der Formulierung der Prüferrollen prüfen Sie unbedingt diese Rollen im Produktionssystem oder
in einem Qualitätssicherungssystem mit produktionsnahem Datenbestand:
> Welche Zugriffe erlauben die Berechtigungen?
> Funktioniert das Zusammenspiel der einzelnen Berechtigungen mit der Zeitraumprüfung, z. B. beim
Verzweigen aus einer Transaktion heraus in eine andere?
4.4.3 MITTELBARER ZUGRIFF (Z2)
Beim Z2-Zugriff wird eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter des Steuerpflichtigen die Auswertung der Daten
nach Vorgaben des Außenprüfers durchführen.
PRAXISTIPP:
Der Mitarbeiter des Steuerpflichtigen verfügt über einen zweiten Benutzerstamm im Produktivsystem
mit dem gleichen Berechtigungsumfang wie der Außenprüfer. Mit seiner Systemkenntnis gewährt er
dem Außenprüfer einen Einblick in das ERP- / Buchhaltungssystem.
Da der Mitarbeiter mit dem gleichen Berechtigungsumfang wie ein Außenprüfer arbeitet, ist sichergestellt,
dass die Lösungen zu den unter Abschnitt 4.4.2 genannten Fragen auch im Rahmen des Z2-
Zugriffs berücksichtigt werden.
Es ist aber auch denkbar und in Einzelfällen zur Beantwortung von Anfragen des Außenprüfers sinnvoll, dass
aufgrund von Beschränkungen des Nur-Lese-Zugriffs des Außenprüfers ein Systembetreuer dem Außenprüfer
Einsicht in Systemdaten gewährt, die nur mit den Zugriffsrechten des Systembetreuers sichtbar sind (Z2).
4.4.4 DATENTRÄGERÜBERLASSUNG (Z3)
Hinsichtlich der Datenträgerüberlassung ist zu klären:
> Wie kann man den Umfang der zu überlassenden steuerrelevanten Daten gemeinsam mit dem Außenprüfer
definieren, damit die gestellte Prüferanfrage gezielt beantwortet werden kann?
> Wie kann man feststellen, ob das Datenformat des Systems von der Prüfsoftware IDEA ® verarbeitet
werden kann?
> Wie kann die Vollständigkeit / Abstimmbarkeit der zu überlassenden Daten gewährleistet werden?
Die Lösung der ersten Fragestellung bedarf des Gesprächs mit dem Außenprüfer, um anhand seiner beabsichtigten
Prüfungshandlung den dazu erforderlichen Datenumfang und den Detaillierungsgrad genau zu definieren.
Damit soll unter anderem beim Steuerpflichtigen unnötige Ressourcenbindung vermieden werden, die
entstünde, wenn ein unpräziser Außenprüferwunsch eine mehrfache Datenauswertung bzw. Datenträgererstellung
auslöst, bis das Ergebnis als Beantwortung der Prüferanfrage akzeptiert wird.
Die Antworten zu der zweiten und dritten Frage werden im Rahmen der technischen Umsetzung für SAP-
Systeme im Kapitel 5 gegeben.
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4 Herausforderungen der GDPdU-Umsetzung
PRAXISTIPP:
In der Praxis sind Prüfungsfälle bekannt, bei denen der Außenprüfer alle Finanzbuchhaltungsdaten im
Rahmen der Datenträgerüberlassung angeforderte, ohne eine spezifizierte Prüferanfrage gestellt zu
haben.
Es ist daher ratsam, mit dem Außenprüfer gemeinsam festzulegen, zu welcher Sachverhaltsprüfung er
welche steuerrelevanten Daten benötigt.
Erstellen Sie vor der Weitergabe von Datenträgern an den Außenprüfer eine Kopie für Ihre Unterlagen.
Anhand dieser Kopie fällt es leichter, bei Prüfungsfeststellungen die Datenauswertung des Außenprüfers
nachzuvollziehen. Ggf. kann die Datenbasis auch von Ihnen selbst ausgewertet werden.
Vielfach steht die Praxis in den Unternehmen vor unlösbaren Aufgaben, einem Außenprüfer über die Aufbewahrungsfrist
von 10 Jahren die Zugriffsarten Z1 bis Z3 auf alle steuerrelevanten Daten einzuräumen. Dies hängt
im Wesentlichen von den Archivierungszyklen sowie zeitlichen Restrukturierungsmaßnahmen auf der
Produktivdatenbank zusammen.
4.5 SONDERTHEMEN IM RAHMEN DES DATENZUGRIFFS
4.5.1 ZUGRIFF AUF ARCHIVE
4.5.1.1 INDIZIERUNG / ATTRIBUTIERUNG DER ABGELEGTEN DATEN / DOKUMENTE
In vielen Unternehmen werden neben den ERP-Systemen elektronische Archive (z. B. optische Archive bzw.
DMS) eingesetzt, um Daten, elektronische Unterlagen und eingescannte Unterlagen elektronisch abzulegen,
die im Zusammenhang mit dem Buchungsstoff im ERP-System stehen.
Je nach Unternehmen sind diese Systeme an ein ERP-System angeschlossen oder werden Stand-alone betrieben.
Grundsätzlich findet die Indizierung bzw. Attributierung der Daten / Unterlagen in den Archivierungssystemen
selbst statt. 89 Sollte es an einem ERP-System (z. B. SAP) angeschlossen sein, erfolgt die Indizierung / Attributierung
über dieses ERP-System.
PRAXISTIPP:
Auch bei einem an das ERP-System angeschlossenen elektronischen Archiv soll eine Attributierung der
Daten und Unterlagen in diesem Archiv selbst vorgenommen werden, selbst dann, wenn diese über
das ERP-System bereits mit Suchbegriffen belegt sind. Das System gewährleistet die Revisionssicherheit
dadurch, dass Daten in den optischen Archiven unverändert aufbewahrt und mit Suchindex wieder
auffindbar sind.
Sollte später die Verbindung zwischen ERP-System und optischen Archiven aufgelöst werden (z. B. Stilllegung
/ Abschaltung des ERP-Systems), dann sind die Daten und Unterlagen durch Suchmöglichkeiten
im optischen Archiv wieder aufzufinden.
89 Sogenanntes selbsttragendes Archiv, vgl. BMF-FAQ, Abschnitt III, Frage 3, a.a.O.

4.5.1.2 STEUERRELEVANZ
Die aufbewahrungspflichtigen steuerrelevanten Unterlagen ergeben sich aus §147 Abs. 1 AO (z. B. empfangene
Handelsbriefe wie Rechnungen, Aufträge usw. und originäre Buchungsbelege). Der Zugriff auf diese
Unterlagen ist gem. §147 Abs. 5 AO in elektronischer Form zu gewähren, wenn sie in der Form der Wiedergabe
auf Bildträger bzw. auf einem anderen Datenträger (z. B. DVD, Festplatte usw.) aufbewahrt werden. 90 Dabei
sind dem Außenprüfer auf Kosten des Steuerpflichtigen diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die
erforderlich sind, um diese Unterlagen lesbar zu machen. 91 Im BFH-Beschluss vom 26.09.2007 wird unter dem
Begriff „diejenigen Hilfsmittel“ verstanden, dass dem Außenprüfer der Zugriff auf die Daten im elektronischen
Archiv mit im System vorhandenen technischen Einrichtungen des Steuerpflichtigen ermöglicht wird. Der BFH
weist darauf hin, dass sich das Recht auf elektronische Einsichtnahme nicht erst aus der Änderung des §147
AO aufgrund der Einführung der GDPdU ergibt, sondern schon durch den Gesetzeswortlaut des § 200 Abs. 1
Satz 2 i.V.m. 147 Abs. 5 Halbsatz 1 AO bestand.
4.5.1.3 ZUGRIFF AUF STEUERRELEVANTE DATEN IN ELEKTRONISCHEN ARCHIVEN (Z1/ Z2)
Es gelten hier die gleichen Bedingungen wie beim Z1-Zugriff auf das Buchhaltungssystem bzw. ERP-System 92 .
Insbesondere muss auch hier eine Lösung zur Begrenzung des Zugriffs nur auf die Wirtschaftsjahre des
Prüfungszeitraums gem. Prüfungsanordnung gefunden werden.
Sollte der Zugriff über ein ERP-System erfolgen, das eine Zeitraumsbegrenzung bereits kennt (z. B. SAP), dann
ist die Thematik grundsätzlich gelöst.
Sollte der Zugriff dagegen direkt im optischen Archiv vorzunehmen sein, so müsste dort eine Zeitraumsbegrenzung
des Zugriffs erfolgen – soweit technisch machbar. In beiden Fällen gilt, dass der Prüfer ein Nur-
Lese-Zugriffsrecht zur Verfügung gestellt bekommen muss. Der Zugriff auf das optische Archiv ist so einzurichten,
dass der Außenprüfer vor allem beim direkten Zugriff auf das optische Archiv (Z1-Zugriff in einem
selbsttragenden Archiv) nur auf die steuerrelevanten Unterlagen zugreifen kann, die in Zusammenhang mit
dem Buchungsstoff im ERP-System stehen. Die nicht steuerrelevanten Unterlagen – vor allem wenn es sich
um personenbezogene Unterlagen handelt, z. B. Unterlagen der elektronischen Personalakte wie Zeugnisse
etc. – sind vor einem Zugriff entsprechend zu schützen. Dies bedeutet, dass die Klassifizierung durch den
Steuerpflichtigen bereits beim Einstellen der jeweiligen Unterlagen in das optische Archiv zu treffen ist, um
über das Berechtigungskonzept die Zugriffsrechte steuern zu können.
PRAXISTIPP:
Achten Sie darauf, wenn weitere Unterlagen über Rechnungen hinaus gescannt und dem Buchungs-
beleg zugeordnet (verlinkt) werden:
Differenzierte Dokumentenarten einrichten und gescannte Schriftstücke entsprechend zuordnen.
4.5.2 SYSTEMWECHSEL UND SYSTEMSTILLLEGUNGEN
Hinsichtlich der Themen „Systemwechsel“ und „Systemstilllegung“ gibt es unabhängig von der rechtlichen
Diskussion bereits technische Lösungsansätze.
90 So auch Auffassung im BFH-Beschluss vom 26.09.2007, vgl. zu Finanzgerichtsentscheidungen
Kapitel 8.4.
91 Vgl. §147 Abs. 6 letzter Satz AO.
92 Vgl. auch Abschnitt 3.2.4 / 3.2.5 und 4.4.2 / 4.4.3.
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Erläuterung zur Übersicht der Systemabschaltungs- / Systemstilllegungsfälle:
FALL BESCHREIBUNG
(1) Die Daten des abzuschaltenden ERP-Systems werden an kein(e) Nachfolgersystem(e)
abgegeben, da der Betrieb eingestellt wird:
(freiwillige) Betriebsstilllegung /-aufgabe oder Insolvenz
(2) Wenn alle Daten eines abzuschaltenden Systems übernommen werden und unter der Voraussetzung
der Auswertbarkeit mit funktionsgleichem Umfang wie beim abgeschalteten System,
ist es nicht nötig, die Daten aus Altsystemen für den Außenprüfer aufzubewahren. Die Anforderungen
des Außenprüfers nach Datenzugriff kann auch durch das System befriedigt werden, das
die Daten übernommen hat. 93
(3) Aus NON-SAP-Systemen ist der Zugriff auf SAP-Datenextrakte des Quellsystems nicht möglich.
Entweder wird noch ein SAP-System für Auswertung der Datenextrakte vorgehalten, oder mittels
Extrakt-Splitters müssen vor der Abschaltung des SAP-Systems die in den Extrakten vorhandenen
Daten für eine spätere Auswertung durch ein Auswertetool zur Verfügung gestellt werden.
(4) Es wird unterstellt, dass auf einem der im Unternehmensverbund vorhandenen SAP-Systeme
die Auswertung der Datenextrakte zwecks Datenträgerüberlassung (Viewbildung) möglich ist,
unabhängig davon, welches Unternehmen (juristische Einheit) im Einzelfall das System betreibt.
Dieses Auswerterecht soll vertraglich abgesichert werden.
(5)
Dieser Fall deckt den Verkauf von Unternehmen ab, deren Erwerber ebenfalls über ein SAP-
System verfügt. In diesem Fall kann zwischen Veräußerer und Erwerber vereinbart werden, die
Datenextrakte mit an den Erwerber zu übergeben, der in seinem eigenen SAP-System diese
Extrakte für Prüfungszwecke auswerten kann.
Tabelle 3: Fallgliederung für Systemabschaltungs-/ Systemstilllegungsfälle
4.5.2.2 BUCHFÜHRUNGSERLEICHTERUNGEN NACH §148 AO
Es kann nicht generell beurteilt werden, ob einer Anfrage an das Finanzamt nach §148 AO Erfolg beschieden
sein wird, Buchführungserleichterung dergestalt zu gewähren, dass in Fällen der Systemabschaltung bzw.
Datenmigration nur ein Ausschnitt an Daten archiviert bzw. migriert werden muss. Es kommt wie häufig auf
den Einzelfall an.
Wenn die sachlichen Gründe schwer wiegen (z. B. hohe Kosten der Vorhaltung überflüssiger Altsysteme;
technisch nicht bzw. nur unter hohem Aufwand zu realisierende Datenextraktion in ein Auswertesystem nur
für Prüfungszwecke), mögen die Erfolgsaussichten gut sein. Leider sind uns keine definitiven Gründe
bzw. Entscheidungskriterien und Grenzwerte bekannt, ab deren Erfüllung eine Erleichterung von den
Anforderungen der GDPdU an die vorzuhaltenden Daten zwingend erteilt wird. Bei schriftlichen Anfragen
steht jedoch die Gefahr im Raum, dass der Antrag abgewiesen und damit der unternehmerische Entscheidungsspielraum
eingeengt wird.
93 Vgl. BMF-FAQ, Abschnitt III, Frage 13, a.a.O., sowie ZVEI-Kommentierung zu BMF-FAQ Stand 15.01.2007,
Abschnitt III, Frage 12, a.a.O.,
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4 Herausforderungen der GDPdU-Umsetzung
PRAXISTIPP:
Je nach dem Einzelfall kann es ggf. sinnvoll sein, dass Sie den Außenprüfer Ihres zuständigen Finanzamtes
bereits in früher Phase eines Projekts zwecks Systemwechsels bzw. -stilllegung einbeziehen.
Sprechen Sie mit ihm über die Sachzwänge und versuchen Sie, eine Einigung zu erzielen, welche Daten
rückwirkend für den Datenzugriff noch zur Verfügung stehen müssen. Dies muss aber jeder Steuerpflichtige
für sich selbst entscheiden.
Es wird keine förmliche schriftliche Zustimmung zu diesem oder jenem Vorhaben geben. Aber mit
einem „Nicken“ des Außenprüfers könnte die Situation ggf. in diesem Einzelfall für Sie entschärft sein.
4.6 STEUERLICHE AUSSENPRÜFUNG
4.6.1 PRÜFERARBEITSPLATZ
Der PC-Arbeitsplatz für einen Außenprüfer besitzt eine andere Qualität als für einen Mitarbeiter. Ein
Mitarbeiter benötigt gemäß seiner Aufgabenbeschreibung Zugriffsrechte auf Anwendungsprogramme,
Dateien, Netzwerkverzeichnisse etc., die über die Zwecke der Außenprüfung hinausgehen.
Deshalb bedarf die Einrichtung des Prüferarbeitsplatzes bezüglich Ausstattung von Hard- und Software
einer gründlichen Planung.
HARDWARE-ANFORDERUNGEN:
> Kein Internetzugang
> Keine offene USB-Schnittstelle
> Keine CD- / DVD- bzw. Disketten-Laufwerke
Diese Beschränkungen sollen verhindern, dass unbemerkt Daten aus dem System des Steuerpflichtigen außer
Haus gebracht werden. Jeglicher Wunsch nach Datenüberlassung ist auf dem im Unternehmen offiziell
festgelegten und an den Außenprüfer und an die Mitarbeiter kommunizierten Weg abzuwickeln. Umgekehrt
soll verhindert werden, dass ein Außenprüfer Dateien in das Netzwerk des Steuerpflichtigen überträgt. Im
BMF-Schreiben vom 16.07.2001 ist ein Upload vom Prüferrechner ins Netzwerk ausgeschlossen. 94
SOFTWARE-ANFORDERUNGEN:
> Zwingend erforderlich, soweit SAP im Einsatz: SAP-GUI
> Möglicherweise erforderlich:
> Zugang zu weiteren Programmen mit steuerlich relevanten Daten in vor- bzw. nachgelagerten
Systemen (z. B. NON-SAP-Systeme)
> Office-Software (z. B. Tabellenkalkulation, Textverarbeitung) 95
In der Praxis ist zu beobachten, dass mit Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation erstellte
Buchungsbelege der Einfachheit halber mit dem Buchungsbeleg im ERP-System verbunden
(verlinkt) wurden.
Dem Außenprüfer sollen in diesen Fällen die Anwendungsprogramme der Textverarbeitung bzw.
der Tabellenkalkulation z. B. als Viewer zur Verfügung gestellt werden, damit er die Dokumente
lesen kann.
> Kein Intranet-Zugang.
94 Vgl. Abschnitt I 2, a.a.O.
95 Vgl. Abschnitt 3.2.4.

4.6.2 ORGANISATORISCHE ANFORDERUNGEN
Wir empfehlen, Arbeitsrichtlinien zu definieren, in denen folgende Themen verbindlich geregelt werden:
> Eindeutige Festlegung des Ansprechpartners bzw. der Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner für
den Außenprüfer. Nur diese Person / Personen ist / sind befugt, Auskünfte mündlich und schriftlich zu
erteilen bzw. Datenträger für den Außenprüfer zu erstellen bzw. die Erstellung zu beauftragen.
Verbunden damit ist die Aufforderung an die Mitarbeiter des Steuerpflichtigen, bei direkt an sie
adressierten Prüferanfragen an die bestellte(n) Auskunftsperson(en) zu verweisen.
> Handling der Aushändigung von Daten im Rahmen der Datenträgerüberlassung (Z3):
> Wie viele Stück des Datenträgers werden erzeugt mit den identischen Dateien zur Beantwortung einer
Prüferanfrage?
Beispiel: 1 x Außenprüfer, 1 x Rechnungswesen / Steuerabteilung. 96
> Verschlüsselung (wird empfohlen, siehe Abschnitt 4.6.3)
> Ausgabe der Datenträger an den Außenprüfer (Formular)
> Rückgabe der Datenträger überwachen
PRAXISTIPP:
Vor Beginn der Prüfung
> die internen Zuständigkeiten zur Betreuung des Außenprüfers fachlich / steuerlich
und IT-technisch klären
> die Berechtigungen testen: Wie weit reicht der Z1-Zugriff?
> den organisatorischen Ablauf einer Datenträgererstellung (Z3-Zugriff) testen
Wenn bei Außenprüfungen eine Vielzahl von Datenträgern auf Wunsch des Außenprüfers entstehen, empfiehlt
es sich, ein Register anzulegen, welcher Datenträger mit welchem Inhalt wann dem Außenprüfer überlassen
wurde. Anhand dieses Registers kann einerseits das Datenmaterial überblickt werden, das der Außenprüfung
zur Verfügung steht, andererseits die Rückgabe des einzelnen Datenträgers überwacht werden.
PRAXISTIPP:
Alle Datenträger sollen von Ihnen zurückgefordert werden, damit das Risiko verringert wird, dass diese
Datenträger in unberechtigte Hände gelangen.
4.6.3 DATENSCHUTZ FÜR DATENTRÄGER
Ein für den Außenprüfer erzeugter Datenträger kann hochsensible Betriebsdaten enthalten, die der Steuerpflichtige
möglichst gut sichern möchte. Wenn die Daten auf dem eigenen Rechner des Außenprüfers eingespielt
sind, sind sie in der Regel durch die kryptografische Verschlüsselung der Festplatte des Rechners
vor unberechtigten Zugriffen gut geschützt. Der Datenträger als solcher stellt einen Schwachpunkt für die
Datensicherheit dar. Er ist leicht beweglich, kann verloren gehen oder entwendet werden, entweder im
Unternehmen auf dem Weg von der Erstellung bis zur Aushändigung an den Außenprüfer oder in der
Einflusssphäre des Außenprüfers.
96 Vgl. Abschnitt 4.4.4.
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4 Herausforderungen der GDPdU-Umsetzung
Der Außenprüfer darf nach Auffassung der Finanzverwaltung und des Finanzgerichts Thüringen empfangene
Datenträger aus den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen entfernen, z. B. um sie im Amt weiter auszuwerten.
Auf diesem Weg können dem Außenprüfer ausgehändigte Datenträger verloren gehen.
Es empfiehlt sich, die Datenträger zu verschlüsseln. Dem Außenprüfer muss die Entschlüsselung ermöglicht
werden. Da auf seinem Prüferrechner keine Software des Steuerpflichtigen installiert werden darf, bleibt
nur der Weg, das Programm zur Entschlüsselung zusammen mit den überlassenen Daten auf dem Datenträger
dem Außenprüfer auszuhändigen. Das Programm muss es erlauben, dass es auf dem Datenträger
direkt ausgeführt werden kann, da es z. B. aus lizenzrechtlichen Gründen nicht auf dem eigenen Rechner des
Außenprüfers installiert werden darf. Die übergebenen Dateien sind mit Kennwort zu schützen. Das Kennwort
wird dem Außenprüfer separat übermittelt.
Beispiele für Verschlüsselungsprogramme:
> TrueCrypt (OpenSource)
siehe: http://de.wikipedia.org/wiki/TrueCrypt
> SafeGuard private crypto
siehe: http://www.utimaco.de/C12570CF0030C00A/CurrentBaseLink/W26K9K78427OBELDE
PRAXISTIPP:
Für den Fall, dass erkennbar ist, dass der Außenprüfer steuerlich relevante Daten auf maschinell auswertbaren
Datenträgern verlangen wird (Zugriffsart Z3), sprechen Sie bereits im Vorfeld einer Außenprüfung,
nachdem Sie die Prüfungsanordnung erhalten haben, mit dem Prüfer das Procedere ab, wie Daten
mit Verschlüsselung übergeben werden sollen.
Das Zeitfenster zwischen dem Gesprächstermin bis zum Beginn der Prüfung kann genutzt werden, um
die technischen und organisatorischen Hürden für eine reibungslose Datenträgerüberlassung ab Prüfungsbeginn
zu überwinden.
Neben der Verschlüsselung des Datenträgers könnte auch ein weiterer Lösungsansatz angesprochen
werden, der darin besteht, dass die Daten des Datenträgers in den Räumen des zu prüfenden Unternehmens
vom Prüfer sofort eingespielt werden und der Datenträger unmittelbar zurückgegeben wird,
wobei er beim Unternehmen für Rückfragen weiterhin vorgehalten werden sollte. Insoweit wäre eine
Verschlüsselung nicht vonnöten.
97 Vgl. FG Thüringen, Urteil vom 20.04.2005, Az.: III 46 / 05 V, EFG 2005, Seite 1406.

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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen
5.1 SAP-SYSTEME
SAP lieferte die DART-Funktionalität aus für Systeme
> R/2 Release 6.0
> R/3 ab Release 3.1 bis 4.7
> ERP 5.0 (ECC 5.0) und ERP 6.0 (ECC 6.0)
Darüber hinaus steht eine Lösung auf Basis von Querys für SAP Business One zur Verfügung. 98
5.2 FUNKTIONSERWEITERUNGEN VON DRITTANBIETERN
Ein endgültig ausgereiftes GDPdU-Werkzeug wird es aufgrund des komplexen Umfangs nicht geben können.
Alles in allem sind die auf dem Markt befindlichen Lösungen für GDPdU-Funktionen innerhalb des
SAP-Systems oder außerhalb allesamt als Lösungskonzepte zu verstehen, deren hauptsächliche Existenzberechtigung
auf einen Datenzugriff betriebswirtschaftlich sinnvoller Weise abzielen. Meist handelt es sich
dabei um Anbieter von Ablagesystemen, welche mit Funktionalitäten aus den GDPdU-Anforderungen aufgerüstet
wurden und nur einen Baustein im gesamten GDPdU-Lösungskonzept darstellen.
Welches Werkzeug oder Lösungskonzept gut / besser oder funktional / weniger funktional ist, hängt u. a. ab von
> Kosten
> Anforderungen der Branche
> Anforderungen aus der Betriebsgröße und
> Anforderungen aus (gewachsenen) Systemlandschaften.
Die Entscheidung liegt im Ermessen des jeweiligen Steuerpflichtigen.
5.3 FELDKATALOG STEUERRELEVANTER DATEN
In SAP-Systemen, aber ohne Modul HCM 99 (Human Capital Management), ab Releasestand R/2 6.0 und R/3
3.1I ist ein Katalog von Tabellen / Tabellenfeldern (Feldkatalog 100 ) hinterlegt, der die von der AG GDPdU als
steuerrelevant qualifizierten Felder zeigt. Dieser Katalog bildet die Ausgangsbasis für die unternehmensindividuelle
Prüfung, welche Daten in den SAP-Systemen des Unternehmens steuerlich relevant sein mögen.
Wir verweisen an dieser Stelle darauf, dass jeder Steuerpflichtige den DSAG-Feldkatalog an seine
Unternehmensspezifika bzw. Branchenspezifika anpassen muss. 101
Der von der AG GDPdU zusammengestellte Feldkatalog bildet einen Datenbestand, über dessen Prüfungsrelevanz
es zwischen der Finanzverwaltung und den Unternehmen keinen Diskussionsbedarf mehr geben
sollte. Es war und ist die Intention der AG GDPDU, für SAP eine einheitliche Definition der steuerlich relevanten
Datenfelder als Ausgangsbasis festzulegen. Diese Katalogsammlung sollte im gesamten Geltungsbereich
der deutschen Steuergesetzgebung ohne Unterschiede angewandt werden können.
Der Datenumfang wird auf Initiative der AG GDPdU auf Basis von Rückmeldungen aus praktischen
Erkenntnissen von Anwenderunternehmen und Kontakten zur Finanzverwaltung fortlaufend aktualisiert. 102
Wir pflegen einen intensiven Kontakt zu SAP, um die Aktualisierung des Datenkatalogs in den SAP-
Systemen durch SAP zügig umzusetzen.
98 Vgl. siehe SAP Hinweis 1012531.
99 Vgl. zu HCM Abschnitt 5.6.
100 Siehe SAP-Transaktion FTWCS, Abschnitt 5.5.6.
101 Vgl. Abschnitt 5.5.7.
102 Vgl. SAP-Hinweis 582583.

5.4 TECHNISCHER Z1- / Z2-ZUGRIFF
Obwohl es in vielen NON-SAP- Systemen nicht möglich ist, einen „Read-Only-User“ zu konfigurieren, stellt
dies den Steuerpflichtigen im Rahmen des SAP-Standards vor keine größeren Probleme.
Bei einer heterogenen Systemlandschaft mit SAP- und NON-SAP-Systemen kann dies aber unter Umständen
teilweise überhaupt nicht oder nur mit großem Kostenaufwand realisiert werden. Ein Erfordernis
für die intensive Beschäftigung mit den Themen des Datenzugriffs ergibt sich allein schon aus der Tatsache,
dass ein bewusst oder unbewusst gewährter Zugriff des Außenprüfers auf nicht steuerrelevante Daten zu
keinem Verwertungsverbot der daraus gewonnenen Erkenntnisse führt. Sind datenverändernde Zugriffe von
Lesezugriffen oder steuerrelevante von nicht steuerrelevanten Vorgängen nicht zu trennen (z. B. Datenschutz
berufsständischer Informationen wie Krankenakte des Mediziners zu trennen von der Honorarabrechnung),
so darf der Außenprüfer diese Berechtigung nicht erhalten. Dem Außenprüfer müssen
andererseits die steuerlich relevanten Daten auf dem einen oder dem anderen Weg zugänglich gemacht
werden. 103
Natürlich gibt es Fragenstellungen des Außenprüfers, denen mit unterschiedlichsten Lösungsansätzen
(Transaktionen, Programme) begegnet werden kann. Im Ergebnis führen alle zum gleichen Ziel, lediglich
auf der Ebene der Anzeige der Ergebnisse können Unterschiede auftreten, wenn weitere Daten auf dem
einen oder dem anderen Weg zusätzlich angezeigt werden. Unter Berücksichtigung dieser Ansätze und
Betrachtung sind die Prüferrollen für SAP-Systeme entstanden.
Die AG GDPdU hat entschieden, dass diejenige Funktionalität Vorrang erhält, welche die steuerrelevante
Abgrenzung und den reinen Lesezugriff mit wirksamer Zeitraumprüfung vorsieht. Damit sind beispielsweise
aus unserer Sicht die kritischen Transaktionen
SE16 / SE16N und
SE16-Derivate Data Browser (Anzeige der Tabelleninhalte)
SE17 Allgemeine Tabellenanzeige
SA38 ABAP / 4 Reporting (Direktaufruf von Programmen / Reports)
nicht für den Außenprüfer anwendbar. Mit den Transaktionen SE16, SE16N und SE16-Derivate sowie SE17
sind Tabellenauswertungen möglich, die die Klassifizierung hinsichtlich Steuerrelevanz durch den Steuerpflichtigen
gegenstandslos machen. Z. B. könnte der Außenprüfer alle buchungskreisabhängigen Daten
der Tabelle xxxx sehen, ohne dass die in seiner Benutzerrolle enthaltene Beschränkung auf Buchungskreis
nnnn wirksam würde. Somit wäre der in der Prüfungsanordnung festgelegte Prüfungsumfang überschritten.
Die Transaktion SA38 zeigt die Menge der im System vorhandenen Programme und Reports und bietet
die Option zur Ausführung ohne Unterschied an, ob Programme / Reports aktiv oder deaktiviert sind,
ihnen steuerliche Relevanz zukommt oder nicht bzw. ob sie eine Update- oder Nur-Anzeige-Funktion
ermöglichen.
Für den Z1-Zugriff können Zugriffswünsche von Außenprüfern unter Verwendung der oben genannten
kritischen Transaktionen nicht gewährt werden.
103 Vgl. zu dieser Thematik FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 20.01.2005, z.: 4 K 2167 / 04, EFG 2005, S. 667.
Seite 45 EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER GDPDU, STAND 25.08.2008, © DSAG e. V.

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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen
5.4.1 MUSTER-BERECHTIGUNGSROLLEN FÜR AUSSENPRÜFER
Der von der AG GDPdU erarbeitete Berechtigungsumfang wurde in Berechtigungsrollen umgesetzt, die auf
den Umfang des Datenkatalogs 104 abgestimmt sind. Mit Transaktion PFCG finden Sie im SAP R/3 bzw. SAP
ERP 5.0 / 6.0 unter dem generischen Namen SAP_AUDITOR_TAX* alle definierten Muster-Prüferrollen. Diese
Muster-Prüferrollen sind als Vorschläge für die unternehmensindividuelle Ausgestaltung der Berechtigungen
zu betrachten und sollen deshalb nicht ohne kritische Prüfung des Inhalts und nicht ohne Ausprägung auf
den konkreten Anwendungsbereich zum Einsatz kommen.
Aktuell sind im August 2008 und nach Einbau der SAP-Hinweise 830736 und 925217 die nachfolgenden
Rollen im SAP-Standard enthalten.
Abbildung 5: Übersicht der Musterrollen für Steuerprüfer SAP_AUDITOR_TAX_*
104 Vgl. Abschnitt 5.5.6.

Hinweise zur Rolle für die Finanzbuchhaltung (FI):
> ZUGRIFFSRECHTE FÜR DAS KASSENBUCH
Sie sind nicht in der Menü- bzw. in der Berechtigungsrolle enthalten. Nach unserer Auffassung ist die
Kassenbuchhaltung ein Nebenbuch des Sachkontos „Kasse“. Das System bucht 1:1 alle Kassenvorgänge,
die im Kassenbuch erfasst werden, als Beleg auf dem Kasse-Konto in der Hauptbuchhaltung. Dem
Außenprüfer sind über den Zugang zu den Daten der Hauptbuchhaltung alle Informationen zu Kassen-
bewegungen sichtbar.
> ZUGRIFFSRECHTE AUF DATEN DER SPECIAL LEDGER
Nicht in jedem System sind Special Ledger im Einsatz. Sie werden aktiviert als zweites Hauptbuch, wenn
es gilt, besondere Informationspflichten zu erfüllen. Die in Special Ledger gesammelten Daten sind nicht
zwingend steuerlich relevant.
Da die Systemeinrichtung eines Special Ledger stets individuell den Bedürfnissen des Steuerpflichtigen
genügt, kann es keine allgemeingültige Vorlage einer Musterrolle geben. Fallweise kann der Steuer-
pflichtige die Auskunftsrechte für Außenprüfer auf Special Ledger nach seinen Verhältnissen erstellen
und in einer kundenindividuellen Prüferrolle 105 bündeln.
Nachstehende Abbildung zeigt das Rollenmenü der Musterrolle SAP_AUDITOR_TAX_FI für das Modul FI auf
oberster Menüebene.
Abbildung 6: Aufriss der Muster-Prüferrolle Finanzwesen
105 Vgl. Abschnitt 5.4.3.
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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen
Abbildung 7: Menü der Musterrolle SAP_AUDITOR_TAX_FI
Beispielhaft wurden für die Menüpunkte Stammdaten → Debitoren und Stammdaten → Kreditoren die
Untermenüs aufgeblendet.
Abbildung 8: Partieller Aufriss des Menüs SAP_AUDITOR_TAX_FI

5.4.2 DART-ZUGRIFF FÜR AUSSENPRÜFER
Die AG GDPdU befasst sich bereits mit Weiterentwicklungen hinsichtlich eines Z1-Zugriffs durch den
Außenprüfer auf Datenextrakte, die mit dem Werkzeug Data Retention Tool (DART) erzeugt wurden, ohne
damit den Zugriff auf Online-Datenbestände einschränken zu wollen. Ein erster Ansatz ist bereits im Prüfermenü
ersichtlich. 106 Es sind zwei Einzelrollen entstanden, die einerseits Auskunftsfunktionen aus dem
DART-Menü und andererseits die Transaktions- und Reportberechtigungen aus dem Werkzeug DART
aufnehmen:
SAP_AUDITOR_TAX_DART AIS-Steuerpruefung DART
= Benutzermenü ohne Berechtigungen
SAP_AUDITOR_TAX_DART_A AIS-Steuerpruefung DART (Authorization)
= Berechtigungen ohne Benutzermenü
Die nun folgende Abbildung zeigt das Rollenmenü der Musterrolle SAP_AUDITOR_TAX_DART im Aufriss.
Abbildung 9: Untermenü DART im Aufriss
Die in der Musterrolle SAP_AUDITOR_TAX_DART enthalten Funktionen zielen auf das Leserecht von DART-
Datenextrakten ab. Ihr Einsatz erfordert eine genaue Ausprägung der Berechtigungsrollen, um die Zugriffe
des Außenprüfers zielgerichtet zu leiten.
Es obliegt dem Steuerpflichtigen zu entscheiden, ob und wenn ja, wie weit einem Außenprüfer DART-
Berechtigungen gewährt werden. Je nach Einschätzung des Steuerpflichtigen und dem Ausbildungsstand
des Außenprüfers könnten die DART-Zugriffsrechte eines Außenprüfers differenziert gestaltet werden. Als
Beispiel für eine denkbare Aufgabenverteilung zwischen Steuerpflichtigem und Außenprüfer mag folgende
Übersicht dienen:
106 Siehe hierzu: SAP-Hinweis 935189 GDPdU: Erweiterungen in der Sammelrolle SAP_AUDITOR_TAX.
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AUFGABE AUFGABENZUORDNUNG ZU …
AUSSENPRÜFER STEUERPFLICHTIGEN
DART-Extrakte erzeugen nein Vorbehaltsaufgabe
DART-Extrakte anzeigen (DART-Browser) möglich ja
View-Definition anlegen möglich ja
View-Dateien erzeugen nein Vorbehaltsaufgabe
View-Dateien anzeigen
(View-Protokollanzeigen mit Durchgriff
auf die View-Daten)
Tabelle 4: denkbare Prüferrechte für DART
möglich ja
Die Rolle SAP_AUDITOR_TAX_DART_A AIS-Steuerprüfung DART (Authorisation) beinhaltet folgende
Transaktionen und Reports für den Zugriff auf DART-Extrakte:
TRANSAKTION BEZEICHNUNG
FTWF Datenextrakt-Browser
FTWH Datenextrakt-Views
FTWCS Segmentkatalog
FTWCF Feldkatalog
FTWN View-Protokoll anzeigen
FTWD Datenprüfsumme prüfen
FTWY Datenextraktviews definieren
S_P6D_40000026 Detektor für zugehörige Daten
Tabelle 5: Transaktions- / Reportumfang der Prüferrolle zu DART

Im Folgenden der Überblick über die aktuelle Prüferrollen (Stand: August 2008):
Abbildung 10: Maximalumfang des SAP-Muster-Prüfermenüs, Stand Juli 2008
5.4.3 UNTERNEHMENSINDIVIDUELLE PRÜFERROLLEN
Zur Definition der individuellen Prüferrollen schlagen wir vor, die SAP-Muster-Prüferrollen in den eigenen
Namensbereich zu kopieren und um die firmenindividuellen Ausprägungen der Berechtigungen für Transaktionen
und Reports zu erweitern und um Berechtigungen für Organisationseinheiten, Kontengruppen für
Kunden- / Lieferanten- / Sachkonten, Kontenpläne etc. zu ergänzen. Änderungen der Muster-Prüferrollen
über den Import von SAP-Hinweisen / Support Packages schlagen damit nicht umgehend auf die Prüferrechte
im System des Steuerpflichtigen durch.
Um kundenindividuelle Transaktionen und Reports aufzunehmen, sollte eine eigene Rolle erstellt werden,
siehe dazu die Ausführungen unter 5.4.4.
Im nachfolgenden Beispiel wurden die Vorschlagsrollen
von SAP_AUDITOR_TAX*
nach Z_AUDITOR_TAX*
kopiert. „Z“ steht für eine durch den Steuerpflichtigen frei wählbare Bezeichnung im Bereich der Kundennamensräume.
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TRANSAKTIONSROLLEN
(MODULSPEZIFISCHE MENÜS)
SAMMELROLLEN
Z_AUDITOR_TAX
BERECHTIGUNGSROLLEN
(MODULSPEZIFISCHE
BERECHTIGUNGEN OHNE
MENÜS)
Z_AUDITOR_TAX_A
Z _AUDITOR_TAX_FI Z _AUDITOR_TAX_FI_A
Z _AUDITOR_TAX_MM Z _AUDITOR_TAX_MM_A
SONSTIGE
BEMERKUNGEN
Zentrale Berechtigungen für
Geräte, Spooler etc.
usw. usw. Vorschlagsrollen weitere Module
Z _AUDITOR_TAX_FI_Z Z _AUDITOR_TAX_FI_Z_A
usw. usw.
Tabelle 6: Übersicht kundenspezifischen Namenskonvention Prüferrollen
Rollen für firmeneigene Erweiterungen,
siehe Abschnitt 5.4.4
Weitere firmeneigene Rollen für
andere Module
Wenn Support Packages eingespielt wurden, empfiehlt sich ein Abgleich der SAP-Vorschlagsrollen mit den
unternehmensspezifischen Rollen, um Änderungen als Ausgangspunkt für die Pflege der kundenindividuellen
Außenprüferrollen festzustellen. SAP bietet dazu die Funktion des Rollenvergleichs in zwei Ausprägungen
zum Vergleich von Rollen lt. SAP- / DSAG-Standard versus Firmenausprägung an.
> Im Benutzerinfosystem (Transaktion SUIM) steht hierzu Report RSUSR050 (Transaktion S_BCE_68001777)
zur Verfügung. Die beiden zu vergleichenden Rollen werden in die Eingabefelder für „Rolle A“ und
„Rolle B“ eingetragen.
Abbildung 11: Einstiegsbild des Reports RSUSR050

Die Transaktion PFCG Rollenpflege bietet ein Werkzeug zum Rollenvergleich an. Alternativ kann die
Transaktion ROLE_CMP direkt aufgerufen werden.
Ausgehend von einer Rolle wird die andere Rolle zum Vergleich benannt.
Einsteig in den Rollenvergleich über den Menüpfad in der Transaktion PFCG:
Hilfsmittel → Rollen-Vergleichstool.
Abbildung 12: Einstieg der Funktion PFCG mit Rollenvergleich
Auswahl der Vergleichsrolle.
Abbildung 13: Auswahl der Vergleichsrolle
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Ergebnisliste des Rollenvergleichs:
Abbildung 14: Ergebnisliste des Rollenvergleichs
Aktuelle SAP-Hinweise sind ggf. manuell in die Firmenrollen einzuarbeiten.
5.4.4 ANPASSUNGEN VON PRÜFERROLLEN AUFGRUND EIGENENTWICKLUNGEN
SAP-Muster-Prüfermenüs und SAP-Muster-Prüfertransaktionsrollen sollten nicht geändert werden, da die
Gefahr besteht, dass kundenindividuelle Änderungen beim Einspielen von SAP-Hinweisen bzw. Support
Packages überschrieben werden. 107 Für Eigenentwicklungen empfehlen wir modulspezifisch eigene
Ergänzungsrollen zu definieren.
Beispielhaft können in firmenindividuellen Ergänzungsrollen eigene Report- oder Transaktionsberechtigungen
(z. B. Berechtigung für Download von SAP-Auswertungen in ein eigenes Netzwerkverzeichnis für den
Außenprüfer) aufgenommen werden.
Dem Außenprüfer sollen gemäß dem BMF-Schreiben vom 16.07.2001 alle „im System vorhandenen
Auswertungsmöglichkeiten“ zur Nutzung zur Verfügung stehen. 108 Aus unserer Sicht beschränkt sich der
Zugriff auf tatsächlich lauffähige und vom Steuerpflichtigen genutzte Auskunftsreports, 109 da der Steuerpflichtige
jederzeit in der Lage sein muss, die dem Außenprüfer gewährten Auskunftsrechte beurteilen zu
können. Bei nicht genutzten Funktionen der Software kann der Steuerpflichtige diese Beurteilung nicht leisten.
107 Vgl. Abschnitt 5.4.3.
108 Vgl. BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt I 2a, a.a.O., und BMF FAQ, Stand 23.01.2008, Abschnitt III, Frage 12 a.a.O.
109 Vgl. ZVEI-Kommentierung zu BMF FAQ, Stand 15.01.2007, Abschnitt III, Frage 12 a.a.O.; vgl. auch Abschnitt 3.2.4.
101 Vgl. Abschnitt 5.5.7.
102 Vgl. SAP-Hinweis 582583.

Dem Außenprüfer zugänglich zu machen sind auch Eigenentwicklungen von Auskunfts-Transaktionen
und -Reports. Diese Individualauswertungen sind möglicherweise den Standardreports an Funktionalität
überlegen und können dem Außenprüfer von Nutzen sein. Greifen diese Eigenentwicklungen auf ausgewählte
logische Datenbanken wie z. B. DDF für Debitoren, KDF für Kreditoren, SDF für Sachkonten usw. 110
zu, so zieht die Zeitraumprüfung auch für diese Transaktionen und Reports. Eigene Anwendungen müssen
individuell um die Zeitraumabgrenzung erweitert werden, wenn deren Datenbeschaffung nicht über
logische Datenbanken realisiert wurde, die den Funktionsbaustein zur Zeitraumprüfung enthalten. 111
Die folgende Tabelle zeigt einen Vorschlag, wie die Namenskonvention für eigene Berechtigungsrollen für
kundenspezifische Erweiterungen ausgestaltet werden kann.
TRANSAKTIONSROLLEN
(MODULSPEZIFISCHE MENÜS)
110 Vgl. Abschnitt 5.4.6.4.
111 Vgl. SAP-Hinweis 798565.
SAMMELROLLEN Z_AUDITOR_TAX
BERECHTIGUNGSROLLEN
(MODULSPEZIFISCHE
BERECHTIGUNGEN OHNE
MENÜS)
Z _AUDITOR_TAX_FI_Z Z_AUDITOR_TAX_FI_Z_A
Z_AUDITOR_TAX_MM_Z Z_AUDITOR_TAX_MM_Z_A
usw. usw.
Tabelle 7: Vorschlag Namenskonvention Prüferrollen – Kundenerweiterung
SONSTIGE
BEMERKUNGEN
Firmeneigene Erweiterungsrolle
für Modul FI
Firmeneigene Erweiterungsrolle
für Modul MM
5.4.5 PRÜFERROLLE SCHÜTZEN
Die Außenprüfer sollen nur das Menü benutzen, das der Steuerpflichtige für sie ausgeprägt hat. Um zu
verhindern, dass der Außenprüfer vom Prüfer- auf das SAP-Standardmenü umschaltet, besteht ab R/3
Release 4.7 die Option, in der Tabelle
USERS_SSM Erlaubte Menüs für den Session Manager
einen Eintrag mit dem Benutzernamen des Prüfers zu pflegen und den Schalter für das Benutzermenü zu
setzen. Das System lässt danach für diesen Benutzer nicht mehr zu, auf das Standardmenü umzuschalten.
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5.4.6 ZEITRAUMPRÜFUNG (PRÜFUNGSZEITRAUM)
5.4.6.1 BESCHRÄNKUNG DES ZUGRIFFSRECHTS AUF EINEN ZEITRAUM
Bevor ein SAP-System mit GDPdU-Funktionen erweitert wurde, war es nicht möglich, die Zugriffsberechtigung
eines Benutzers auf einen bestimmten Zeitraum zu beschränken. Die unter Berücksichtigung der
gesetzlichen Vorgaben parallel zu DART-Version 2.0 oder höher eingeführte Funktion erlaubt es nun, für den
Außenprüfer einen Zugriffszeitraum für Bewegungsdaten zu definieren. Für Stammdaten kann der Zugriff
nicht auf Datensätze beschränkt werden, die im Prüfungszeitraum aktiv, d. h., nicht gesperrt waren.
In größeren SAP-Systemen mit mehreren Buchungskreisen können zeitgleich mehrere Außenprüfer für
z. B. Umsatzsteuer, Lohnsteuer und Ertragssteuern bei unterschiedlichen Buchungskreisen tätig sein.
Die Funktion der Zeitraumprüfung wurde so flexibel definiert, dass bei zeitgleich stattfindenden Außenprüfungen
jedem Außenprüfer unterschiedliche Zugriffszeiträume zugewiesen werden können.
Als zu prüfender Zeitraum wird die Zeitspanne laut Prüfungsanordnung im SAP-System hinterlegt.
Die Funktion der Zeitraumprüfung wird über mehrere zusammenwirkende Tabellen gesteuert, die mittels
dreier Transaktionen gepflegt werden. Diese Transaktionen werden im Folgenden vorgestellt.
5.4.6.2 TABELLEN TPCUSER / TPCUSERN (TRANSAKTION TPC2)
Mit der Transaktion TPC2 werden Benutzer, in diesem Fall Außenprüfer, DART-Benutzergruppen zugeordnet.
Abbildung 15: Pflegedialog der Tabelle TPCUSERN, Transaktion TPC2
PRAXISTIPP:
Die Benutzergruppe ist in DART frei definierbar und kann eine Organisationseinheit oder Prüfungsart,
z. B. Ertragssteuer-, Zoll- oder USt-Prüfung, repräsentieren.
5.4.6.3 TABELLE TPCPROGS
In der Tabelle
TPCPROGS Prüftabelle für die Programme der Berechtigungsprüfung
werden Programme eingetragen, die für die zeitraumabhängige Prüfung vorgesehen sind. Hier müssen
auch kundeneigene Programme aufgenommen werden.

Ein spezieller Pflegedialog ist nicht vorhanden. Die Pflege erfolgt mit der Transaktion SM31.
Die folgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt der Tabelle TPCPROGS.
Abbildung 16: Ausschnitt aus Tabelle TPCPROGS
5.4.6.4 TABELLE TPCPROG (TRANSAKTION TPC4)
Mit der Transaktion TPC4 werden Programme / Reports bzw. logische Datenbanken in die Tabelle TPCPROG
eingetragen und damit der erweiterten Prüfung auf erlaubte Zeiträume unterworfen. Diese Tabelle enthält
diejenigen Programme / Reports und logischen Datenbanken, die der Außenprüfer beim Z1-Zugriff nutzt.
Der Tabellenumfang stellt eine Untermenge der im Unternehmen im Einsatz befindlichen Programme /
Reports auf Basis der Tabelle TPCPROGS dar.
Abbildung 17: Ausschnitt aus Tabelle TPCPROG
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5.4.6.5 TABELLE TPCDATEN (TRANSAKTION TPC6)
Die Transaktion TPC6 prägt die Tabelle
TPCDATEN Zeiträume für Berechtigungsprüfung
mit den für den Zugriff durch Außenprüfer erlaubten Zeiträumen aus. Sie greift die Benutzergruppe auf
(siehe Abschnitt 5.4.6.2) und weist ihr eine Applikation (z. B. FI-FI = Hauptbuch), eine Organisationseinheit
(z. B. für FI: Buchungskreis) und die erlaubten Zeiträume (Intervall von Datum bis Datum) zu.
Abbildung 18: Ausschnitt aus Tabelle TPCDATEN
Die Organisationseinheit ist dabei kontextabhängig einzutragen. Die folgende Übersicht zeigt für die
Applikation die jeweils mögliche Organisationseinheitsklasse.
APPLIKATION BEZEICHNUNG TABELLE TPCDATEN:
ORGANISATIONSEINHEITENKLASSE
FI-FI Finanzbuchhaltung Buchungskreis
CO Kostenrechnung Kostenrechnungskreis
SD Vertrieb Verkaufsorganisation
EA-TRV Reisekostenabrechnung Buchungskreis
FI-AA Anlagenbuchhaltung Buchungskreis
FI-CA Vertragskontokorrent Buchungskreis

APPLIKATION BEZEICHNUNG
112 Vgl. SAP-Hinweis 115224.
TABELLE TPCDATEN:
ORGANISATIONSEINHEITENKLASSE
HR Personalwesen
IM-RE Immobilien Buchungskreis
LO-MD Logistik Materialstamm
MM-FT Außenhandel Importabwicklung Buchungskreis
SD-FT Außenhandel Exportabwicklung Verkaufsorganisation
TR-LO Treasury Darlehen Buchungskreis
TR-TM Treasury Transaktions-Management Buchungskreis
Tabelle 8: Transaktion TPC6: kontextabhängige Organisationseinheit
Nur in der Tabelle TPCPROGS zugeordneten Applikationen dürfen hier verwendet werden (siehe Abschnitt
5.4.6.3).
Hinweis: MM (Logistik) wird nicht speziell in der Tabelle behandelt, sondern über die Applikation FI-FI berechtigt.
5.4.7 PRÜFERAKTIVITÄTEN AUFZEICHNEN (ACTION LOG)
5.4.7.1 ACTION LOG ALS NEUE FUNKTIONALITÄT
Die vor den GDPdU in SAP-Systemen vorhandenen Protokollierungswerkzeuge wie z. B. Transaktionen
SM19 und SM20 (Security Audit Logs) oder das SQL Audit Log112 sind rein technisch orientiert, für Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter der Fachabteilungen (z. B. Steuerfachleute) schwer lesbar und enthalten nicht die
gewünschten Detailinformationen zu den ausgeführten Prüferaktivitäten im System.
SAP hat auf Drängen der AG GDPdU für R/3-Releases ab 4.6B ein neues Protokollverfahren entwickelt,
das auch für Personen aus Fachabteilungen verständliche Informationen bietet. Diese neuen Form der
Aufzeichnung protokolliert alle Aufrufparameter von Transaktionen und Reports und stellt sie im Überblick
über die Prüferaktivitäten dar. Der SAP-Begriff für diese Protokollierung lautet Action Log. Die Protokolldaten
werden unter dem neuen Datenobjekt ATAX gespeichert.
Je nach Intensität der Prüferzugriffe ergeben sich u. U. umfangreiche Datensammlungen. Werden sie nicht
kontinuierlich gesichtet, fehlen zeitnah Informationen über den Umfang des Zugriffs und die Datenobjekte,
die sich der Außenprüfer angesehen hat.
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PRAXISTIPP:
Vereinbaren Sie mit Fachabteilung und IT die Auswertung des Action Logs in kurzfristigen Intervallen. Es
macht wenig Sinn, erst kurz vor der Abschlussbesprechung Protokolldaten zu sichten.
Auf diese Weise erhalten Sie zeitnahe Informationen über die Prüfungshandlungen des Außenprüfers
und seine Prüfungsschwerpunkte.
Leider steht die Aufzeichnungsfunktion für Prüferzugriffe derzeit nur für die Applikationen FI, FI-AA, MM
und HCM zur Verfügung. Entwicklungsanträge sind bei SAP gestellt, um zukünftig auch Prüferzugriffe auf
Daten der Module SD und CO zu erfassen. Wenn hier aus Sicht der Anwender dringender Handlungsbedarf
besteht, bitten wir um Feedback an die AG GDPdU.
Zur Kontaktadresse siehe www.dsag.de → Arbeitskreise → Übersicht → Prozesse → AG GDPdU.
5.4.7.2 AUSWERTUNG DES ACTION LOGS (TRANSAKTION SLG1)
Unter Objekt ATAX werden alle Zugriffe der Außenprüfer protokolliert. Die Auswertung, die mittels
Transaktion SLG1 gestartet wird, erlaubt, selektiv auf die Log-Daten zuzugreifen.
Die folgende Abbildung zeigt das Selektionsbild zur Transaktion SLG1.
Abbildung 19: Selektionsbild der Transaktion SLG1

Wichtige Abgrenzungskriterien sind
> das Erfassungsdatum und die Uhrzeit der Prüferzugriffe
> der Benutzername (Trennung der Auswertung nach Außenprüfer)
> der Transaktionscode oder das durch den Außenprüfer aufgerufene Programm
Entsprechend der ausgewählten Selektionsparameter (im Beispiel: Transaktion AW01N und Eingabedatum
vom 01.08.2008 bis 01.08.2008) erfolgt die Listausgabe am Bildschirm:
Abbildung 20: Ergebnisanzeige Transaktion SLG1 Prüferzugriffe
Durch „Aufreißen“ der einzelnen Zeilen mittels Mausklick auf das Dreieck am Zeilenanfang werden weitere
Detail-Angaben zum Zugriff gezeigt. Hier im Beispiel wurde die erste Zeile (siehe Markierung in Abbildung
20) abgefragt:
Abbildung 21: Anzeige der Details zu Prüferzugriffen (Transaktion SLG1)
Ergebnis der Abfrage:
Buchungskreis: 1000
Anlage-Nr.: 1137-0000
Anlagenbezeichnung: Erweiterung Produktionshalle
Geschäftsjahr: 2004
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5.4.7.3 PROTOKOLLÜBERSICHT ANZEIGEN (MIT REPORT CA_TAXLOG)
Sollen die Protokolle ausgedruckt und als Druckliste archiviert werden, steht hierfür der Report CA_TAXLOG
zur Verfügung. Er zeigt den identischen Inhalt wie bei Transaktion SLG1, jedoch in anderer Darstellung.
Abbildung 22: Selektionsbild des Reports CA_TAXLOG (Transaktion SA38)
Bei gleichen Selektionskriterien wie bei der Transaktion SLG1 sieht das Ergebnis wie folgt aus:
Abbildung 23: Anzeige der Details zu Prüferzugriffen des Reports CA_TAXLOG
Nach Expansion der kompletten Liste kann man sich mit dieser Darstellung einen schnelleren Überblick als
mit der Transaktion SLG1 verschaffen, aber auch eine Suche nach relevanten Begriffen durchführen.

5.4.7.4 PROTOKOLLINFORMATIONEN LÖSCHEN (TRANSAKTION SLG2)
Das Action Log (Daten des Objekts ATAX) kann nach Abschluss der Außenprüfung mit Transaktion SLG2
gelöscht werden.
Eine vorherige Archivierung mittels Archivierungsobjekt BC_SBAL ist ebenfalls möglich.
PRAXISTIPP:
Sollten sich größere Datenmengen durch die Protokollierung ergeben (mehrere Außenprüfer sind über
einen langen Zeitraum tätig), empfiehlt sich die Archivierung und Reorganisation, um einerseits die
Online-Datenbank zu entlasten, andererseits aber den gesamten Prüfungsprozess im Blick zu behalten.
5.5 TECHNISCHER Z3-ZUGRIFF
5.5.1 WERKZEUG DART DATA RETENTION TOOL
SAP stellt im Rahmen des Standards das Werkzeug
DATA RETENTION TOOL (DART)
zur Verfügung. DART wurde ursprünglich für den Datenzugriff durch die Finanzverwaltung in den
Vereinigten Staaten von Amerika (USA) entwickelt. Die Klassifizierung der in den USA steuerrelevanten
Daten (Tabellenvorrat „US“) ist der Initiative der Americas’ SAP Users’ Group (ASUG) zu verdanken.
Aufbauend auf dieser Basis hat die AG GDPdU die Vorgaben der deutschen Gesetzgebung in kontinuierlicher
Arbeit ab 2001 in das Werkzeug übernommen und einen eigenen Datenkatalog mit steuerlich relevanten
Daten aufgebaut. Mittlerweile bildet der Tabellenvorrat „DE“ einerseits den Kern des Datenumfangs
„US“ zum überwiegenden Teil ab und besitzt andererseits weitere Datenfelder mit spezifischen Anforderungen
der deutschen Finanzverwaltung, wie z. B. Umsatzsteueridentifikationsnummer (UStId).
Bezogen auf DART-Version 2.6 zeigt die folgende Tabelle die Verhältnisse zwischen den Tabellenvorräten
zwischen den Länderversionen US und DE.
DATENUMFANG DATENSEGMENTE FELDER
Gesamt 446 5.829
Davon entfallen auf:
US (exklusiv) 5 138
DE (exklusiv) 270 3.559
US und DE gemeinsam 171 2.132
Tabelle 9: Segmentumfang DART-Datenkatalog – Stand DART-Version 2.6
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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen
Da mittlerweile auch in anderen Ländern, insbesondere EU-Ländern, der Ruf nach Datenträgerüberlassung
stärker wurde und gesetzliche Regeln erlassen sind, wie z. B.
Schweiz: Verordnung des EFD über elektronisch übermittelte Daten und
Informationen (ElDI-V) vom 30. Januar 2002
Österreich: §§131, 132 Bundesabgabenordnung (BAO)
Frankreich: Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées (CFCI)
Portugal Portaria nº 321-A / 2007,
ergaben sich Auswirkungen auf Konzeption und Konfiguration von relevanten Datentabellen.
Einzelne Buchungskreise können bereits heute auf Länderversionen konfiguriert werden. Innerhalb des
Customizings ist es möglich, eine Version „US“ oder „DE“ zu wählen. Heute ist nur noch eine geringe Anzahl
von Datentabellen (z. B. Sales / Use Tax etc.) rein amerikanisch. Für deutsche US-Tochterfirmen ist es ab
Release 2.4 auch möglich, alle steuerrelevanten Daten (DE und US) in einem Verarbeitungsgang („ALL“) zu
extrahieren, um damit lokale und internationale Gesetzesvorgaben befriedigen zu können.
Hierzu ist mit der Transaktion SM31 die Tabellen TXW_C_BUKRS zu pflegen:
Abbildung 24: Anzeige Customizing der Tabelle TXW_C_BUKRS (Transaktion SM31)
DART erzeugt Datenextrakte als „steuerliche Datenkonserve“. Der DART-Extrakt ist ein Satz von Dateien, die
als Snap Shot den Zustand der SAP-Datenbank zum Zeitpunkt der Extraktion abbilden. Damit lassen sich
bei Kontenplanänderungen 113 die Daten(zu)stände aus Mergers- und Akquisitions-Szenarien im ursprünglichen
Zustand „einfrieren“.
Für die Auswertung der DART-Extrakte wird „ein“ SAP R/3-System benötigt, das nicht notwendigerweise
identisch mit dem Quell-System sein muss, auf dem die Datenextrakte einst erzeugt wurden. Dieses
„Auswerte“-System bedarf jedoch eines Releasestandes, der gleich oder höher gegenüber dem Releasestand
des erzeugenden Systems ist. In größeren Unternehmen mit unterschiedlichen SAP-Systemen bzw.
Releaseständen ist es denkbar, dezentral DART-Datenextrakte zu erzeugen und diese auf einem zentralen
System auszuwerten.
113 Kontenplanänderungen im Zuge von Unternehmenszusammenschlüssel aus Mergers & Akquisitions.

Als Alternative für den Fall, dass später zur DART-Extraktauswertung kein SAP-System mehr zur
Verfügung stünde (z. B. Migrationen von einem SAP- auf ein NON-SAP-System, siehe Abschnitt 4.5.2), gibt
es ab der DART-Version 2.4 den Extraktsplitter. Mit dieser Funktion ist es möglich, Extraktdateien in die
einzelnen Segmente zu atomisieren und je Segment jeweils eine einzelnen Datei im AIS-Format (mit
beschreibenden Kopfzeilen) zu erzeugen. Diese einzelnen Dateien können in ein Auswertetool eingelesen
und ausgewertet werden.
5.5.2 AUSLIEFERUNG DER DART-VERSIONEN
Die einzelnen DART-Versionen, beginnend mit DART-Version 2.0, wurden und werden mit SAP-Hinweisen
ausgeliefert, die in der Regel über Support Packages in die Systeme importiert werden.
Die folgende Tabelle zeigt die Nummer des Support Packages, mit der die jeweilige DART-Version ausgeliefert
wurde.
DART-
VERSION
SAP-HINWEIS /
DATUM DER VER-
ÖFFENTLICHUNG
SAP
R/3
3.1
SAP
R/3
4.0
SAP
R/3
4.5B
SAP-SYSTEM
SAP
R/3
4.6B
SAP
R/3
4.6C
SAP
R/3
4.7
SAP
ERP
2004
2.0 491141 / 05.02.2002 B1 80 58 47 37 06 - -
2.1 622095 / 13.05.2003 B2 82 60 55 46
2.2 668943 / 20.01.2004 B4 83 61 56 47
2.3 702511 / 30.01.2004 - - - - - -
12 +
13
18 +
19
SAP
ERP
6.0
- -
- -
02 +
03
763867 / 27.12.2004 B5 85 63 58 49 23 - -
2.4 810014 / 29.06.2005 - - - - 51 25
2.5 1050841 / 26.04.2007 - - - - 55 29 17 10
2.6 1173540 / 11.08.2008 - - - - 58 31 20 14
Tabelle 10: Zuordnung DART-Auslieferung zu SAP-System
08 +
10
-
-
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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen
5.5.3 SYSTEMSEITIGE DOKUMENTATION / HILFE ZU DART
Aus einer beliebigen Transaktion heraus stellt das System über den Menüpfad
HILFE → HILFE ZUR ANWENDUNG
nähere Erläuterungen und Tipps zu dieser Transaktion zur Verfügung. Für Transaktionen zu DART wird
kontextbezogen die entsprechende Passage aus der DART-Online-Dokumentation herangezogen.
Hier im Beispiel: Transaktion FTWQ DART-Datensegmente konfigurieren.
Abbildung 25: Aufruf der Hilfe zur DART-Datensegmentkonfiguration (Transaktion FTWQ)
Der Aufruf der Hilfe führt zum Abschnitt Datensegmentkonfiguration:
Abbildung 26: Anzeige der Hilfe zur DART-Datensegmentkonfiguration (Transaktion FTWQ)

5.5.4 DART-TRANSAKTIONEN UND -REPORTS
Bevor auf einzelne Transaktionen und Reports vertieft in den weiteren Abschnitten eingegangen wird, zeigt
die folgende Tabelle den Gesamtumfang der zum Werkzeug DART gehörenden Transaktionen und Reports.
TRANS-
AKTIONS-
CODE
KURZBESCHREIBUNG DER TRANSAKTION VERBUNDEN
MIT PROGRAMM
FTW0 Bereichsmenü DART -
FTW1A Extraktdaten RTXWCF02
FTWB Archivierte Daten abrufen RTXWCF10
FTWC Extrakte mischen RTXWMG01
FTWCF Feldkatalog anzeigen RTXWCATF
FTWCS Segmentkatalog anzeigen RTXWCATS
FTWD Datenextraktkontrollsummen prüfen RTXWCHK2
FTWE Kontrollsummen prüfen (FI-Belege) RTXWCHK11
FTWE1 Alle FI-Kontrollsummen prüfen RTXWCHK4
FTWF Datenextrakt-Browser RTXWQU01
FTWH Daten-View-Abfragen RTXWQU03
FTWI Hintergrundjob erzeugen RTXWBTCH
FTWJ Aus Archiven abgerufene Daten löschen RTXWDROP
FTWK Extrakte löschen RTXWDELF
FTWL Extraktprotokoll anzeigen RTXWLOG2
FTWM Datenextrakt neu erstellen RTXWCF05
FTWN View-Abfrageprotokoll anzeigen RTXWVWL2
FTWP Einstellungen für Datenextraktion SAPMTXWC
FTWQ Datensegmente für Datendatei konfigurieren RTXWSEGS
FTWR Dateigröße Arbeitsblatt RTXWSIZE
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TRANS-
AKTIONS-
CODE
KURZBESCHREIBUNG DER TRANSAKTION VERBUNDEN
MIT PROGRAMM
FTWS Konfiguration und Protokolle transportieren RTXWTASK
FTWW Segmentinformationen auflisten RTXWLS01
FTWX
Berechtigungsgruppen für View-Dateien: Aufruf der Transaktion
SM30 Tabellenpflege; View-Name: V_TXW_TBRG
SAPLTXWA
FTWY Viewdefinition pflegen SAPMTXWV
FTWYR Segmentbeziehungen pflegen RTXWSM3X
FTWQTD Pflege Nummernbereich Bewegungsdaten-Segmente 114 -
FTWQMD Pflege Nummernbereich Stammdaten-Segmente 114 -
S_P6B_1200272 Datenextrakt-Splitter RTXWQU05
S_P6B_1200273 Assoziierter Datendetektor RTXWQU06
S_P6B_1200274 Extrakt-Splitter-Protokoll anzeigen RTXWQU05
Tabelle 11: Liste der DART-Transaktionen (Stand DART 2.6)
5.5.5 DART-MODULÜBERSICHT
Mittels DART können Daten aus verschiedenen Modulen von SAP für die Außenprüfung extrahiert werden.
Dies setzt voraus, dass die SAP-Datenarchivierung für den Extraktionszeitraum noch nicht durchgeführt
worden ist.
Nachstehend eine Übersicht des Extraktumfangs mit den zugeordneten Archivierungsobjekten.
MODUL BEZEICHNUNG EXTRAKTUMFANG ARCHIVIERUNGSOBJEKTE 115
FI Financials
JV Joint-Venture-Buchhaltung
> Finanzbelege
> Offene Postenliste
> Abstimmung FI / CO
> Änderungsbelege
> Steuerdaten
> Stammdaten Joint-
Venture-Buchhaltung
> FI_ACCOUNT
> FI_ACCPAYB
> FI_ACCRECV
> FI_BANKS
> FI_DOCUMNT
> FI_MONTHLY
> CHANGEDOCU
Nicht vorhanden
114 Vgl. SAP-Hinweis 1234641.
115 Vgl. service.sap.com/ilm → Kasten News → Datei „Reports and Transactions for Accessing Archived Data“, Version 2.7, Stand Nov. 2007.

MODUL BEZEICHNUNG EXTRAKTUMFANG ARCHIVIERUNGSOBJEKTE
AA Anlagenbuchhaltung
CO Controlling
MM Materialwirtschaft
SD Vertrieb
TR
(CFM)
BP
Corp.Finance
Mgmt.(Treasury)
> Anlagenbelege
> Änderungsbelege
> Kostenrechnungsbelege
> Abstimmung FI / CO
> Statistische CO-
Belegpositionen
> Kostenstellen-Hierachien
> Profit-Center-Hierachien
> CO-Primärbuchungen
> CO-Sekundärbuchungen
> Materialbelege
> Bestellungen
> Änderungsbelege
> Verkaufsbelege
> Lieferbelege
> Fakturabelege
> Preiskonditionen
Fakturabeleg
> CFM-Belege
> Historische Bewegungsdaten
> AM_ASSET
> CHANGEDOCU
> COPA2_xxxx
> CO_ALEITEM
> CO_ALLO_ST
> CO_CCMAST
> CO_CCTR_EP
> CO_CCTR_ID
> CO_CCTR_PL
> CO_CEL_RCL
> CO_COSTCTR
> CO_ITEM
> CO_KSTRG
> CO_ORDER
> CO_PROCESS
> CO_TOTAL
> PM_ORDER
> PP_BKFLUSH
> PP_ORDER
> PR_ORDER
> PS_PROJECT
> QM_CONTROL
> MM_EKKO
> MM_MATBEL
> MM_MATNR
> MM_PREF
> MM_REBEL
> MM_SPSTOCK
> CHANGEDOCU
> FT_VEIAV
> FT_VEXAV
> RV_LIKP
> SD_VBAK
> SD_VBKA
> SD_VBRK
> TRTM_FTR
CL Consumer Mortage and Loans > CML-Belege > CMLDOCUMNT
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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen
MODUL BEZEICHNUNG EXTRAKTUMFANG ARCHIVIERUNGSOBJEKTE 115
RE Immobilienverwaltung > Immobilienbelege
> RE_BUILDNG
> RE_BUSN_EN
> RE_MGT_CNT
> RE_PROPERTY
> RE_RNTL_AG
> RE_RNTL_UN
> RE_STLM_UN
TV Reisemanagement > Reisebelege > PA_TRAVEL
XX Kundenerweiterungen > Special Ledger > FI_SL_DATA (*)
Tabelle 12: DART-Modulübersicht (Stand DART 2.6)
(*) Ist z. B. das Umsatzkostenverfahren (Basis FI-SL) im Einsatz, muss dieses kundenseitig in den DART-
Umfang aufgenommen werden.
5.5.6 DART-SEGMENT- / FELDKATALOG (TRANSAKTIONEN FTWCS / FTWCF)
Die Transaktion FTWCS zeigt DART-Datensegmente, die angeben, aus welcher Anwendung und Referenztabelle
der Produktionsdatenbank Stamm-, Bewegungs- und erläuternde Daten in die DART-Segmente
eingeflossen sind.
Abbildung 27: Beispiel zur Anzeige Segmentkatalog: Felder für alle Länderversionen
MD = Master Data (Stammdaten) GEN = General (allen Länderversionen)
TD = Transaction Data (Bewegungsdaten) DE = nur in Länderversion DE
US = nur in Länderversion US

Abbildung 28: Beispiel zur Anzeige Segmentkatalog: Felder nur Länderversion „DE“.
MD = Master Data (Stammdaten) GEN = General (allen Länderversionen)
TD = Transaction Data (Bewegungsdaten) DE = nur in Länderversion DE
US = nur in Länderversion US
Die Transaktion FTWCF bietet den Blick auf die im Einzelnen je Segment enthaltenen Datenfelder (den
Feldkatalog).
Abbildung 29: Ausschnitt für ein DART-Segment mit dem jeweiligen Feldkatalog
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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen
Abbildung 30: Ausschnitt aus dem DART-Feldkatalog (hier Segmente TXW_FI_*)
Ein Drill-Down auf Einträge des Feldkatalogs ist in den Zellen der Spalten „Segmentname“ und „Referenztabelle“
möglich und liefert weitere Informationen.
Einerseits werden die Felder des Segments angezeigt (= Zieltabelle für die Extraktdaten), siehe folgende Abbildung,
Abbildung 31: Auszug der Daten einer Segment-Tabelle

andererseits die Felder der Referenztabelle (=Quelltabelle für die Extraktdaten), siehe folgende Abbildung.
Abbildung 32: Auszug der Daten einer Referenztabelle
5.5.7 FELDKATALOGERWEITERUNGEN FÜR KUNDENEIGENE DATENFELDER
Sind unternehmensindividuell Erweiterungen oder Modifikationen in den SAP-Systemen eingebaut worden,
die steuerlich relevante Daten generieren und die nicht über Standardabfragen dem Außenprüfer zur Verfügung
stehen, muss der Umfang des Datenkatalogs erweitert werden. Dies ist im Rahmen der Möglichkeiten der
kundenindividuellen Anpassung Aufgabe des Steuerpflichtigen. 116 Jeder Steuerpflichtige bleibt selbst verpflichtet,
den DART-Daten-Feldkatalog zu prüfen und auf seine Verhältnisse hin anzupassen. 117
DART zeichnet sich gerade dadurch aus, dass aus bestehenden SAP-Datentabellen / -strukturen weitere
Felder aufgenommen oder Datentabellen aus kundeneigenen Entwicklungen innerhalb eines SAP-Systems
in den DART-Datenumfang eingeschlossen werden können. Kundenerweiterungen vorhandener Segmentstrukturen
werden als „Customer Includes“ im Feldkatalog gekennzeichnet, eigene Tabellen werden in
eigene DART-Segmentstrukturen überführt und sind deshalb außerhalb des SAP-Namensraumes zu definieren.
Das Verfahren, um kundeneigene Tabellen in den DART-Datenfeldkatalog aufzunehmen, ist beschrieben in
den SAP-Erläuterungen zu DART-Version 2.5, die auf dem Service Marketplace der SAP als pdf zum Download
angeboten werden. 118
116 Siehe hierzu auch die DSAG-Mitgliederempfehlung vom 08.12.2003 „Ergebnisse des Informationsgesprächs
der Vertreter der DSAG e. V. und Mitarbeiter der SAP AG mit SAP-Experten der Finanzverwaltung am 08.12.2003
in Bonn“, http://www.dsag.de/fileadmin/media/downloads/2003-12-08-Mitgliederinfo.pdf.
117 Vgl. Abschnitt 5.5.6.
118 Vgl. zur DART-Version 2.5 die Datei „DART_2.5“, http://service.sap.com/dart, Stichwort GDPdU,
Media Center (Download); Abschnitt über DART-Kundenerweiterungen, Seite 58-63.
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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen
5.5.8 DART-BERECHTIGUNGEN
5.5.8.1 GESAMTÜBERSICHT DER DART-BERECHTIGUNGSPRÜFUNG
Eine Gesamtübersicht der im Zuge des Aufrufes von DART-Transaktionen geprüften Berechtigungen
(einschließlich der Basisberechtigungen) bietet die Transaktion SU22 Zuordnung der Berechtigungsobjekte
zu Transaktion.
Für DART-Transaktionen FTW* und S_P6D_40000025 / ..26 / ..27 (Paket FTW1) zeigt das System die Menge an
Berechtigungsobjekten, deren Prüfung durchlaufen wird. Die folgende Abbildung zeigt beispielhaft einen
Ausschnitt aus der Ergebnisliste.
Abbildung 33: Ausschnitt aus der Ergebnisliste zur Transaktion SU22
5.5.8.2 DART-BERECHTIGUNGSOBJEKTE
Das Werkzeug DART stützt sich bei der Berechtigungsprüfung auf wenige spezifische Berechtigungsobjekte,
die im Folgenden vorgestellt und kurz erläutert werden.
Weitere Informationen bieten die SAP-Erläuterungen zu DART-Version 2.5, die auf dem Service Marketplace
der SAP zum Download angeboten werden. 119
119 Vgl. zur DART-Version 2.5 die Datei „DART_2.5“, Abschnitt über DART-Berechtigungsobjekte,
Seite 64-67, a.a.O,

BERECHTI-
GUNGS-
OBJEKT
BESCHREIBUNG BERECHTIGUNGSFELDER / ERLÄUTERUNGEN AKTIVITÄTEN
F_TXW_TV View-Abfragen
ausführen, löschen,
archivieren und auf
den lokalen PC
exportieren
F_TXW_RA Archivierte Daten
zurückladen oder
zurückgeladene
Daten löschen
F_TXW_TF Datenextrakte anlegen,
anzeigen,
löschen, archivieren
F_TXW_TFCF Konfiguration der
Datenextrakte
F_TXW_TVC2 Konfiguration der
Datenextrakte
F_TXW_TVCF Konfiguration der
DART-Datensichten
(Views) ändern
Tabelle 13: DART-Berechtigungsobjekte
ACTVT Aktivität
BRGRU Berechtigungsgruppe
BUKRS Buchungskreis
Die Aktivitäten 24 / 25 erlauben das Ablegen /
Abrufen von Views aus einem angeschlossenen
Archivsystem
Die Aktivität 61 (View-Report in Datei exportieren)
unterstützt den Export in das File-System auf
dem Applikationsserver
BUKRS Buchungskreis
ACTVT Aktivität
BUKRS Buchungskreis
03 Anzeigen
06 Löschen
24 Archivieren
25 Zurückladen
61 Exportieren
01 Hinzufügen
03 Anzeigen
06 Löschen
24 Archivieren
25 Zurückladen
ACTVT Aktivität 01 Hinzufügen
03 Anzeigen
06 Löschen
24 Archivieren
25 Zurückladen
ACTVT Aktivität
BEGRU Berechtigungsgruppe
Pflegeschutz für View-Dateien für Benutzergruppen
einrichten. Die Pflege der Berechtigungsgruppen
erfolgt mit der Transaktion FTWX
Voraussetzung:
Parameter in Tabelle TXW_C_GLO sind gesetzt:
PARM_NAME AUTH_VIEW_DEF
PARM_VALUE AUTHGRP
02 Ändern
03 Anzeigen
Hinweis:
In Standardauslieferung ist Parameter nicht gesetzt
ACTVT Aktivität 02 Ändern
03 Anzeigen
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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen
5.5.9 DART-RELEASEPFLEGE
DART wird im Rahmen der normalen Auslieferungslogistik 120 über SAP-Hinweise aktualisiert, die in Support
Packages eingebunden sind.
Aufgrund der betrieblichen Erfordernisse kann ein Upgrade auf ein neues DART-Release durch den betreffenden
SAP-Hinweis mit anhängendem Sondertransport in ein SAP-System aufgenommen werden. Inwieweit ein
Roll-Out als Sondertransport außerhalb von Prozeduren für den Import von Support Packages oder als
normales Support-Package-Upgrade unterjährig erfolgen kann, muss in den jeweiligen Unternehmen
selbst entschieden werden.
Es ist davon auszugehen, dass ein DART-Release nach seiner Veröffentlichung durch SAP und Auslieferung
der Programmergänzungen mittels SAP-Hinweis über den Service Marketplace mit einer zeitlichen
Verzögerung im System des Steuerpflichtigen implementiert werden wird. Es gilt die im Unternehmen üblichen
Prozeduren zur Qualitätssicherung aller Änderungen an den eingerichteten Produktionssystemen zu beachten.
5.5.10 ABLAUF DART-EXTRAKTERSTELLUNG
5.5.10.1 ABGRENZUNG EINBEZOGENER DATEN
Es werden nur diejenigen Daten bei der Extraktion ausgelesen, welche tatsächlich im Auswahlzeitraum
entstanden sind (Bewegungsdaten). Alle dazugehörigen Daten wie
> Stammdaten
> Änderungsbelege relevanter Bewegungs- und Stammdaten
> Erklärungsdaten
> abhängige Tabellen
sind, soweit im Segment- oder Feldkatalog vorgesehen, automatisch mit enthalten, ohne dass der Anwender
diese Daten selbst auswählen müsste.
PRAXISTIPP:
Erstellen Sie DART-Extrakte zeitnah im Rahmen der Beendigung der Jahresabschlussarbeiten eines
Geschäftsjahres (Testat des Wirtschaftsprüfers).
I.d.R werden Extrakte einmal im Jahr erzeugt. Sollte es die anfallende Datenmenge erfordern, unterjährig
Extrakte für einen Teilzeitraum zu erstellen, dann sind Stammdaten bis einschl. DART 2.3 in allen diesen
Extrakten enthalten, die jeweils die zum Extraktionszeitpunkt bestehende Merkmalsausprägung aufweisen.
Bei der Viewbildung über mehrere Extrakte fließen die Stammdaten mehrfach ein. Eigentlich bildet der letzte
Extrakt für das Geschäftsjahr den aussagefähigsten Bestand, da er den letzten erreichten Stand dokumentiert.
Alternativ eröffnet DART ab der Version 2.4 die Option, im Zuge der Datenextraktion die Stammdaten für die
Monatsextrakte auszuschließen und einen reinen Stammdatenextrakt nach der Extraktion der letzten
Periode separat zu erstellen. Der neue Viewer seit DART 2.4 bietet die Möglichkeit, Bewegungs- und Stammdatenextrakte
gemeinsam auszuwerten und die Daten in einer gemeinsamen View darzustellen.
Sollen unterjährig Extrakte ohne Stammdaten erzeugt werden, ist es erforderlich, im DART-Customizing
(Transaktion FTWP) die Stammdatenauswahl zu aktivieren. Bei der Definition des Umfanges für den
120 Vgl. SAP-Hinweis 582583.

einzelnen Extraktlauf wird nach der Auswahl der Bewegungsdatensegmente die Stammdatenauswahl
aufgerufen und die vorhandene Markierung für alle Stammdatensegmente abgewählt. Die nachfolgende
Abbildung zeigt ein Beispiel hierzu:
Abbildung 34: Extrakterstellung ohne Stammdaten
Für die Erstellung des reinen Stammdatenextraktes am Ende des Geschäftsjahres muss dann die Auswahl
entsprechend angepasst werden. Dies bedeutet, keine Bewegungsdaten, stattdessen aber alle Stammdaten
auswählen.
Besteht bei der parallelen Extraktion von Bewegungs- und Stammdaten noch die Möglichkeit, die Stammdaten
auf die in den Bewegungsdaten verwendeten Stammdaten einzuschränken, so ist diese Option bei
reinen Stammdatenextrakten nicht gegeben. Dies resultiert daraus, dass mangels verfügbarer Bewegungsdaten
in diesem Extrakt keine Abhängigkeiten zwischen Bewegungsdaten und Stammdaten während der
Extraktion aufgebaut werden können. Dieser Nachteil vergrößert zwar die Menge der extrahierten Daten,
führt aber in der Praxis nur zu unwesentlich mehr Datenvolumen und reduziert gegenüber der monatlichen
Stammdatenextraktion das Datenvolumen immer noch in erheblichem Umfang. Die folgende Abbildung zeigt
die Einstellung für die reine Stammdatenextraktion.
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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen
Abbildung 35: Erstellung reiner Stammdatenextrakt
Wenn einzelne Module nicht genutzt werden und demnach auch keine Bewegungsdaten in den Monatsextrakten
herausgeschrieben wurden, brauchen die korrespondierenden Stammdatensegmente nicht
extrahiert zu werden. Sie können über die oben gezeigte Funktion manuell abgewählt werden.
PRAXISTIPP:
Wählen Sie anlässlich der Viewbildung über mehrere Extrakte für ein Geschäftsjahr die Stammdaten
allein aus dem letzten Extrakt aus, und mischen Sie diese zu den Bewegungsdaten.
So vermeiden Sie, dass Stammdaten der gleichen Kontonummer mehrfach enthalten sind.
Wenn den Prüfer die Entwicklung der Inhalte der Stammdaten interessiert, können Sie ihm Stammdatenänderungsbelege
zur Verfügung stellen, die bei der Extrakterstellung automatisch maschinell mit
extrahiert wurden.
Obgleich die Datenextrakte die extrahierten Daten im Textformat enthalten, sind diese nicht für das direkte
Lesen mit einem Text-Editor oder Tabellenkalkulationsprogramm geeignet. Wir empfehlen Ihnen, das
Extrakt-Browser-Werkzeug zu verwenden, um die Daten im Extrakt anzusehen.
Grundsätzlich ist es möglich, mehrere Buchungskreise in einem Extrakt zusammenzufassen. Es sollte
jedoch ein Extrakt je Buchungskreis erzeugt werden, soweit der zu prüfende Steuerpflichtige nicht über die
Zusammenfassung von mehreren Buchungskreisen abgebildet wird. In diesem Sonderfall wäre ein Extrakt
mit mehreren Buchungskreisen denkbar. In Hinblick auf einen zukünftigen Z1-Zugriff des Außenprüfers auf

Datenextrakte 121 wäre dadurch gewährleistet, dass der Außenprüfer nur auf Buchungskreise des in der
Prüfungsanordnung genannten Steuerpflichtigen zugreifen darf. Der Zugriff auf Extraktinhalte kann nur auf
Buchungskreisebene geprüft werden. Eine Prüfung auf Organisationseinheiten weiterer im Extrakt vorhandener
Daten aus anderen Modulen erfolgt nicht.
5.5.10.2 PERIODISCHE EXTRAKTBILDUNG
Im Regelfall umfasst ein Datenextrakt alle Buchungsperioden eines Buchungskreises für das komplette
Wirtschaftsjahr (maximal 16 Buchungsperioden). Ein Datenextrakt darf technisch maximal 100 Daten-Files
à 2 GB umfassen. In Abhängigkeit vom Datenvolumen und damit von den Laufzeiten der Extraktion kann es
erforderlich sein, unterjährig Datenextrakte zu erstellen. Für einen Buchungskreis und bei monatlicher Extraktion
fallen somit max. 14 ASCII-File Sets (je Buchungsperiode 1 Set mit n Files (ohne Stammdaten), ein Set für
die Abschlussperioden 13–16 (soweit genutzt) sowie 1 Set mit n Files für Stammdaten (abhängig vom Datenvolumen
und Vorgaben im Customizing) an.
Für die Entscheidung zur Bestimmung der periodischen Extraktfolge sollen folgende Anhaltspunkte dienen:
> nach Monats- oder Quartalsabschluss, aber erst nach Sperre der erlaubten Buchungsperiode (Tabelle T001B)
> nach Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung (Buchungen letzter USt-Korrekturen und der
USt-Zahllast sind eingeflossen).
Anlässe für nicht-periodische Extraktionen können sein:
> Datenauslagerungen vor Stilllegung von SAP-Systemen
> Aushändigung von Datenbeständen an den Rechtsnachfolger bei Unternehmensverkäufen.
Der Erwerber übernimmt die Datenaufbewahrung und ist Ansprechpartner der Außenprüfer.
> Änderung in der Organisationsstruktur: Kontenplanumstellungen, Zusammenführung von einzelnen
Buchungskreisen zu einem einzigen Buchungskreis bzw. Spaltung eines Buchungskreises in mehrere
neue Buchungskreise im Wege der Verschmelzung / Spaltung von Daten auf der Datenbank.
PRAXISTIPP:
Bei periodischer Extrakterstellung für ein Geschäftsjahr ist darauf zu achten, dass diese nur mit einer
DART Version erfolgt, da ansonsten bei einer späteren Auswertung ggf. kein einheitlicher View über das
ganze Geschäftsjahr erstellt werden kann. Dies gilt insbesondere für Datenfelder, die durch eine neue
DART-Version hinzugekommen sind und damit erst für Extrakte ab dem Zeitpunkt der Implementierung
der neuen DART-Version zur Verfügung stehen.
121 Vgl. Abschnitt 5.4.2.
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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen
5.5.10.3 NAMENSKONVENTIONEN FÜR DART-EXTRAKTE
Es ist zu empfehlen, eine einheitliche Notation der Extraktdateien vorzunehmen. Die folgende Tabelle zeigt,
welche Mindestangaben sich im Dateinamen wiederfinden sollten und wie eine Namenskonvention
gestaltet werden kann.
STELLE INHALT (BEISPIEL) BEZEICHNUNG
1–3 PA6 System
4 _ Trennzeichen
5–7 100 Mandantennummer (*)
8 _ Trennzeichen
9–12 0001 Buchungskreisnummer
13 _ Trennzeichen
14–17 2008 Geschäftsjahr
18 _ Trennzeichen
19–20 02 Periode von; bei Monats- oder Jahresextrakten
00 = Jahr
01–16 = Monat
Q1–Q4 = Quartal
21 _ Trennzeichen
22–23 02 Periode bis; bei Monats- oder Jahresextrakten
00 = Jahr
01–16 = Monat
Q1–Q4 = Quartal
24 _ Trennzeichen
25 B Datenart: (*)
Bei unterjährigen Extrakten mit Datenteilung:
B = Bewegungsdaten
S = Stammdaten
26 _ Trennzeichen
27 P Kennzeichen für Test- oder produktiver Extrakt:
T = Test
P = Produktiv
28 _ Trennzeichen
29–30 01 Laufende Nummer
Tabelle 14: Namenskonvention für einen Datenextrakt
(*) Bestandteile können entfallen, sofern es z. B. nur einen produktiven Mandaten und vollständige Extrakte gibt.

Entsprechend dieser Namenskonvention könnte ein Datenextrakt diesen Namen erhalten:
PA6_800_1000_2007_01_03_B_P_01
Das SAP-System wird maschinell mehrere Extraktdateien anlegen und diese durchnummerieren, wenn die
im Customizing vorgegebene Größe einer Extraktdatei (Empfehlung 100 MB) überschritten ist. Sollte mit
dieser Vorgabe der Gesamtumfang eines Extraktes (100 Dateien) überschritten werden, sollte der Wert schrittweise
nach oben angepasst werden. Diese Funktion sichert ab, dass nur Dateien erstellt werden, deren
Umfang noch für eine Auswertung handhabbar bleibt.
5.5.10.4 DEFINITION DER SPRACHE FÜR DEN DART-EXTRAKT
Sobald ein Programm in SAP für die Bearbeitung im Hintergrund (Batchausführung) eingeplant wird, erfolgt
die Job-Einplanung standardmäßig in der Sprache des angemeldeten Anwenders. Im Einzelfall müsste im
Jobstep die Sprache angepasst werden, was zusätzlichen Aufwand und eine zusätzliche Fehlerquelle im
Handling bedeutet.
Da Außenprüfungen im Allgemeinen jeweils in der lokalen Amtssprache stattfinden, kann das vorgehend
beschriebene Verhalten des SAP-Systems zu Erläuterungstexten in einer anderen Sprache als der lokalen
Amtssprache im Extrakt führen. Dies gerade dann, wenn die Extrakterstellung zentral im Unternehmen und
nicht lokal durchgeführt wird.
Um hier einen definierten Zustand zu erhalten, kann ab DART 2.6 122 bei der Extraktsausführung die Sprache
auf dem Selektionsbild zusätzlich gewählt werden. Als Standardwert ist die Anmeldesprache des Users
vorbelegt.
Um hier einen definierten Zustand zu erhalten, kann ab DART 2.6 bei der Extraktsausführung die Sprache auf
dem Selektionsbild zusätzlich gewählt werden. Als Standardwert ist die Anmeldesprache des Users vorbelegt.
Abbildung 36: Definition der Extraktionssprache
5.5.10.5 DART-EXTRAKT – PERFORMANCEOPTIMIERUNG
Es hat sich bei der Extrakterstellung in der Vergangenheit gezeigt, dass es immer wieder Konstellationen
gibt, bei denen die Extraktion einzelner Segmente übermäßig lange dauert.
Klassische Bereiche sind die Offenen Posten (speziell bei Sachkonten), CO-Sekundärbuchungen, die CO-
Gesamtkosten und die Änderungsbelege. Hierzu hat SAP inzwischen einige SAP-Hinweise 123 veröffentlicht,
mit denen durch Optimierungen der Selektionslogik oder zusätzliche Datenbankindices hier Abhilfe
geschaffen werden kann.
122 Vgl. SAP-Hinweis 1173540 – Upgrade von DART 2.5 auf DART 2.6.
123 Vgl. u. a. SAP-Hinweise 896894, 992803, 1012235, 1225592.
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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen
5.5.10.6 DART-PROTOKOLL FÜR ABSTIMMZWECKE
Mit den Extraktdateien werden zugleich Verwaltungsdaten (Protokolle) zum Nachweis der Ordnungsmäßigkeit
erzeugt und in der Extraktdatei abgelegt. Damit ist es möglich:
> sofort nach Extrakterstellung eventuelle Differenzen zwischen SAP-Datentabellen
und Extraktsummen / Abstimmdaten festzustellen
> bei zukünftigen Zugriffen festzustellen, ob Manipulationen an der Extraktdatei stattgefunden haben.
Das folgende Bild zeigt in drei Teilen einen Auszug aus einem Extrakt-Protokoll (Transaktion FTW1A):

Abbildung 37: Drei Ausschnitte aus dem Extraktprotokoll
PRAXISTIPP:
Bitte stellen Sie sicher, dass bei der Extraktion der Schalter „Datenprüfsumme berechnen“ stets gesetzt ist.
Diese Prüfsumme ist Voraussetzung, um später einen Extrakt auf Veränderungen zu prüfen, auch wenn
nach der Extrakterstellung die SAP-Datenarchivierung durchgeführt wurde.
5.5.11 DART-BROWSER (TRANSAKTION FTWF)
Der DART-Browser zeigt in ALV-Technik (Advanced List Viewer) eine Übersicht über den Inhalt eines
Datenextraktes, siehe die folgende Abbildung.
Abbildung 38: Ausschnitt aus dem Extrakt-Browser (Transaktion FTWF)
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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen
Mit DART-Release 2.4 wurden die gesamten Bildschirmlayouts überarbeitet. Die neu eingeführte Präsentation
der Daten mit der ALV-Technik erleichtert im Gegensatz zu früheren Releaseständen die Navigation durch
die DART-Datenbestände.
Im SAP Standard fehlt ein Berechtigungsobjekt, um Benutzerzugriffe auf Ebene der Extrakte zu steuern.
Wenn einem Benutzer das Recht der Transaktion FTWF eingeräumt ist, dann stehen ihm alle vorhandenen
Extrakte zur Anzeige in der Übersicht zur Verfügung. Die Prüfung auf den Buchungskreis des Extraktes
erfolgt nur für die Segmente, die eine Organisationseinheit enthalten, die sich aus dem Buchungskreis
ableiten lässt. Für alle Segmente ohne Organisationseinheit besteht kein Berechtigungsschutz.
PRAXISTIPP: 124
Wenn der Wunsch besteht, den Extraktzugriff auf bestimmte Extrakte zu beschränken, muss ein Umweg
eingeschlagen werden.
Achten Sie beim Erstellen des Extrakts darauf, dass der Name des Extrakts auf die ihm zugrunde liegenden
Selektionskriterien rückschließen lässt, z. B. eine Buchungskreisnummer enthält.
Legen Sie dann für jeden Extrakt, für den Sie einen Anwender berechtigen möchten, eine kundeneigene
Transaktion an.
Beispiel:
Sie legen die Transaktion Z_0001_FTWF an. Diese führt die Transaktion FTWF mit dem Extrakt für den
Buchungskreis 0001 in der Verzeichnisgruppe nnnn aus.
Dem Anwender erteilen Sie allein die Berechtigung für die neue Transaktion Z_0001_FTWF, nicht
dagegen für FTWF allgemein.
So können Sie den Zugriff auf die Extrakte limitieren.
PRAXISTIPP:
Bis einschließlich Version 2.3 brauchte DART eigene Indices für die Viewerstellung. Seit DART-Version
2.4 werden diese nicht mehr benötigt.
Die Indices lassen sich mit Report RTXWDELI löschen, der Bestandteil der Auslieferung von DART 2.5 125
ist. Hiermit können Extrakte um bis zu 30 % in der Größe reduziert werden.
5.5.12 ABSTIMMUNG UND KONTROLLE VON EXTRAKTIONEN
5.5.12.1 DATENPRÜFSUMMEN PRÜFEN (TRANSAKTIONEN FTWE / FTWE1)
Die Kontrollen auf Datenprüfsummen mit den Transaktionen
> Transaktion FTWE: DART-Kontrollsummen für FI-Belege prüfen
> Transaktion FTWE1: alle Kontrollsummen des Datenextraktes prüfen (wenn in einem Extrakt Daten aus
mehr als einem Buchungskreis enthalten sind)
können solange vorgenommen werden, wie die Ursprungsdaten nicht archiviert sind.
124 Vgl. SAP-Hinweis 1058866 DART-Berechtigungen auf Extraktebene.
125 Vgl. SAP-Hinweis 1050841

Die folgende Abbildung zeigt das Bild der Transaktion FTWE1.
Abbildung 39: DART Kontrollsummen für FI-Belege
DART Extrakt Datenbank
PRAXISTIPP:
Die Extrakte sind sofort nach Erstellung von den Fachabteilungen zu prüfen.
DART Extrakt vs. Datenbank
Die Buchungssummen des Belegkompaktjournals RFBELJ00 müssen bei gleichen Selektionszeiträumen
im Vergleich mit den Extraktsummen aus Transaktion FTWE / FTWE1 zu identischen Ergebnissen führen.
Sind Nachbuchungen in eine an sich abgeschlossene Buchungsperiode erforderlich, bedarf es genauer
organisatorischer Regelungen, um die bereits erzeugten Extrakte ab der wieder geöffneten Buchungsperiode
zu verwerfen und den / die Extrakt(e) neu zu erstellen.
Muss in abgeschlossenen Buchungsperioden nachträglich gebucht werden, muss organisatorisch
sichergestellt werden, dass eine Kette an Aktionen konsistent abläuft:
> Öffnen der Buchungsperiode
> Buchen der Belege
> Schließen der Buchungsperiode
> Abstimmen, ob tatsächlich nur die beabsichtigten Belege und unerkannt keine weiteren Buchungen
in die Periode eingeflossen sind
> Neue Extrakterstellung anstoßen; Dateiname unter Hinweis auf „neuen“ Extrakt (Laufnummer).
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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen
5.5.12.2 PRÜFSUMMEN DES DATENEXTRAKTS PRÜFEN (TRANSAKTION FTWD)
Bei der Erstellung von Datenextrakten können zusammen mit den Daten Prüfsummen abgespeichert werden,
vorausgesetzt, dass der entsprechende Schalter bei der Extrakterstellung gesetzt wurde.
Mit diesem Werkzeug werden die Kontrollsummen anhand der Extraktdatei(en) nochmals errechnet. Damit
wird die revisionssichere Aufbewahrung unter Beweis gestellt und die Identität mit dem Zustand im Augenblick
der Extraktion nachgewiesen.
Die folgende Abbildung zeigt einen Auszug des gesamten Bildschirmbildes.
Abbildung 40: Datenprüfsumme prüfen (Transaktion FTWD)
Abbildung 41: Ergebnis der Prüfung Transaktion FTWD
5.5.13 AUFBEWAHRUNG VON DART-EXTRAKTDATEIEN
Der DART-Extrakt (eine ASCII-Datei) befindet sich in der SAP-Systemumgebung und kann mit SAP-
Werkzeugen angezeigt werden. Steht ein Dokumentenmanagement- oder Ablagesystem zur Verfügung, das
die Ablage von Extrakten via ArchiveLink ermöglicht (und möglichst SAP zertifiziert sein soll und als GoBSkonformes
Verfahren implementiert ist), so können die DART-Extraktdateien dort abgelegt werden.
Ansonsten ist eine anderweitige revisionssichere Datenspeicherung bzw. Dateiablage zu organisieren.

5.5.14 VIEWBILDUNG
5.5.14.1 ALLGEMEIN
DART-Extrakte umfassen einen in sich konsistenten „Snap Shot“ von steuerrelevanten Daten, der in der
Vergangenheit im Vorgriff auf zukünftige Prüfungen erstellt wurde. Dieser Datenbestand dient als Grundlage
für die Beantwortung der Prüferanfragen in digitaler Form.
Eine schriftliche Prüferanfrage wird in eine technische Sicht (View) auf die dem Zeitraum entsprechenden DART-
Extraktdateien umgesetzt. Views erlauben es, gezielt Felder aus verschiedenen Datensegmenten (z. B. Belegkopf,
Belegzeile, Stammdaten) auszuwählen und die Ergebnisse in eine Ausgabedatei zu schreiben.
Ergebnisse können in eine neue View-Datei geschrieben oder an eine bestehende View-Datei angehängt werden.
Ab DART-Release 2.3 steht eine Tabelle mit dem „Beziehungswissen“ zur Verfügung. Das Beziehungswissen
erklärt dem Außenprüfer die Tabellenverknüpfungen und enthält Angaben, wie Segmenttabellen untereinander
verbunden sind. Seit DART 2.5 kann es mittels Transaktion FTWYR kundenseitig ergänzt werden.
Der von der Finanzverwaltung empfohlene Beschreibungsstandard 126 ist für DART-Views nicht notwendig.
5.5.14.2 NAMENSKONVENTIONEN FÜR VIEWS
Für die Anlage der Views hat sich herausgestellt, dass eine sprechende Namensgebung in der Praxis
schnell an die Grenzen des sinnvoll Machbaren stößt. Nachfolgend beschriebene Namenskonvention bietet
die Möglichkeit, der Zuordnung der Views zu einer Applikation. Die eigentliche Funktion der Views wird
nicht im Namen der Viewdefinition, sondern im Beschreibungstext abgebildet.
STELLE EMPFEHLUNG BEZEICHNUNG
1 Z Zeichen für Kundennamensraum
2 _ Trennzeichen
3–4 FI Modulkennzeichen, hier Financials
5 _ Trennzeichen
6 0001 lfd. Nummer
Tabelle 15: Regel für Namensvergabe von View-Definitionen
5.5.14.3 VIEWS DEFINIEREN (TRANSAKTION FTWY)
Die Erstellung von Sichten auf Datenextrakte (SAP bezeichnet sie als „Views“) unterscheidet sich sehr stark
vom jeweiligen DART-Releasestand (kleiner oder gleich DART 2.3 und ab DART 2.4). Eine umfassende
Beschreibung würde den Rahmen an dieser Stelle sprengen. Für geübte Applikationsbetreuer, SAP-User
mit Kenntnissen von SAP-Query oder ABAP-Programmierer dürfte die Einarbeitung relativ einfach sein.
Eine Einarbeitung in diese Thematik ist dennoch rechtzeitig vor Beginn einer Außenprüfung zu empfehlen.
Der SAP-Workshop WDE680 bietet eine vertiefte Einführung in die View-Bildung.
126 BMF-Information zum Beschreibungsstandard, a.a.O.
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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen
Hinzuweisen ist auf die Bedeutung der Join-Bedingung, also der Art, wie die Datensegmente der View-
Definition verbunden werden sollen.
In einem relationalen Datenbanksystem ist ein Join eine Kombination von Datensätzen aus zwei oder mehr
Tabellen. Auf ähnliche Weise bedeutet ein Join in DART die Kombination von Datensätzen aus zwei oder
mehr Segmenten in einem Extrakt.
Die Join-Bedingung kann wie folgt eingesetzt werden:
> Um nur Datenelemente zu selektieren, die in allen verknüpften Datensegmenten vorhanden sind,
muss der „inner join“ 127 aktiviert werden.
> Um alle Datenelemente zu selektieren, die zu den Selektionen aus den verknüpften Datensegmenten
passen, muss der „outer join“ 128 aktivieren werden.
Im SAP-Standard sind einige View-Vorschläge vorhanden. Die AG GDPdU und SAP nehmen die Erweiterung
der View-Vorschläge anhand praktischer Erkenntnisse aus dem Prüfungsalltag kontinuierlich vor.
Als erster Schritt sind Standard-Views für das Modul FI (1SAP_FInn und 1SAP_XXnn; nn = laufende Nummer
zur Differenzierung) von der AG GDPdU 129 vorbereitet und von SAP zwischenzeitlich ausgeliefert 130 worden.
Weitere Entwicklungsanträge für Views der Module MM und SD hat die AG GDPdU bei SAP zur Umsetzung
eingereicht. Ein Auslieferungstermin stand zum Redaktionsschluss 11.08.2008 leider noch nicht fest.
Um einen einfacheren Umgang mit diesen neuen Standard-Views zu erreichen, enthalten die View-Vorschläge jetzt
> alle Felder der Datensegmente
> die Auswahl aller (sinnvollen) Felder als Selektionsfelder
> Felder in der Reihenfolge, wie sie bei der Belegerfassung angeordnet sind.
Für den Anwender ergeben sich die folgenden Arbeitsschritte, um eine eigene Views auf Basis der neuen
Standard-View-Vorschläge zu erstellen:
> den Vorschlag einer Standard-View in den Kundennamensraum Z* kopieren
> die Auswahl der relevanten Felder gemäß Prüferwunsch treffen
> alle nicht benötigten Datenfelder löschen
> alle nicht benötigten Selektionsfelder löschen.
Da jetzt in den neuen FI-Standard-Views die maximal (sinnvoll) möglichen Felder eines Segments
vorliegen, muss der Anwender immer nur die Feldanzahl und die Selektionsbedingungen auf den
benötigten Umfang reduzieren. Unnötige Felder und Selektionsbedingungen führen zu längeren Verarbeitungszeiten
bei der View-Dateierzeugung.
5.5.14.4 VIEW-DATEIEN ERZEUGEN (TRANSAKTION FTWH)
Alle Auswertungen von DART-Extraktdateien erfolgen über den Abruf von Views zur Anzeige oder sofortige
Erstellung eines Extrakt-Views.
Wird die Auswertung zuerst als Online-Display abgerufen und dann als EXCEL ® -Download überlassen, so
ist die in EXCEL ® maximal mögliche Zeilenanzahl (von EXCEL ® -Version abhängig) pro Arbeitsblatt zu beachten.
127 Zur Erläuterung des Join-Begriffes siehe Abschnitt 8.5.
128 Zur Erläuterung des Join-Begriffes siehe Abschnitt 8.5.
129 Hier: Untergruppe der AG GDPdU zur Definition von Standard-Views.
130 Vgl. SAP-Hinweise 945615 und 953869.

Ein Online-Display ist systembedingt auf ca. 100.000 Zeilen begrenzt (technische Begrenzung des ALV),
unabhängig davon, welche Werte beim Ausführen der View angegeben werden.
PRAXISTIPP:
Die DSAG empfiehlt ausschließlich einen Download im SAP Audit-Format, vorzunehmen, da nur hier die
beschreibenden Kopfzeilen enthalten sind und die die Bedeutung der einzelnen Spalten in einer Form
abbilden, welche IDEA ® maschinell interpretieren kann.
5.5.14.5 NAMENSKONVENTIONEN FÜR VIEW-DATEIEN
Es bietet sich an, auch den Dateinamen für View-Dateien so sprechend wie möglich abzufassen.
Als Beispiel möge folgende Regel für den Namensaufbau dienen:
STELLE EMPFEHLUNG BEZEICHNUNG
1 Z Zeichen für Kundennamensraum
2 _ Trennzeichen
3–4 FI Modulkennzeichen, hier Financials
5 _ Trennzeichen
6–9 0001 Buchungskreis
10 _ Trennzeichen
11–13 001 lfd. Nummer
14 _ Trennzeichen
15–30 Ggf. ergänzender Text
Tabelle 16: Regel für Namensvergabe View-Dateien
Im Beschreibungstext (Länge 40 Zeichen) finden ergänzende Informationen Platz.
5.5.14.6 PERFORMANCE BEI DER VIEW-AUSFÜHRUNG
In Systemen mit großem Datenumfang in einzelnen Segmenten oder sehr komplexen Views hat es sich
herausgestellt, dass der mit DART 2.4 ausgelieferte Viewer auf ALV-Basis an die technischen Grenzen
hinsichtlich des erforderlichen temporären Speicherverbrauches stößt und daraufhin die Erstellung der
View-Datei abbricht.
Bis zur allgemeinen Verfügbarkeit von DART 2.6 steht in diesem Fall noch die View-Logik von vor DART 2.4
zur Verfügung. Wie diese zu aktivieren ist, wird im Auslieferungshinweis zu DART 2.4 131 , Punkt 7 beschrieben.
Mit DART 2.6 132 wird eine überarbeitete View-Logik ausgeliefert, die nicht mehr den temporären Speicher
eines SAP-Prozesses in der bisherigen Form belastet. Mit dieser optimierten Version der View-Logik sind
auch große Datenumfänge oder hochkomplexe Views wieder möglich.
131 Zur Erläuterung des Join-Begriffes siehe Abschnitt 8.5.
132 Zur Erläuterung des Join-Begriffes siehe Abschnitt 8.5.
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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen
5.5.14.7 ÜBERGABE VON DURCH EXPORT-VIEWS ERZEUGTE DATEN
Der DART-Extrakt ist technisch nicht für den Import in das Prüfprogramm IDEA ® geeignet. Nur ein Export-
View im SAP Audit-Format kann von IDEA ® direkt importiert und gelesen werden, da nur das SAP-Audit-
Datenformat eine Feldbeschreibung in den ersten acht Kopfzeilen der Datei bietet.
PRAXISTIPP:
Bitte achten Sie auf die Systemwege, welche die View-Datei von der Datenerstellung bis zur Erzeugung
des Datenträgers (z. B. CD brennen) zurücklegt. Sollten dabei unterschiedliche Betriebssystemwelten
genutzt werden (z. B. UNIX ® und Microsoft ® Windows ® ), ist darauf zu achten, dass der Transfer der View-
Datei mittels FTP erfolgt. Sonst besteht die Gefahr, dass der Hexadezimal-Code für das Zeilenende eines
Datensatzes zerstört und die Datei für IDEA ® nicht lesbar ist.
Ebenso kann ein initiales (leeres) Datumsfeld oder das Zeichen Punkt oder Komma für Dezimaltrennung
und Tausender-Trennung Abstimmungsbedarf bei der Weiterverarbeitung in Folgesystemen wie IDEA ®
etc. hervorrufen.
5.5.14.8 VIEW-INHALTE ANZEIGEN (TRANSAKTION FTWN)
Die Transaktion FTWN stellt die Anzeige des View-Protokolls mit näheren Angaben zum Erzeugungsdatum
und Ablageort der View-Datei zur Verfügung und bietet den Zugriff auf den View-Inhalt in ALV-Technik.
View-Dateien, die mit DART-Version 2.3 und jünger erstellt wurden, können leider nicht im ALV-Format
angezeigt werden. 133
5.5.15 AUTOMATISIERUNG DER EXTRAKTERSTELLUNG – AUSBLICK
Sofern im Unternehmen eine große Anzahl von Buchungskreisen vorhanden ist und eine unterjährige
Extrakterstellung gewählt wurde, kann es sein, das ein nicht unerheblicher Aufwand notwendig ist, um den
Extraktionsprozess ordnungsgemäß abzuwickeln.
Um dies zu vereinfachen, wird mit DART 2.6 eine Anbindung an den SAP Schedule Manager (Transaktion
SCMA) ausgeliefert. Mit dem SAP Schedule Manager ist es auf Basis des SAP Workflows möglich,
Prozessketten im Extraktionsprozess zu definieren.
Hierbei können variable Eingabeparameter wie Buchungskreis, Geschäftsjahr, Extraktionsperiode, Name
des Extraktes etc. dynamisch übergeben werden. In vorab fest zu definierenden Programmvarianten
werden der Extraktionsumfang (mittels der Selektionskennzeichen auf dem Startbild der Transaktion
FTW1A) und die Selektionsvariablen für die vorgenannten dynamischen Parameter festgelegt.
133 Vgl. SAP-Hinweis 810014 − Upgrade von DART 2.3 auf DART 2.4.

Mit diesen Vorbereitungen können jetzt im Schedule Manager Prozessketten für DART definiert werden.
Eine solche Prozesskette könnte wie folgt aussehen:
Workflow
gestartet
DART:
Prüfsummen
testen (v)
DART:
Extrakt
archivieren
DART:
Prüfsummen
testen (N)
Workflow
beendet
Abbildung 42: mögliche Prozesskette für die DART-Extraktion mittels Schedule Manager
Im Schedule Manager kann weiterhin definiert werden, dass im Fehlerfall eine definierte Person per
Expressnachricht informiert wird, dass für diesen Extrakt Handlungsbedarf besteht.
So definierte Prozessketten können dann im Schedule Manager zu definierten Zeitpunkten oder zyklisch
eingeplant werden.
Weitere Informationen sind im SAP-Hinweis zu DART 2.6 134 und unter der Komponente des SAP Schedule
Managers CA-GTF-SCM-A auf dem SAP Service Marketplace (http://service.sap.com/notes) zu finden.
134 Vgl. SAP-Hinweis 1173540 − Upgrade von DART 2.5 auf DART 2.6.
DART:
Extrakt
erstellen
DART:
Kontollsummen
prüfen (vorher)
DART:
Extrakt
reimport
DART:
Lokale
Files löschen
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5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen
5.5.16 ZUSAMMENFASSUNG DART
VORTEILE NACHTEILE
Customizing (Ersteinstellung) erfordert nur wenig Aufwand. Hoher Pflegeaufwand durch lfd.
Überwachung der SAP-Hinweise.
Kostenlos im Rahmen des Standards für alle in Wartung befindlichen
Releasestände
DART-Extrakte sind in einem SAP-R/3- oder ERP 5.0 / 6.0-System
auswertbar, das nicht notwendigerweise identisch mit dem Quell-
SAP-System sein muss,
Auswertung durch ein System mit gleichem oder höherem
Releasestand gegenüber dem erzeugenden System möglich.
DART-Extrakte sind in einem SAP-R/3- oder ERP 5.0 / 6.0-System
auswertbar, das nicht notwendigerweise identisch mit dem Quell-
SAP-System sein muss,
Auswertung durch ein System mit gleichem oder höherem
Releasestand gegenüber dem erzeugenden System möglich.
Datenumfang wird aufgrund neuerer Erkenntnisse fortlaufend
aktualisiert.
Einheitlicher Ausgangsstand für alle SAP-Anwender.
Bei Stilllegungskonzepten können mit DART-Daten „eingefroren“
werden. Quellsystem muss nicht dem Auswertesystem entsprechen.
Mergers- oder Akquisitions-Szenarien sind abbildbar.
Bei Kontenplanänderung bleiben alle historisch relevanten Daten in
ursprünglicher Definition in bereits vorhandenen DART-Extrakten
auswertbar.
Erweiterung des Datenkatalogs um SAP-Standardfelder aufgrund
eigener Entwicklungen möglich.
Erweiterungen des Datenkatalogs um kundeneigene steuerrelevante
Datentabellen möglich; betrifft Tabellen, die nicht aus dem SAP-
Namensraum entstammen.
Ab DART-Release 2.4 Extraktsplitter zur Aufspaltung von Extrakten
in einzelne Ursprungsegmente im SAP-AIS-Format
Ab DART-Release 2.4 technische Erleichterung bei Stilllegung
(DART = anderes System).
Tabelle 17 Übersicht zu Vorteilen und Nachteilen von DART
Anwendung nur für SAP-Systeme;
für Non-SAP-Systeme muss eine
andere Lösung gefunden werden.
Einspielung von Sondertransporten
ist mit Aufwand verbunden.
Extrakt muss vor Auslagerung
(SAP-Datenarchivierung) erfolgen;
spätere Aktualisierung ist sehr
aufwendig bzw. nicht möglich.

5.6 SAP HUMAN CAPITAL MANAGEMENT
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt in SAP im Modul Human Capital Management (HCM). Oftmals
wird noch die alte Bezeichnung HR (Human Resources) verwendet.
Zum Themenkomplex GDPdU innerhalb der SAP-Welt nimmt das Personalabrechnungssystem HCM eine
Sonderstellung ein. Für diese Applikation steht die Interface-Toolbox (Transaktion PU12) zur Verfügung.
HCM wurde aus Gründen des Datenschutzes und wegen der i.d.R. nicht großen Datenmengen nicht in das
Werkzeug DART einbezogen und war deshalb auch nicht Gegenstand der Beratungen innerhalb der AG GDPdU.
Vor der technischen Betrachtung ist der Hinweis angebracht, dass die Prüfungshandlungen bei Lohnsteuerprüfungen
immer auch außerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung ansetzen. So wird die Finanzverwaltung
in der Finanzbuchhaltung gezielt Sachverhalte prüfen, die in der Lohn- und Gehaltsabrechnung als
geldwerter Vorteil zu berücksichtigen sind, z. B. Firmenwagennutzung, Geschenke an Mitarbeiter oberhalb
der Wertgrenzen, Mitarbeiterrabatte usw.
5.6.1 UNMITTELBARER ZUGRIFF (Z1-ZUGRIFF)
Auch für HCM steht eine Prüferrolle SAP_AUDITOR_TAX_HR entsprechend wie bei FI, MM, SD usw. zur
Verfügung. Die in der Rolle enthaltenen Transaktionen unterstützen auch die geschäftsjahresabhängige
Zeitraumbegrenzung135 der Prüferberechtigung136 und das Action Log. 137 Bitte beachten Sie auch ergänzende
Hinweise zur Berechtigungsrolle des Außenprüfers auf HCM-Daten. 138
Im SAP-Service-Marktplatz service.sap.com sind für HCM relevante Hinweise neben der Komponente
wCA-GTF-GDP unter der Komponente PY-DE-NT-TX zu finden.
5.6.2 DATENÜBERLASSUNG (Z3-ZUGRIFF)
In SAP HCM gab es schon lange ein flexibles Extraktionswerkzeug, die Interface Toolbox (Transaktion PU12).
Diese Transaktion war bis zur Umsetzung der GDPdU-Anforderungen in SAP in Deutschland allerdings
kaum bekannt.
Von der SAP-HCM-Entwicklung wurde ein Beispiel-Interfaceformat (DAO0) ausgeliefert. Nach erstem Feedback
aus Lohnsteuerprüfungen sind in der Praxis meist Anpassungen des Beispielformats notwendig.
Die Interface Toolbox kann Daten mit Hilfe des XML-Beschreibungsstandards exportieren. 139 Beachten Sie bitte
auch die Hinweise zum Download im Batch-Betrieb 140 und zur Ausgabe von Texttabellen neben der XML-Datei. 141
V.
e. DSAG © 25.08.2008, STAND GDPDU, DER ANWENDUNG ZUR
135 Vgl: Abschnitt 5.2.3.
136 Vgl. SAP-Hinweis 445148.
137 Vgl. SAP-Hinweise 529251 und 677249.
138 Vgl. SAP-Hinweise 662805 und 776038.
139 Vgl. SAP-Hinweis 594048 XML-Datenbeschreibung für Datenüberlassung.
93EMPFEHLUNGEN
140 Vgl. SAP-Hinweis 673829.
141 Vgl. SAP-Hinweis 673235. Seite

Seite 94
5 Technische Umsetzung in SAP-Systemen
5.7 REISEKOSTENABRECHNUNG (FI-TV)
Die Reisekostenabrechnung nimmt in der SAP-Welt quasi eine Zwitterstellung zwischen FI und HCM ein.
Ehemals gehörte sie zum HCM (damals noch HR), seit SAP R/3 Release 4.0 ist sie dem Modul FI zugeordnet
(FI-TV). Technisch nutzt FI-TV aber weiterhin viele Bestandteile des HCM.
Wenn Lohn- und Gehaltsabrechnung und Finanzwesen auf separaten Systemen betrieben werden, was bei
der weit überwiegenden Zahl von SAP-Installationen der Fall ist, kann die Reisekostenabrechnung
entweder auf dem HCM-System oder auf dem FI / CO-System installiert werden.
Der Betrieb auf dem HCM-System bietet sich an, wenn die Mitarbeiter ihre Reisekosten im Regelfall auf ihre
Stammkostenstelle kontieren. Sofern jedoch Reisekosten auf unterschiedliche CO-Objekte (z. B. Kostenstellen,
Aufträge, PSP-Elemente) erfasst werden müssen (typisches Szenario bei Dienstleistungsunternehmen),
wird die Reisekostenabrechnung meist auf dem SAP FI- / CO-System mit betrieben und ein Teil des
Personalstamms aus dem davon getrennten SAP HCM repliziert.
5.7.1 Z1-ZUGRIFF AUF DATEN DER REISEKOSTENABRECHNUNG
Je nach der Entscheidung, auf welchem System FI-TV installiert wurde, müssen für den Zugriff des
Außenprüfers auf diesem System die Berechtigungen zum Z1-Zugriff eingerichtet und die Zeitraumprüfung
aktiviert werden.
5.7.2 DATENÜBERLASSUNG (Z3-ZUGRIFF)
Für die Datenextraktion und zur Erstellung der DART-Extraktdateien wurde das Werkzeug DART zum
Release 2.2 für die Reisekostenabrechnung erweitert. 142
142 Vgl. SAP-Hinweise 668943 (Auslieferung DART 2.2) und 692071 (Ergänzung FI-TV zu DART 2.2).

Seite 95 EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER GDPDU, STAND 25.08.2008, © DSAG e. V.

Seite 96
6 Andere technische Umsetzungsszenarien
6.1 AUSWERTESYSTEM FÜR MASSENKONTOKORRENT
Der von der AG GDPdU präferierte Lösungsansatz bezieht sich nur auf die Standard-, nicht aber
Branchenlösungen der SAP (wie z. B. IS-U für die Energiewirtschaft). U. a. für das in den Branchenlösungen
Energieversorgung (IS-U) und Telekommunikation (IS-T) verwendete Massenkontokorrent (FI-
CA) entwickelte SAP einen eigenen Lösungsansatz ergänzend zu DART: ein spezielles SAP-Extraktionsverfahren,
das es ab IS-U / IS-T-Release 4.71 auch erlaubt, Teilmengen aus den Daten dem Prüfer
zugänglich zu machen, ähnlich der Viewerstellung bei DART.
Auswertung Massenkontokorrent (FI-CA) verwendet in:
> IS-T Telekommunikation
> IS-U Versorger
> FS-CD Versicherungen: Inkasso / Exkasso
> IS-M Media (FI-CA optional bei IS-M / SD)
> IS-PS Public Sector (FI-CA optional).
6.2 DART-ERWEITERUNGEN FÜR BRANCHENLÖSUNGEN
Für wenige Branchen stehen Erweiterungen des DART-Datenkatalogs zur Verfügung:
> IS-M-AM Medien – Werbemanagement
> IS-M-SD Medien – Vertrieb.
6.3 KUNDENINDIVIDUELLE LÖSUNGSANSÄTZE
Sicherlich gibt es in Verbindung mit anderen Werkzeugen weitere Lösungsansätze über DART hinaus.
Deren Einsatz kann aber nur in firmenindividueller Projektarbeit bewerkstelligt werden.
Sollte aus betriebswirtschaftlicher Sicht aber die Notwendigkeit bestehen, beispielsweise mehrmalige
unterjährige Datenauslagerung aus SAP zwingend vornehmen zu müssen, könnten solche Systeme ggf.
in das GDPdU-Lösungskonzept integriert werden. Zur Umsetzung der GDPdU-Anforderungen sind diese
kostenpflichtigen Zusatzsysteme / -verfahren aber nicht zwingend anzuschaffen.

7 Ausblick
Auch nach sieben Jahren der Diskussion im Schrifttum, mit der Finanzverwaltung und den Steuerpflichtigen
sind weitere wichtige Fragen noch nicht endgültig geklärt. Die Vielzahl der ERP-Systeme mit ihren
zum Teil mächtigen Funktionsumfängen sind und bleiben immer noch eine große Herausforderung für
die Außenprüfer, die Finanzverwaltung im Allgemeinen und die Steuerpflichtigen. Je nach Blickwinkel
eines Außenprüfers oder eines Steuerpflichtigen werden pragmatische, auf die jeweilige betriebliche
Situation bezogene Lösungskonzepte immer wieder neu Diskussionsstoff liefern.
Aus den bisherigen Prüfungserfahrungen haben wir erkannt, dass ERP-Systeme mit mächtigem
Funktionsumfang wie ein SAP-System in komplexen Prozessen Daten erzeugt werden, deren Behandlung
in den Systemen nicht oder nicht primär am Datenzugriff auf steuerlich relevante Daten ausgerichtet
ist. Wenn Daten über temporäre Zwischendatenbestände als Download außerhalb der ERP-Systeme
überführt werden und zeitlich versetzt zum Zeitpunkt einer Außenprüfung wieder zu einem einheitlichen
Bild zusammengesetzt werden, ergibt sich eine große Zahl von Interdependenzen und Abhängigkeiten.
Diese Komplexität des Zusammenspiels von Daten aus unterschiedlichen Quellen muss vom Steuerpflichtigen
und vom Außenprüfer beherrscht werden, um in der Prüfungssituation schnell zu konsistenten
Ergebnissen zu kommen. Immer wieder stoßen Außenprüfer und Steuerpflichtige an die systembedingten
Grenzen, wenn es gilt, Datenkonstellationen der Vergangenheit bis in alle historischen Verästellungen
nachzuvollziehen.
Nicht nur der Funktionsumfang der ERP-Systeme wächst, auch der Erkenntnisprozess auf Seiten der
Finanzverwaltung und der Steuerpflichtigen über die letztendlich endlichen Möglichkeiten der IT. Die
Frage der Verhältnismäßigkeit von Maßnahmen stellte sich bisher immer wieder und wird auch weiter
vielfach ein zentrales Thema sein.
Die schon heute sehr umfangreichen SAP-Funktionen werden weiterentwickelt werden. Immer wieder
aufs Neue treten Problemstellungen zutage, die bisher nicht bekannt waren und die mit aktuell vorhandenen
Funktionen nicht optimal gelöst sind. Die AG GDPdU ist sich der Herausforderung bewusst,
weshalb sie auch weiterhin den Fortschritt der GDPdU-Lösungen aktiv mitgestaltet. Wir hoffen, dass die
in der Prüfungspraxis gewonnenen Erkenntnisse Impulse setzen, dass letztendlich der Gesetzgeber und
die Finanzverwaltung Aussagen und Anweisungen für eine DV-gestützte Prüfung im Sinne von pragmatischen
Praxislösungen modifizieren.
Immer wieder weisen Vertreter der Finanzverwaltung darauf hin, dass sie der Dokumentation der beim
Steuerpflichtigen eingesetzten Verfahren und Prozesse großen Stellenwert für die Vorbereitung und
Durchführung einer Prüfung mit Datenzugriff einräumen. Es existieren in den Bundesländern unterschiedliche
Fragebogen zu eingesetzten Verfahren und der dazu vorhandenen Dokumentationen, die mit
der Prüfungsanordnung dem steuerpflichtigen Unternehmen übersandt werden. In der Praxis zeigt es
sich immer wieder, dass in den Unternehmen solche Dokumentationen nicht vorhanden oder mangelhaft
und / oder nicht aktuell sind. Eindringlich weisen wir darauf hin, dass die Dokumentation der Verfahren
und Prozesse durch die GoBS seit 1995 bindend vorgeschrieben ist. Darüber hinaus sind in den letzten
Jahren mit KonTraG, Basel II, Sarbanes-Oxley-Act und IKS neue Regeln hinzugetreten, die GoBS-
Dokumentationen ähnlich sind. Jeder Steuerpflichtige muss damit rechnen, dass bei Außenprüfungen
i. S. d. §193 AO zukünftig verstärkt nach GoBS-Dokumentationen gefragt werden wird.
Seite 97 EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER GDPDU, STAND 25.08.2008, © DSAG e. V.

Seite 98
8 Anhang
8.1 LITERATURLISTE
(ohne Anspruch auf Vollständigkeit)
MICHAEL BAUM
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU),
NWB 2002, Seite 7641–7648.
BITKOM
Leitfaden zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung
Steuerrechtliche Anforderungen und Technologien zur Datenaufbewahrung,
Stand: Juni 2003.
PRÄSIDIUM DER BUNDESSTEUERBERATERKAMMER
Empfehlungen der Bundessteuerberaterkammer zum Verhalten bei der EDV-gestützten
Betriebsprüfung,
DStR 2002, Beihefter zu Heft 3 vom 18.01.2002.
CLAUS DALINGHAUS
Digitale Betriebsprüfung bei SAP ® und R/3 ® -Buchführungssystemen,
StB 2003, Heft 4, Seite 141–149.
DR. XAVER DITZ
Reichweite des digitalen Datenzugriffs der Finanzverwaltung im nationalen und internationalen Konzern,
DStR 2004, Seite 2038–2042.
STEFAN GROSS, DR. ULRICH KAMPFFMEYER, PHILIPP MATHEIS
Die Vorbereitung auf die digitale Außenprüfung – Lösungsansatz,
BB 2004, Seite 1083–1087.
STEFAN GROSS, PHILIPP MATHEIS, BERNHARD LINDGENS
Rückstellung für Kosten des Datenzugriffs der Finanzverwaltung,
DStR 2003, Seite 921–927.
STEFAN GROSS
Die Anpassung der Unternehmens-EDV an die Vorgaben zum Datenzugriffder Finanzverwaltung,
DStR 2002, Seite 1121–1125.
ANDREAS HAGENKÖTTER, DIRK-MICHAEL MÜLOT
Die Digitale Steuerprüfung
Neue Formen des Datenzugriffs der Finanzverwaltung ab dem 1. Januar 2002,
DIHK Berlin, September 2002.
BERND HENTSCHEL (HRSG.)
Digitale Betriebsprüfung,
Datenzugriff der Finanzverwaltung,

1. Auflage 2002,
2. überarbeitete Auflage 2004,
DATAKONTEXT Fachverlag, Frechen.
JENS INTEMANN, THILO CÖSTER
Rechte und Pflichten bei der digitalen Außenprüfung – Zugleich Besprechung des sogenannten
Frage-Antwort-Katalogs des BMF,
DStR, 2004, Seite 1981−1985.
JENS INTEMANN
Die Außenprüfung im digitalen Zeitalter; Die neuen Rechte der Finanzverwaltung auf digitalen
Datenzugriff,
NWB, Fach 17, Seite 2007–2018.
DR. ULRICH KAMPFFMEYER, BERNHARD ZÖLLER
Die GDPdU und ihre Anforderungen zur elektronischen Archivierung,
Gemeinsame Stellungnahme,
Hamburg / Sulzbach i.Ts., April 2003.
DIETER KEMPF
Digitale Außenprüfung: Die Vogel-Strauß-Politik hilft nicht weiter,
BB, 58. Jg., Heft 12, 19.03.2003, Seite I.
CHRISTOPH KROMER
StSenkG: Änderungen der AO zum Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen,
DB 2001, Seite 67–69.
CHRISTOPH KROMER
Datenzugriff der Finanzverwaltung auf die IT-Systeme des Unternehmens ab 2002:
Umfang und Lösungsansätze,
DStR 2001, Seite 1017 ff.
DR. OTTO-FERDINAND GRAF KERSSENBROCK, OLAF RIEDEL, DR. GÜNTHER STRUNK
Zur Verfassungsmäßigkeit des Datenzugriffs der Finanzverwaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen
nach §147 Abs. 6 AO,
BB 2002, Beilage Nr. 9, Heft 49.
RAINER KUHSEL, DR. CHRISTIAN KAESER
Bemerkungen zum BMF-Schreiben betreffend den Datenzugriff der Finanzverwaltung ab 1.1.2002,
DB 2001, Seite 1583–1585.
DR. HARALD SCHAUMBURG
Der Datenzugriff und andere Kontrollmöglichkeiten der Finanzverwaltung,
DStR 2002, Seite 829–838.
Seite 99 EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER GDPDU, STAND 25.08.2008, © DSAG e. V.

Seite 100
8 Anhang
DR. JENS SCHMITTMANN
„Der gläserne Steuerpflichtige?“ – Anmerkungen zu den Grundsätzen des BMF zum Datenzugriff
und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen,
WPg 2001, Seite 1050–1057.
SCHMITZ, STEPHAN
Zweifelsfragen im Zusammenhang mit dem Zugriffsrecht der Finanzverwaltung auf DV-gestützte
Buchführungssysteme,
STBP 2002, Teil I: Heft 7, Teil II: Heft 8, Teil III: Heft 9.
DR. TOBIAS TAETZNER, THOMAS BÜSSOW
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – Quo vadis?
BB 2002, Seite 69–73.
VERBAND ORGANISATIONS- UND INFORMATIONSSYSTEME E. V. (VOI) (HRSG.)
Leitfaden für die Durchführung eines Projektes zur Abdeckung der Anforderungen der Grundsätze zum
Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Version 1.0 vom November 2003,
http://www.elektronische-steuerpruefung.de/checklist/voi_leitf.pdf.
8.2 SAP – HINWEISE
(ohne Anspruch auf Vollständigkeit)
Nachstehend einige markante SAP-Hinweise zum GDPdU-Kontext mit in den Hinweisen angeführten
weiteren Querverweisen.
ALLGEMEINES:
582583 Aktualisierung GDPdU – DSAG-Antragsverfahren
BERECHTIGUNGEN:
115224 SAP Audit Log
451960 Berechtigungsrollen für Wirtschaftsprüfer
445148 Erweiterte Zeitraumsprüfung
788313 Einbaubeschreibung der geschäftsjahresabhängigen Berechtigungen in
kundeneigene Entwicklungen
798565 Programme mit Geschäftsjahresprüfung
830736 Update Prüferrolle
925217 GDPdU: Zugriff auf RFUMSV00 durch Steuerprüfer
935189 Erweiterungen Berechtigungsrollen SAP_AUDITOR_TAX.
1058866 DART-Berechtigungen auf Extrakte
DART-VERSIONEN:
622095 Upgrade von DART 2.0 auf DART 2.1
688943 Upgrade von DART 2.1 auf DART 2.2
702511 Upgrade von DART 2.2 auf DART 2.3 (= 5.00)
763867 Upgrade von DART 2.2 auf DART 2.3 (

810014 Upgrade von DART 2.3 auf DART 2.4
1050841, 1093942 Upgrade von DART 2.4 auf DART 2.5
1173540 Upgrade von DART 2.5 auf DART 2.6
DATENEXTRAKTION:
483425,879680 DART und Materialbewertung
1015284, 1039600 Materialbewertung: Selektion eingrenzen auf Periode
1029630, 1092942 FTWE / FTWE1: Minuszeichen falsch angezeigt
896894, 992803,
1012235, 1225592 Performanceoptimierung
VIEW-BILDUNG:
663077 SAP Audit Format
921487, 926048, View-Dateien wegen Formatfehler nicht
1045695, 1070572 in IDEA ® importierbar
945615 DART-Standard-Views
1045695 DART-Datumskonvertierung im View-Export
1056005 Berechtigungsgruppe für Viewdateien
1070572 Spalte Farbeinstellung nicht exportieren
1141016 Join-Bedingungen immer „outer join“
INTERNATIONALER KONTEXT:
450166, 546853 Internationale Ausrichtung (Österreich)
1082823, 1173730 Internationale Ausrichtung (Portugal)
SONSTIGES:
1012531 GDPdU in SAP Business One
Auf dem Service-Marktplatz der SAP AG (service.sap.com/notes) sind unter den Suchbegriffen der
Komponenten
> DART: CA-GTF-DRT
> Berechtigungen GDPdU: CA-GTF-GDP und
> Berechtigungen HCM GDPdU: PY-DE-NT-TX
weitere Informationen verfügbar.
8.3 LINKS
(ohne Anspruch auf Vollständigkeit)
SAP AG
www.sap.de
Seite 101 EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER GDPDU, STAND 25.08.2008, © DSAG e. V.

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8 Anhang
SAP-SERVICE-MARKTPLATZ
GDPdU-Informationen mit weiteren Hinweisen
> http://service.sap.com
> http://service.sap.com/dart Data Retention Tool
> http://service.sap.com/gdpdu Steuersenkungsgesetz
> http://service.sap.com/ais Audit Information System
> http://service.sap.com/ilm Information Lifecycle Management; u. a. SAP Datenarchivierung
GDPDU – DEUTSCHE SAP-ANWENDERGRUPPE E. V. (DSAG)
...u. a. Ergebnisse einer Arbeitsgruppe der DSAG, die sich mit den Auswirkungen des Gesetzes auf die
SAP-Verfahren beschäftigt.
http://www.dsag.de/
Direktzugang zu Seiten der AG GDPdU:
http://www.dsag.de/ag/gdpdu
SAMMLUNG VIELFÄLTIGER INFORMATIONEN ZUR GDPDU
Umfangreiche Quellensammlung und Basis für weitere Informationen für
Lösungen und Dienstleistungen zur elektronischen Steuerprüfung nach den GDPdU
http://www.elektronische-steuerpruefung.de
BMF: BMF-Schreiben: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
BMF-Schreiben vom 16.07.01 − IV D 2 – S 0316 – 0136 / 01 −
http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_58004/DE/BMF__Startseite/Aktuelles/BMF__Schreiben/
Veroffentlichungen__zu__Steuerarten/abgabenordnung/006.html
BMF: FRAGEN UND ANTWORTENKATALOG,
jeweils aktueller Stand, derzeit Stand 01.02.2005
http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_53848/DE/BMF__Startseite/Service/Downloads/Abt__
IV/009,property=publicationFile.pdf
BMF-INFORMATION ZUM BESCHREIBUNGSSTANDARD
Mitteilung vom 15.08.2002, Az.: IV D 2,
http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_53848/DE/BMF__Startseite/Service/Downloads/Abt__
IV/010,property=publicationFile.pdf
GDPDU PORTAL | STARTSEITE | DAS PORTAL FÜR DIE DIGITALE ...
... elektronischen Steuerprüfung nach den Vorschriften der Finanzverwaltung zum digitalen Datenzugriff
auf die steuerlich relevanten Daten der Unternehmen GDPdU. ...
www.gdpdu-portal.com
GDPDU-INFORMATIONEN VON AUDICON
www.audicon.net
www.gdpdu.com

GDPDU – AKTUELLER STAND DER ÄNDERUNG DER ABGABENORDNUNG
GDPdU – aktueller Stand der Änderung der Abgabenordnung, Informationen zu verschiedenen
Fachthemen, AWV Effizienz in der Administration von Wirtschaft und ...
www.awv-net.de, Stichwort: GDPdU.
GDPDU – ZVEI-KOMMENTIERUNG DES BMF-FAQ VOM 15.01.2007
http://www.zvei.de/index.php?id=1452&0=
INFORMATIONEN ZU ZOLLPRÜFUNGEN
http://www.zoll.de/index.html, Stichwort: Außenprüfung.
8.4 BMF-SCHREIBEN UND -ERLASSE, OFD-VERFÜGUNGEN UND
FINANZGERICHTS-ENTSCHEIDUNGEN
(ohne Anspruch auf Vollständigkeit)
BUNDESMINISTER DER FINANZEN (BMF)
Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
BMF-Schreiben vom 7. November 1995, Az.: IV A 8 – S 0316 – 52 / 95,
BStBl. 1995, Teil I, Seite 738 ff.
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
BMF-Schreiben vom 16.07.2001 – IV D 2 – S 0316 – 0136 / 01,
BStBl. I 2001, Seite 415 ff,
http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_58004/DE/BMF__Startseite/Aktuelles/BMF__Schreiben/
Veroffentlichungen__zu__Steuerarten/abgabenordnung/006.html
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen für den
Zuständigkeitsbereich der Zollverwaltung (GDPdUZ)
BMF-Erlass vom 28.11.2007, Az.: III A 3 – S 1445 / 06 / 0029, http://www.elektronische-steuerpruefung.de/
rechtsgrund/gdpduz.pdf.
FINANZVERWALTUNGSANWEISUNGEN
Buchführungs- und Archivierungssysteme
OFD Düsseldorf, Verfügung vom 22.02.2002, Az.: S-0316 – St 421,
DB 2002, Seite 610.
Ausdruck und Aufbewahrung eines elektronischen Kontoauszugs im Onlinebanking-Verfahren
OFD München, Verfügung vom 06.08.2004, Az.: S-0317 – 34 St 324,
BB 2004, Seite 2349.
Buchhaltungsdaten im Geltungsbereich der Abgabenordnung verfügbar gleichlautende
OFD-Verfügungen München / Nürnberg vom 23.12.2002,
Az. München: S-0315 – 17 St 312, Az.: Nürnberg: S-0315 – 8 St 24.
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Seite 104
8 Anhang
FINANZGERICHTLICHE RECHTSPRECHUNG − BUNDESFINANZHOF (BFH) UND FINANZGERICHT (FG)
Bildung einer Rückstellung für aufbewahrungspflichtige Unterlagen
BFH-Urteil vom 19.08.2002,
BStBl. 2003, Teil II, Seite 131; DStR 2002, Seite 2030 ff.
Zugriff des Finanzamtes auf datenverarbeitungsgestützte Buchführung
BFH-Beschluss vom 26.09.2007, I B 53,54 / 07.
BFH / NV 2008, Seite 133
Vorinstanz FG Düsseldorf:
Von der Buchung zum Beleg (Direkter Zugriff auf an die Buchhaltung angeschlossene Archive –
DMS, optische Archive)
Beschluss vom 05.02.2007, 16 V 3454 / 06, nicht rechtskräftig,
EFG 2007, Seite 892.
Zur Steuerrelevanz vs. Steuerauswirkung
Beschluss vom 05.02.2007, 16 V 3457 / 06 A, nicht rechtskräftig,
EFG 2007, Seite 890.
Zur Vorlage von Kostenstellenrechnung und Kostenstellenverzeichnissen
FG Münster, Urteil vom 22.08.2000, 6 K 2712 / 00 AO, rechtskräftig,
EFG 2001, Seite 4.
Widerlegung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung durch Chi-Test
FG Münster, Beschluss vom 10.11.2003, AZ: 6 V 4562 / 03 E,U, rechtskräftig, Datev Lexinform DokNr.
0816472.
Zum Datenzugriff gem. §147 Abs. 6 AO (Anordnung des Datenzugriffs in Form der Datenträgerüberlassung)
FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 20.01.2005, 4 K 2167 / 04, rechtskräftig,
EFG 2005, Seite 667.
Zur Rechtsmäßigkeit einer Aufforderung zur Datenträgerüberlassung sowie zum Anspruch des
Steuerpflichtigen auf Unterzeichnung einer Bestätigung des Betriebsprüfers (Sorgfaltsbestätigung)
FG Thüringen, Beschluss vom 20.04.2005, 3-46 / 05, rechtskräftig,
EFG 2005, Seite 1406.
Zur Steuerrelevanz von Kostenstellen
FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 13.06.2006, 1 K 1743 / 05, rechtskräftig,
EFG 2006, Seite1634.
Zu freiwilligen Aufzeichnungen sowie Verlassen des Datenträgers dem Schutzbereich des
Steuerpflichtigen
FG Hamburg, Urteil vom 13.11.2006, 2 K 198 / 05, nicht rechtskräftig,
Datev Lexinform DokNr. 5003811.

Zum Datenzugriff auf sogenannte Vorverfahren der Finanzbuchhaltung (elektronische Registrierkasse)
FG Sachsen, Beschluss vom 24.11.2006, rechtskräftig
Zur Herausgabe von Unterlagen zur Umsatzsteuersonderprüfung beim Mandanten
(Verhältnis Mandant / Steuerberater i.R.d. Datenzugriffs)
FG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 13.04.2007, 6 K 2012 / 06 B, nicht rechtskräftig,
Datev-Lexinform, DokNr. 5005222.
Pflicht zur Vorlage einer Lohn-Archiv-CD im Rahmen der Lohnsteueraußenprüfung
FG Baden-Württemberg, Urteil vom 11.05.2007, 9 K 178 / 06, rechtskräftig,
Anordnung der Datenträgerüberlassung im Rahmen der Lohnsteueraußenprüfung
FG Münster, Urteil vom 16.05.2008, 6 K 879 / 07, rechtskräftig.
8.5 GLOSSAR
(ohne Anspruch auf Vollständigkeit)
BEGRIFF BEDEUTUNG
ABAP Programmiersprache für SAP R/3 bzw. SAP ERP 5.0 / 6.0
ACL Auswertungsprogramm; Funktionsumfang vergleichbar mit dem
Prüfprogramm IDEA; Einsatz z. B. bei der Finanzverwaltung in
Österreich
ALV Advanced List Viewer
Anlagenspiegel Entwicklung des Anlagevermögens in der Form der Entwicklung
im Wirtschaftsjahr: Bestand zu Beginn; Veränderungen aus
Zugang, Abgang etc; Bestand zum Ende
AO Abgabenordnung
Archivierungssysteme Datenspeichersysteme, keine Buchhaltungssysteme,
Ablagesysteme.
Wenn Daten im Quellsystem nicht mehr ausgewertet werden
können → Steuerrelevanz
ASUG Americas’ SAP Users’ Group; SAP-Kundenvereinigung in den USA
Außenprüfung Zusammenfassende Bezeichnung für Lohnsteueraußenprüfung,
Umsatzsteuersonderprüfung, Betriebsprüfung (Ertragssteuern)
und Zollprüfung
AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., Eschborn
BB Zeitschrift: Betriebsberater
BDI Bundesverband der Deutschen Industrie e. V.
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8 Anhang
BEGRIFF BEDEUTUNG
BDSG Bundesdatenschutzgesetz
Beleg Nachweis, Grundlage für eine Buchung in Papierform. Gleichwohl
kann es sich aber auch um elektronisch erzeugte Buchungsvorgänge
(Belege / Zeilen) handeln
BGBl. Bundesgesetzblatt
BMF Bundesministerium der Finanzen
BMF-FAQ Frage- und Antwortkatalog des BMF unter www.bundesfinanz
ministerium.de, Suchbegriff „GDPdU“
Business Data Warehouse Siehe Data Warehouse
Byte
Maßeinheit für die Kapazität eines Datenspeichers
Megabyte/
MB:1.048.576 Byte
Gigabyte/
GB: 1.024 Megabyte
Terabyte
TB: eine Billion Byte oder 1.024 GB
CO SAP-Modul Controlling
Kostenrechnung mittels Kostenarten, Kostenstellen und
Aufträgen als Kostensammler; Profit-Center-Rechnung u. a.
COM Computer Output on Microfiche
Data Warehouse Strukturierte Sammlung von geschäftsrelevanten Daten zum
Auswerten mit speziellen Auswertungsmöglichkeiten
Datenkonserve Datei, die zu einem definierten Zeitpunkt erstellt wurde und nicht
weiter bearbeitet / verändert wird
Datenüberlassung (Z3) Dem Endnutzer werden Daten auf einem Datenträger zur
Verfügung gestellt
Download Herunterladen von Daten oder Programmen von einem System auf
ein anderes Medium
DART Data Retention Tool
Lösung der SAP AG für den Z3-Zugriff
Datenkomprimierung Verdichtung von Daten ohne Verlust von Dateninhalten zum Zwecke
der Reduzierung der Dateigröße
Datenverdichtung Zusammenfassung von Einzeldaten zu einem neuen Datum, aus
dem die Einzeldaten nicht mehr ersichtlich sind
DB Zeitschrift: Der Betrieb
Digital erzeugte Daten entstehen durch einen maschinellen Vorgang in einem DV-System,
gelangen automatisch von einem DV-System in eine anderes DV-
System
DMS Dokumenten-Management-System

BEGRIFF BEDEUTUNG
DSAG Deutschsprachige SAP Anwendergruppe e. V., Walldorf,
Benutzergruppe der SAP, gegründet im Jahr 1995
DSB Datenschutzbeauftragter
DStR Zeitschrift: Deutsches Steuerrecht
DV Datenverarbeitung (Synonym: EDV)
EDI Electronic Data Interchange, Datenaustausch von strukturierten
Daten, die eine maschinelle Weiterverarbeitung bei den
Empfängern ermöglichen
EDV elektronische Datenverarbeitung (Synonym: DV)
ERP-System Enterprise Ressource Planning, elektronisches Management der
Warenwirtschaft, Produktionsplanung und Produktionssteuerung
sowie der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens mit dem Ziel
einer möglichst effizienten betrieblichen Ablaufplanung durch
komplexe Software
FAQ Frequently asked questions: Fragen- und Antwortkatalog für häufig
aufgetretene Fragen
Fernabfrage Datenzugriff auf fremde Systeme an unterschiedlichen Standorten
FI SAP-Modul Finance
Finanzbuchhaltung einschließlich der Nebenbücher Debitoren /
Kreditoren und Anlagenwirtschaft sowie Reisekostenabrechnung
FI-AA Asset Management, SAP-Modul zur Anlagenbuchhaltung
FiBu Finanzbuchhaltung
Flatfile Eindimensionale (meist sequenzielle) Datei
FTP File-Transfer-Protokoll
GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen:
BMF-Schreiben vom 16.07.2001
Geschäftsbrief Umfasst alle nicht mündlichen Mitteilungen des Kaufmanns über
geschäftliche Angelegenheiten nach außen
GG Grundgesetz
GOB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme
G & V Gewinn- und Verlustrechnung; synonym: GuV, VuG
Handelsbrief Schriftstück, das ein Handelsgeschäft betrifft
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8 Anhang
BEGRIFF BEDEUTUNG
HCM Human Capital Management, Personalwirtschaft;
bis zur Umbenennung als Modul HR bezeichnet.
HOST Großrechner
HR Human Resources, Personalwirtschaft;
neue Bezeichnung: Human Capital Management (HCM)
IAS / IFRS Ehemals: International Accounting Standards, Neu: International
Financial Reporting Standards
Bilanzierungsgrundsätze nach „true and fair“ (Shareholder-
Prinzip)
IDEA Von der Finanzverwaltung eingesetztes Auswertungsprogramm,
Vertrieb durch Firma Audicon GmbH, Düsseldorf / Stuttgart
IDOC Abkürzung für Intermediate Document;
proprietäres SAP-Standardformat zum Datenaustausch zwischen
Systemen / Verfahren
IDW Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V.
IKS Internes Kontrollsystem
Gesamtheit aller aufeinander abgestimmter und miteinander
verbundener Kontrollmaßnahmen und Regelungen zur Vermögenssicherung,
der Sicherung korrekter Aufzeichnungen und der
Umsetzung der Ziele der Geschäftspolitik
„inner join“ Form der Verknüpfung von Datentabellen.
Als Ergebnis werden nur die Datensätze geliefert, bei denen alle
Verknüpfungsbedingungen der beteiligten Tabellen erfüllt sind
IT Informationstechnologie, vielfach auch als Abteilungsbezeichnung
genutzt, Synonym: Datenverarbeitung
Migration Daten eines Systems auf ein Nachfolgesystem übertragen. Tools
für die Übertragung und Umsetzung werden meist vom Software-
Lieferanten gestellt. Siehe auch Stilllegungskonzept
Mittelbarer Datenzugriff (Z2) Auswertung von Daten nicht durch den Außenprüfer selbst,
sondern nach seinen Vorgaben durch eine Mitarbeiterin oder einen
Mitarbeiter des Steuerpflichtigen
MM SAP-Modul Material Management
Abwicklung aller Materialwirtschafts-Prozesse
MS-Access Datenbankprogramm des Herstellers Microsoft
MS-EXCEL ® Tabellenkalkulationsprogramm des Herstellers Microsoft
MS-WORD ® Textverarbeitungsprogramm des Herstellers Microsoft

BEGRIFF BEDEUTUNG
Outer-Join Form der Verknüpfung von Datentabellen.
Als Ergebnis werden nur alle Datensätze geliefert, bei denen
Verknüpfungsbedingungen in einer der beteiligten Tabellen vorkommen
pdf Portable Document Format; Dateiformat des Software-Herstellers
Adobe kann von kosten- und lizenzlosen Programmen gelesen,
aber nur mit Adobe-Vollversionen verarbeitet werden
Query Begriff aus dem Bereich der Datenbankabfragen
Relationale Datenbank Logische Datenbank; verwaltet Daten in Form von verknüpften
Tabellen für optimierte Zugriffe
Reorganisation Neuordnung, Neuorganisation durch Auslagerung von Daten aus
der Datenbank zur Verbesserung der Performance der Datenbank
bzw. des Systems
Progressive Prüfung Beginnt beim Beleg, geht über Grundaufzeichnungen zu den Konten
und schließlich zur Bilanz / Gewinn- und Verlustrechnung bzw. zur
Steueranmeldung / Steuererklärung
Retrograde Prüfung Ablauf umgekehrt wie bei der progressiven Prüfung (siehe dort)
Report Synonym für Bericht, Auswertung von Daten
SAP Softwarehersteller SAP AG, Walldorf;
u. a. Lieferant der Produkte SAP R/3, SAP ERP
Schnittstelle Datenübergabe zwischen zwei Systemen
SD SAP-Modul Sales und Distribution
Abwicklung aller Fragestellungen im Vertrieb
Spooldatei Druckliste in Dateiform, die bei einem Druckauftrag automatisch
erzeugt wird
Stand Alone Ein DV-System ohne maschinelle Schnittstellen zu anderen
Verarbeitungssystemen
STBP Zeitschrift: Die steuerliche Betriebsprüfung
Stilllegungskonzept Definition einer Handlungsweise zur Deaktivierung von DV-
Systemen
Support Package Programmpaket zur Erweiterung eines vorhandenen Programmsystems,
wird meistens turnusmäßig zur Bereinigung von Fehlern
bereitgestellt
System Trace Auflistung / Nachverfolgung von Verarbeitungsschritten oder
Benutzereingaben (z. B. Abfragen / Buchungen) in einem DV-
System. Kann zur Fehleranalyse oder zum Protokollieren
eingesetzt werden
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8 Anhang
BEGRIFF BEDEUTUNG
Taskforce Schnelle Eingreiftruppe für besondere Fälle
Transaktionscode Kürzel zum Aufruf einer Verarbeitungsfolge (Programm, Report ...)
in einem DV-System, abhängig von Benutzerrechten
Unmittelbarer Datenzugriff (Z1) Direkter Zugriff auf Daten durch den Benutzer durch Online-
Eingaben
USB-Port Universal Serial Bus, von INTEL / Microsoft entwickeltes serielles
Bussystem zum Verbinden von Peripheriegeräten wie z. B. Drucker,
Brenner, Mouse, Digitalkamera, externen Datenspeichern usw.
USt Umsatzsteuer
UStId Umsatzsteueridentifikationsnummer
Verknüpfungen Verbindung zwischen Datenfeldern aus einer oder mehreren
Tabellen über Prozessstrukturen bzw. von Daten über mehrere
Softwareanwendungen hinweg
View (Vordefinierte) Sicht auf eine Datenbank / Tabelle;
im Rahmen des SAP-Werkzeugs DART: Datei als Ergebnis der
Auswertung von Datenextrakten
Verfahren / DV-Verfahren Zusammenfassung von maschinell durchgeführten Verarbeitungsschritten;
XBRL Extended Business Relationship Language
XML Extensible Markup Language: Beschreibungssprache in einem
einfachen, sehr flexiblen Textformat, die weitgehend Geräteunabhängig
ist.
Z1: Unmittelbarer Datenzugriff Zugriffsweg 1: Direkter Zugriff auf Daten durch den Benutzer durch
Online-Eingaben
Z2: Mittelbarer Datenzugriff Zugriffsweg 2:
Zugriff auf Daten durch einen vom Endnutzer Beauftragten
Z3: Datenüberlassung Zugriffsweg 3:
Dem Endnutzer werden Daten auf einem Datenträger zur
Verfügung gestellt
ZVEI Zentralverband Elektrotechnik- und Elektronikindustrie e. V.,
Frankfurt

8.6 STICHWORTVERZEICHNIS
A
Abgabenordnung
Geltungsbereich 18
Steuersenkungsgesetz 14
Action Log 59, 60, 63, 93
Anlagenbuchhaltung 17
Aufbewahrungspflicht 17
Auswertungsmöglichkeiten 20
Auswertungsmöglichkeiten, unternehmenseigene 33
AWV 16
B
Belegvolumen 34
Bewegungsdaten 20, 56, 68, 76, 77, 78, 80
Beziehungswissen 87
BMF-Fragen- und Antwortenkatalog, Stand 23.01.2008 16
BMF-Schreiben 12
Branchenlösungen 96
Buchführungserleichterung 34
Bürokratieabbau 16
D
DART Version 2.0 56, 65
DART Version 2.1 65 , 100
DART Version 2.2 65, 94, 100
DART Version 2.3 65, 76, 84, 87, 90, 100
DART Version 2.4 65, 76, 84, 87, 89. 101
DART Version 2.5 65, 73, 74, 84, 87, 101
DART Version 2.6 63, 65, 81, 89, 90, 91, 101
DART-Datenkatalog 25, 44, 46, 63, 70, 73
Datenformat 22
Datenträger 22, 23
Datenträgerüberlassung 14, 21, 22, 42
Datenverknüpfungen 22, 24
Datenzugriff 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21
Datenzugriff, unmittelbarer 20, 21
Dokumentenmanagementsystem 86
E
EDV-Fachprüfer 12
Eigenentwicklungen 20, 54, 55
E-Mails 29, 30
Ermittlung steuerlich relevanter Daten,
methodisches Vorgehen 25
Ertragssteuerprüfung 19, 56, 105
Extraktsplitter 65, 92
F
Fernabfrage 21, 107
Feuerschutzsteuer-Prüfung 19
Finanzbuchhaltung 12, 17, 25, 36, 47, 58, 93
G
GDPdU 12
Globalisierung 18
H
Handelsbriefe 27, 32, 37
I
inner join 88
Interface Toolbox 93
Internetzugang 40
L
Lohnbuchhaltung 17
Lohnsteueraußenprüfung 19, 105
M
maschinelle Auswertbarkeit 22
N
Non-SAP-Systeme 39, 40, 45, 92
Nur-Lese-Zugriff 22, 34
O
outer join 88
P
Prüferberechtigungen 46, 54, 93
Prüfprogramm IDEA ® 22, 89
R
Rechnung
digitale Signatur 14, 15, 31, 32
Rechtsunsicherheit 24
Reisekostenabrechnung 58, 94
Report CA_TAXLOG 62
Report RFBELJ00 85
Report RSUSR050 52
Report RTXWDELI 84
Revisionssicherheit 12
Seite 111 EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER GDPDU, STAND 25.08.2008, © DSAG e. V.

Seite 112
8 Anhang
S
SAP-Audit-Format 22
SAP-Branchenlösungen 9
SAP Business One 44, 101
SAP-GUI 40
Shared Service Center 18
Stammdaten 20, 48, 56, 68, 70, 76, 77, 78. 79
steuerrelevante Daten 14, 17, 25, 27, 34, 37, 42, 92
Aufbewahrungsform 15
Steuersenkungsgesetz 14
Stilllegung 79, 92
Systemstilllegung 37, 38, 39
Systemwechsel 37, 38, 40
T
Tabelle T001B 79
Tabelle TPCDATEN 58
Tabelle TPCPROG 57
Tabelle TPCPROGS 56, 59
Tabelle TXW_C_BUKRS 64
Tabelle TXW_C_GLO 75
Tabelle USERS_SSM 55
Transaktion AW01N 61
Transaktion FTW0 67
Transaktion FTW1A 67, 82, 90
Transaktion FTW1E 101
Transaktion FTWB 67
Transaktion FTWC 67
Transaktion FTWCF 50, 67, 70
Transaktion FTWCS 50, 67, 70
Transaktion FTWD 50, 67, 86
Transaktion FTWE 101
Transaktion FTWE1 67, 84, 85
Transaktion FTWF 50, 67, 83, 84
Transaktion FTWH 50, 67, 88
Transaktion FTWI 67
Transaktion FTWJ 67
Transaktion FTWK 67
Transaktion FTWL 67
Transaktion FTWM 67
Transaktion FTWN 50, 67, 90
Transaktion FTWP 67, 76
Transaktion FTWQ 66, 67
Transaktion FTWQMD 68
Transaktion FTWQTD 68
Transaktion FTWR 67
Transaktion FTWS 68
Transaktion FTWW 68
Transaktion FTWX 75
Transaktion FTWY 50, 68, 87
Transaktion FTWYR 68, 87
Transaktion PFCG 46, 53
Transaktion PU12 93
Transaktion ROLE_CMP 53
Transaktion S_BCE_68001777 52
Transaktion S_P6B_1200272 68
Transaktion S_P6B_1200274 68
Transaktion S_P6D_40000026 50
Transaktion SA38 45, 62
Transaktion SCMA 90
Transaktion SE16 45
Transaktion SE16-Derivate* 45
Transaktion SE16N 45
Transaktion SE17 45
Transaktion SLG1 60, 61, 62
Transaktion SLG2 63
Transaktion SM19 59
Transaktion SM20 59
Transaktion SM31 57, 67
Transaktion SU22 74
Transaktion TPC2 56
Transaktion TPC4 57
Transaktion TPC6 58
U
Umsatzsteuernachschau 19
Umsatzsteuersonderprüfung 19, 105
USB-Schnittstelle 40
V
Verbrauchssteuer-Prüfungen 19
Verhältnismäßigkeit 20
Verrechnungspreisdokumentation 19
Verschwiegenheitspflicht 24
Versicherungssteuer-Prüfung 20
Verwertungsverbot 45
vorhandene Auswertungsmöglichkeiten 20, 22, 24
Dokumentverknüpfung 22
Tabellenkalkulationsprogramme 22
Vorsteuerabzug 15
Z
Z1-Zugriff 20, 40, 49, 70, 94, 109, 110
Z2-Zugriff 21, 35, 109, 110
Z3-Zugriff 21, 35, 94, 106, 110
Zeitraumberechtigung 45, 64, 65, 56, 93, 100
Zollprüfung 19
ZVEI e. V. 16

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