Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU - DSAG

Erläuterung zur Übersicht der Systemabschaltungs- / Systemstilllegungsfälle:
FALL BESCHREIBUNG
(1) Die Daten des abzuschaltenden ERP-Systems werden an kein(e) Nachfolgersystem(e)
abgegeben, da der Betrieb eingestellt wird:
(freiwillige) Betriebsstilllegung /-aufgabe oder Insolvenz
(2) Wenn alle Daten eines abzuschaltenden Systems übernommen werden und unter der Voraussetzung
der Auswertbarkeit mit funktionsgleichem Umfang wie beim abgeschalteten System,
ist es nicht nötig, die Daten aus Altsystemen für den Außenprüfer aufzubewahren. Die Anforderungen
des Außenprüfers nach Datenzugriff kann auch durch das System befriedigt werden, das
die Daten übernommen hat. 93
(3) Aus NON-SAP-Systemen ist der Zugriff auf SAP-Datenextrakte des Quellsystems nicht möglich.
Entweder wird noch ein SAP-System für Auswertung der Datenextrakte vorgehalten, oder mittels
Extrakt-Splitters müssen vor der Abschaltung des SAP-Systems die in den Extrakten vorhandenen
Daten für eine spätere Auswertung durch ein Auswertetool zur Verfügung gestellt werden.
(4) Es wird unterstellt, dass auf einem der im Unternehmensverbund vorhandenen SAP-Systeme
die Auswertung der Datenextrakte zwecks Datenträgerüberlassung (Viewbildung) möglich ist,
unabhängig davon, welches Unternehmen (juristische Einheit) im Einzelfall das System betreibt.
Dieses Auswerterecht soll vertraglich abgesichert werden.
(5)
Dieser Fall deckt den Verkauf von Unternehmen ab, deren Erwerber ebenfalls über ein SAP-
System verfügt. In diesem Fall kann zwischen Veräußerer und Erwerber vereinbart werden, die
Datenextrakte mit an den Erwerber zu übergeben, der in seinem eigenen SAP-System diese
Extrakte für Prüfungszwecke auswerten kann.
Tabelle 3: Fallgliederung für Systemabschaltungs-/ Systemstilllegungsfälle
4.5.2.2 BUCHFÜHRUNGSERLEICHTERUNGEN NACH §148 AO
Es kann nicht generell beurteilt werden, ob einer Anfrage an das Finanzamt nach §148 AO Erfolg beschieden
sein wird, Buchführungserleichterung dergestalt zu gewähren, dass in Fällen der Systemabschaltung bzw.
Datenmigration nur ein Ausschnitt an Daten archiviert bzw. migriert werden muss. Es kommt wie häufig auf
den Einzelfall an.
Wenn die sachlichen Gründe schwer wiegen (z. B. hohe Kosten der Vorhaltung überflüssiger Altsysteme;
technisch nicht bzw. nur unter hohem Aufwand zu realisierende Datenextraktion in ein Auswertesystem nur
für Prüfungszwecke), mögen die Erfolgsaussichten gut sein. Leider sind uns keine definitiven Gründe
bzw. Entscheidungskriterien und Grenzwerte bekannt, ab deren Erfüllung eine Erleichterung von den
Anforderungen der GDPdU an die vorzuhaltenden Daten zwingend erteilt wird. Bei schriftlichen Anfragen
steht jedoch die Gefahr im Raum, dass der Antrag abgewiesen und damit der unternehmerische Entscheidungsspielraum
eingeengt wird.
93 Vgl. BMF-FAQ, Abschnitt III, Frage 13, a.a.O., sowie ZVEI-Kommentierung zu BMF-FAQ Stand 15.01.2007,
Abschnitt III, Frage 12, a.a.O.,
Seite 39 EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER GDPDU, STAND 25.08.2008, © DSAG e. V.