Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU - DSAG

System zwecks maschineller Weiterverarbeitung weitergeleitet. Dabei muss grundsätzlich die EDI-Datei in
ein vom ERP-System vorgegebenes sogenanntes Inhouse-Format umgewandelt werden. Bei SAP wird das
Inhouse-Format mit IDOC (Intermediate Document) bezeichnet.
Es stellt sich die Frage, welche der so übermittelten elektronischen Unterlagen steuerrelevant sind und ob ggf.
beide Formate – EDI und IDOC – aufbewahrt werden müssen.
4.3.6.2 STEUERRELEVANZ
Eine EDI-Datei / IDOC ist steuerrelevant, wenn es sich inhaltlich um einen elektronischen Handelsbrief (z. B.
eingehende / ausgehende Rechnung, Lieferschein, Auftrag, Auftragsbestätigung, Angebot, das zum Auftrag
wurde) handelt. Des Weiteren ist eine EDI-Datei / IDOC steuerrelevant, wenn ihr Inhalt eine Beleg- / Nachweisfunktion
i.S.d. GoB besitzt (keine Buchung ohne Beleg – hier ist nicht der SAP-Buchungsbeleg gemeint). Es
gibt eine Vielzahl von EDI-Dateien / IDOCs, die ohne den elektronischen Weg als Buchungsanweisungen in
Papierform existieren würden (z. B. eine Reisekostenabrechnung, die ein externer Dienstleister für den
Arbeitgeber des Mitarbeiters durchführt und den an den Mitarbeiter zu zahlenden Betrag an den Arbeitgeber
mittels EDI / IDOC übermittelt).
4.3.6.3 AUFBEWAHRUNGSPFLICHTIG NUR EDI-DATEI ODER NUR IDOC BZW. BEIDE?
Ist die elektronische Unterlage als steuerrelevant anzusehen, so stellt sich die Frage, was mit der EDI-Datei
am EDI-Konverter und dem daraus gewonnenen IDOC hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht zu geschehen
hat, soweit die Kommunikation nicht direkt zwischen zwei SAP-Systemen ohne EDI erfolgt. Hier geht das Institut
der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. (IDW) davon aus, dass beide Formate i.S.d. der GoB / GoBS
aufzuheben sind 82 (vgl. auch BMF-FAQ 83 ). Dagegen vertritt der ZVEI in seiner Kommentierung des BMF-FAQ die
Auffassung, dass dies zu einer doppelten Datenaufbewahrung führt und nicht in Einklang mit dem Grundsatz
der Verhältnismäßigkeit steht. Es sei von daher abzulehnen. 84 Letztendlich liegt die Entscheidung bei jedem
Steuerpflichtigen.
4.4 FRAGESTELLUNGEN / ANMERKUNGEN ZU DEN ZUGRIFFSARTEN Z1–Z3
4.4.1 WAHLFREIE NUTZUNG DER ZUGRIFFSARTEN Z1–Z3
Der Außenprüfer kann die Zugriffsrechte Z1/ Z2 und Z3 nach freier Wahl nutzen. Diese Zugriffe können
abwechselnd oder parallel angewendet werden.
Bei den Zugriffsarten Z1/ Z2 und Z3 ist nach der Qualifizierung der Daten nach ihrer Steuerrelevanz eine
technische Umsetzung der Trennung von steuerrelevanten zu nicht steuerrelevanten Daten vorzunehmen.
Die Trennung der Daten bzw. das Einrichten des Zugriffs auf sie stellt einen erheblichen Zeit- und Kostenfaktor
dar, den der Steuerpflichtige aufgrund seiner Mitwirkungspflichten gem. § 200 Abs. 1 Satz 2 i.V.m. §147 Abs. 5
und Abs. 6 Satz 3 AO selbst zu tragen hat.
Es bleibt festzuhalten, dass sich der sachliche Prüfungsumfang i.S.d. §194 AO durch die drei Zugriffsarten
nicht erweitert hat. 85 Jedoch wird sich die Prüfungsintensität durch die nun mögliche Prüfung des Gesamtdatenbestands
(früher i.d.R. nur Stichproben) und der vom Außenprüfer genutzten Auswertungsmöglichkeiten
auf dem DV-System des Steuerpflichtigen (Z1/ Z2) deutlich erhöhen. Gleiches gilt für den Einsatz der Prüfsoftware
IDEA ® im Rahmen der Datenträgerüberlassung (Z3). Der Außenprüfer verfügt nun über die technischen
82 Vgl. IDW RS FAIT 2, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Electronic Commerce,
Kapitel 5.5 Aufbewahrung beim Einsatz von EDI, Rz. 46 ff WPg 2003, S. 1258 ff.
83 Abschnitt III, Frage 7, a.a.O.
84 ZVEI-Kommentierung, Abschnitt III, Frage 6, a.a.O.
85 BMF-Schreiben vom 16.07.2001, Abschnitt I, Satz 4, a.a.O.
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