Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU - DSAG

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Seite 42 4 Herausforderungen der GDPdU-Umsetzung Der Außenprüfer darf nach Auffassung der Finanzverwaltung und des Finanzgerichts Thüringen empfangene Datenträger aus den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen entfernen, z. B. um sie im Amt weiter auszuwerten. Auf diesem Weg können dem Außenprüfer ausgehändigte Datenträger verloren gehen. Es empfiehlt sich, die Datenträger zu verschlüsseln. Dem Außenprüfer muss die Entschlüsselung ermöglicht werden. Da auf seinem Prüferrechner keine Software des Steuerpflichtigen installiert werden darf, bleibt nur der Weg, das Programm zur Entschlüsselung zusammen mit den überlassenen Daten auf dem Datenträger dem Außenprüfer auszuhändigen. Das Programm muss es erlauben, dass es auf dem Datenträger direkt ausgeführt werden kann, da es z. B. aus lizenzrechtlichen Gründen nicht auf dem eigenen Rechner des Außenprüfers installiert werden darf. Die übergebenen Dateien sind mit Kennwort zu schützen. Das Kennwort wird dem Außenprüfer separat übermittelt. Beispiele für Verschlüsselungsprogramme: > TrueCrypt (OpenSource) siehe: http://de.wikipedia.org/wiki/TrueCrypt > SafeGuard private crypto siehe: http://www.utimaco.de/C12570CF0030C00A/CurrentBaseLink/W26K9K78427OBELDE PRAXISTIPP: Für den Fall, dass erkennbar ist, dass der Außenprüfer steuerlich relevante Daten auf maschinell auswertbaren Datenträgern verlangen wird (Zugriffsart Z3), sprechen Sie bereits im Vorfeld einer Außenprüfung, nachdem Sie die Prüfungsanordnung erhalten haben, mit dem Prüfer das Procedere ab, wie Daten mit Verschlüsselung übergeben werden sollen. Das Zeitfenster zwischen dem Gesprächstermin bis zum Beginn der Prüfung kann genutzt werden, um die technischen und organisatorischen Hürden für eine reibungslose Datenträgerüberlassung ab Prüfungsbeginn zu überwinden. Neben der Verschlüsselung des Datenträgers könnte auch ein weiterer Lösungsansatz angesprochen werden, der darin besteht, dass die Daten des Datenträgers in den Räumen des zu prüfenden Unternehmens vom Prüfer sofort eingespielt werden und der Datenträger unmittelbar zurückgegeben wird, wobei er beim Unternehmen für Rückfragen weiterhin vorgehalten werden sollte. Insoweit wäre eine Verschlüsselung nicht vonnöten. 97 Vgl. FG Thüringen, Urteil vom 20.04.2005, Az.: III 46 / 05 V, EFG 2005, Seite 1406.
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