Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU - DSAG

4.3.1 VORGEHENSWEISE BEI DER IDENTIFIZIERUNG VON SYSTEMEN
Bei der Identifizierung der steuerrelevanten Daten in DV-Systemen des Steuerpflichtigen gibt es mehrere
Möglichkeiten der Vorgehensweise:
> Retrograde Prüfungsmethode
> Progressive Prüfungsmethode
> Qualifizierung über Handelsbriefdefinition
> Qualifizierung über die dem Außenprüfer in vorhergehenden Außenprüfungszeiträumen
vorgelegten Unterlagen
RETROGRADE PRÜFUNGSMETHODE
Nach GoBS 72 beginnt die retrograde Prüfung bei der Bilanz oder GuV bzw. Steueranmeldung / Steuererklärung,
geht über die Konten und schließlich zum Beleg. In der Praxis bedeutet dies, dass technische Schnittstellen
von vorgelagerten Verfahren zu im BMF-Schreiben vom 16.07.2001 73 als steuerrelevant definierten
Finanz-, Anlagen- und Lohn- / Gehaltsbuchhaltungen ein Indiz auf steuerrelevante Daten in diesen vorgelagerten
Verfahren darstellen können. Gleiches gilt, wenn das Finanzbuchhaltungsmodul in einem ERP-
System zu den anderen Modulen in diesem System eine direkte Verbindung bietet, wie z. B. im SAP R/3:
Drill-Down-Funktion ausgehend vom FI-Beleg zu Rechnungsbelegen im Modul MM bzw. zu Kostenrechnungsbelegen
im Modul CO.
PROGRESSIVE PRÜFUNGSMETHODE
Die progressive Prüfung stellt auf einen direkten Prüfungssachverhalt ab und sucht dessen Spuren in
den DV-Systemen. Z. B. führt ein Kauf eines Wirtschaftsgutes ausgehend vom Vertrag zu Änderungen von
aktivierten Anlagen oder des Vorratsvermögens, ggf. auch verbunden mit Auswirkungen in einem Warenwirtschaftssystem.
QUALIFIZIERUNG ÜBER HANDELSBRIEFDEFINITION
Ausgehend von der Definition des Begriffes „Handelsbrief“ und seinen zwingenden Komponenten kann
geprüft werden, welche Datenfelder stets zu einem Handelsbrief gehören und somit steuerrelevant sind.
Handelsbriefe sind Unterlagen, die ein Handelsgeschäft betreffen, d. h. alle ein- und ausgehenden Unterlagen,
welche die Vorbereitung, den Abschluss, die Durchführung, Änderung oder Rückgängigmachung
eines Handelsgeschäftes betreffen. Als Handels- und Geschäftsbriefe werden z. B. bezeichnet:
> Rechnungen
> Angebote (soweit diese zu Aufträgen führen)
> Bestellungen /Aufträge
> Auftragsbestätigungen
> Akkreditive
> Mahnungen
> Saldenbestätigungen
> Kontoauszüge
Dabei ist zu beachten, dass diese steuerlich relevanten Beispiele alle als originär digital erzeugte
Unterlagen bzw. deren Inhalt als originär digital erzeugte Daten vorliegen können.
Nicht zu den Handelsbriefen gehört jener Teil der Unterlagen, der nicht zum Abschluss eines Handelsgeschäfts
geführt hat. Es mag unproduktiv sein, den Ausgang eines Angebots oder einer Anfrage abzuwarten,
72 Vgl. BMF-Schreiben vom 07.11.1995, a.a.O.
73 Abschnitt I 1, Absatz 2, a.a.O.
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