Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU - DSAG

4.3.2.2 MASCHINELLE AUSWERTBARKEIT
Die maschinelle Auswertbarkeit lässt sich anhand der Realisierung der Belegfunktion im Sinne der GoBS 80
ableiten:
a) Original-Papierbelege
b) gescannte Original-Papierbelege, abgelegt in optischen Archiven in einem unveränderbaren
Format (z. B. pdf- oder tiff-Format)
c) originär digital erzeugte Beleginhalte in maschinell lesbarer, aber nicht auswertbarer Form
d) originär digital erzeugte Beleginhalte in maschinell lesbarer und auswertbarer Form
Die maschinelle Auswertbarkeit kommt grundsätzlich bei E-Mails nur bei den Buchstaben c) oder d) infrage.
Dabei hängt es davon ab, ob eine E-Mail, die z. B. Handelsbriefcharakter besitzt, mit einer qualifizierten
digitalen Signatur versehen ist oder nicht. Soweit eine digitale Signatur fehlt, gilt Punkt c), da es sich bei diesen
E-Mail-Inhalten um reinen Fließtext handelt, der nicht zur maschinellen Weiterverarbeitung geeignet ist. In
diesem Fall kann die E-Mail in einem Bildformat (z. B. pdf oder tiff) aufbewahrt werden. Bei einer E-Mail mit
qualifizierter digitaler Signatur, z. B. Rechnungen i.S.d. §14 UStG, gilt Punkt d). In diesem Fall bezieht sich die
maschinelle Auswertbarkeit allein auf die Signatur und das Prüfungsergebnis. Hier hat die Aufbewahrung
inkl. des Signaturschlüssels und des Prüfungsergebnisses der Gültigkeit des Signaturschlüssels im Originalformat
zu erfolgen, um die Prüfung der Absenderauthentizität zu ermöglichen.
4.3.3 SONDERFALL TABELLENKALKULATIONSDATEIEN
4.3.3.1 STEUERRELEVANZ DER TABELLENKALKULATIONSDATEI
Bei Tabellenkalkulationsdateien (z. B. MS-EXCEL ® ) kann eine Steuerrelevanz vorliegen, wie unter Abschnitt
4.3.2.1 dargestellt. Als Beispiel für steuerrelevante Dateien aus Tabellenkalkulationsprogrammen sind
Berechnungen zu Rückstellungshöhe, Zins- und Amortisationsberechnungen zu nennen.
Daneben ist aber auch eine Tabellenkalkulationsdatei als reine Datendatei (ohne Berechnungsschritte) in der
Praxis anzutreffen, z. B. ein Download von Daten aus SAP R/3 bzw. SAP ERP 5.0 / 6.0 nach MS-EXCEL ® zwecks
Transport (Upload) in ein NON-SAP-System oder umgekehrt. Jeder Steuerpflichtige muss für sich selbst
entscheiden, ob er solche Datendateien aufbewahrt oder durch eine Verfahrens- bzw. Prozessdokumentation
die Kongruenz zwischen Quell- und Zielsystem nachweist.
Bei aufzubewahrenden steuerrelevanten Tabellenkalkulationsdateien ist die Revisionssicherheit i.S.d. GoBS
nicht gegeben. Das bedeutet, dass z. B. eine EXCEL ® -Datei änderbar ist, ohne dass eine Änderungshistorie
gespeichert wird, die die Änderungen im Zeitablauf nachvollziehbar macht. Es obliegt jedem Unternehmen,
selbst durch geeignete organisatorische Maßnahmen die Revisionssicherheit zu erfüllen, z. B. indem neben
dem Originalformat auch eine Bilddatei mit Zeitangaben (z. B. im pdf- oder tiff-Format) aufbewahrt wird, damit
ein Prüfer das Abbild der Datei mit der Datei selbst vergleichen kann.
4.3.3.2 MASCHINELLE AUSWERTBARKEIT DER TABELLENKALKULATIONSDATEI
Die maschinelle Auswertbarkeit von Dateien aus Tabellenkalkulationsprogrammen ist nur bedingt möglich.
Eine Überprüfung durch den Außenprüfer kann sich in der Originaldatei nur auf die sichtbare Formel für die
Berechnung von Zellinhalten beziehen. Eine Auswertbarkeit i.S.d. GDPdU ist in diesem Fall nicht gegeben, da
die Datei mit der Formel selbst nicht zur maschinellen Weiterverarbeitung in einem DV-System geeignet ist.
80 Vgl. BMF-Schreiben vom 07.11.1995, a.a.O.
Seite 31 EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER GDPDU, STAND 25.08.2008, © DSAG e. V.