Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU - DSAG

3.2 ZUGRIFF AUF STEUERLICH RELEVANTE DATEN
3.2.1 DER BEGRIFF „STEUERRELEVANTE DATEN“
Im Rahmen der gesetzlichen Regelung zum Datenzugriff ist der Begriff „steuerrelevante Daten“ nicht
definiert bzw. nicht präzisiert worden. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und der Datenzugriff betreffen
die in §147 Abs. 1 AO genannten Unterlagen:
> Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die
zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
> die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe
> Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
> Buchungsbelege
> Unterlagen, die einer Zollanmeldung beizufügen sind, die mit Mitteln der Datenverarbeitung nach
Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex abgegeben wurden, sofern die Zollbehör-
den nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf Vorlage von Originale verzichtet oder Originale nach
erfolgter Vorlage zurückgegeben hat
> sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Nach §147 Abs. 1 Nr. 5 AO müssen sonstige Unterlagen aufbewahrt werden, soweit sie für die Besteuerung
von Bedeutung sind. Dies gilt auch für originär digital erzeugte Daten. Im BMF-Schreiben vom 16.07.2001 27
vertritt die Finanzverwaltung die Auffassung, dass die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung
sowie der Lohnbuchhaltung unter diese Regelung fallen und somit vollumfänglich steuerrelevant sind.
Dies hat der BFH in seinem Beschluss vom 26.09.2007 28 betreffend die Daten der Finanzbuchhaltung bestätigt.
Der Steuerpflichtige wollte den Zugriff auf die Konten für Drohverlustrückstellungen, für handelsrechtliche
Steuerumlagen und für nichtabziehbare Betriebsausgaben nicht einräumen. Der BFH hat dies mit der
Begründung abgelehnt, dass die Konten der Finanzbuchhaltung „Bücher“ i.S.d. §147 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 AO
sind und die handelsrechtliche Buchführung in ihrer Gesamtheit zur Feststellung der Überprüfung der
Besteuerungsgrundlagen geeignet ist. Damit ist die Buchführung in ihrer Gesamtheit gem. §140 AO für die
Besteuerung von Bedeutung 29 . Die Steuerrelevanz darf lt. BFH nicht mit der „steuerlichen Auswirkung“
gleichgesetzt werden.
Soweit sich in anderen Bereichen der Datenverarbeitungssysteme originär digital erzeugte steuerrelevante
Daten befinden, hat der Steuerpflichtige nach Meinung der Finanzverwaltung diese nach Maßgabe seiner
steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren und für den Datenzugriff in
geeigneter Weise vorzuhalten. Auf die Steuerpflichtigen kommt aus Sicht der Finanzverwaltung die Pflicht
zu, ihre Verfahrenslandschaft auf die Steuerrelevanz der Daten im Einzelnen zu überprüfen. Dies wird im
Grundsatz auch im rechtskräftigen Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz vom 13.06.2006 30 bejaht.
Demnach sind Daten von Kostenstellen steuerrelevant, soweit sie sich auf die Bewertung z. B. von Beteiligungen,
Vermögensgegenständen oder Rückstellungen beziehen. Darüber hinaus aber hat das Finanzgericht
für den weiteren Zugriff auf andere Kostenstellen hohe Anforderungen vorgegeben, in denen die
Außenprüfer steuerrelevante Daten vermuten. Sollten sich die von den Außenprüfern geforderten Daten
nicht nur in der Kostenstellenrechnung befinden, sondern – wie im Urteilsfall – auch vollständig in der
Finanzbuchhaltung enthalten sein, so müssen die Außenprüfer nach Meinung der Richter erst die ihnen
zur Verfügung stehenden Möglichkeiten im Rahmen der Zugriffsarten Z1 und Z3 zur Überprüfung der
Finanzbuchhaltung nutzen.
27 Abschnitt I 1, Absatz 2, a.a.O.
28 BFH-Beschluss vom 26.09.2007, I B 53 54 / 07, BFH / NV 2008, Seite 133.
29 Vgl. Abschnitt 4.3.
30 FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 13.06.2006, Az. 1-K-1743 / 05, rechtskräftig, EFG 2006, Seite 1634.
Seite 17 EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER GDPDU, STAND 25.08.2008, © DSAG e. V.