Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU - DSAG

Es erscheint dringend geboten, dass die Unternehmen sich frühzeitig mit der Planung und Umsetzung von
Berechtigungen für Außenprüfer befassen.
PRAXISTIPP:
Nach der Formulierung der Prüferrollen prüfen Sie unbedingt diese Rollen im Produktionssystem oder
in einem Qualitätssicherungssystem mit produktionsnahem Datenbestand:
> Welche Zugriffe erlauben die Berechtigungen?
> Funktioniert das Zusammenspiel der einzelnen Berechtigungen mit der Zeitraumprüfung, z. B. beim
Verzweigen aus einer Transaktion heraus in eine andere?
4.4.3 MITTELBARER ZUGRIFF (Z2)
Beim Z2-Zugriff wird eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter des Steuerpflichtigen die Auswertung der Daten
nach Vorgaben des Außenprüfers durchführen.
PRAXISTIPP:
Der Mitarbeiter des Steuerpflichtigen verfügt über einen zweiten Benutzerstamm im Produktivsystem
mit dem gleichen Berechtigungsumfang wie der Außenprüfer. Mit seiner Systemkenntnis gewährt er
dem Außenprüfer einen Einblick in das ERP- / Buchhaltungssystem.
Da der Mitarbeiter mit dem gleichen Berechtigungsumfang wie ein Außenprüfer arbeitet, ist sichergestellt,
dass die Lösungen zu den unter Abschnitt 4.4.2 genannten Fragen auch im Rahmen des Z2-
Zugriffs berücksichtigt werden.
Es ist aber auch denkbar und in Einzelfällen zur Beantwortung von Anfragen des Außenprüfers sinnvoll, dass
aufgrund von Beschränkungen des Nur-Lese-Zugriffs des Außenprüfers ein Systembetreuer dem Außenprüfer
Einsicht in Systemdaten gewährt, die nur mit den Zugriffsrechten des Systembetreuers sichtbar sind (Z2).
4.4.4 DATENTRÄGERÜBERLASSUNG (Z3)
Hinsichtlich der Datenträgerüberlassung ist zu klären:
> Wie kann man den Umfang der zu überlassenden steuerrelevanten Daten gemeinsam mit dem Außenprüfer
definieren, damit die gestellte Prüferanfrage gezielt beantwortet werden kann?
> Wie kann man feststellen, ob das Datenformat des Systems von der Prüfsoftware IDEA ® verarbeitet
werden kann?
> Wie kann die Vollständigkeit / Abstimmbarkeit der zu überlassenden Daten gewährleistet werden?
Die Lösung der ersten Fragestellung bedarf des Gesprächs mit dem Außenprüfer, um anhand seiner beabsichtigten
Prüfungshandlung den dazu erforderlichen Datenumfang und den Detaillierungsgrad genau zu definieren.
Damit soll unter anderem beim Steuerpflichtigen unnötige Ressourcenbindung vermieden werden, die
entstünde, wenn ein unpräziser Außenprüferwunsch eine mehrfache Datenauswertung bzw. Datenträgererstellung
auslöst, bis das Ergebnis als Beantwortung der Prüferanfrage akzeptiert wird.
Die Antworten zu der zweiten und dritten Frage werden im Rahmen der technischen Umsetzung für SAP-
Systeme im Kapitel 5 gegeben.
Seite 35 EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER GDPDU, STAND 25.08.2008, © DSAG e. V.