Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU - DSAG

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4 Herausforderungen der GDPdU-Umsetzung
Der Außenprüfer darf nach Auffassung der Finanzverwaltung und des Finanzgerichts Thüringen empfangene
Datenträger aus den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen entfernen, z. B. um sie im Amt weiter auszuwerten.
Auf diesem Weg können dem Außenprüfer ausgehändigte Datenträger verloren gehen.
Es empfiehlt sich, die Datenträger zu verschlüsseln. Dem Außenprüfer muss die Entschlüsselung ermöglicht
werden. Da auf seinem Prüferrechner keine Software des Steuerpflichtigen installiert werden darf, bleibt
nur der Weg, das Programm zur Entschlüsselung zusammen mit den überlassenen Daten auf dem Datenträger
dem Außenprüfer auszuhändigen. Das Programm muss es erlauben, dass es auf dem Datenträger
direkt ausgeführt werden kann, da es z. B. aus lizenzrechtlichen Gründen nicht auf dem eigenen Rechner des
Außenprüfers installiert werden darf. Die übergebenen Dateien sind mit Kennwort zu schützen. Das Kennwort
wird dem Außenprüfer separat übermittelt.
Beispiele für Verschlüsselungsprogramme:
> TrueCrypt (OpenSource)
siehe: http://de.wikipedia.org/wiki/TrueCrypt
> SafeGuard private crypto
siehe: http://www.utimaco.de/C12570CF0030C00A/CurrentBaseLink/W26K9K78427OBELDE
PRAXISTIPP:
Für den Fall, dass erkennbar ist, dass der Außenprüfer steuerlich relevante Daten auf maschinell auswertbaren
Datenträgern verlangen wird (Zugriffsart Z3), sprechen Sie bereits im Vorfeld einer Außenprüfung,
nachdem Sie die Prüfungsanordnung erhalten haben, mit dem Prüfer das Procedere ab, wie Daten
mit Verschlüsselung übergeben werden sollen.
Das Zeitfenster zwischen dem Gesprächstermin bis zum Beginn der Prüfung kann genutzt werden, um
die technischen und organisatorischen Hürden für eine reibungslose Datenträgerüberlassung ab Prüfungsbeginn
zu überwinden.
Neben der Verschlüsselung des Datenträgers könnte auch ein weiterer Lösungsansatz angesprochen
werden, der darin besteht, dass die Daten des Datenträgers in den Räumen des zu prüfenden Unternehmens
vom Prüfer sofort eingespielt werden und der Datenträger unmittelbar zurückgegeben wird,
wobei er beim Unternehmen für Rückfragen weiterhin vorgehalten werden sollte. Insoweit wäre eine
Verschlüsselung nicht vonnöten.
97 Vgl. FG Thüringen, Urteil vom 20.04.2005, Az.: III 46 / 05 V, EFG 2005, Seite 1406.