Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU - DSAG

Seite 32
4 Herausforderungen der GDPdU-Umsetzung
4.3.4 SONDERFALL TEXTVERARBEITUNGSDATEIEN
4.3.4.1 STEUERRELEVANZ DER TEXTVERARBEITUNGSDATEI
Wird das Textverarbeitungssystem wie eine Schreibmaschine benutzt und die erzeugte Datei zwecks Übermittlung
ausgedruckt, so ist die Textverarbeitungsdatei im Originalformat (z. B. MS-WORD ® ) nicht aufbewahrungspflichtig,
selbst dann nicht, wenn sie einen steuerlichen Inhalt hat. Die Aufbewahrungspflicht bezieht
sich dann auf das ausgedruckte steuerrelevante Dokument bzw. auf die bildliche Speicherung, z. B. WORD ® -
Dokument umgewandelt in ein Bildformat wie z. B. pdf oder als gescanntes Bilddokument.
Etwas anderes kann gelten, wenn diese Textverarbeitungsdatei mit einer qualifizierten digitalen Signatur
versehen ist. Hier sind zwecks maschineller Auswertung der Signatur und des Prüfungsergebnisses der
Signatur die gleichen Vorgaben wie bei der maschinellen Auswertbarkeit von E-Mail mit qualifizierter digitaler
Signatur zu berücksichtigen (vgl. Abschnitt 4.3.2.2).
4.3.4.2 MASCHINELLE AUSWERTBARKEIT DER TEXTVERARBEITUNGSDATEI
Grundsätzlich ist die maschinelle Auswertbarkeit bis auf den unter Abschnitt 4.3.4.1 genannten Fall der
qualifizierten digitalen Signatur nicht gegeben. 81
4.3.5 DATENBANKEN AUSSERHALB SAP
Die folgenden Ausführungen betreffen ausschließlich relationale Datenbanksysteme. Mit Office-Werkzeugen
wie z. B. MS-Access sind oftmals komplexe Büroanwendungen im Einsatz, die auch einer Prüfung auf Steuerrelevanz
unterzogen werden müssen. Meist übersteigt das Datenvolumen Grenzen, die mit einem Tabellenkalkulationsprogramm
nicht mehr bearbeitet werden können.
Bilden Ergebnisse aus einem solchen Datenbanksystem Input für die Buchhaltung (z. B. Provisions-, Boni-
Abrechnung, Garantieabwicklungen mit Grundlagen für Rückstellungsberechnungen etc.), dann sind die Daten
des Datenbanksystems steuerlich relevant und unterliegen dem Datenzugriffsrecht des Außenprüfers.
Im Allgemeinen findet man in diesen Systemen weder eine Änderungshistorie, noch kann der reine Lesezugriff
mit Schreibschutz gewährleistet und eine Zeitraumsbegrenzung eingerichtet werden. Um einen
Z1-Zugriff auf derartige Datenbanken einzurichten, bedarf es umfangreicher Programmierkenntnisse.
PRAXISTIPP:
Durch periodisches „Einfrieren“ eines Dateistandes und seine revisionssichere Ablage im File- oder
einem Dokumenten-Management-System (DMS) kann eine Grundlage für die Datenträgerüberlassung
(Z3) von historischen Daten geschaffen werden.
4.3.6 ELEKTRONISCHE UNTERLAGEN
4.3.6.1 HANDELSBRIEFE UND BUCHFÜHRUNGSUNTERLAGEN
Die elektronische Übermittlung von Handelsbriefen bzw. Buchungsbelegen gab es auch schon vor der Einführung
der GDPdU und der qualifizierten Signatur. Viele Unternehmen nehmen diese Übermittlung per EDI
(Electronic Data Interchange) vor. In den meisten Fällen werden die empfangenen EDI-Dateien an ein ERP-
81 Vgl. BMF-FAQ, Abschnitt III, Frage 4, a.a.O. und dazu die ZVEI-Kommentierung a.a.O.