Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU - DSAG
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Datenextrakte 121 wäre dadurch gewährleistet, dass <strong>der</strong> Außenprüfer nur auf Buchungskreise des in <strong>der</strong><br />
Prüfungsanordnung genannten Steuerpflichtigen zugreifen darf. Der Zugriff auf Extraktinhalte kann nur auf<br />
Buchungskreisebene geprüft werden. Eine Prüfung auf Organisationseinheiten weiterer im Extrakt vorhandener<br />
Daten aus an<strong>der</strong>en Modulen erfolgt nicht.<br />
5.5.10.2 PERIODISCHE EXTRAKTBILDUNG<br />
Im Regelfall umfasst ein Datenextrakt alle Buchungsperioden eines Buchungskreises für das komplette<br />
Wirtschaftsjahr (maximal 16 Buchungsperioden). Ein Datenextrakt darf technisch maximal 100 Daten-Files<br />
à 2 GB umfassen. In Abhängigkeit vom Datenvolumen und damit von den Laufzeiten <strong>der</strong> Extraktion kann es<br />
erfor<strong>der</strong>lich sein, unterjährig Datenextrakte zu erstellen. Für einen Buchungskreis und bei monatlicher Extraktion<br />
fallen somit max. 14 ASCII-File Sets (je Buchungsperiode 1 Set mit n Files (ohne Stammdaten), ein Set für<br />
die Abschlussperioden 13–16 (soweit genutzt) sowie 1 Set mit n Files für Stammdaten (abhängig vom Datenvolumen<br />
und Vorgaben im Customizing) an.<br />
Für die Entscheidung <strong>zur</strong> Bestimmung <strong>der</strong> periodischen Extraktfolge sollen folgende Anhaltspunkte dienen:<br />
> nach Monats- o<strong>der</strong> Quartalsabschluss, aber erst nach Sperre <strong>der</strong> erlaubten Buchungsperiode (Tabelle T001B)<br />
> nach Abgabe <strong>der</strong> Umsatzsteuer-Voranmeldung (Buchungen letzter USt-Korrekturen und <strong>der</strong><br />
USt-Zahllast sind eingeflossen).<br />
Anlässe für nicht-periodische Extraktionen können sein:<br />
> Datenauslagerungen vor Stilllegung von SAP-Systemen<br />
> Aushändigung von Datenbeständen an den Rechtsnachfolger bei Unternehmensverkäufen.<br />
Der Erwerber übernimmt die Datenaufbewahrung und ist Ansprechpartner <strong>der</strong> Außenprüfer.<br />
> Än<strong>der</strong>ung in <strong>der</strong> Organisationsstruktur: Kontenplanumstellungen, Zusammenführung von einzelnen<br />
Buchungskreisen zu einem einzigen Buchungskreis bzw. Spaltung eines Buchungskreises in mehrere<br />
neue Buchungskreise im Wege <strong>der</strong> Verschmelzung / Spaltung von Daten auf <strong>der</strong> Datenbank.<br />
PRAXISTIPP:<br />
Bei periodischer Extrakterstellung für ein Geschäftsjahr ist darauf zu achten, dass diese nur mit einer<br />
DART Version erfolgt, da ansonsten bei einer späteren Auswertung ggf. kein einheitlicher View über das<br />
ganze Geschäftsjahr erstellt werden kann. Dies gilt insbeson<strong>der</strong>e für Datenfel<strong>der</strong>, die durch eine neue<br />
DART-Version hinzugekommen sind und damit erst für Extrakte ab dem Zeitpunkt <strong>der</strong> Implementierung<br />
<strong>der</strong> neuen DART-Version <strong>zur</strong> Verfügung stehen.<br />
121 Vgl. Abschnitt 5.4.2.<br />
Seite 79 EMPFEHLUNGEN ZUR ANWENDUNG DER GDPDU, STAND 25.08.2008, © <strong>DSAG</strong> e. V.
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