Dokumentation "E-Procurement"

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Marktplätze Elektronische Marktplätze <strong>Dokumentation</strong> "E-Procurement" 14.07.2010 Elektronische Marktplätze dienen der Bedarfsbündelung mehrerer beschaffender Unternehmen und Lieferanten. Der Marktplatzbetreiber sorgt für einen reibungslosen Ablauf des Handels und stellt die Plattform zur Verfügung. Es gibt drei Varianten elektronischer Marktplätze. Horizontale eMarktplätze enthalten eine breite Produktpalette, die von Unternehmen unterschiedlichster Branchen gleichermaßen benötigt wird. Dies sind C-Güter wie beispielsweise Büromaterialien. Auf vertikalen Marktplätzen werden Produkte einer bestimmten Branche gehandelt. Daneben unterscheidet man zwischen offenen und geschlossenen Markplätzen. Offene Marktplätze können alle Interessenten nutzen, auf geschlossenen Marktplätzen hingegen hat nur ein bestimmter Kreis von Geschäftspartnern Zugang. Katalogbasierte Marktplätze enthalten ein breites Warenspektrum. Die Kataloge von einzelnen Lieferanten werden zusammengefasst und zentral über das Internet zur Verfügung gestellt. So kann der Kunde beispielsweise seine C-Güter anbieterunabhängig suchen (siehe auch MSCP). Ausschreibungsbasierter Marktplatz Als erstes wird der Bedarf festgestellt. Danach ist es das Ziel die Situation am entsprechenden Markt zu analysieren, neue Lieferanten zu finden, diese vergleichbar zu machen, um dann für die anschließende Verhandlung einen entsprechenden Preisdruck aufzubauen. So konkurrieren mehrere Lieferanten um den Auftrag. Auf dem Markt werden verschiedene Lieferanten ausgewählt, um dann eine Ausschreibung an diese zu verschicken. Die Lieferanten antworten daraufhin mit ihren Angeboten. Diese werden ausgewertet, um dann das lukrativste auszuwählen. Auktionsbasierter Marktplatz Lieferanten bieten ihre Produkte zum Verkauf an und der Höchstbietende erhält den Zuschlag. Hier wird ein wesentlich größerer Preisdruck aufgebaut, weil die Bieter unmittelbar auf die Gebote ihrer Konkurrenten reagieren. Manuela Merk, Malte Dircks, Celina Gumtz, Annika Inken Kähler Seite 12 von 21
<strong>Dokumentation</strong> "E-Procurement" 14.07.2010 Erfolgs- und Risikofaktoren bei Einführung von E-Procurement Im Hinblick auf die Erfolgsfaktoren muss zunächst festgestellt werden, dass die Einführung eines E-Procurement-Systems, insbesondere bei einer vollkommenen Neueinführung, eine komplett neue Herangehensweise an die Beschaffung darstellt und somit neue Denk- und Arbeitsweisen erfordert. Bei der Implementierung spielen daher eine Reihe von Risikofaktoren eine Rolle. Risikofaktoren Die Technologie (Systemlösung und Hardware) erscheint zunächst als größtes Hemmnis, denn hohe Kosten können für das verantwortliche Unternehmen entstehen. Diese können aber durch die Übernahme der Standards der Hersteller und solange keine aufwändigen Modifikationen nötig sind, eingegrenzt werden. Ein kritischer Punkt ist die Gestaltung von Katalogaustausch und Content-Management (Inhaltsgestaltung). Hier muss das Unternehmen sich rechtzeitig entscheiden, wer die Verantwortung in welchem Maße für die Pflege der Online-Kataloge trägt (einkaufende Organisation, Lieferant oder Dienstleister). Das verantwortliche Projektteam, welches bei der Einführung mitwirkt, muss klar strukturiert und mit entsprechenden Kapazitäten ausgestattet sein, um einen reibungslosen Ablauf zu gewähren. Weiterhin ist es von Nöten eine Teamleistung zu generieren. Die Mitglieder des Teams müssen sich selbst ergänzen können, so dass sie einander helfen können, spezifische Lösungsmöglichkeiten für Einführungsprobleme zu entwickeln. Für die Organisation des einkaufenden Unternehmens bedeutet die Implementierung jedoch eine massive Veränderung. In allen einkaufsbeteiligten Abteilungen werden grundlegende Prozessveränderungen stattfinden. Schnelles und radikales Umdenken in der Beschaffung ist gefragt. Teilprozesse entfallen, der Einkauf zieht sich aus der operativen Ebene zurück und Bedarfsträger bekommen mehr Verantwortung. Die Eingewöhnungszeit der Mitarbeiter (Erfahrungswert Firma Sedotec GmbH & Co. KG: ca. sechs Monate) an das neue System sollte berücksichtigt werden. Die Lieferanten des einkaufenden Unternehmens sollten von Beginn an der Implementierung des E-Procurement an beteiligt werden. Die Lieferanten werden zukünftig ihre Bestellungen nur noch auf elektronischem Wege erhalten, dementsprechend sind auf ihrer Seite Vorbereitungen zu treffen: die Einrichtung der Hardware, Software und die Erstellung von möglichen Schnittstellen zwischen den Unternehmen und der Verbindungsplattform (je nach Modelltyp). Der Kostenfaktor könnte das einführende Unternehmen stark belasten und muss daher gut geplant sein. Kosten entstehen für die Anschaffung der Technik (Hardware, Software, Systemlösungen, etc.) und vor allem für die Folgekosten der Wartung und Pflege der Online- Kataloge. Weiterhin ist die Abhängigkeit in der Technik ein Risikofaktor. Ein längerer Systemausfall (je nach Lageranzahl der C-Güter) im vollen Unternehmensbetrieb könnte den Super Gau (auch je nach Abhängigkeit der Kernprozesse von den C-Artikeln) bedeuten. In einem hohen Fall der Technifizierung ist es nicht einfach auf die ursprüngliche Bestellform (Papier, Brief, etc.) zurückzuwechseln. Manuela Merk, Malte Dircks, Celina Gumtz, Annika Inken Kähler Seite 13 von 21
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Seite 17 und 18: Die Phasen der Projekteinführung D
Seite 19 und 20: Online-Lieferantenbeziehungscontrol
Seite 21: Fazit und Zukunftsaussicht Dokument

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