Dokumentation "E-Procurement"

Dokumentation "E-Procurement" 14.07.2010
Erfolgs- und Risikofaktoren bei Einführung von E-Procurement
Im Hinblick auf die Erfolgsfaktoren muss zunächst festgestellt werden, dass die Einführung
eines E-Procurement-Systems, insbesondere bei einer vollkommenen Neueinführung, eine
komplett neue Herangehensweise an die Beschaffung darstellt und somit neue Denk- und
Arbeitsweisen erfordert. Bei der Implementierung spielen daher eine Reihe von Risikofaktoren
eine Rolle.
Risikofaktoren
Die Technologie (Systemlösung und Hardware) erscheint zunächst als größtes Hemmnis,
denn hohe Kosten können für das verantwortliche Unternehmen entstehen. Diese können
aber durch die Übernahme der Standards der Hersteller und solange keine aufwändigen
Modifikationen nötig sind, eingegrenzt werden. Ein kritischer Punkt ist die Gestaltung von
Katalogaustausch und Content-Management (Inhaltsgestaltung). Hier muss das Unternehmen
sich rechtzeitig entscheiden, wer die Verantwortung in welchem Maße für die Pflege
der Online-Kataloge trägt (einkaufende Organisation, Lieferant oder Dienstleister).
Das verantwortliche Projektteam, welches bei der Einführung mitwirkt, muss klar strukturiert
und mit entsprechenden Kapazitäten ausgestattet sein, um einen reibungslosen Ablauf
zu gewähren. Weiterhin ist es von Nöten eine Teamleistung zu generieren. Die Mitglieder
des Teams müssen sich selbst ergänzen können, so dass sie einander helfen können, spezifische
Lösungsmöglichkeiten für Einführungsprobleme zu entwickeln.
Für die Organisation des einkaufenden Unternehmens bedeutet die Implementierung jedoch
eine massive Veränderung. In allen einkaufsbeteiligten Abteilungen werden grundlegende
Prozessveränderungen stattfinden. Schnelles und radikales Umdenken in der Beschaffung ist
gefragt. Teilprozesse entfallen, der Einkauf zieht sich aus der operativen Ebene zurück und
Bedarfsträger bekommen mehr Verantwortung. Die Eingewöhnungszeit der Mitarbeiter (Erfahrungswert
Firma Sedotec GmbH & Co. KG: ca. sechs Monate) an das neue System sollte
berücksichtigt werden.
Die Lieferanten des einkaufenden Unternehmens sollten von Beginn an der Implementierung
des E-Procurement an beteiligt werden. Die Lieferanten werden zukünftig ihre Bestellungen
nur noch auf elektronischem Wege erhalten, dementsprechend sind auf ihrer Seite Vorbereitungen
zu treffen: die Einrichtung der Hardware, Software und die Erstellung von möglichen
Schnittstellen zwischen den Unternehmen und der Verbindungsplattform (je nach Modelltyp).
Der Kostenfaktor könnte das einführende Unternehmen stark belasten und muss daher gut
geplant sein. Kosten entstehen für die Anschaffung der Technik (Hardware, Software, Systemlösungen,
etc.) und vor allem für die Folgekosten der Wartung und Pflege der Online-
Kataloge.
Weiterhin ist die Abhängigkeit in der Technik ein Risikofaktor. Ein längerer Systemausfall (je
nach Lageranzahl der C-Güter) im vollen Unternehmensbetrieb könnte den Super Gau (auch
je nach Abhängigkeit der Kernprozesse von den C-Artikeln) bedeuten. In einem hohen Fall
der Technifizierung ist es nicht einfach auf die ursprüngliche Bestellform (Papier, Brief, etc.)
zurückzuwechseln.
Manuela Merk, Malte Dircks, Celina Gumtz, Annika Inken Kähler
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