Dokumentation "E-Procurement"

Erfolgsfaktoren
Dokumentation "E-Procurement" 14.07.2010
Zu den positiven Faktoren der Implementierung von E-Procurement zählen die folgenden
Anwendungen, wie beispielsweise der Elektronische Katalog. Die Bedarfsträger haben einen
wesentlich besseren Überblick über die zur Verfügung stehenden Produkte. Die angebotenen
Produkte sind durch die elektronische Verarbeitung wesentlich aktueller, als dies im
ursprünglichen Papierkatalog der Fall ist. Weiterhin werden durch die Online-
Katalogsysteme die Anzahl der Fehlbestellungen verringert.
Durch die elektronische Abbildung der Arbeitsabläufe im E-Procurement-System wird die
Beschaffungsabteilung auf operativer Ebene entlastet und kann sich auf taktische und strategische
Aktivitäten konzentrieren, welche das Vergleichen von Lieferanten und Preisverhandlungen
mit den eigenen Lieferanten beinhaltet.
Das elektronisch unterstützte Genehmigungsverfahren entlastet Instanzen (vor allem leitende
Mitarbeiter) und führt somit zu einer Beschleunigung des Beschaffungsprozesses. Dies
folgt vor allem aus der Möglichkeit der Automatisierung von beschaffungsbezogenen Entscheidungen,
die sich durch die Einführung von E-Procurement-Lösungen ergeben haben.
Die Modernisierung der Bestellverfahren entlastet die Einkaufsabteilung, vor allem die elektronische
Beschaffung, denn die traditionelle Beschaffungsmethode (Post, Fax, Telefon) wird
abgelöst. Weiterhin entsteht die Möglichkeit der 24/7 Bestellungen, d.h. dass Bestellungen
rund um die Uhr, jeden Tag in der Woche abgewickelt werden können. Mittels Multilieferantenkataloge
ist die Auswahl der Lieferanten hoch und somit auch der Wechsel des Lieferanten
schneller als in der traditionellen Methode möglich.
Auch durch die Einführung der eTracking Funktion (elektronische Sendungsverfolgung) in der
Bestellverfolgung wird die Bestellabteilung entlastet und der Bestellprozess beschleunigt.
Die eTracking Funktion bietet einen durchgängigen Einblick in den Lieferstatus. Der Bedarfsträger
kann hierdurch kurzfristig auf Bestellschwierigkeiten, wie z.B. Rückstand einer Ware,
reagieren.
Analysen der Einführung
Unternehmensanalyse
Vor jeder E-Procurement-Einführung empfiehlt es sich eine Unternehmensanalyse durchzuführen,
in der insbesondere die vorhandene Unternehmensstruktur bzw. die organisatorischen
und strategischen Rahmenbedingungen der Einführung untersucht werden. Ziel der
Analyse ist es Schwachstellen in der Beschaffung der C-Artikel aufzudecken und unternehmensbezogene
Ziele und Potentiale der Einführung des E-Procurement zu entwickeln.
Neben der Organisationsstruktur des Unternehmens bezieht sich die Unternehmensanalyse
auch auf die im Einkauf bereits eingesetzten Informationstechnologien, Fähigkeiten der Mitarbeiter
und aktuelle Beschaffungsabläufe des Unternehmens hinsichtlich der C-Artikel.
Dabei spielt die folgende Charakteristik der Beschaffungsfunktion eine große Rolle, in dieser
der Grad der Zentralisierung der Beschaffungsfunktion den Anfang macht. Dort wird erfragt
wie weit der Beschaffungsprozess des Unternehmens bereits zentral organisiert ist (z.B. ob
es schon Sammelbestellungen gibt). Es wird analysiert, ob es in der Lage ist Vorteile aus Volumenkontrakten
zu ziehen und langfristige Geschäftsbeziehungen zu Online-Lieferanten
Manuela Merk, Malte Dircks, Celina Gumtz, Annika Inken Kähler
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