Dokumentation "E-Procurement"

Dokumentation "E-Procurement" 14.07.2010
kann somit immer wieder aufgerufen werden und eine stets neue Suche der benötigten Produkte
ist nicht notwendig. Nach der Auswahl durchläuft die Bestellung einen Genehmigungsworkflow.
Liegt der Warenwert innerhalb des Kompetenzbereiches des Mitarbeiters,
kann die Bestellung sofort weiterverarbeitet werden. Überschreitet die Höhe des Warenwertes
den Kompetenzbereich des Mitarbeiters, so muss die Bedarfsanforderung zu einer Genehmigungsstelle
weitergeleitet werden. Dies geschieht meist per Mail an den Vorgesetzten.
Der Kaufprozess startet, wenn die Genehmigung erfolgt ist (eTransaction). Aus der Bedarfsanforderung
wird eine Bestellung generiert und per Datenübergabe an den Lieferanten verschickt,
um den Wareneingang und die Zahlungsabwicklung vom System unterstützen zu
lassen. Auf der Lieferantenseite empfängt man nun die Bestellung und das eFulfillment wird
angestoßen. Eine perfekte Auftragsabwicklung ist das wichtigste Kriterium für einen Folgekauf.
Mit Hilfe des eTracking wird die Bestellung elektronisch überwacht. Es ist das wichtigste
Kontrollinstrument und kein lästiges “Hinterher-Telefonieren“ wie zuvor ist mehr notwendig.
Der dazugehörige Prozess der eDistribution endet mit der elektronischen Registrierung
des Wareneinganges. Es gibt hierbei zwei Alternativen. Zum einen können die Waren
direkt zum Besteller gebracht werden, der den Wareneingang verbucht. Zum anderen kann
die Bestellung zu einer zentralen Stelle geliefert werden. E-Procurement zeigt die Ware solange
als nicht geliefert an, bis der Eingang bestätigt wurde. Nach dem der Wareneingang
bestätigt wurde, wird die Zahlungsabwicklung angestoßen (ePayment). Einzelrechnungen
werden zu Sammelrechnungen zusammengefasst, die per Gutschriftverfahren bezahlt werden.
Vorteilhaft ist es sowohl für den Lieferanten, als auch für den Käufer. Der Lieferant
muss sämtliche Einzelrechnungen nicht mehr erstellen und der Kunde muss diese nicht jeweils
überprüfen. Das Resultat ist, dass der Mitarbeiter eine stärkere Verantwortung erhält
und seinen Vorgesetzten dadurch entlastet.
Im Jahr 2006 wurde E-Procurement bei der Stadtwerke Flensburg GmbH eingeführt. Anfangs
wurden noch wenige Bestellungen mittels dieses Verfahrens getätigt. Bis zum Jahr 2009 hat
sich die Anzahl jedoch versiebenfacht.
Manuela Merk, Malte Dircks, Celina Gumtz, Annika Inken Kähler
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