Produktrückverfolgung

Elektronisches Doku
Gute Gründe, Ihre Geschäfts-Dokumente elektronisch zu verwalten
Die meisten Dokumente, die heute die Informationsgrundlage
für sämtliche Geschäftsprozesse
bilden, haben ihre Form in den vergangenen
Jahren grundlegend geändert: Was früher als
Geschäftsbrief oder über die Hauspost daher
kam, wird heute vor allem auf elektronischem
Wege via E-Mail versendet. Für die Unternehmen
bedeutet das: Sie müssen sich neuen Anforderungen
im Hinblick auf die langfristige Aufbewahrung
von elektronischen Geschäftsunterlagen
und digitalen Dokumenten stellen.
Auch ein noch so gut strukturiertes
Ablagesystem entpuppt sich von Zeit
zu Zeit als Heuhaufen: Die Suche nach
einem bestimmten Dokument wird dann
schnell zur Suche nach der sprichwörtlichen
Nadel. Studien belegen das: Mitarbeiter
in Unternehmen verbringen bis
zu 50 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem
Suchen nach Dokumenten (AIIM). Man
geht sogar davon aus, dass die Suche
in 7,5 Prozent der Fälle von vorneherein
vergeblich ist, da das Dokument verloren
gegangen ist. Dabei ist die richtige
Information zum richtigen Zeitpunkt eine
wichtige Voraussetzung für den Erfolg.
Moderne Dokumenten-Management-
Systeme regeln den gesamten Dokumentenfluss
im Unternehmen – vom
Posteingang bis ins Archiv. Sie sorgen
für die ständige Verfügbarkeit aller
Dokumente aus sämtlichen Unternehmensbereichen
an jedem Arbeitsplatz.
Digitale Dokumente sparen Arbeit
Durchschläge und Kopien zu erstellen
oder sie in andere Abteilungen zu brin-
Weitere Informationen:
TA Triumph-Adler AG
Südwestpark 23, 90449 Nürnberg
Tel.: +49 (0) 9 11/ 68 98 -3 51
www.triumph-adler.de
gen – das gehört in den meisten Unternehmen
zum Arbeitsalltag und kostet
wertvolle Arbeitszeit. Ein modernes
Formular- und Druckmanagement sorgt
dafür, dass die Formularverwaltung vereinfacht
wird und Arbeitsabläufe so
weit wie möglich durch Automatisierung
optimiert werden. Man geht sogar
davon aus, dass das Editieren, Sichern,
Übertragen, Archivieren und Löschen
von Dokumenten rund 15 bis 20 Prozent
der Arbeitszeit eines Sachbearbeiters
in Anspruch nehmen. Durch das Speichern
der Dokumente an verbindlicher
Stelle werden überflüssige Arbeitsgänge
und die damit verbundenen Kosten
vermieden. Es reduziert redundante
Ablagen und sorgt dafür, dass wichtige
Dateien in der richtigen Reihenfolge
abrufbar sind.
Elektronische Archivierung spart Platz
und Geld
Die Aufbewahrung in Papierform ist
dabei vor allem eines: Platzraubend.
Gerade in großen Unternehmen oder
im Gesundheitswesen beanspruchen
die papiergebundenen Akten-Archive
sehr viel Lagerraum. Zum Beispiel
benötigt ein Krankenhaus mit 300 Betten
hochgerechnet auf 30 Jahre rund
2,5 Kilometer Stauraum zur gesetzmäßigen
Archivierung aller Patientenakten.
In Unternehmen oder Behörden bietet
sich ein ähnliches Bild. Platzmangel
und Chaos sind da vorprogrammiert.
Die digitale Archivierung schafft hier
Abhilfe. Mit Hilfe eines digitalen Archivs
wird die übersichtliche Langzeitarchivierung
aller relevanten Unterlagen auf
kleinstem Raum gewährleistet.
Dokumente, die auf elektronischem
Wege das Unternehmen erreichen,
dann aber in Papierform bearbeitet werden,
druckt der Mitarbeiter zunächst
aus. Zudem müssen viele Unterlagen
dokumentenmanagement 59
in doppelter Ausführung und in verschiedenen
Ordnern archiviert oder
verfügbar gemacht werden – Kopien
sind hier also unerlässlich. Für Unternehmen
bedeutet das: Es fallen zusätzliche
Kosten für Verbrauchsmaterialien
wie Toner und Papier an. Nutzt
das Unternehmen dagegen ein elektronisches
Dokumenten-Management-
System, werden diese Kosten auf ein
Mindestmaß reduziert. Nun kann selbst
eine noch so gute digitale Dokumenten-
Verwaltung nicht dafür sorgen, dass
Ausdrucke im Unternehmen gänzlich
überflüssig werden, doch auch beim
Output-Management kann das System
unterstützen.
Die bislang aufgeführten Argumente
für ein elektronisches Dokumenten-
Management lassen es bereits erahnen:
Unternehmen können durch den
Einsatz moderner Software-Systeme
ihre Ausgaben für die Verwaltung und
die ordnungsgemäße Aufbewahrung
von geschäftsrelevanten Unterlagen
deutlich reduzieren. Im Vergleich zur
Bearbeitung und Archivierung von
Dokumenten in Papierform lassen sich
beim digitalen Dokumenten-Management
bis zu 70 % der Kosten sparen
– ein Argument, das besonders in
diesen schwierigen Zeiten nicht von
der Hand zu weisen ist. Zumal es am
Markt eine Vielzahl von modularen und
individuellen Lösungen gibt, die sich
oft schnell und einfach implementieren
lassen.
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