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Z E N T R A L E D I E N S T E
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Funktionierende und kompetente
Verwaltung unverzichtbar
Herausforderung
Rechtsformänderung
Zur Durchführung und Unterstützung
der vielfältigen
fachlichen Arbeit des DIAKO-
NISCHEN WERKES AN DER
SAAR ist eine gut funktionierende
und kompetente Verwaltung
erforderlich und unverzichtbar.
Für die Steuerung
des Unternehmens liefert sie
die benötigten Daten an die
Geschäftsführung und an die
unterschiedlichen Fachabteilungen.
Bei den Überlegungen über
verschiedene verwaltungsmäßige
Organisationsformen haben
sich die Leitungsgremien
schon vor vielen Jahren für
eine zentrale Verwaltung entschieden.
Sie hat sich bis heute
bewährt. Ein wesentlicher
Vorteil ist die größtmögliche
Gewährleistung im Bereich der
Vertretungsregelung. Auch wird
davon ausgegangen, dass
diese Organisationsform die
kostengünstigste ist.
Die Verwaltung des Werkes ist
wie folgt aufgebaut:
• Personalverwaltung, Arbeitsrecht,
Vermögensverwaltung
• Finanz- und Rechnungswesen
mit den Arbeitsbereichen
Kassenabrechnung, Buchhaltung,
Zuschusswesen und Fakturierung.
Ingesamt sind Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter in Voll-
und Teilzeit beschäftigt.
Zur Bewältigung der Arbeit ist
der Einsatz einer guten, intern
gesteuerten EDV unverzichtbar.
Im Bereich der Personalverwaltung
ist ein externes
Rechenzentrum mit der Wahrnehmung
der Vergütungszahlungen
und aller dazugehörigen
notwendigen Abwicklungsarbeiten
beauftragt.
Ziel der Verwaltung ist es, in
einem kontinuierlichen Prozess
die Abläufe der verschiedenen
Arbeitsprozesse und somit
die Ergebnisse immer weiter
zu verbessern. Um betriebswirtschaftlich
notwendige Entscheidungen
rechtzeitig treffen
zu können, wird das notwendige
Zahlenmaterial analysiert
und kurzfristig der Geschäftsführung
und den Abteilungsleitungen
vorgelegt. Die Verwaltung
arbeitet eng mit den Mitarbeitenden
der einzelnen Fachbereiche
zusammen. Das wird
am Beispiel des Zuschusswesens
deutlich. Für Zuschussanträge,
Zwischen- und Endverwendungsnachweise
sind
neben der inhaltlichen Darstellung
durch die Fachabteilungen
auch die Personalverwaltung
für Personalkostenberechnungen
und die Buchhaltung
für das Zahlenmaterial beteiligt.
Dabei ist festzustellen, dass
auf Grund der Anforderungen
der öffentlichen Zuschussgeber
der Verwaltungsaufwand immer
größer und umfangreicher
wird. Die zusätzlichen Kosten
werden aber nicht anerkannt
und vergütet. Das bedeutet
eine immer stärkere Verdichtung
der Arbeit.
Eine besondere Herausforderung
war im letzten Jahr zudem
die Rechtsformänderung des
Werkes in eine gemeinnützige
Gesellschaft mit beschränkter
Haftung.
So mussten zum Beispiel:
• alle bestehenden Arbeitsverhältnisse
überführt werden,
• die Zustimmung der Vertrags-
und Kooperationspartner
des Werkes eingeholt werden,
• die Überarbeitung aller bestehenden
Formulare, der
Briefbögen und Stempel bewältigt
werden,
• alle Versicherungs- und Kreditverträge
umgestellt werden,
• alle Geschäftspartner informiert
werden,
und vieles andere mehr.
Diese zusätzlichen Arbeiten
konnten nur dank des großen
und engagierten Einsatzes aller
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
bewältigt werden.
Walter Schneider
Leiter der Verwaltung
Susanne Bleymehl
Stv. Leiterin der Verwaltung
Die Bereiche der Geschäftsführung, der
Jugendberufshilfe und der Verwaltung wurden
nach DIN EN ISO 9001:2000 zertifiziert
Qualitätsmanagement
auf hohem Niveau
Die Entwicklung des Qualitätsmanagements
im DIAKO-
NISCHEN WERK AN DER
SAAR wurde auch im Jahr
006 kontinuierlich weitergeführt.
So sind mittlerweile alle
Abteilungshandbücher sowie
das Gesamthandbuch durch
die Geschäftsführung genehmigt
und stehen den Mitarbeitenden
zur Verfügung. Die einzelnen
Abteilungshandbücher
dienen den Mitarbeitenden als
Arbeitsgrundlage und Orientierungshilfe.
Zertifizierung
sichert Qualität
Aufgrund von Vorgaben einzelner
Geldgeber in bestimmten
Abteilungen sah sich das
DWSAAR veranlasst, im Jahr
2006 eine Zertifizierung nach
DIN EN ISO 001: 000 in den
Bereichen der Geschäftsführung,
der Jugendberufshilfe
und der Verwaltung durchzuführen.
Die Zertifizierung wurde
dem DWSAAR für diese
Bereiche am 1.September
2006 durch die Firma Certqua
in Bonn ausgesprochen. Im
Zuge der Zertifizierung wurde
auch eine Zertifizierung nach
der „Anerkennung und Zulassungverordnung
Weiterbildung“
(AZWV) durchgeführt.
Das DWSAAR ist nun ein anerkannter
Träger für alle Wirtschaft-
und Bildungsbereiche
im Saarland nach der Anerkennungs-
und Zulassungsverordnung
Weiterbildung der
Bundesagentur für Arbeit und
darf aus diesem Grunde in
den Maßnahmen Bildungsgutscheine
der ARGEn verrechnen.
Bei der DIN EN ISO 001: 000
handelt es sich um die international
anerkannte Normung für
Qualitätsmanagement. Diese
Buchstaben und Zahlenabkürzung
gehören mittlerweile zum
täglichen Leben dazu. Es gibt
sie sowohl in der Autoindustrie
als auch beim Einzelhändler
vor Ort sowie immer verbreiteter
im Gesundheits- und
Sozialbereich. Aufgrund einer
frühzeitigen Entscheidung der
Geschäftsführung, das Qualitätsmanagementsystem
an dieser
Norm auszurichten und der
kontinuierlichen Weiterentwicklung
in den letzten Jahren, war
es möglich, diese beiden Zertifikate
innerhalb kürzester Zeit
zu erlangen.
Audits überprüfen
Prozessabläufe
006 wurde zum ersten Mal
ein kompletter Auditzyklus
durchgeführt. Audits sind Überprüfungen
von Prozessabläufen
innerhalb des Werkes, die
durch dafür speziell geschulte
Mitarbeitende durchgeführt
werden. Durch die Audits wird
ein Beitrag zur ständigen Verbesserung
der Qualität im
DWSAAR geleistet. Anhand
der Audits konnten Verbesserungsvorschläge
für die einzelnen
Abteilungen sowie für die
Geschäftsführung erarbeitet
werden, welche dann durch die
Abteilungsleitungen umgesetzt
werden.
Gespräche mit
Mitarbeitenden
Im Jahr 006 wurden über die
Geschäftsführung und die Abteilungsleitungen
in Zusammenarbeit
mit den Qualitätsbeauftragten
alle Voraussetzungen
geschaffen, damit im
Jahr 007 Mitarbeitenden-Entwicklungsgespräche
stattfinden
können. Es wurde ein System
für diese Gespräche erarbeitet
und durch die Geschäftsführunggenehmigt.
Die Gespräche sollen
künftig alle zwei Jahre stattfinden.
Das Qualitätsmanagementsystem
im DWSAAR steht auf
einer breiten Basis und wird
durch die Leitung und die Mitarbeitenden
getragen. Dies
zeigt sich insbesondere in den
Bereichen der Audits, wo den
Auditoren eine große Offenheit
entgegengebracht wird. Dies
ist nicht selbstverständlich. Aus
diesem Grund geht der Dank
an alle, die sich aktiv an der
Qualitätsentwicklung im DIA-
KONISCHEN WERK beteiligt
haben.