Code of Business Conduct Verhaltenskodex des ... - Halliburton

Aufzeichnungs-Management
Im Lauf unserer täglichen Tätigkeiten erzeugen wir große Mengen
wichtiger Geschäftsaufzeichnungen. Geschäftsaufzeichnungen
können viele Formen annehmen, zum Beispiel E-Mails, Angebote,
Rechnungen, Ausgabenberichte und Verträge, und sie können in
elektronischem und gedrucktem Format vorliegen und sie können
in unseren Räumlichkeiten oder an einem externen Ort aufbewahrt
werden.
Wir treffen viele wichtige Geschäftsentscheidungen auf Basis
von Informationen, die von Mitarbeitern in unserer gesamten
Organisation erstellt werden, daher können unzutreffende
oder unvollständige Informationen weit reichende negative
Konsequenzen haben. Immer, wenn wir Geschäftsaufzeichnungen
erstellen, pflegen, genehmigen oder analysieren, sind wir
dafür verantwortlich, ihre Genauigkeit und Vollständigkeit
sicherzustellen.
Wir müssen Geschäftsaufzeichnungen sorgfältig pflegen und
dürfen sie nur in Übereinstimmung mit unseren Aufzeichnungs-
Management-Richtlinien zerstören. Sie sollten Aufzeichnungen nie
manipulieren, sie ohne Genehmigung zerstören oder Änderungen
an ihnen vornehmen, im Versuch, potenzielles Fehlverhalten zu
verschleiern.
Während Rechtsstreitigkeiten, angedrohten rechtlichen
Maßnahmen und staatlichen Untersuchungen kann es sein, dass
wir die Zerstörung oder Änderung von Informationen verhindern
müssen, damit diese zur Überprüfung vorliegen. Falls ein
solcher „Vernichtungsstopp“ auferlegt wird, werden Sie von der
Rechtsabteilung benachrichtigt. Gleichzeitig erhalten Sie spezifische
Anweisungen, Informationen aufzubewahren und nicht zu löschen
oder sonst zu ändern.
Referenzen
Unternehmensrichtlinie 3-02240, „Financial Reporting“
(Finanzberichterstattung)
Unternehmensrichtlinie 3-02290, „Internal Audit“ (Innenrevision)
Unternehmensrichtlinie 3-10130, „Records Management”“ (Records
Management)
Geschäftspraxis des Unternehmens 4-11014, „Halliburton Internal
Control Committee“ (Internes Kontrollgremium von Halliburton)
Geschäftspraxis des Unternehmens 4-11059, „Travel and
Entertainment Expense Reporting“ (Berichte über Reise- und
Bewirtungsausgaben)
Geschäftspraxis des Unternehmens 4-17013, „External Financial
Reporting” (Externe Finanzberichterstattung)
Zu beachten!
Wir alle sind dafür verantwortlich, genaue
Geschäftsaufzeichnungen zu erstellen und zu
pflegen.
Geschäftsaufzeichnungen bedeutet
Informationen, die vom Unternehmen zum
Nachweis einer rechtlichen Verpflichtung oder
geschäftlichen Transaktion erstellt, erhalten
und/oder gepflegt werden, die betrieblichen,
rechtlichen oder regulatorischen Wert hat.
Informationen umfasst alle Aufzeichnungen
und Daten in jedem Format und/oder auf jedem
Medium, die vom Unternehmen erstellt oder
erhalten werden.
Geschäftspraxis des Unternehmens 4-17015, „Financial Reporting
and the Preparation of Consolidated Financial Statements“
(Finanzberichterstattung und Erstellung konsolidierter
Jahresabschlüsse)
Geschäftspraxis des Unternehmens 4-17044, „Records and
Information Management (RIM) – Lifecycle Management
and Compliance“ (Verwaltung von Aufzeichnungen und
Informationen – Lifecycle-Management und Einhaltung)
Geschäftspraxis des Unternehmens 4-17045, „Placement of
Holds on Business Records and Information“ (Auferlegung
von Vernichtungsstopps für Geschäftsaufzeichnungen
und Informationen)
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