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c green meetings Technisierung Wie Webcasts, Apps und Tools Tagungen grüner machen Die fortschreitende Technisierung erleichtert nicht nur die Planung und Durchführung von Veranstaltungen, sondern ermöglicht auch viele Einsparungen – vor allem von Papier. Anschaulich und sensibilisierend zugleich: eine App, die den CO2-Abdruck individuell berechnet. Das waren noch Zeiten: Vor 20 Jahren schleppten die Kongress- und Tagungsbesucher am Ende ihrer Veranstaltung wahre Papierberge ins Büro – um sie dann später irgendwann auch wieder zu entsorgen. Während des Meetings kamen Dia- und Tageslichtprojektoren zum Einsatz – oder manchmal auch nicht, wenn sie plötzlich, infolge technischer Defekte, ihren Geist aufgaben. Und: Zum Telefonieren ging man in ein kleines (meistens sehr enges und sehr warmes) Telefonhäuschen; Handys existierten noch nicht. Die Zeiten haben sich gründlich gewandelt: Heute gibt es Webcasts, Apps und Tools, die Tagungen sogar grüner machen – Umweltbewusstsein und ökologische Nachhaltigkeit stehen hier immer öfter im Vordergrund und sind mittlerweile zu einem zentralen Thema der Tagungs- und Kongressbranche geworden. Wer nicht an „seiner“ Tagung teilnehmen kann, der schaut sich über einen Kongress-Webcast die Veranstaltung an und bekommt eine App für sein Smartphone. Überhaupt ist der Kontakt über App sehr umweltschonend, es erspart viele Telefonate, man ist vernetzt und kann sich sofort austauschen. Der nicht persönlich anwesende Tagungsgast kann auch Tools benutzen, um direkt von seinem PC aus bei „seiner“ Veranstaltung live dabei zu sein. Die Anreise läuft mittlerweile ebenfalls umweltfreundlich mit Hilfe von Planungstools ab. Alles ist in der heutigen Zeit schnell und unkompliziert möglich. Insbesondere Webcasts und innovative Tools werden in naher Zukunft immer häufiger bei Kongressen, Tagungen und Marketing-Events eingesetzt: Überall schnell verfügbar sind sie für jeden von großem Nutzen. So zum Beispiel können die Infos gesammelt und später zu Hause heruntergeladen und nachbearbeitet werden. Das erspart das lästige Herumtragen der Papierberge. Mit dem Thema Green Meetings im Bereich Veranstaltungsmanagement und Business Events beschäftigt sich ausführlich in Forschung und Lehre auch die Hochschule Osnabrück. Der Lehrbeauftragte Dr. Markus Große Ophoff ist einer der führenden Experten auf diesem Gebiet in Deutschland: „Durch Veranstaltungen präsentieren sich die Firmen, Verbände und Institutionen nach außen und stehen daher in einer besonderen öffentlichen Wahrnehmung. Sie sind durch ihren einmaligen Charakter und durch den induzierten Verkehr mit besonderen Umweltbelastungen verbunden. Hier gilt es Ressourcen zu sparen. Es ist heutzutage durchaus möglich, ohne großen Mehraufwand Veranstaltungen deutlich nachhaltiger zu organisieren.“ Das Spektrum der dabei zu berücksichtigenden Handlungsfelder reicht von der notwendigen Reisetätigkeit mit ihrem Einfluss auf das Klima über den Verbrauch von Energie, Wasser, Papier bis hin zu Überlegungen für eine Minimierung des Abfallaufkommens. Auch die umweltfreundliche Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen ist ein wesentlicher Aspekt von Nachhaltigkeit. Da gibt es zum Beispiel das Planungstool der Bahn und die App „Fahrplaner“. Sie ermöglichen die Planung einer Reise mit öffentlichen Verkehrsmitteln zum Veranstaltungsort – und zwar mit Bussen, U-Bahnen oder Straßenbahnen bis direkt vor die Haustür. Unter www.dbu.de/bahn kann der Tagungsteilnehmer seine gewünschte Route eintragen und erhält sofort den Fahrplan. Diese Regelung gilt bundesweit für sämtliche Veranstaltungen der Deutschen Bundesstiftung Umwelt (dbu) und des Zentrums für Umweltkommunikation (ZUK). Bereits die Anreise ist ein wichtiger Punkt, um gleich schon zu Beginn eine Tagung auch „grüner“ werden zu lassen. Das kann auch Dirk Walterspacher, Geschäftsführer Carbon Business bei CO2OL/ForestFinance bestätigen. 28 2013 | November Fotos: ForeST FINANCe, UNGerboeCK (2)
Sein Unternehmen hat sich neben dem Thema Klimaschutz auch auf ökologische Investments in nachhaltiger Forstwirtschaft spezialisiert. Bei der Wahl der Location sind entsprechende Zertifizierungen, die Verwendung von Ökostrom oder Wassersparmaßnahmen nur einige wichtige Auswahlkriterien. Auch eine „papierlose“ Teilnehmerkommunikation ist inzwischen sehr weit verbreitet; da spielen zudem Kosteneinsparungen eine wichtige Rolle. Digitale Tagungsunterlagen und Apps werden bei Veranstaltungen, Tagungen und Kongressen immer interessanter und beliebter, weil sie eine neue Form der Interaktion zwischen den Teilnehmern ermöglichen. „Darüber hinaus ist es auch sinnvoll, die Tagungsgäste direkt mit einzubeziehen“, empfiehlt Walterspacher. „Hierzu stellt CO2OL die Smartphone-Anwendung footprint|LIVE zur Verfügung, die bereits auf verschiedenen Tagungen und Fachmessen zum Einsatz kam.“ Jeder Kongressteilnehmer erhält einen QR-Code, den er mit seinem Smartphone einscannen kann. Anschließend wird er Schritt für Schritt durch die Berechnung seines persönlichen CO2-Abdrucks geführt und kann sich das Ergebnis anschaulich darstellen lassen. Die so gesammelten Daten dienen nicht nur der Information und Sensibilisierung der Gäste, sondern erleichtern in anonymisierter Form gleichzeitig die CO2-Bilanzierung der Veranstaltung. Dirk Walterspacher weiter: „Zugeschaltete Speaker und Online-Meetings bis hin zu komplett in virtuellen Räumen umgesetzte Konferenzen sind noch nicht so weit verbreitet, wie es eigentlich technisch machbar wäre. Diese Möglichkeit zu direktem persönlichen Networking steht da zu Recht im Vordergrund.“ Auch das Softwareunternehmen Ungerboeck Systems beobachtet diesen Trend. Thorsten Kolbinger, Managing Director EMEA von Ungerboeck Systems International sagt zum Thema Green Meetings: „Die Nachhaltigkeit von Veranstaltungen wird für die Teilnehmer zu einem immer wichtigeren Thema. Der Einsatz von Mobile Apps und professionellen Tools, die ‚grüne‘ Events unterstützen, stellt deshalb einen klaren Wettbewerbsvorteil für Veranstalter dar.“ Es wird geschätzt, dass 70 % aller gedruckten Interaktiv und sparsam: Digitale Tagungsunterlagen und Apps werden bei Veranstaltungen immer beliebter.
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