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Papierlose Planung: Mit Ungerboecks Touch for Tablet sind alle wichtigen Infos geräteunabhängig immer mit dabei. Materialien nach einer Veranstaltung einfach im Müll landen. Eine geeignete Software – und dadurch der Zugriff auf eine zentrale Datenbank – kann diesen Papierverbrauch schon bei der Planung und Koordination reduzieren, so dass das Drucken von Informationen gänzlich entfällt. Auch externe Dienstleister können in ein System mit eingebunden werden. Das spart Zeit und Geld. Kolbinger nennt Beispiele: „Bei einer Begleitausstellung kann zum Beispiel alles über die Software laufen; der Hallenplan ist virtuell und dadurch immer auf dem aktuellsten Stand, Angebote an verschiedene Aussteller werden direkt aus dem Plan per E-Mail verschickt. Umgekehrt reichen Aussteller dann ihre Bestellungen und Standpläne auch wieder online ein.“ Registrierungen für Veranstaltungen jeglicher Art, von Seminaren über Tagungen zu internationalen Messen finden ebenfalls papierlos statt. Mit einer durchgängigen Lösung, die unabhängig vom jeweiligen Endgerät genutzt werden kann, unterstützen Veranstalter schon während der Planung und Vorbereitung ein grünes Event. „Zum Beispiel ermöglicht das Ungerboeck Touch for Tablet das Arbeiten mit ein und derselben Software sowohl am Desktop PC als auch am Tablet“, erläutert Kolbinger. „Dies hat den großen Vorteil, dass man relevante Veranstaltungsinformationen immer in der Tasche bei sich hat und diese in Echtzeit abrufen und damit arbeiten kann.“ Tools für ein klimaneutrales Event bietet auch amiando mit seiner Eventmanagement-Software an – erfolgreich bei den <strong>Green</strong>tec Awards im August in München eingesetzt: So wurden automatisch bei jeder Teilnahmebuchung die CO2-Emissionen individuell berechnet. Die entstandenen Emissionen konnte jeder Teilnehmer durch die Unterstützung eines Klimaschutzprojektes kompensieren. So können Tagungen ganz schön grün werden. Sabine Neumann Webcasts, apps and tools for greener meetings Those were the days: 20 years ago, congress and convention visitors carried piles of paperwork back to their offices when they returned home after an event, and they later threw those same piles into wastepaper baskets. At these meetings, lecturers used slide projectors and overhead projectors – unless they blew a fuse or failed due to a technical defect. And to make a phone call, you looked for a phone booth, which was usually cramped and stuffy warm and more often than not was out of order anyway. Cell phones had not yet been invented. Times have changed dramatically: today we have webcasts, apps and tools which actually enhance the eco-friendliness of meetings – environmental awareness and ecological sustainability are consistently gaining in significance and have become a major issue in the convention and congress industry. 30 2013 | November
green meetings c Das heißt, durch eine Online-Übertragung kommen nicht weniger Teilnehmer, sondern man gewinnt weitere hinzu, die sonst nicht dabei gewesen wären? Absolut! Natürlich respektiere ich die Bedenken von Kongressveranstaltern, sich mit der Liveund on-demand-Aufbereitung von Kongressinhalten eine eigene Konkurrenz im Internet aufzubauen. Jedoch zerstreuen sich diese Sorgen in der regel nach der ersten Aufbereitung eines Kongresses durch uns rückstandslos. einige Fachverbände und PCos entdecken mit Webcasts – wenn diese denn auch intelligent verwertbar aufbereitet sind – sogar ein ganz neues, eigenständiges Geschäftsmodell, das mit dem ursprünglichen Kongress nur noch so viel zu tun hat, als dass der Kongress als Quelle für die vieinterview „Die Zeit ist reif!“ tw: Wie verändert die Technik die Tagung von heute und morgen? Staaden: heute führt doch wirklich fast jeder, anders als noch vor – sagen wir mal – fünf Jahren, einen kleinen Computer in Form eines Smartphones oder sogar einen Tablet-Computer mit sich. dort ist man gewohnt, zu jeder Zeit, von jedem ort seine e-Mails abzurufen und Zugriff auf jeden beliebigen Internet-dienst zu haben. Menschen, die im universitären Umfeld mit digitalen Medien und der „freien“ Allzeitverfügbarkeit von Informationen sozialisiert wurden, haben heute wichtige rollen im Beruf und sind die Zielgruppen von Konferenzveranstaltern und Fachverbänden. Bedeutende Trends aus den hochschulen, wie zum Beispiel die „open- Access-Bewegung“ und die „MooC – massively open online courses“ gelten unter Fachleuten zu recht als wahre revolutionen nachhaltigen Lernens und der allgemeinen Wissensverbreitung. Speerspitzen dieser Bewegungen sind die anglo-amerikanischen elite-Universitäten, aber auch auf nationaler ebene tut sich sehr viel. Anders als noch vor ein paar Jahren spielen auch die datenverbindungen keine große rolle mehr. Umfangreiche datenmengen, wie Videoinhalte über das Internet, sind heute nahezu überall in guter bis hervorragender Qualität zu empfangen. Zusammengefasst heißt das, dass sowohl die technischen Voraussetzungen als auch die Akzeptanz und sogar die erwartungshaltung bei Kongressteilnehmern mehr als gegeben ist. die Zeit ist reif für Webcasts, also die online-Aufbereitung von Kongressen! len Inhalte dient, die anschließend über das Internet für beliebige Zwecke angeboten werden. Um dafür nur ein Beispiel zu nennen: die innerbetriebliche Aus- und Fortbildung von „daheimgebliebenen“. Worauf müssen Veranstaltungsplaner achten, wenn sie ihre Konferenz live streamen wollen? Gibt es zum Beispiel rechtliche Fallstricke? die rechtlichen Fallstricke sind eigentlich keine anderen als die vor der Zeit des Internets. Nur werden mangelhafte Kontrollen der Kongressinhalte durch die Verantwortlichen viel schneller und einem viel größeren Publikum bekannt als früher. das Urheberrecht gibt es schon seit vielen Jahrzehnten. Also mussten Vortragende schon immer darauf achten, nur die Inhalte zu verwenden, an denen sie auch das Urheberbzw. Nutzungsrecht besitzen – seien es nun Musikstücke, Bilder oder anderes geistiges eigentum. Im wissenschaftlichen Umfeld besteht traditionell ein hoher Anspruch an die Urheberschaft des Vortragenden an seinem Vortrag. Bei anderen geistigen Gütern besteht aber selbst dort noch Nachholbedarf. Und: Man muss sich als Veranstaltungsplaner natürlich bei den Vortragenden die erlaubnis einholen, den Vortrag aufzuzeichnen und live oder später on-demand zu „senden“ – fachlich gesprochen, zu verwerten. Ihrer Meinung nach trägt Live-Streaming also zum grünen Veranstaltungsgedanken bei? Gibt es dazu noch Argumente, die wir noch nicht angesprochen haben? Wenn „grün“ nicht nur „öko“, sondern auch „konservativ“ bedeuten darf, sehe ich es wirklich so, dass die online-Aufbereitung von Kongressinhalten dem grünen Veranstaltungsgedanken entspricht. Immerhin werden dadurch Kongressinhalte quasi konserviert und wirken für einen beliebig langen Zeitraum nach. Wir erzeugen damit „die Veranstaltung nach der Veranstaltung“ – nur auf anderem, nachhaltigerem Wege. einmal erzeugtes Wissen ist auf diese Weise immer weiter zu verwenden. Man setzt also mit der Veranstaltung ein Samenkorn in die erde und macht sie so einem viel größeren Kreis von Menschen zugänglich. es ist alles auf den erhalt, aber auch die Weiterentwicklung von Werten angelegt – also streng genommen sehr konservativ und „grün“ zugleich. inTerVieW: Dr. AnJA WAGner CHrISTIAn STAADen Sales Manager von Meta-Fusion, ein Dienstleister für Multimedia- und Internet-Anwendungen, gibt Auskunft über neue technische Möglichkeiten für grüne <strong>Meetings</strong>. „Die Zeit ist reif für Webcasts, also die Online- Aufbereitung von Kongressen!“ November | 2013 31
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