Professorinnen und Professoren - KOPS - Universität Konstanz

• Kosten übernehmen. Falls irgendwie möglich, sollten die Reisekosten und das Hotel
bezahlt werden (wenigstens teilweise) – Unterstützung bei der Hotelsuche anzubieten
sollte selbstverständlich sein.
• Vortrag halten lassen. Einen Vortrag halten zu lassen, der im Anschluss kritisch diskutiert
wird, kann sehr hilfreich sein, um die fachliche Qualität der Bewerberinnen und
Bewerber einschätzen zu können (z. B. 20 Minuten Vortrag / 10 Minuten Diskussion).
In manchen Disziplinen (vor allem in den Naturwissenschaften) ist dies ohnehin Standard.
• Einzel- und Gruppengespräche. Solche Gespräche sollten gut geplant werden (Fragenkatalog;
Festlegung, wer welche Frage stellen wird).
• Zeit für Fragen. Grundsätzlich den Bewerberinnen und Bewerbern genügend Zeit geben,
um Fragen zu stellen.
• Persönliches Gespräch mit der Arbeitsgruppenleiterin oder dem Arbeitsgruppenleiter.
Ein solches Gespräch ist auf jeden Fall notwendig (z. B. 30 Minuten); hier kann u.a.
auch nach Referenzen gefragt werden (mit ehemaligen Betreuerinnen und Betreuern
der Person Kontakt aufzunehmen, könnte durch die Einbeziehung einer weiteren
Perspektive zu einem vollständigeren Bild führen).
• Informelle Gespräche. Solche Gespräche mit den anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
können für beide Seiten hilfreich sein (etwa im Rahmen eines gemeinsamen
Kaffeetrinkens; z. B. 30 Minuten).
• Uniführung. Eine abschließende Uniführung und ein Zeigen der Räume der Arbeitsgruppe
(auch des Experimentallabors, wenn vorhanden; z. B. 30 Minuten) kann für die
Bewerberinnen und Bewerber wichtig im Hinblick auf deren Entscheidung sein – und
man bekommt einen Eindruck, wie groß ihr Interesse an der Universität ist.
• Weitere Gesprächsangebote machen. Den zum Bewerbungsgespräch eingeladenen
Personen sollte angeboten werden, dass sie sich im Falle von weiter auftretenden Fragen
jederzeit gerne an einen wenden können – das kann einigen Druck von den Bewerberinnen
und Bewerbern nehmen, da es nicht so schlimm für sie ist, wenn sie
einen bestimmten Punkt vor Ort nicht ansprechen (möchten).
Hat man sich für eine Person entschieden, so ist ihre Einführung in die Arbeitsgruppe sehr
wichtig – z. B. im Rahmen eines ausführlichen Einführungsgesprächs, bei welchem über
Forschung, Lehre und Arbeitsgruppenstrukturen gesprochen wird. Ein gut vorbereitetes
Büro mit EDV-Ausstattung und Materialien kann ein schöner „Willkommensgruß“ sein –
ein paar Süßigkeiten, Obst und eine von allen unterzeichnete Karte auf den Schreibtisch
zu legen, kann den ersten Arbeitstag weiter verschönern und zu einem angenehmen
Einstieg beitragen.
35. Die Außendarstellung der Arbeitsgruppe
An Universitäten wird häufig zu wenig darauf geachtet, welche Wirkung man als Arbeitsgruppe
nach außen hat. Diese Wirkung ist allerdings nicht zu unterschätzen, denn sie lässt
einen Eindruck von der Arbeitsgruppe entstehen, der z. B. bei der Akquirierung von wissenschaftlichem
Nachwuchs und Hilfskräften wichtig ist. Neben der „wissenschaftlichen
Außenwirkung“ (Publikationen, Drittmittelprojekte, …) gibt es nicht zu unterschätzende
weitere Aspekte der Außenwirkung. Hier ein paar Dinge, die man diesbezüglich beachten
kann:
• Freundlichkeit im Sekretariat. Das Sekretariat ist für die Außenwirkung überaus relevant
– es ist die „Anlaufstelle“ für viele Personen. Hier sollten alle stets freundlich und
entgegenkommend empfangen werden. Die Sekretärin bzw. der Sekretär sollte sich
stets genügend Zeit für Personen nehmen, die mit Anfragen und Bitten ins Sekretariat
kommen. Wenn sie bzw. er viel Arbeit hat, sollte man die Zeiten für den Publikumsverkehr
einschränken. Aber wenn Personen zu diesen Zeiten kommen, ist stets Freundlichkeit
angesagt.
• Gute Türschilder. Türschilder sagen sehr viel über die Arbeitsgruppe aus. Sie sollten
schön und informativ gestaltet werden (z. B. Sprechstundenzeiten, E-Mail-Adressen,
Telefon, Logo, …).
• Gute Info-Texte. Info-Texte an den Türen sind wichtig. Texte wie „Sprechstunde fällt
heute aus“ sind sehr unfreundlich und inakzeptabel. Man sollte sich in der Gruppe
gemeinsam freundliche und entgegenkommende Texte überlegen, die standardmäßig
in spezifischen Fällen verwendet werden. Hier Beispiele: „Leider kann meine Sprechstunde
heute nicht stattfinden. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an das Sekretariat
(D 606) oder kontaktieren Sie mich via E-Mail. Nächste Woche findet meine
Sprechstunde wieder zur gewohnten Zeit statt. Vielen Dank für Ihr Verständnis !“; „Ich
bin gerade unterwegs und ca. um 10.30 Uhr zurück. Vielen Dank für Ihr Verständnis !“.
Auch diese Texte sollten schön gestaltet sein (z. B. mit Logo). Man kann Standardtexte
und Formatierungen allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung stellen;
diese können dann die entsprechenden Infos (z. B. Abwesenheitszeiten) modifizieren
und mit sehr wenig Aufwand verwenden.
• Bilder/Poster auf dem Gang. Die Gänge der Arbeitsgruppe sollten schön gestaltet werden
– z. B. mit Bildern und Postern (etwa Poster, die bei Kongressen vorgestellt wurden),
die einen inhaltlichen Bezug zur Arbeit der Gruppe haben.
• Gute Homepage. Die Homepage ist selbstverständlich ein zentrales Aushängeschild
jeder Arbeitsgruppe. Sie sollte professionell gestaltet (z. B. professionelle Bilder – hier
ist oft Schreckliches zu sehen) und stets aktuell sein (auch hier ist oft Schreckliches zu
sehen). Man sagt zwar, „nichts ist älter als die Tageszeitung von gestern“, aber dasselbe
gilt für Homepages. Eine Person aus der Arbeitsgruppe sollte für die Aktualität der
Homepage verantwortlich sein – bis hin zu sehr aktuellen Ankündigungen, wie z. B.
den Ausfall von Sekretariatsöffnungszeiten und Sprechstunden aufgrund von Krank-
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