Professorinnen und Professoren - KOPS - Universität Konstanz

heit. Aber nicht nur Aktuelles gehört auf die Homepage: auch ein Archiv von Bildern
der Arbeitsgruppe, auf denen ehemalige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Personen,
die Qualifikationsarbeiten an der AG verfasst haben zu sehen sind, ist wichtig
– das zeigt die Wertschätzung Ehemaliger und fördert deren Commitment.
• Visitenkarten. Alle Mitglieder der Arbeitsgruppe sollten professionell gestaltete Visitenkarten
haben – auf jeden Fall im internationalen Format, evtl. zusätzlich auch im
nationalen Format. Allerdings ist dies sehr vom Fach abhängig – in der Psychologie ist
das eher üblich, in der Physik beispielsweise würde es eher eigenartig wirken.
• Getränke parat. Als Professor sollte man stets Wasser, Kaffee und Tee anbieten können.
Es ist wichtig, dass man auch schöne Tassen und Gläser hat. An Universitäten
steht oft unmögliches Geschirr herum.
• Schöne Büros. Die Büros sollten ordentlich sein. Chaos in den Büros vermittelt den
Eindruck, als hätte man die Dinge nicht unter Kontrolle. Das Ausmaß an Ordnung im
Büro ist generell für das Impression-Management wichtig – hier muss jede und jeder
eine individuelle Lösung finden. Zu aufgeräumte Büros können pedantisch, auf manche
evtl. sogar „nicht wissenschaftlich“ wirken oder auch den Eindruck erwecken, man
hätte wenig zu tun – zumindest bleibt anscheinend Zeit zum Ordnung halten oder
zum Aufräumen. Für manche ist ein mittleres Maß an Aufgeräumtheit auch ideal –
das sogenannte „kreativitätsfördernde kleine Chaos“ – und diese kreativitätsfördernde
Umfeld will man natürlich auch anderen zeigen: Hier arbeitet jemand, der kreativ ist.
Ein heikles Thema sind auch Bilder im Büro: Insbesondere gerahmte Bilder könnten
ja den Eindruck erwecken, man hätte zu wenig zu tun. Ein (evtl. etwas schief) aufgehängtes
Poster signalisiert guten Willen – aber es fehlt einfach die Zeit. Also: Ordnung
und Ästhetik im Büro ist ein vielschichtiges Thema.
• Gute Texte auf dem Anrufbeantworter. Die Anrufbeantworter sollten einen freundlichen
Ansagetext haben. Auch hier kann man einen Standardtext für die Arbeitsgruppe
entwickeln.
• Angemessene Kleidung. Lockere Kleidung ist üblich an Universitäten, zumindest im
Bereich der Psychologie. Sicher kann hier jeder seinen persönlichen Stil haben und sich
im Intervall [sehr leger; sehr seriös] bewegen. Aber im Hinblick auf die Außendarstellung
ist eine zu legere Kleidung sicher zu vermeiden – Tabu sollten kurze Hosen sein,
barfuß zu gehen, Tops, zu wenig Kleidung, zu weiter Ausschnitt – und sehr unschick
sind bei Männern auch kurzärmlige Hemden (der Zusatz mit den kurzärmligen Hemden
hat bei manchen Kolleginnen und Kollegen, die dieses Manuskript vorab gelesen
haben, etwas Unverständnis ausgelöst – das ist sicher auch Geschmackssache, aber
z. B. im Wirtschaftskontext sind kurzärmlige Hemden häufig ein Tabu). Gegen hochgekrempelte
Ärmel bei langärmligen Hemden ist nichts auszusetzen – das hat einen
gewissen Charme. Bei den Schuhen ist ebenfalls ein zu lockerer Stil zu vermeiden. Als
Arbeitsgruppenleiter kann man das Thema Kleidung durchaus mal ansprechen – evtl.
schon, bevor Probleme auftreten, weil sich dann Kolleginnen und Kollegen angegriffen
fühlen („Kleidung ist ja schließlich etwas sehr Persönliches“).
Arbeitsgruppen an Universitäten hinken in puncto Außendarstellung häufig Gruppen in
Unternehmen hinterher. Eine schöne und einheitliche Außendarstellung (z. B. Visitenkarten)
stärkt auch das Commitment der Mitglieder der Arbeitsgruppe und vermittelt einen
professionellen Eindruck. Und es ist wirklich nicht viel Arbeit, die genannten Dinge zu
etablieren.
36. Arbeitsgruppensitzungen
Arbeitsgruppensitzungen sind immer auch „Social Events“ und wichtig, um ein Gesamt-
Gruppengefühl zu etablieren und aufrechtzuerhalten, auch wenn sich bestimmte Subgruppen
(z. B. Projektteams) ohnehin mehr oder weniger oft sehen und zum Teil regelmäßig
intensiv zusammenarbeiten. Arbeitsgruppensitzungen wären vielleicht inhaltlich
manchmal gar nicht notwendig, aber sie haben eben nicht nur den Zweck über konkrete
Arbeiten zu sprechen. Hier ein paar Aspekte, die dazu beitragen können, Arbeitsgruppensitzungen
so zu gestalten, dass alle davon profitieren. Es empfiehlt sich, Arbeitsgruppensitzungen
während der Vorlesungszeit im Monatsturnus abzuhalten und während der
vorlesungsfreien Zeit mindestens eine Sitzung stattfinden zu lassen.
• Professionelle Einladung. Bei der Einladung zur Arbeitsgruppensitzung sollten möglichst
auch bereits die TOPs versandt werden. Aus der Einladung sollte hervorgehen,
dass es sich um eine wichtige Besprechung handelt, bei der man auf keinen Fall ohne
triftigen Grund fernbleiben kann. Bezüglich der TOPs sollten grundsätzlich immer alle
die Möglichkeit haben, Vorschläge bis zu zwei Tage vor der Sitzung zu senden. Eine
andere Möglichkeit besteht darin, die TOPs auf ein allen zugängliches Dokument zu
stellen (z. B. auf den gemeinsamen Server), so dass alle ihre TOPs eintragen können
(möglichst mit Namen, von wem der Punkt stammt).
• Anwesenheitspflicht und Entschuldigung. Wer nicht zur Sitzung kommen kann, sollte
sich auf jeden Fall beim Arbeitsgruppenleiter im Vorfeld entschuldigen – natürlich mit
Angabe des Grundes für das Fehlen.
• Getränke und Snacks bereitstellen. Schön ist es immer, wenn es etwas zu essen und zu
trinken gibt (Äpfel, Obstschnitten, Kekse, Brezeln, Kaffee, Tee, Wasser, …). Das muss
nicht immer sein, ist aber für die Stimmung gut (vor allem Kaffee und Tee am frühen
Morgen) – und es ist professionell.
• Materialien bereitstellen. Am Anfang sollten die Materialien verteilt werden (z. B. Überblickslisten
zu den Hilfskräften mit den jeweiligen zeitlichen Rahmenbedingungen).
Auf jeden Fall sollte in der Regel eine TOP-Liste verteilt werden, bei der bei jedem TOP
eine Zeitangabe steht, also die Zeit, die etwa für diesen TOP verwendet werden sollte.
Anstelle von Papierversionen ist z. B. auch eine Präsentation über den Beamer gut (z. B.
Benutzung einer Dokumentenkamera) – das erspart oft unnötige Papierberge.
• Sitzungsdauer festlegen. Ganz wichtig ist es auch, das Sitzungsende zu nennen. Und
noch wichtiger, sich auch daran zu halten. Endlos-Sitzungen sind schlimm – es ist immer
gut zu wissen, wann etwas enden wird. Und es ist gut zu wissen, dass Zeitpläne
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