Amtliche und öffentliche Beglaubigungen Gemeinsames ...

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4.1.1 Jede Behörde ist befugt, Abschriften von Urkunden, die sie selbst ausgestellt hat, amtlich zu
beglaubigen (§ 1 Abs. 1 LVwVfG i. V. m. § 33 Abs. 1 Satz 1 VwVfG).
4.1.2 Darüber hinaus dürfen die in § 1 Abs. 1 Satz 1 des Landesgesetzes über die Beglaubigungsbefugnis
bezeichneten Stellen - die von § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 12 des Landesgesetzes über
die Beglaubigungsbefugnis erfassten Behörden lediglich im Rahmen ihrer sachlichen Zuständigkeit
- gemäß § 1 Abs. 1 LVwVfG i. V. m. § 33 Abs. 1 Satz 2 Halbsatz 1 VwVfG Abschriften
sonstiger Urkunden amtlich beglaubigen.
Dies setzt voraus, dass
a) die Urschrift von einer anderen deutschen Behörde ausgestellt ist oder die Abschrift
- auch eines privaten Schriftstücks - zur Vorlage bei einer anderen deutschen Behörde
benötigt wird und
b) nicht durch Rechtsvorschrift die Erteilung beglaubigter Abschriften aus amtlichen Registern
und Archiven anderen Behörden ausschließlich vorbehalten ist, z. B. durch § 61 a
Nr. 1 des Personenstandsgesetzes für Personenstandsurkunden
(§ 1 Abs. 1 LVwVfG i. V. m. § 33 Abs. 1 Satz 2 Halbsatz 1 VwVfG).
4.1.3 Unzulässig ist die amtliche Beglaubigung von Abschriften, wenn ein Beglaubigungshindernis
nach § 1 Abs. 1 LVwVfG i. V. m. § 33 Abs. 2 VwVfG vorliegt. Ebenso darf im Einzelfall keine
amtliche Beglaubigung vornehmen, wer von § 1 Abs. 1 LVwVfG i. V. m. den §§ 20 und 21
VwVfG, die entsprechend anzuwenden sind, erfasst wird.
4.1.4 Ob die rechtlichen Voraussetzungen für die amtliche Beglaubigung einer Abschrift vorliegen,
wird nicht immer zweifelsfrei festzustellen sein. Im Zweifelsfall ist daher die Antragstellerin
oder der Antragsteller - um sie oder ihn vor etwaigen Rechtsnachteilen zu bewahren und
Schadensersatzansprüche zu vermeiden - an einen Notar zu verweisen. Eine amtliche
Beglaubigung wird durch eine notarielle Beglaubigung ersetzt.
4.1.5 Die amtliche Beglaubigung einer Abschrift erfolgt durch einen Beglaubigungsvermerk. Er ist
unter die zu beglaubigende Abschrift zu setzen (§ 1 Abs. 1 LVwVfG i. V. m. § 33 Abs. 3
Satz 1 VwVfG).
Besteht die Abschrift aus mehreren Blättern, sind diese so fest miteinander zu verbinden,
dass eine Trennung ohne merkbare Beschädigung nicht möglich ist; auf die Verbindungsstellen
ist das Dienstsiegel aufzudrücken. Ist auf der letzten beschriebenen Seite der Abschrift
für den vollständigen Beglaubigungsvermerk kein Raum, sollen wenigstens die ersten Worte
des Vermerks noch auf diese Seite gesetzt werden; die restlichen Worte sind dann entweder
auf die Rückseite der Abschrift oder auf ein eigenes Blatt zu setzen, das mit den übrigen
Blättern entsprechend Satz 3 zu verbinden ist.