Ideen- und Beschwerdemanagement - Dokumentation der ...
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<strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong><br />
Ein Leitfaden<br />
von Kommunen für Kommunen<br />
in Schleswig-Holstein<br />
Arbeitskreis<br />
<strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong><br />
2007
Inhaltsverzeichnis<br />
Seite<br />
Vorwort ............................................................................................................................1<br />
1. Einleitung.....................................................................................................................2<br />
2. Einführung...................................................................................................................3<br />
2.1 Arten <strong>und</strong> Son<strong>der</strong>fälle .................................................................................................3<br />
2.2 Einbindung <strong>der</strong> Beteiligten ..........................................................................................4<br />
2.3 Organisationsform.......................................................................................................5<br />
2.4 Voraussetzungen ........................................................................................................6<br />
2.5 Ausstattung .................................................................................................................7<br />
3. Initialisierung...............................................................................................................8<br />
3.1. Homepage .................................................................................................................8<br />
3.2. Servicekarten .............................................................................................................9<br />
3.3. Broschüren etc.........................................................................................................10<br />
4. Annahme....................................................................................................................11<br />
4.1 Quellen......................................................................................................................11<br />
4.2 Erfassung..................................................................................................................11<br />
4.3 Standardisierung......................................................................................................13<br />
5. Bearbeitung <strong>und</strong> Reaktion .......................................................................................14<br />
5.1 Eingangsbestätigung ................................................................................................14<br />
5.2 Bearbeitung...............................................................................................................14<br />
5.3 Benachrichtigung ......................................................................................................15<br />
6. Auswertung <strong>und</strong> Controlling ...................................................................................16<br />
6.1 Auswertung ...............................................................................................................16<br />
6.2 Konsequenzen ..........................................................................................................17<br />
7. Kritische Erfolgsfaktoren .........................................................................................19<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein
Seite<br />
8. Formulare <strong>und</strong> Checklisten......................................................................................20<br />
8.1 Onlineformular 1 zur <strong>Ideen</strong>-/ Beschwerdeabgabe ...................................................20<br />
8.2 Onlineformular 2 zur <strong>Ideen</strong>-/Beschwerdeabgabe ....................................................21<br />
8.3 Standardisierter Erhebungsbogen 1 ........................................................................22<br />
8.4 Standardisierter Erhebungsbogen 2 ........................................................................23<br />
8.5 Zwischenbescheid ...................................................................................................24<br />
8.6 Abgabenbescheid ....................................................................................................26<br />
8.7 Checkliste ................................................................................................................28<br />
8.8 Beschwerdebearbeitungsstandards.........................................................................29<br />
9. Literatur zum Thema.................................................................................................30<br />
9.1. Verwendete Literatur................................................................................................30<br />
9.2. Weiterführende Literatur ..........................................................................................31<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein
Vorwort<br />
Im Juni 2006 haben sich Vertreterinnen <strong>und</strong> Vertreter aus Kommunen in Schleswig-Holstein<br />
zusammengesetzt <strong>und</strong> den Arbeitskreis „<strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong>“ gegründet.<br />
Die Initiative für ein Arbeitstreffen zu diesem Thema war vom Projekt „<strong>Dokumentation</strong> <strong>der</strong><br />
Verwaltungsmo<strong>der</strong>nisierung in Schleswig-Holstein“ (kurz „Informdoku“) von <strong>der</strong> Fachhochschule<br />
für Verwaltung <strong>und</strong> Dienstleistung ausgegangen.<br />
Nach einem ersten Informationsaustausch über den Stand des Aufbaus <strong>und</strong> <strong>der</strong> Entwicklung<br />
eines <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong>s in den teilnehmenden Kommunen war man sich<br />
schnell einig, die vorhandenen Kompetenzen <strong>und</strong> Erfahrungen systematisch aufzubereiten<br />
<strong>und</strong> sie so an<strong>der</strong>en interessierten Kommunen zur Verfügung zu stellen. So entstand die<br />
Idee, gemeinsam einen Leitfaden zum „<strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong>“ zu erarbeiten.<br />
Unter <strong>der</strong> Leitung des Projektes Informdoku haben sich die Arbeitskreismitglie<strong>der</strong> mehrfach<br />
getroffen, vorbereitete Materialien gesichtet <strong>und</strong> gemeinsam den vorliegenden Inhalt<br />
des Leitfadens verfasst.<br />
Wir hoffen, mit dem Leitfaden allen interessierten Kommunen eine Anregung <strong>und</strong> Umsetzungshilfe<br />
für den Aufbau eines eigenen <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong>s geben zu<br />
können.<br />
Gabriele Bischof – Projekt Informdoku<br />
Hauke Borchardt – Stadt Nor<strong>der</strong>stedt<br />
Hans-Peter Finnern – Wege-Zweckverband <strong>der</strong> Gemeinden des Kreises Segeberg<br />
Jutta Harter – Kreis Segeberg<br />
Volker Hein – Stadt Eutin<br />
Cordula Kaup – Projekt Informdoku<br />
Dirk Koch – Landeshauptstadt Kiel<br />
Karin Lei<strong>der</strong> – Stadt Eutin<br />
Dirk Schmidt – Stadt Glinde<br />
Corinna Sell – Stadt Büdelsdorf<br />
Inga Thedens – Hansestadt Lübeck<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 1 -
1. Einleitung<br />
Untersuchungen zum Thema K<strong>und</strong>enverhalten zeigen, dass sich nur drei von zehn unzufriedenen<br />
K<strong>und</strong>Innen tatsächlich beschweren. Eine geringe Menge von Beschwerden sagt also<br />
noch nichts über die Anzahl unzufriedener K<strong>und</strong>Innen.<br />
Ziel des <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong>s ist es, die Zufriedenheit <strong>der</strong> K<strong>und</strong>Innen wie<strong>der</strong><br />
herzustellen.<br />
Wenn sich viele Menschen, die sich über etwas<br />
geärgert haben, nicht beschweren <strong>und</strong> ihrem Ärger<br />
stattdessen bei ihren Bekannten Luft machen,<br />
bedeutet dies eine Vielzahl negativer Äußerungen<br />
<strong>und</strong> somit auch genauso viele negative Meinungen.<br />
Gleichzeitig bedeuten nicht geäußerte Beschwerden<br />
entsprechend viele fehlende Verbesserungsvorschläge<br />
für die Verwaltung.<br />
Durch ein aktives <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> wird das Interesse an <strong>der</strong> Meinung<br />
<strong>und</strong> den Wünschen <strong>der</strong> K<strong>und</strong>Innen offen gezeigt. Damit wird die Dienstleistungsqualität optimiert<br />
<strong>und</strong> das Verwaltungsimage verbessert. Mögliche Schwachstellen werden schnell <strong>und</strong><br />
effektiv aufgedeckt.<br />
Die neu gewonnenen Informationen können für eine Ursachenanalyse <strong>und</strong> den anschließenden<br />
Optimierungsprozess verwertet werden.<br />
„Wir wollen noch besser werden!“<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 2 -
2. Einführung<br />
Ein aktives <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> umfasst die<br />
Planung, Durchführung <strong>und</strong> Kontrolle aller Maßnahmen, die<br />
• zur Stimulierung, Annahme, Bearbeitung <strong>und</strong> Auswertung<br />
von <strong>Ideen</strong> <strong>und</strong> Beschwerden<br />
• einschließlich <strong>der</strong> Initiierung angemessener Reaktionen<br />
ergriffen werden.<br />
2.1 Arten <strong>und</strong> Son<strong>der</strong>fälle<br />
<strong>Ideen</strong> <strong>und</strong> Beschwerden äußern sich auf unterschiedliche Art <strong>und</strong> Weise – teilweise sind sie<br />
nicht unmittelbar als solche erkennbar.<br />
Insbeson<strong>der</strong>e sind folgende Arten denkbar:<br />
• Allgemeine, ausdrücklich als solche vorgebrachte <strong>Ideen</strong> <strong>und</strong> Beschwerden<br />
• Hinweise o<strong>der</strong> Anregungen zu bestimmten Vorgängen o<strong>der</strong> Verfahren<br />
• Leserbriefe, Eintragungen im Gästebuch, Forum o<strong>der</strong> Chat<br />
• Kündigung von Verträgen wegen Unzufriedenheit<br />
• Wi<strong>der</strong>sprüche gegen Verwaltungsentscheidungen o<strong>der</strong> –verfahren<br />
• Klagen o<strong>der</strong> Dienstaufsichtsbeschwerden<br />
• Anfragen, Anregungen, Hinweise aus politischen Gremien<br />
• Innerbetriebliches Vorschlagswesen<br />
Son<strong>der</strong>fälle stellen alle <strong>Ideen</strong> <strong>und</strong> Beschwerden dar, für die eine kommunale Zuständigkeit<br />
nicht gegeben ist o<strong>der</strong> die beson<strong>der</strong>en Rechtsvorschriften unterliegen.<br />
Insbeson<strong>der</strong>e folgende Arten sind denkbar:<br />
• <strong>Ideen</strong> <strong>und</strong> Beschwerden, die sich auf Anliegen beziehen, die nicht innerhalb <strong>der</strong> Verwaltung<br />
geklärt werden können. Hier nimmt das <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong><br />
eine Wegweisungsfunktion wahr, indem Auskunft über die Zuständigkeit erteilt wird <strong>und</strong><br />
Adressen o<strong>der</strong> AnsprechpartnerInnen ermittelt <strong>und</strong> mitgeteilt werden.<br />
• Dienstaufsichtsbeschwerden, die sich auf persönliches Fehlverhalten von MitarbeiterInnen<br />
beziehen.<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 3 -
• Wi<strong>der</strong>sprüche werden gr<strong>und</strong>sätzlich im Rechtsmittelverfahren bearbeitet. Im Rahmen<br />
<strong>der</strong> K<strong>und</strong>enorientierung sollte vor Beginn des förmlichen <strong>und</strong> in <strong>der</strong> Regel kostenintensiven<br />
Verfahrens eine umfassende Sachaufklärung erfolgen.<br />
• Schadenersatzfor<strong>der</strong>ungen werden mit Abgabenachricht dem zuständigen Bereich zur<br />
weiteren Bearbeitung zugeleitet.<br />
• Petitionen nach § 16 c <strong>und</strong> § 16 e <strong>der</strong> Gemeindeordnung für das Land Schleswig-<br />
Holstein: Hier handelt es sich um <strong>Ideen</strong> <strong>und</strong> Beschwerden, für welche die politische Vertretung<br />
die Befassungskompetenz besitzt.<br />
Alle Hinweise werden bearbeitet –<br />
aber nicht je<strong>der</strong> Hinweis ist eine Idee o<strong>der</strong> Beschwerde.<br />
2.2 Einbindung <strong>der</strong> Beteiligten<br />
Der Erfolg eines aktiven <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong>s setzt die Akzeptanz aller<br />
Beteiligten, d.h. <strong>der</strong> K<strong>und</strong>Innen, <strong>der</strong> Führungskräfte sowie <strong>der</strong> Mitarbeiterschaft voraus.<br />
Entscheidend ist auch, dass sich eine neue Kommunikationskultur zwischen den K<strong>und</strong>Innen<br />
<strong>und</strong> <strong>der</strong> Verwaltung entwickelt.<br />
Bedeutung <strong>der</strong> Verwaltungsspitze bei <strong>der</strong> Einführung des aktiven <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong><br />
<strong>Beschwerdemanagement</strong>s:<br />
Die Verwaltungsspitze muss das <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong><br />
engagiert för<strong>der</strong>n <strong>und</strong> unterstützen.<br />
Die Führungskräfte sollten sich von Anfang an ihrer Verantwortung<br />
für die Einführung eines <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong>s<br />
bewusst sein.<br />
Nur durch ihren bewussten Umgang mit den sich bietenden<br />
Möglichkeiten <strong>und</strong> ihrer Bereitschaft, das eigene Führungshandeln<br />
darauf abzustellen, wird das <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong><br />
ein Erfolg.<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 4 -
Für die Akzeptanz bei den MitarbeiterInnen ist eine frühzeitige Einbindung <strong>und</strong> Information<br />
wichtig. Ihnen muss bewusst sein, dass das <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> <strong>der</strong> Verbesserung<br />
<strong>der</strong> K<strong>und</strong>enorientierung <strong>und</strong> des Images <strong>der</strong> Verwaltung dient.<br />
Eine frühzeitige Einbindung <strong>der</strong> MitarbeiterInnen kann in folgen<strong>der</strong> Weise erfolgen:<br />
• Information in Dienst- <strong>und</strong> Mitarbeiterbesprechungen<br />
• Veröffentlichung <strong>und</strong> Verteilung des Konzeptes (Intranet, innerbetriebliche Zeitung)<br />
• Kontinuierliche Berichterstattung über dieses Thema<br />
Um die K<strong>und</strong>Innen darüber zu informieren, dass sich die Verwaltung aktiv mit <strong>Ideen</strong> <strong>und</strong><br />
Beschwerden auseinan<strong>der</strong>setzt, ist eine umfassende Öffentlichkeitsarbeit notwendig,<br />
z.B. eine ausführliche Berichterstattung in den Medien, auf Einwohnerversammlungen etc.<br />
Mögliche AnsprechpartnerInnen <strong>und</strong> Kontaktadressen müssen genannt werden.<br />
2.3 Organisationsform<br />
Ein <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> kann entwe<strong>der</strong><br />
dezentral o<strong>der</strong> zentral eingerichtet werden.<br />
Für die K<strong>und</strong>Innen muss die Kontaktaufnahme so einfach<br />
wie möglich sein!<br />
Unabhängig von <strong>der</strong> Organisationsform ist die/<strong>der</strong> erste AnsprechpartnerIn in einer Verwaltung<br />
aus <strong>der</strong> Sicht <strong>der</strong> K<strong>und</strong>Innen für die weitere <strong>und</strong> richtige Behandlung <strong>der</strong> Eingabe verantwortlich.<br />
Wenn die Idee bzw. Beschwerde nicht unmittelbar in den Kompetenzbereich <strong>der</strong><br />
ersten Kontaktperson fällt, sollte diese mitteilen, wer dafür zuständig ist <strong>und</strong> dass die Idee/<br />
Beschwerde weitergeleitet wird. Das heißt, alle MitarbeiterInnen sollten sich für den weiteren<br />
Verlauf des Prozesses verantwortlich fühlen <strong>und</strong> die schnelle Bearbeitung sicherstellen.<br />
Bei dezentraler Organisation kann das Kontaktpersonal – ausreichende Kompetenz vorausgesetzt<br />
- sofort <strong>und</strong> unkompliziert auf die Idee/ Beschwerde reagieren. Die MitarbeiterInnen<br />
werden wie bisher direkt angesprochen, sie sind verantwortlich für die Bearbeitung <strong>der</strong><br />
Idee o<strong>der</strong> Beschwerde. Für die K<strong>und</strong>Innen verän<strong>der</strong>t sich nichts.<br />
Es besteht die Möglichkeit, bei einer dezentralen Bearbeitung eine zentrale Koordinierungsstelle<br />
einzurichten, die über alle Eingaben zu unterrichten ist <strong>und</strong> eine <strong>Dokumentation</strong> <strong>und</strong><br />
Auswertung vornimmt.<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 5 -
Bei einer zentralen Organisation erfolgt die Bearbeitung bei einer zentralen Anlaufstelle<br />
unter Einbindung <strong>der</strong> betroffenen Fachdienste. Dies ermöglicht den Einsatz von speziell geschultem<br />
Personal <strong>und</strong> die leichtere Koordination <strong>der</strong> Bearbeitung.<br />
Vorteile:<br />
• Größere K<strong>und</strong>enfre<strong>und</strong>lichkeit durch "Service aus einer Hand" (klare Zuständigkeit für die<br />
K<strong>und</strong>Innen, klare Öffnungszeitenregelung, eine allgemeine Anlaufstelle für alle Rückmeldungen).<br />
• Einheitlichkeit in <strong>der</strong> Bearbeitung (Zwischennachrichten, Überwachung <strong>der</strong> Rückmeldefrist)<br />
ist einfacher zu gewährleisten.<br />
• Nur die MitarbeiterInnen in <strong>der</strong> zentralen Anlaufstelle müssen abwägen, ob die Eingaben<br />
nach den Regelungen über das <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> abzuarbeiten sind.<br />
• Auswertungen sind einfacher <strong>und</strong> zuverlässiger möglich.<br />
Empfehlung:<br />
Um Schnittstellenprobleme zu vermeiden <strong>und</strong> Zuständigkeiten klar zu regeln,<br />
empfehlen wir, das <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> zentral zu organisieren.<br />
Die weiteren Ausführungen beziehen sich daher in erster Linie auf diese Variante.<br />
2.4 Voraussetzungen<br />
Die Voraussetzungen für die Einrichtung einer <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> Beschwerdestelle sind:<br />
• Die AnsprechpartnerInnen einer <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> Beschwerdestelle müssen bekannt sein.<br />
Daher sollten diese über Medien, durch die Mitarbeiterschaft selbst sowie die Leitungskräfte<br />
bekannt gemacht werden.<br />
• Die Anlaufstelle muss immer besetzt sein (zumindest während <strong>der</strong> Öffnungszeiten), da<br />
BeschwerdeführerInnen bzw. <strong>Ideen</strong>geberInnen ansonsten doch wie<strong>der</strong> die Fachdiensto<strong>der</strong><br />
Fachbereichsleitung aufsuchen.<br />
• Ein <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> sollte zur För<strong>der</strong>ung <strong>der</strong> Akzeptanz innerhalb<br />
<strong>der</strong> Verwaltung <strong>und</strong> bei <strong>der</strong> K<strong>und</strong>schaft möglichst <strong>der</strong> Verwaltungsführung zugeordnet<br />
sein.<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 6 -
• Eine <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> Beschwerdestelle stellt das Verbindungsglied zu allen Bereichen des<br />
Verwaltungshandelns dar. Ihre Einflussmöglichkeit muss so groß sein, dass sie sowohl<br />
auf <strong>der</strong> Leitungsebene als auch auf politischer Ebene ernst genommen wird.<br />
• Auch die Sachkompetenz <strong>der</strong> AnsprechpartnerInnen einer <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> Beschwerdestelle<br />
muss sehr hoch sein, da nur dann sowohl die Akzeptanz <strong>der</strong> K<strong>und</strong>Innen als auch <strong>der</strong><br />
Mitarbeiterschaft innerhalb <strong>der</strong> Verwaltung zu erreichen ist. Optimal sollten Kenntnisse<br />
aus allen Bereichen <strong>der</strong> Verwaltung vorhanden sein.<br />
• Die personelle Besetzung <strong>und</strong> <strong>der</strong> Zeitaufwand <strong>der</strong> Tätigkeit sind gr<strong>und</strong>sätzlich von<br />
je<strong>der</strong> Verwaltung individuell zu regeln.<br />
• Ein mögliches Pilotprojekt bzw. eine Probephase sollte in dem publikumsintensivsten<br />
Fachdienst/-bereich angesiedelt sein.<br />
2.5 Ausstattung<br />
Es wird eine IT-Unterstützung einschließlich eines Internet-/ E-Mail-Anschlusses zur<br />
schnellen verwaltungsinternen <strong>und</strong> -externen Bearbeitung benötigt. Für die Auswertung <strong>und</strong><br />
das Controlling gibt es Statistiksoftware.<br />
Ferner sind ein Faxgerät sowie ein Anrufbeantworter für eine 24-stündige Erreichbarkeit<br />
erfor<strong>der</strong>lich. Da die telefonische Inanspruchnahme überwiegen wird, ist eine einprägsame<br />
Telefonnummer vorteilhaft.<br />
Ein zentrales <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> muss<br />
• zentral gelegen,<br />
• leicht erreichbar <strong>und</strong><br />
• in separaten Räumlichkeiten untergebracht sein.<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 7 -
3. Initialisierung<br />
Ziel <strong>der</strong> Initialisierung ist das aktive Einfor<strong>der</strong>n von <strong>Ideen</strong> <strong>und</strong><br />
Beschwerden. Die Einführung eines <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong>s<br />
in einer Verwaltung muss mit einer gezielten<br />
Werbung um Rückmeldungen <strong>der</strong> K<strong>und</strong>Innen einhergehen.<br />
Konkrete Werbemaßnahmen sind:<br />
• Darstellung des Projektes im Internet<br />
• Bereitstellung von Onlinevordrucken im Internet<br />
• Verteilung von vorbereiteten Servicekarten<br />
• Pressemitteilungen<br />
• Plakate<br />
• Broschüren<br />
3.1. Homepage<br />
Eine kostengünstige Werbeplattform für das <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> bietet die<br />
Homepage <strong>der</strong> Verwaltung, die in <strong>der</strong> Regel auch kleine Kommunen <strong>und</strong> Organisationen<br />
eingerichtet haben.<br />
Beispiel:<br />
Kreis Herzogtum-Lauenburg:<br />
<strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong><br />
Gemeinsam besser werden...<br />
Seien Sie unser Partner!<br />
Denn für Sie sind wir da!<br />
Das aktive <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> des Kreises will Anregungen von Ihnen<br />
aufnehmen <strong>und</strong> dadurch unsere Leistungen weiter verbessern.<br />
<strong>Ideen</strong>, Anregungen <strong>und</strong> Beschwerden richten Sie bitte an das<br />
Aktive <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong><br />
per mail an:<br />
<strong>Ideen</strong>.Beschwerden@kreis-rz.de<br />
Selbstverständlich nehmen auch alle übrigen Mitarbeiterinnen <strong>und</strong> Mitarbeiter des Kreises<br />
Herzogtum Lauenburg Ihr Anliegen entgegen o<strong>der</strong> nennen Ihnen einen Ansprechpartner!<br />
Die Meinungen <strong>der</strong> Bürgerinnen <strong>und</strong> Bürger beim Kreis Herzogtum Lauenburg sind gefragt.<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
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Der Kreis <strong>und</strong> seine Mitarbeiterinnen <strong>und</strong> Mitarbeiter wollen die vorgetragenen Kritikpunkte<br />
<strong>und</strong> Anregungen nutzen, um die bürgerfre<strong>und</strong>liche Verwaltungsarbeit sowie das Image<br />
des Kreises zu verbessern <strong>und</strong> damit auch die Zufriedenheit <strong>der</strong> Bürgerinnen <strong>und</strong> Bürger<br />
mit <strong>der</strong> Verwaltung zu stärken. Nach dem Motto " Gemeinsam besser werden... Seien Sie<br />
unser Partner", entdecken wir die Kompetenz <strong>der</strong> Bürgerinnen <strong>und</strong> Bürger neu. Sie sind<br />
Experten in eigener Sache <strong>und</strong> ihr Mitdenken <strong>und</strong> Mitwirken ist gern gesehen. In diesem<br />
Sinne verstanden, sind auch "Beschwerden" ausdrücklich erwünscht.<br />
Wir bitten daher alle Bürgerinnen <strong>und</strong> Bürger, Anregungen <strong>und</strong> Beschwerden nicht für sich<br />
zu behalten, son<strong>der</strong>n <strong>der</strong> Kreisverwaltung mitzuteilen.<br />
Die Werbung für das <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> auf <strong>der</strong> Homepage muss mit einem<br />
Onlineformular zur direkten Abgabe verb<strong>und</strong>en sein. Beispiele für Onlineformulare sind<br />
im Kapitel 8 aufgeführt.<br />
3.2. Servicekarten<br />
Zur Initialisierung <strong>und</strong> Verstetigung <strong>der</strong> <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> Beschwerdenabgabe können Servicekarten<br />
eingesetzt werden, die an allen zentralen Stellen bereit liegen. Ein Beispiel für dieses<br />
Vorgehen ist die sogenannte „Gelbe Karte“ <strong>der</strong> Stadt Stuttgart:<br />
Vor- <strong>und</strong> Rückseite <strong>der</strong> Stuttgarter „Gelben Karte“<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 9 -
3.3. Broschüren etc.<br />
Über Plakate, Broschüren, Werbeanzeigen <strong>und</strong> Presseartikel kann das <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong><br />
beson<strong>der</strong>s in <strong>der</strong> Startphase breit bekannt gemacht werden.<br />
Beispiele:<br />
Stadt Borken:<br />
Stadt Bühl:<br />
Empfehlung:<br />
Um K<strong>und</strong>Innen dauerhaft zur Einbringung von <strong>Ideen</strong> <strong>und</strong> Beschwerden anzuregen,<br />
sollten die Erfolge des <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong>s (Umsetzung<br />
eingebrachter <strong>Ideen</strong>, Abhilfe bei gemeldeten Missständen etc.)<br />
ebenfalls regelmäßig öffentlich kommuniziert werden.<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 10 -
4. Annahme<br />
Bei <strong>der</strong> Annahme von <strong>Ideen</strong> <strong>und</strong> Beschwerden sollen alle erfor<strong>der</strong>lichen<br />
Informationen für eine schnelle <strong>und</strong> unkomplizierte Bearbeitung<br />
erhoben werden, um so eine effektive Weiterverarbeitung <strong>der</strong><br />
Daten zu gewährleisten.<br />
4.1 Quellen<br />
Es muss zwischen externen <strong>Ideen</strong>/ Beschwerden von BürgerInnen <strong>und</strong> internen <strong>Ideen</strong>/ Beschwerden<br />
von VerwaltungsmitarbeiterInnen unterschieden werden.<br />
Mögliche Quellen für externe <strong>Ideen</strong>/ Beschwerden sind:<br />
• Hinweise aus <strong>der</strong> Bevölkerung<br />
• BesucherInnen <strong>der</strong> Verwaltung <strong>und</strong> an<strong>der</strong>er öffentlicher Einrichtungen<br />
• EmpfängerInnen kommunaler Leistungen<br />
• K<strong>und</strong>Innen bestimmter Einrichtungen (wie z. B. VHS o<strong>der</strong> Stadtbücherei)<br />
• InteressenvertreterInnen aller Art, einschließlich <strong>der</strong> Mitglie<strong>der</strong> politischer Gremien<br />
Die hier aufgeführten Quellen benutzen unterschiedliche Kanäle, um ihre <strong>Ideen</strong> <strong>und</strong><br />
Beschwerden vorzubringen.<br />
4.2 Erfassung<br />
Die <strong>Ideen</strong> <strong>und</strong> Beschwerden können mündlich, schriftlich, telefonisch o<strong>der</strong> elektronisch eingereicht<br />
werden. Bei <strong>der</strong> Annahme einer Idee bzw. Beschwerde sind alle relevanten Informationen<br />
über den Fall zu erfassen.<br />
Hierunter sind folgende Informationen zu verstehen:<br />
Informationen über <strong>Ideen</strong>geberIn bzw. BeschwerdeführerIn<br />
• Identität <strong>der</strong> <strong>Ideen</strong>geberIn bzw. BeschwerdeführerIn<br />
- Angaben zur Person/Organisation<br />
- Erreichbarkeit<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 11 -
• Historie/Beson<strong>der</strong>es<br />
Der Umgang mit auffällig gewordenen <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> BeschwerdegeberInnen ist im Einzelfall<br />
abzuwägen. Gr<strong>und</strong>sätzlich stellt sich die Frage, wie ein <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong><br />
mit extrem schwierigem Publikum (z. B. geistig Verwirrte, Querulanten) umgeht.<br />
Wichtig ist, eine vorschnelle Einordnung („Schubladen-Denken“) zu vermeiden.<br />
Inhalt <strong>der</strong> Idee bzw. Beschwerde (wer, was, wann, wie, wo ?)<br />
• Art <strong>der</strong> Idee bzw. des Problems<br />
• Erfassung des Sachverhaltes<br />
- Zeitpunkt<br />
- Spezifische Situation<br />
- Betroffene Organisationseinheit/ AdressatIn <strong>der</strong> Idee/ Beschwerde<br />
• Anlass<br />
• Erst- o<strong>der</strong> Folgeidee bzw. –beschwerde?<br />
Empfehlung:<br />
Die Formularbeispiele im Anhang haben sich in <strong>der</strong> Praxis bewährt.<br />
Informationen über die Annahme<br />
• Eingangszeitpunkt<br />
• Eingangskanal<br />
• Entgegennehmende/r MitarbeiterIn<br />
Empfehlung:<br />
Um Bürokratie <strong>und</strong> Papierflut zu vermeiden, sollten <strong>Ideen</strong> <strong>und</strong> Beschwerden,<br />
auf die unmittelbar reagiert werden kann, nicht als offizielle <strong>Ideen</strong> o<strong>der</strong><br />
Beschwerden behandelt werden, son<strong>der</strong>n als Alltagsgeschäft.<br />
Eine Abgrenzung ist nicht immer einfach, son<strong>der</strong>n basiert auf Erfahrungswerten.<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 12 -
Informationen zur Bearbeitung<br />
Informationen zur Bearbeitung sind notwendig, wenn <strong>der</strong> Annahmebogen gleichzeitig die<br />
Gr<strong>und</strong>lage für das Controlling ist.<br />
• Bearbeitungsprozess (Weiterleitung)<br />
• Bearbeitungsverantwortlichkeit<br />
• Bearbeitungsdauer (Controlling)<br />
• Rückmeldung über den Eingang an die/den <strong>Ideen</strong>geberIn bzw. BeschwerdeführerIn<br />
4.3 Standardisierung<br />
Standardisierte Formblätter helfen den annehmenden MitarbeiterInnen, die <strong>Ideen</strong>- bzw.<br />
Beschwerdeinformationen vollständig, strukturiert <strong>und</strong> schnell zu erfassen. Ein solches<br />
Formblatt berücksichtigt die <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> Beschwerdeinhalte sowie die <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> Beschwerdeabwicklung.<br />
Zusätzlich gibt es softwaregestützte <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong>systeme, die den<br />
MitarbeiterInnen helfen, alle wesentlichen Informationen zu erfassen. Die schriftliche Erfassung<br />
bildet den Anfang <strong>der</strong> nachfolgenden Phase, <strong>der</strong> <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> Beschwerdebearbeitung<br />
<strong>und</strong> -reaktion.<br />
Achtung:<br />
Die Bestimmungen des Datenschutzes sind einzuhalten!!!<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 13 -
5. Bearbeitung <strong>und</strong> Reaktion<br />
Um eine größtmögliche Transparenz im Umgang mit <strong>Ideen</strong> <strong>und</strong> Beschwerden zu erreichen,<br />
müssen sie in einem einheitlichen Verfahren bearbeitet werden. <strong>Ideen</strong> <strong>und</strong> Beschwerden<br />
sind schnell <strong>und</strong> effizient zu bearbeiten.<br />
Die Bearbeitung umfasst alle internen Arbeitsschritte im Rahmen <strong>der</strong> Fallbehandlung.<br />
Sie soll klären: Wer macht was bis wann in welcher Reihenfolge?<br />
Die Bearbeitung dient dazu, den Gr<strong>und</strong> <strong>der</strong> Beschwerde schnell zu finden <strong>und</strong> zu beseitigen<br />
bzw. die Realisierung einer Idee zu prüfen <strong>und</strong> umzusetzen. Die BeschwerdeführerInnen<br />
o<strong>der</strong> <strong>Ideen</strong>geberInnen sind über die Behandlung ihrer Idee bzw. Beschwerde zu informieren.<br />
5.1 Eingangsbestätigung<br />
Die Idee o<strong>der</strong> Beschwerde wird nach festgelegten Standards bearbeitet.<br />
Die Arbeitsschritte umfassen<br />
• Eingangsbestätigung,<br />
• Bearbeitung <strong>und</strong><br />
• Benachrichtigung <strong>der</strong> Person, welche die Idee bzw. Beschwerde eingereicht hat.<br />
Die Eingangsbestätigung wird unverzüglich nach Eingang <strong>der</strong> Idee bzw. Beschwerde erteilt.<br />
Dies kann schriftlich, telefonisch o<strong>der</strong> per E-Mail erfolgen.<br />
Hinweis:<br />
Bei einer Nachricht per E-Mail sind die Erwartungen <strong>der</strong> K<strong>und</strong>Innen an eine<br />
umgehende Eingangsbestätigung oft höher. Elektronisch eingelegte <strong>Ideen</strong>/<br />
Beschwerden sind aber nicht gr<strong>und</strong>sätzlich zu bevorzugen.<br />
Die Eingangsbestätigung enthält Angaben zum weiteren Verfahren (Bearbeitungsdauer, Zuständigkeiten<br />
etc.). Als sinnvoller Zeitraum nach dem Eingang <strong>der</strong> Idee bzw. Beschwerde<br />
sind maximal drei bis fünf Arbeitstage üblich. Weitere Angaben, die zur Klärung des Sachverhalts<br />
benötigt werden, sind ebenfalls mit <strong>der</strong> Eingangsbestätigung anzufor<strong>der</strong>n.<br />
5.2 Bearbeitung<br />
Für die Bearbeitung <strong>der</strong> Idee bzw. Beschwerde ist unverzüglich <strong>der</strong> betroffene Fachdienst/Fachbereich<br />
um Stellungnahme zu bitten. Die Verantwortlichkeiten für den Gesamtprozess<br />
<strong>und</strong> für Teilprozesse einschließlich <strong>der</strong> Einhaltung von Bearbeitungsterminen müssen<br />
klar definiert sein. Als denkbare Zeitvorgabe für die Stellungnahme könnten beispiels-<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 14 -
weise zehn Arbeitstage angesetzt sein. Ist ein Abschluss <strong>der</strong> Bearbeitung innerhalb einer<br />
angekündigten Frist nicht möglich, ist eine weitere Zwischennachricht zu erteilen, in <strong>der</strong> die<br />
Verzögerung erklärt <strong>und</strong> ein neuer Zeitpunkt des Bearbeitungsabschlusses in Aussicht gestellt<br />
wird.<br />
5.3 Benachrichtigung<br />
Nach <strong>der</strong> Bearbeitung wird die/<strong>der</strong> Eingebende über das Ergebnis informiert. Eine negative<br />
Entscheidung ist so zu formulieren, dass die/<strong>der</strong> EmpfängerIn die Ernsthaftigkeit <strong>der</strong> Behandlung<br />
erkennt <strong>und</strong> die Begründung <strong>der</strong> Entscheidung nachvollziehen kann.<br />
Voreilige Zugeständnisse aus Angst, <strong>der</strong> Konflikt könnte weiter<br />
eskalieren, sind zu vermeiden.<br />
Ist eine Beschwerde ganz o<strong>der</strong> auch nur teilweise begründet, sollten<br />
Fehler nicht vertuscht werden. Eine offene Entschuldigung ist<br />
hier angebracht.<br />
Allgemein gilt, dass schriftliche <strong>Ideen</strong>/ Beschwerden nicht zwingend schriftlich beantwortet<br />
werden müssen. Die telefonische Klärung schriftlicher <strong>Ideen</strong>/ Beschwerden vermeidet gerade<br />
bei unklaren Sachverhalten unter Umständen neue Missverständnisse.<br />
Tipp:<br />
Die Wahl <strong>der</strong> richtigen Beantwortungsform bestimmt oft den Erfolg <strong>der</strong><br />
Bearbeitung. Es ist in Abhängigkeit des Sachverhaltes zu überlegen, ob ein<br />
persönliches Gespräch nicht sinnvoller ist als eine schriftliche Antwort!<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 15 -
6. Auswertung <strong>und</strong> Controlling<br />
Das aktive <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> ist auch ein Führungsinstrument mit einem<br />
hohen strategischen Stellenwert, das <strong>der</strong> Steuerung <strong>und</strong> Verbesserung interner Prozesse<br />
dient. Die Auswertung soll dabei helfen, künftig Abläufe zu optimieren <strong>und</strong> eine größere K<strong>und</strong>enzufriedenheit<br />
zu erreichen. Dazu ist ein transparentes Umgehen mit den Ergebnissen<br />
innerhalb <strong>der</strong> Verwaltung <strong>und</strong> ihr Verwenden im Rahmen ständiger Verän<strong>der</strong>ungsprozesse<br />
nötig. Zum Abgleich, ob die Ziele des <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong>s verfolgt <strong>und</strong><br />
auch erreicht werden, ist ein Controlling unabdingbar.<br />
Empfehlung:<br />
Die Zuständigkeit für die Auswertung <strong>und</strong> das Controlling sollte beim<br />
zentralen <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> liegen.<br />
6.1 Auswertung<br />
Jede Idee o<strong>der</strong> Beschwerde muss ausgewertet werden.<br />
Dabei ist zu unterscheiden zwischen<br />
• quantitativer Auswertung: Umfang, Verteilung, Priorität (Häufigkeitsverteilung)<br />
• qualitativer Auswertung (K<strong>und</strong>e <strong>und</strong> Verwaltung):<br />
Ursachenanalyse, Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen, Bearbeitungsstandards<br />
<strong>und</strong> Qualitätsversprechen.<br />
Zunächst wird eine quantitative Auswertung erfolgen:<br />
• Wie viele <strong>Ideen</strong> <strong>und</strong> Beschwerden sind im Zeitraum von ..bis ...eingegangen?<br />
• Wie sind die <strong>Ideen</strong> <strong>und</strong> Beschwerden eingegangen (mündlich, schriftlich, online)?<br />
• Wie verteilen sich die Zahlen auf die verschiedenen <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> Beschwerdearten (Kritik,<br />
Mängelhinweise, Lob, Anregung)?<br />
• Wie schnell wurden die <strong>Ideen</strong> <strong>und</strong> Beschwerden bearbeitet?<br />
• Wie verteilt sich diese Zahl innerhalb <strong>der</strong> verschiedenen Organisationseinheiten <strong>der</strong> Verwaltung?<br />
• Wie verän<strong>der</strong>n sich die Zahlen?<br />
• Wie hoch ist <strong>der</strong> Anteil von Folgebeschwerden?<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 16 -
Beispiel für eine quantitative Auswertung:<br />
Auswertung nach zuständigen Fachbereichen/Fachabteilungen<br />
1400<br />
1340<br />
Anzahl Beschwerden pro Jah<br />
1200<br />
1000<br />
800<br />
600<br />
400<br />
200<br />
843<br />
656<br />
404<br />
112<br />
604<br />
0<br />
Bauhof Ordnung Tiefbau Stadtwerke Umwelt sonstige<br />
Auswertungen über mehrere Jahre ermöglichen es, Vergleichsstatistiken<br />
über die Anzahl <strong>der</strong> <strong>Ideen</strong>/ Beschwerden zu erstellen!<br />
Bei <strong>der</strong> inhaltlichen Analyse ist darauf zu achten, ob die Idee/ Beschwerde Hinweise enthält<br />
• auf Möglichkeiten zur Verbesserung <strong>der</strong> Verfahren o<strong>der</strong> Abläufe<br />
• auf Schwachstellen <strong>der</strong> Leistungen<br />
• auf schlechten Service<br />
• auf <strong>Ideen</strong> für neue Produkte/Dienstleistungen<br />
<strong>und</strong> wie die Verwaltung damit umgegangen ist.<br />
6.2 Konsequenzen<br />
Wie<strong>der</strong>kehrende Sachbeschwerden sind ein Indiz für eventuell notwendige Verän<strong>der</strong>ungsmaßnahmen<br />
<strong>und</strong>/o<strong>der</strong> Informationsdefizite.<br />
Wie<strong>der</strong>kehrende personenbezogene Beschwerden sollten eine Prüfung von sinnvollen<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 17 -
Maßnahmen <strong>der</strong> Personalentwicklung auslösen. Dies setzt voraus, dass die Personalentwicklung<br />
frühzeitig bei <strong>der</strong> Auswertung des <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong>s eingeb<strong>und</strong>en<br />
wird.<br />
Die <strong>Ideen</strong> <strong>und</strong> Verbesserungsvorschläge müssen auf ihre Umsetzbarkeit überprüft werden.<br />
Die Analyseergebnisse müssen mit den Führungskräften <strong>und</strong> den MitarbeiterInnen besprochen<br />
werden.<br />
Über die gewonnenen Informationen <strong>und</strong> Verbesserungen aus <strong>der</strong> Auswertung <strong>und</strong> den<br />
Problemanalysen wird <strong>der</strong> Verwaltungsführung regelmäßig berichtet.<br />
Der Berichtszeitraum hängt vom Bedarf des Adressaten (Verwaltungsführung, Politik) ab.<br />
Berichte müssen je<strong>der</strong>zeit möglich sein, um unmittelbar handeln zu können.<br />
Empfehlung:<br />
Der Berichtszeitraum darf nicht zu kurz bemessen sein, sonst besteht die<br />
Gefahr, dass die Aussagekraft von zufälligen o<strong>der</strong> saisonalen Schwankungen<br />
beeinflusst wird.<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 18 -
7. Kritische Erfolgsfaktoren<br />
„Ein K<strong>und</strong>e, <strong>der</strong> mit <strong>der</strong> Reaktion auf seine Beschwerde<br />
zufrieden war, ist in <strong>der</strong> Regel zufriedener als ein K<strong>und</strong>e,<br />
<strong>der</strong> keinerlei Anlass zur Beschwerde hatte.“<br />
(Nie<strong>der</strong>sächsische Fachhochschule für Verwaltung <strong>und</strong> Rechtspflege,<br />
Fakultät Allgemeine Verwaltung 2006: „<strong>Beschwerdemanagement</strong>“<br />
– Ein sinnvolles Instrument in <strong>der</strong> öffentlichen Verwaltung?!<br />
Projektbericht.,<br />
S. 29)<br />
• Die Beschwerde ist ein Geschenk. Die Idee sowieso!<br />
Beide geben Anregungen für Verän<strong>der</strong>ungen.<br />
• Die Verwaltungsspitze muss dahinter stehen.<br />
Ein erfolgreiches <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> ist ein Top-Down-Projekt.<br />
• Akzeptanz schaffen!<br />
Alle MitarbeiterInnen rechtzeitig einbinden.<br />
• Fehlerkultur aufbauen!<br />
Keine Schuldzuweisungen.<br />
• Dranbleiben!<br />
Verstetigung des <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong>s.<br />
• Tue Gutes <strong>und</strong> rede darüber!<br />
Intensive <strong>und</strong> kontinuierliche Öffentlichkeitsarbeit.<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 19 -
8. Formulare <strong>und</strong> Checklisten<br />
8.1 Onlineformular 1 zur <strong>Ideen</strong>-/ Beschwerdeabgabe<br />
Ich habe folgendes Anliegen:<br />
Anregung<br />
Kritik<br />
Beschwerde<br />
Lob / Dank<br />
Sonstiges<br />
Name:<br />
Strasse, Nr.:<br />
PLZ, Ort:<br />
Telefon:<br />
Fax:<br />
E-Mail:<br />
@<br />
Bitte schil<strong>der</strong>n Sie nun den Sachverhalt, zu dem Sie sich äußern möchten:<br />
<br />
Nachricht senden<br />
Hinweise:<br />
Die obigen Angaben zur Person sind für eine Rückmeldung zu Ihrem Anliegen erfor<strong>der</strong>lich.<br />
Die notwendige Vertraulichkeit bleibt dabei gewahrt. Nachrichten, die uns außerhalb <strong>der</strong><br />
Dienstzeit erreichen, werden umgehend am nächsten Arbeitstag bearbeitet.<br />
Wir danken Ihnen ganz herzlich für Ihre Angaben.<br />
Sie erhalten kurzfristig Nachricht über die weitere Erledigung Ihres Anliegens.<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 20 -
8.2 Onlineformular 2 zur <strong>Ideen</strong>-/Beschwerdeabgabe<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 21 -
8.3 Standardisierter Erhebungsbogen 1<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 22 -
8.4 Standardisierter Erhebungsbogen 2<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 23 -
8.5 Zwischenbescheid<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 24 -
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 25 -
8.6 Abgabenbescheid<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 26 -
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 27 -
8.7 Checkliste<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 28 -
8.8 Beschwerdebearbeitungsstandards<br />
Arten <strong>und</strong> mögliche Inhalte:<br />
Bestätigung des Beschwerdeeingangs Art ggf. abhängig von <strong>der</strong> Art des Beschwerdeeingangs:<br />
telefonisch<br />
schriftlich<br />
e-mail<br />
Fax<br />
mögliche Inhalte:<br />
Beruhigung <strong>der</strong> Situation, ggf. Ausdruck des Bedauerns<br />
Zusammenfassung <strong>der</strong> Beschwerde (falls notwendig : Anfor<strong>der</strong>ung von zusätzlichen Unterlagen<br />
)<br />
Nennung eines Ansprechpartners für Rückfragen<br />
Mitteilung des voraussichtlichen Erledigungstermins ; falls dies nicht möglich : Termin<br />
( Tag o<strong>der</strong> Kalen<strong>der</strong>woche ) bis zum Zwischenbericht<br />
Zwischenbescheid<br />
Der Bürger/K<strong>und</strong>e wurde bisher noch nicht über Erledigungstermin / - zeitraum informiert.<br />
Vereinbarte Zwischentermine o<strong>der</strong> <strong>der</strong> Erledigungstermin können nicht eingehalten werden<br />
Zu großer Zeitraum zwischen Eingangsbestätigung <strong>und</strong> endgültiger Erledigung<br />
Endbescheid<br />
Kurze Zusammenfassung <strong>der</strong> Beschwerde<br />
Lösungsvorschlag<br />
Schriftlich / telefonisch<br />
Wichtig: geeignete Unterschriftsregelung ! Beschwerdeführer sollte seine Informationen nicht von dem<br />
Sachbearbeiter erhalten, gegen den sich seine Beschwerde richtet !<br />
Zeitlicher Rahmen:<br />
Gesamte Bearbeitungszeit beträgt ......Arbeitstage (=AT) / Kalen<strong>der</strong>tage (=KT) o<strong>der</strong> weniger:<br />
-> Endbescheid<br />
Gesamte Bearbeitungszeit beträgt zwischen ...... <strong>und</strong>...... AT / KT: -> Eingangsbestätigung nach......<br />
AT / KT -> Endbescheid nach ...... AT / KT<br />
Gesamte Bearbeitungszeit beträgt länger als ...... AT / KT: -> Eingangsbestätigung nach ...... AT /<br />
KT -> Zwischenbescheid nach ...... AT / KT -> Endbescheid nach ...... AT / KT<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 29 -
9. Literatur zum Thema<br />
9.1. Verwendete Literatur<br />
Bayerischer Landkreistag, Bayerischer Innovationsring, Projekt „Verwaltungsreform“ des<br />
Bayerischen Landkreistages (2002):<br />
Konzept zur praktischen Erprobung eines aktiven <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong>s<br />
in den Landratsämtern.<br />
Fachhochschule für Verwaltung <strong>und</strong> Dienstleistung, Altenholz, Studierendenprojektgruppe<br />
Böhnke et al. (2006):<br />
Einführung eines <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong>s in einer Kommune. Ein Leitfaden<br />
für die Praxis.<br />
Landratsamt Calw, Michael Stierle (2002):<br />
Aktives <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> im Landratsamt Calw. Landkreisnachrichten,<br />
41. Jahrgang<br />
Landeshauptstadt Schwerin (2005):<br />
Bericht über die Arbeit des <strong>Beschwerdemanagement</strong>s.<br />
Landeshauptstadt Stuttgart, Jörg Durner, Bürgerreferent (2006):<br />
Stuttgarts <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong>.<br />
Landratsamt Donau-Ries, Team 100/Bürgerservice (2005):<br />
Bürgerservice <strong>und</strong> <strong>Ideen</strong>börse beim Landratsamt Donau-Ries.<br />
Nie<strong>der</strong>sächsische Fachhochschule für Verwaltung <strong>und</strong> Rechtspflege, Fakultät Allgemeine<br />
Verwaltung (2006):<br />
„<strong>Beschwerdemanagement</strong>“ – Ein sinnvolles Instrument in <strong>der</strong> öffentlichen Verwaltung?!<br />
Projektbericht.<br />
Stadt Achim, Stadtagentur (2002):<br />
Aktives <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> bei <strong>der</strong> Stadt Achim.<br />
Stadt Braunschweig, Referat Neues Steuerungsmodell/Controlling (1999):<br />
Konzept zur Einrichtung eines aktiven <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong>s bei <strong>der</strong><br />
Stadt Braunschweig. Pilotphase.<br />
Stadt Celle, Projekt <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> (2004):<br />
Einführung eines <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong>s bei <strong>der</strong> Stadt Celle. <strong>Dokumentation</strong><br />
<strong>der</strong> Auftaktveranstaltung.<br />
Stadt Georgsmarienhütte, Stabsstelle Steuerung, Controlling u.a. (2005):<br />
Aktives <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in <strong>der</strong> Stadt Georgsmarienhütte.<br />
Stadt Lingen, Fachdienst Hauptamt, Dietmar Lager (2005):<br />
<strong>Ideen</strong>- & Beschwerdeservice <strong>der</strong> Stadt Lingen. Erfahrungsbericht für das Jahr 2004.<br />
Stadt Wedel, Arbeitsgruppe <strong>Beschwerdemanagement</strong> (2005):<br />
Die Beschwerde – Ein Geschenk? Abschlussbericht <strong>der</strong> Arbeitsgruppe.<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 30 -
9.2. Weiterführende Literatur<br />
Bogumil, Jörg et al. (2001):<br />
Verwaltung auf Augenhöhe : Strategie <strong>und</strong> Praxis k<strong>und</strong>enorientierter Dienstleistungspolitik.<br />
Berlin: Ed. Stigma<br />
Bokranz, Rainer / Kasten, Lars (2003):<br />
Organisations-Management in Dienstleistung <strong>und</strong> Verwaltung : Gestaltungsfel<strong>der</strong>, Instrumente<br />
<strong>und</strong> Konzepte. Wiesbaden: Gabler<br />
Broekmate, Loes / Dahrendorf, Karin / Dunker, Klaus (2001):<br />
Qualitätsmanagement in <strong>der</strong> öffentlichen Verwaltung. München: Jehle Rehm<br />
Bruhn, Manfred (1997):<br />
Qualitätsmanagement für Dienstleistungen : Gr<strong>und</strong>lagen, Konzepte, Methoden. 2.<br />
Aufl. Berlin u.a.: Springer<br />
B<strong>und</strong>esverband öffentlicher Banken Deutschlands (Hg.) (2004):<br />
Zukunftsweisendes <strong>Ideen</strong>management : Erfahrungen, Überlegungen <strong>und</strong> Best practice-Empfehlungen<br />
zu einem erfolgsorientierten Instrument <strong>der</strong> Mitarbeitermotivation.<br />
Bonn: VÖB-Service<br />
Deutsches Institut für Betriebswirtschaft (Hg.) (2003):<br />
Erfolgsfaktor <strong>Ideen</strong>management: Kreativität im Vorschlagswesen. 4., vollst. neu<br />
bearb. Aufl. Berlin: E. Schmidt<br />
Erlbeck, Klaus (2004):<br />
<strong>Beschwerdemanagement</strong> : Wie aus unzufriedenen K<strong>und</strong>en Stammk<strong>und</strong>en werden.<br />
Göttingen : Business Village<br />
Frey, Dieter (Hg.) (2000):<br />
Vom Vorschlagswesen zum <strong>Ideen</strong>management : zum Problem <strong>der</strong> Än<strong>der</strong>ungen von<br />
Mentalitäten, Verhalten <strong>und</strong> Strukturen. Göttingen: Hogrefe<br />
Fürst, Andreas (2005):<br />
<strong>Beschwerdemanagement</strong> : Gestaltung <strong>und</strong> Erfolgsaussichten. Wiesbaden: Dt. Univ.-<br />
Verl.<br />
Hansen, Ursula (1996):<br />
<strong>Beschwerdemanagement</strong> im öffentlichen Bereich : Inhaltsbestimmung eines Managementkonzeptes<br />
; [Vortrag auf dem Erfahrungsaustausch <strong>der</strong> Stadtwerke Hannover<br />
AG zum Thema <strong>Beschwerdemanagement</strong> am 23. Mai 1996 in Hannover]. Hannover<br />
Homburg, Christian (2003):<br />
Complaint management excellence : Leitfaden für professionelles <strong>Beschwerdemanagement</strong>.<br />
Mannheim: IMU<br />
Läge, Karola (2002):<br />
<strong>Ideen</strong>management : Gr<strong>und</strong>lage, optimale Steuerung <strong>und</strong> Controlling. Wiesbaden: Dt.<br />
Univ.-Verl.<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
- 31 -
Netzwerk Kommunen <strong>der</strong> Zukunft (Hg.) (1999):<br />
Der Bürger als K<strong>und</strong>e [Themen: aktives <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong>, kommunales<br />
Call-Center, Verwaltungsmarketing ; Arbeitsergebnisse <strong>und</strong> Abschlussbericht<br />
des 1. Netzwerkzyklus 06/98 - 11/99 ; Teilnehmende Kommunen: Stadt Aachen,<br />
Stadt Arnsberg, Stadt Braunschweig ...] /. - [Düsseldorf] : Bertelsmann u.a.<br />
Oppen, Maria (2002):<br />
„<strong>Ideen</strong>management gestalten, Wissenspotenziale ausschöpfen, Service-Performanz<br />
steigern.“ In: Walter Ganz, Josephine Hofmann (Hg.): Fit for Service Report 2002:<br />
Dienstleistungsbenchmarking. Stuttgart: Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft <strong>und</strong><br />
Organisation<br />
Pesch, Ludger / Sommerfeld, Verena (Hg.) (2002):<br />
<strong>Beschwerdemanagement</strong> : wie Kin<strong>der</strong>gärten TOP werden. Weinheim u.a.: Beltz<br />
Proeller, Isabella <strong>und</strong> Zwahlen, Thomas (2003):<br />
K<strong>und</strong>enmanagement in <strong>der</strong> öffentlichen Verwaltung. Zürich: Mummer Consulting.<br />
Rost-Schaude, Edith / Scholz, Jürgen (Hg.) (2001):<br />
Mo<strong>der</strong>nisierung als Prozess : öffentliche Verwaltung auf dem Weg zur lernenden Organisation.<br />
Frankfurt am Main: Fachhochschulverlag<br />
Schat, Hans-Dieter (2005):<br />
<strong>Ideen</strong> fürs <strong>Ideen</strong>management : betriebliches Vorschlagswesen (BVW) <strong>und</strong> kontinuierlichen<br />
Verbesserungsprozess (KVP) gemeinsam realisieren. Köln: Wirtschaftsverlag<br />
Bachem<br />
Schöber, Peter (1997):<br />
Organisatorische Gestaltung von <strong>Beschwerdemanagement</strong>-Systemen. Frankfurt am<br />
Main u.a.: Lang<br />
Stauss, Bernd / Seidel, Wolfgang (2007):<br />
<strong>Beschwerdemanagement</strong> : unzufriedene K<strong>und</strong>en als profitable Zielgruppe. 4., überarb.<br />
München u.a.: Hanser<br />
Wiedmann, Klaus-Peter u.a. (2003):<br />
K<strong>und</strong>enorientierung von kommunalen Versorgungsunternehmen : vom <strong>Beschwerdemanagement</strong><br />
zum integrierten K<strong>und</strong>enkontakt. Hannover: Univ.<br />
Arbeitskreis <strong>Ideen</strong>- <strong>und</strong> <strong>Beschwerdemanagement</strong> in Schleswig-Holstein<br />
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