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Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation
Immer bestens organisiert
Ein Beruf für echte Organisationstalente: Als
angehende Kauffrau für Bürokommunikation
ist Brigitte Benning unter anderem dafür
verantwortlich, dass im Büro alles rund
läuft.
Brigitte Benning durchforstet eine Datenbank
auf ihrem PC. Die 23-jährige Schweinfurterin
arbeitet als Auszubildende zur Kauffrau für
Bürokommunikation in der Brieflogistik. Eine
Infos zur Ausbildung
Berufsbild
Als Kauffrau oder Kaufmann für Bürokommunikation
betreust du Kunden, empfängst Besucher,
erledigst Büroarbeiten und assistierst bei
Verkaufsgesprächen und Tagungen.
Schwerpunkte der Ausbildung
• Organisation des Büroalltags
• Büro- und Verwaltungsarbeiten
• Terminplanung
• Führen von Personalstatistiken
• Kosten- und Leistungsrechnung
ihrer Hauptaufgaben ist die Kundenbetreuung.
„Ich mache beispielsweise sogenannte Care-
Calls: Das bedeutet, dass ich in regelmäßigen
Abständen unsere Neu- und Bestandskunden
anrufe und mich erkundige, ob sie mit unseren
Leistungen zufrieden sind. Diese Arbeit macht
mir viel Spaß.“
Das Pflegen der Kundendatenbank, in der für
alle Kunden Kontaktdaten, Kontoverbindungen,
Adressdaten und Ansprechpartner hinterlegt
sind, ist ebenfalls Aufgabe der angehenden
Kauffrau für Bürokommunikation. Des Weiteren
kümmert sich Brigitte um den Verkauf der
sogenannten Labels an Geschäftskunden: „Mit
diesen Labels werden Briefe frankiert, die über
unser Unternehmen versendet werden. Viele
Kunden rufen einfach kurz in unserer Abteilung
an, wenn sie neue Labels brauchen.“
Aber auch für das Bearbeiten von Reklamationen,
das Führen von Statistiken, oder das
Schrei ben von Angeboten ist sie zuständig: „Das
finde ich besonders interessant. Dafür hole ich
Preise von verschiedenen Dienstleistern, beispielsweise
Druckereien, ein, vergleiche sie und
kalkuliere, zu welchen Preisen wir eine Leistung
anbieten können.“
Organisation gehört ebenfalls zum Alltag einer
Kauffrau für Bürokommunikation. Dazu zählt
beispielsweise das Bestellen von Büromaterialien
oder das Überprüfen von Rechnungen auf
Voraussetzungen
• Organisationstalent
• gute kommunikative Fähigkeiten
• Sorgfalt
• Teamfähigkeit
• Gespür für Zahlen
• sehr gute Deutschkenntnisse
• sehr gute Englischkenntnisse
• mindestens mittlere Reife
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ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit.
Außerdem bereitet Brigitte für ihre Kollegen
Außendiensttermine vor, erstellt beispielsweise
Präsentationsmappen oder Analysen über die
Portokosten.
Sogar ein eigenes Projekt durfte sie schon bearbeiten,
die Entwicklung eines komplett neuen
Produkts für das Unternehmen: „Wir werden in
Zukunft auch Kreativ-Mailings anbieten. Das
ist Infopost, die originell gestaltet ist, eine ganz
bestimmte Form hat und garantiert auffällt.
So ein Brief kann beispielsweise die Form eines
Vogels haben, oder die eines Herzens. Was
immer der Kunde möchte.“ Vom Sammeln der
Verkaufsargumente für ein solches Produkt bis
hin zur Preiskalkulation durfte Brigitte sich um
die Entwicklung der Kreativ-Mailings kümmern.
Die 23-Jährige ist stolz, dass ihr diese Verantwortung
übertragen wurde.
Auch persönlich weiterentwickelt
Sehr gut gefällt Brigitte auch der Außendienst
mit der Kundenakquise. „Ich war schon ein paar
Mal dabei, um zu lernen, wie so ein Gespräch
abläuft. Das Schwierigste dabei ist, sich immer
wieder auf die verschiedensten Menschen einzustellen.
Wir akquirieren ja beispielsweise in
Behörden genauso wie in Handwerksunternehmen
oder Rechtsanwaltskanzleien. Und mit den
verschiedenen Menschen zu kommunizieren, ist
jedes Mal wieder eine Herausforderung.“ Auch
das Telefonieren mit Kunden war am Anfang für
Brigitte nicht leicht: „Ich hatte Angst, dass ich
irgendwelchen Unsinn erzähle. Aber mittlerweile
ist die Angst weg und ich telefoniere wirklich
gerne. Daran merke ich beispielsweise auch,
wie sehr ich mich durch die Ausbildung weiterentwickle.“
Und wenn Brigitte einmal überhaupt nicht weiter
weiß, ist gleich ihre Kollegin Sarah Philipp zur
Stelle. „Sarah hat schon ausgelernt und kann
mir fast immer mit ihrer Erfahrung weiterhelfen.“
Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation Menschen machen Medien – Mach mit! 13